Non riesci mai a portare a termine un lavoro? Scopri come fare con i cinque passaggi del metodo Detto, fatto!

Ormai è praticamente assodato che il cervello non è fatto per immagazzinare informazioni. Questo perché, se dovessi tenere a mente tutto quello che devi fare, ti resterebbero poche energie mentali per le attività di cui devi effettivamente occuparti.

Questo è il concetto centrale del metodo GTD. Trasferendo le attività da svolgere in uno strumento per la gestione delle liste di cose da fare libererai la mente e avrai più energie per dedicarti al lavoro che conta. Ecco come iniziare. 

Cos'è il metodo GTD?

Il metodo GTD o Detto, fatto! si basa sul presupposto che più informazioni si tengono a mente, meno si è produttivi e concentrati. Invece di fare affidamento sul tuo cervello, la metodologia GTD suggerisce di archiviare tutte le informazioni relative al lavoro in una fonte di riferimento esterna e organizzata. In questo modo, saprai sempre cosa c'è da fare, senza doverti preoccupare di dimenticare qualcosa. 

La metodologia GTD è una strategia di gestione del tempo molto popolare grazie alla sua efficacia e semplicità. Anche se non ne sei consapevole, il tuo cervello è costantemente in funzione, sposta e riorganizza le attività di cui ti dovrai occupare per assicurarsi che niente venga tralasciato. Quando aggiungi una nuova attività a tutto quello che già devi ricordare, il tuo cervello deve pensare a tutto il lavoro in programma e ridefinire le priorità.

Implementare il metodo Detto, fatto! con la gestione del lavoro

Invece di cercare di tenere a mente tutte le informazioni di un progetto, il metodo GTD usa un sistema in cinque fasi per raccogliere e catalogare le attività in una fonte esterna, come uno strumento di gestione del lavoro. A differenza degli strumenti di gestione del lavoro, il tuo cervello non è fatto per immagazzinare grandi quantità di informazioni organizzate. Trasformando queste informazioni in attività e riportandole in uno strumento esterno, potrai preparati al meglio per un successo duraturo.

Gli strumenti che usi sono importanti. Cercane uno che ti permetta di raccogliere e organizzare le informazioni personali, quelle relative ai progetti e al programma. Il metodo GTD non ti aiuta solo a organizzare il tuo lavoro, ma anche a raccogliere le attività di riferimento, quelle degli altri membri del team e gli obiettivi legati al tuo lavoro.

Invece di salvare queste informazioni in strumenti diversi, il metodo GTD ti aiuta a riportarle e organizzarle in un unico posto, come uno strumento di gestione del lavoro. Naturalmente, noi pensiamo che Asana sia una buona opzione. Asana implementa il metodo GTD organizzando le tue attività e riducendo lo sforzo mentale per permetterti di portare a termine quelle più importanti.

I pro e i contro del metodo Detto, fatto!

Come tutte le strategie di gestione del tempo, il metodo GTD ha i suoi pro e contro. La strategia che scegli di implementare dipende in gran parte da quali aspetti vuoi migliorare con la gestione del tempo. 

Pro

Il sistema GTD è flessibile e facile da mettere in pratica, e ti permette di:

• ridurre il carico cognitivo e lo sforzo mentale che deriva dal cercare di ricordare tutte le attività che hai in programma

• avere più tempo per concentrarti su un'attività alla volta 

• creare una fonte centrale di riferimento per tutte le informazioni, incluse quelle che forniscono il contesto

• avere una panoramica chiara delle attività per consentirti di ridefinirne la priorità o riprogrammarle quando necessario.

Contro

Prima di iniziare a implementare il metodo GTD, tieni presente che ha anche dei limiti: 

• L'implementazione richiede tempo. Se non usi ancora un sistema di gestione delle attività, adottane uno per documentare tutto il tuo lavoro. 

• Eccessiva flessibilità. Il metodo GTD ti aiuta solo a organizzare le attività, non a programmare il lavoro settimanale o giornaliero. Alcune persone hanno difficoltà ad adattarsi a questo livello di flessibilità. Se ti ritrovi in questa descrizione, abbina il metodo GTD a un'altra tecnica di gestione del tempo, come il time blocking o il timeboxing. 

Come iniziare: prova i cinque passaggi del metodo GTD

Il metodo Detto, fatto! ti prepara al successo. Le cinque fasi ti aiutano a catalogare e organizzare il tuo lavoro in uno strumento esterno come Asana, così da non dover più pensare costantemente alle prossime attività. Quindi, una volta organizzato il tuo lavoro con la metodologia GTD, puoi iniziare a dedicarti alle attività. 

1. Intercettare

Prima di organizzare il tuo lavoro, devi riportarlo in uno strumento esterno, che David Allen chiama inbox (un contenitore degli elementi in entrata), indipendentemente da quello che stai usando. Questo perché ogni attività, informazione o promemoria (o, come li definisce Allen, "cose") andrà direttamente nella inbox. In realtà, questo strumento non deve essere considerato come una casella di posta elettronica vera e propria, ma piuttosto come un elenco di attività e dati che andranno elaborati in seguito.

Dove riunire le informazioni

Se stai cercando di aumentare la tua produttività, valuta la possibilità di usare una lista di cose da fare per monitorare il tuo lavoro. In alternativa, se collabori con un team, prova una piattaforma di gestione del lavoro non solo per raccogliere e monitorare le tue attività, ma anche per organizzare e gestire quelle del team.

Impegnati ad annotare le attività senza organizzarle

Non preoccuparti se le attività che registri non sono organizzate o ben documentate. Nella prima fase dovrai solo trasferire tutte le "cose" dal tuo cervello a una fonte esterna. Raccogliere le informazioni è il primo passo verso l'organizzazione delle tue attività in un sistema di produttività migliore. 

Assicurati di utilizzare un sistema che semplifichi il modo di acquisire le informazioni. Un principio fondamentale del metodo GTD è raccogliere le informazioni non appena ti vengono in mente. In questo modo, alleggerirai immediatamente il carico ed eviterai che qualcosa possa sfuggirti. Quando puoi, assicurati di aggiungere ulteriore contesto come documenti, collaboratori, date di scadenza o dettagli importanti. 

Usa un sistema virtuale

Il modo migliore per raccogliere tutte le "cose" è usare un sistema virtuale, non analogico. Le liste di cose da fare scritte su carta ti fanno provare un senso di soddisfazione quando depenni le attività completate, ma non ti permettono di monitorarle. La verità è che una lista di cose da fare scritta è disorganizzata, soggetta a errori, facile da perdere e inefficace.

Ovviamente, noi ti consigliamo Asana. Asana è uno strumento di gestione del lavoro che organizza le attività in modo che il tuo team sappia cosa fare, perché sono importanti e come portarle a termine. 

2. Chiarire...

Una volta che hai raccolto tutte le informazioni, è il momento di elaborarle. Durante questa fase, trasformi le informazioni raccolte in attività, appunti dettagliati o fornisci un contesto rilevante. Questa fase va di pari passo con quella dell'organizzazione, poiché puoi organizzare contemporaneamente il lavoro nel progetto appropriato. 

In questa fase, assicurati che ogni elemento nella tua inbox riporti sufficienti informazioni, come:

• un titolo (consigliamo di iniziare con un verbo)

• informazioni contestuali, documenti, file o i collaboratori che devono essere coinvolti

• l'iniziativa associata al progetto, la lista di cose da fare o gli obiettivi relativi all'attività in questione

• il relativo contesto, come la fase in cui si trova il lavoro, il budget, le ore di lavoro stimate o la priorità

• se l'attività è bloccata o meno da altri deliverable o servono ulteriori informazioni

Per il momento, non preoccuparti di spostare le cose da fare. Le sposterai dalla inbox al progetto appropriato durante la fase dell'organizzazione.

Le priorità contano

Durante la fase di elaborazione, associa una priorità a ciascuna attività. Inevitabilmente, salterà fuori qualcosa di nuovo da fare e di conseguenza le scadenze e le priorità cambieranno. Avendo un'idea chiara della priorità di ogni attività, puoi riorganizzare le date di scadenza quando necessario, in modo da portare sempre a termine il lavoro e sapere cosa rimandare o delegare. 

Attività brevi

A volte, completare rapidamente un lavoro è più semplice che analizzarlo ed elaborarlo:

• Se un'attività richiede meno di due minuti per essere completata, falla subito. Non solo non dovrai pensarci più, ma la eliminerai anche dalla tua lista di cose da fare. 

• Se qualcosa non ricade sotto la tua responsabilità, delega il lavoro alla persona che ritieni adatta per svolgerlo.

Se necessario, suddividi le attività complesse in più attività più piccole

Potresti aver preso nota di una cosa da fare che, in realtà, prevede più di un'attività. Per esempio, immagina di avere avuto un'idea per un nuovo ebook e di aver aggiunto un promemoria al volo nella inbox. La creazione di un ebook richiede numerose fasi e coinvolge molte parti interessate. Quindi, durante la fase di elaborazione, suddividi l'iniziativa in attività separate, ad esempio "Definire la struttura dell'ebook", "Revisionare la struttura" e "Redigere l'ebook", ecc. 

In alternativa, se l'iniziativa costituisce un intero progetto o programma, utilizza uno strumento di gestione dei progetti per raccogliere tutte le relative attività. Per esempio, se stai lavorando al lancio di un nuovo prodotto, usa uno strumento di gestione dei progetti per monitorare le diverse fasi: la parte di ingegneria e sviluppo del prodotto, la strategia di go-to-market, la creazione di comunicati stampa e così via.

3. ... e organizzare

Mentre elabori le informazioni, dovresti anche organizzarle. Durante la fase di organizzazione, sposta gli elementi nei progetti adeguati all'interno del tuo strumento di gestione del lavoro. Considera i progetti come cartelle virtuali in cui salvare le informazioni importanti e correlate. Organizzando e spostando le cose da fare nei relativi progetti, trasformi le cose da fare da note in attività. 

Definire una struttura organizzativa

Ogni volta che aggiungi un elemento alla inbox e dopo aver elaborato e aggiunto tutto il contesto e le informazioni pertinenti, spostalo nel progetto corrispondente. Se non l'hai ancora fatto, ti consigliamo di creare diversi progetti in cui salvare tutte le tue iniziative, ad esempio:

• un progetto per conservare tutte le tue attività, ordinate per priorità 

• un progetto per le note o i documenti di riferimento

• un progetto o strumento per monitorare obiettivi personali e del team

• un progetto per le iniziative per le quali ora non hai tempo ma che vuoi rivedere in futuro

• un progetto o una sezione per le attività bloccate

• un progetto del team per archiviare le informazioni condivise e i programmi delle riunioni

L'organizzazione è una parte fondamentale del metodo GTD, ma sei tu a decidere come impostare il tuo sistema organizzativo. In Asana, tutto ciò che ti viene assegnato va automaticamente nella sezione Le mie attività. Qui vedrai tutte le attività da completare e puoi creare altre sezioni per organizzare quelle che hanno la priorità e che devono essere completate in giornata, in settimana o più avanti. 

Svuotare la inbox

A tutti è capitato di non leggere delle email nella posta in arrivo per ritornarci su in un altro momento. Questa pratica occupa spazio mentale ed è poco produttiva. Invece, trasforma le email in sospeso in attività e spostale immediatamente nel progetto appropriato.

Al termine delle fasi di elaborazione e organizzazione, la tua inbox dovrebbe essere vuota. Tutti gli elementi dovrebbe essere stati spostati nel progetto o nel documento corrispondente, in modo che la prossima volta che controllerai la inbox dovrai soltanto gestire le nuove attività. 

4. Riflettere

Il metodo GTD non implica semplicemente aggiungere un'attività e dimenticartene. Invece, è necessario rivedere frequentemente le attività e ridefinire le priorità, se necessario. Ecco perché è fondamentale comprendere il livello di priorità di ogni attività. Se le nuove attività sono più urgenti di quelle esistenti, comprendere la priorità relativa di ognuna ti aiuta a riprogrammarle e a destreggiarti facilmente in caso di cambiamenti.

Quando è necessario fermarsi a riflettere?

La fase della riflessione può essere rischiosa: l'ultima cosa che vuoi è controllare continuamente la inbox in quanto perderesti la concentrazione. 

Ti consigliamo di trovare un momento per la riflessione due volte al giorno, all'inizio e alla fine di ogni giornata. Fai in modo che diventi un'abitudine del mattino, poi ripeti il passaggio alla fine della giornata in modo da essere più organizzato l'indomani. In questo modo, affronterai ogni giorno a mente lucida, senza sentire il bisogno di controllare la tua lista di cose da fare e riorganizzare il tuo calendario giornaliero. Ricorda: il metodo GTD è stato sviluppato per alleggerire il carico mentale, quindi assicurati di non fermarti a riflettere sul lavoro troppo spesso, perché ne vanificherebbe lo scopo. 

Infine, una volta a settima, rifletti in maniera più approfondita sulle attività che hai portato a termine negli ultimi giorni e su quelle in programma per la settimana a venire. Assicurati che nessuna venga tralasciata e, se necessario, assegna le priorità per metterti subito al lavoro senza perdere tempo all'inizio di ogni settimana. 

5. Agire

Nel metodo GTD, questa è la fase in cui puoi dedicarti al lavoro. Hai liberato la mente e organizzato tutte le attività da svolgere. Ora, quello che rimane da fare è... portarle a termine. 

Cosa fare quando

Non ci sono regole rigide o linee guida che ti indicano cosa fare e quando. Puoi anche abbinare la metodologia GTD ad altre tecniche di gestione del tempo, come il metodo pomodoro.

Quattro criteri da considerare prima di metterti al lavoro

Se non sai da dove iniziare, ecco quattro criteri da considerare prima di passare all'azione. Successivamente, scegli l'attività che più si adatta alla tua situazione attuale.

1. Priorità: quali attività hanno la priorità più alta? Quali devi assolutamente portare a termine oggi? 

2. Contesto: il nostro cervello non è adatto al multitasking, tuttavia possiamo svolgere contemporaneamente attività simili. Questa è la metodologia alla base del time blocking. Inviare tutte le email in una sola volta, invece di passare dalle attività alle email per poi tornare alle attività, ti aiuta a fare le cose più velocemente, perché il tuo cervello è già concentrato su un compito. Se stai pensando a cosa fare dopo, prova a svolgere tutte le attività simili in un blocco di tempo. 

3. Tempo a disposizione: quanto tempo hai a disposizione in questo momento? L'ideale sarebbe selezionare le attività che puoi svolgere nel tempo che hai a disposizione, così da non lasciarne nessuna a metà.

4. Energia: come ti senti? È importante considerare non solo la tua capacità teorica, ma anche quella reale. Supponiamo che un giorno tu non abbia le energie per scrivere quell'articolo che avevi pianificato. Potresti costringerti a farlo, ma ci impiegheresti più del solito. Dedicati invece a un'altra attività meno urgente per entrare nello spirito e ritrovare le energie per scrivere l'articolo. 

Detto, fatto! 

Il metodo Detto, fatto! è flessibile e facile da implementare. Riduce lo sforzo mentale e ti aiuta a portare a termina le attività di maggiore impatto. Anche se questo metodo richiede uno impegno iniziale, con il tempo e la pratica diventerà un gioco da ragazzi. 

Per iniziare a implementare il metodo GTD, prova Asana. Puoi anche scaricare l'app Asana per dispositivi mobili per poter monitorare il lavoro ovunque ti trovi.