Sette passaggi facili e veloci per creare una matrice decisionale, con esempi

Decisioni, decisioni e ancora decisioni. Prendere buone decisioni può aiutarti a guidare il tuo team nella direzione giusta e raggiungere i tuoi obiettivi. Ma come puoi sapere quale decisione è quella giusta? Quando ti trovi di fronte a due opzioni apparentemente uguali, lanci una moneta? Tiri i dadi? Chiedi aiuto alla sfera magica?

Prendere decisioni è una parte fondamentale della pianificazione aziendale, ma può essere complicato sapere quale opzione è quella giusta. La chiave è prendere una decisione rapida senza essere precipitosi e prendere la decisione giusta senza perdere il ritmo.

Se tutto questo ti sembra una missione impossibile, non preoccuparti, non lo è. Con una matrice decisionale puoi valutare velocemente i pro e i contro di ogni opzione, soppesare variabili diverse e prendere una buona decisione in modo facile e veloce.

Cos'è una matrice decisionale?

Una matrice decisionale è uno strumento per valutare e scegliere l'opzione migliore tra diverse alternative. È uno strumento particolarmente utile se devi decidere tra più opzioni e ci sono diversi fattori da considerare prima di prendere la decisione finale. 

Probabilmente, hai sentito parlare di matrice decisionale ma con un altro nome, anche se era la stessa cosa. Ecco come viene chiamata:

• matrice di Pugh

• analisi multicriteri

• teoria dell'utilità multi-attributo

• matrice di selezione

• griglia di decisione

Quando usare una matrice decisionale

Non sempre è necessario usare una matrice decisionale. Questo processo è potente e relativamente facile da implementare, ma è più efficace quando si deve decidere tra diverse opzioni che possono essere messe a confronto. Se i criteri di valutazione non sono gli stessi per le diverse opzioni, allora una matrice decisionale potrebbe non essere la soluzione migliore. Per esempio, non ti aiuterà a decidere quale direzione dovrebbe prendere il tuo team il prossimo anno perché i criteri da analizzare non sono comparabili.

Usa una matrice decisionale se devi:

• confrontare più opzioni simili

• ridurre il numero di opzioni per giungere alla decisione finale

• valutare diversi fattori importanti 

• affrontare la decisione da un punto di vista logico, invece che emotivo o intuitivo

Se una matrice decisionale non è adatta alla tua situazione attuale, ti proponiamo altri metodi che ti aiuteranno nei tuoi processi decisionali.

Come creare una matrice decisionale in sette passaggi

Una matrice decisionale può aiutarti a valutare la miglior opzione tra diverse alternative, basandosi su diversi fattori importanti e la loro relativa importanza. Ecco i sette passaggi per creare una matrice decisionale.

1. Individua le alternative

Le matrici decisionali sono uno strumento utile per scegliere la miglior opzione tra un insieme di alternative simili. Prima di creare la tua matrice, individua le opzioni tra cui decidere.

Per esempio, supponiamo che il tuo team lanci una nuova campagna del brand questa estate. Hai bisogno di scegliere un fornitore per creare la grafica e i video per la progettazione. Hai appena trovato tre agenzie di design, ognuna con i propri pro e contro.

2. Individua i criteri importanti

Il secondo passaggio per creare una matrice decisionale è quello di identificare le considerazioni importanti che influiranno sulla tua decisione. Questo insieme di criteri ti aiuta a prendere la decisione migliore in maniera oggettiva.

Continuando con il nostro esempio, il tuo team ha deciso che i criteri più importanti da prendere in considerazione per scegliere l'agenzia di design sono: costo, esperienza, comunicazione e recensioni dei clienti.

3. Crea la tua matrice decisionale

Una matrice decisionale è una griglia in cui mettere a confronto i principali aspetti delle varie opzioni. 

Naturalmente, creiamo le nostre matrici decisionali su Asana. Asana è uno strumento di gestione del lavoro che può aiutarti a organizzare e svolgere il lavoro nella tua organizzazione e fornire ai team la chiarezza di cui hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più velocemente.

Ecco come apparirà lo schema della tua matrice decisionale su Asana se devi scegliere fra tre agenzie tenendo in considerazione i costi, l'esperienza, la comunicazione e le recensioni dei clienti:

4. Compila la tua matrice decisionale

Ora, valuta ogni criterio su una scala predeterminata. Se le differenze tra le opzioni sono minime, usa una scala da 1 a 3, dove 3 indica la scelta migliore. Per più opzioni, usa una scala da 1 a 5, dove 5 indica la scelta migliore. 

È qui che la matrice decisionale inizia a mostrare realmente i suoi vantaggi. Per esempio, supponiamo che debba scegliere fra tre agenzie e abbia stabilito quattro criteri importanti, ma senza avvalerti di una matrice decisionale. Ecco come si posizionerebbe ogni agenzia: 

• L'agenzia 1 è molto conveniente ma non ha molta esperienza. La comunicazione e le recensioni dei clienti sono nella media. 

• L'agenzia 2 non è molto conveniente, ma non è nemmeno la più costosa. Ha abbastanza esperienza e delle buone recensioni dei clienti, mentre la comunicazione lascia un po' a desiderare.

• L'agenzia 3 è la più costosa, ma è anche quella con più esperienza. La comunicazione è nella norma e le recensioni dei clienti sono abbastanza buone. 

Queste tre descrizioni sono relativamente simili tra loro. È difficile decidere quale sia la miglior opzione basandosi su un breve paragrafo, soprattutto perché ogni agenzia ha i suoi pro e contro. Ecco, invece, come appaiono le tre agenzie e i loro quattro criteri su una matrice decisionale con una classificazione che va da 1 a 5, dove 5 è la scelta migliore:

5. Aggiungi il peso

A volte, alcuni criteri sono più importanti di altri. In tal caso, usa la matrice decisionale della media ponderata per scegliere l'opzione più adatta a te. 

Per continuare con il nostro esempio, immagina di avere un budget che non puoi assolutamente superare e quindi il costo è un fattore fondamentale nel tuo processo decisionale. Anche le recensioni dei clienti sono importanti per farti un'idea dell'efficienza di ogni agenzia. 

Per aggiungere un peso alla matrice decisionale, assegna un numero (tra 1 e 3 o 1 e 5, a seconda delle opzioni che hai a disposizione) a ogni criterio. In seguito, nel processo decisionale, moltiplicherai il coefficiente di ponderazione per ciascun criterio.

Ecco come appare nel nostro esempio: 

6. Moltiplica i punteggi ponderati

Una volta applicata la scala di valutazione e assegnato un peso, moltiplicalo per ciascun criterio. In questo modo, i criteri più importanti avranno un peso maggiore, il che ti aiuterà automaticamente a selezionare l'agenzia migliore.

Tornando al nostro esempio, ecco come appare la griglia dopo aver applicato i punteggi ponderati a ciascun criterio per ogni agenzia:

7. Calcola il punteggio totale

Ora che il punteggio ponderato è stato moltiplicato, somma tutti i criteri di ogni agenzia. A questo punto, dovresti avere una risposta chiara, basata sui numeri, su quale sia la decisione migliore.

Ecco come appare una matrice decisionale al termine del processo: 

Come puoi vedere, l'agenzia 2 ha il punteggio più alto, quindi è quella che dovresti scegliere. Anche se l'agenzia 1 è la più economica, il costo medio dell'agenzia 2, combinato con gli anni di esperienza e le eccellenti recensioni dei clienti, la rendono l'opzione migliore per il tuo team. Non ti resta che contattarla e proseguire con la campagna del brand. 

Esempio di matrice decisionale

Puoi usare le matrici decisionali per una varietà infinita di decisioni aziendali, purché valuti l'opzione migliore tra le diverse alternative. Queste decisioni non devono necessariamente essere cruciali per la tua azienda, poiché puoi usare questo modello anche per fare delle scelte semplici in modo rapido. 

Per esempio, crea una matrice decisionale per decidere quale sedia comprare per lavorare da casa. Ti piacciono quattro sedie diverse e i tuoi criteri importanti sono il comfort, il costo e le recensioni.

Alternative per facilitare il processo decisionale

Se il metodo della matrice decisionale non fa al caso tuo, prova altre soluzioni: 

Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è una griglia 2x2 che ti aiuta ad assegnare la priorità per urgenza e importanza. È utile se sei alle prese con una serie di attività diverse e non sai da quale cominciare. 

• Nell'angolo in alto a sinistra, fai una lista delle attività urgenti e importanti: queste hanno la massima priorità. Completale ora o il prima possibile.

• Nell'angolo in alto a destra, fai una lista del lavoro meno urgente e importante: per assicurarti di svolgere queste attività, programmale nel calendario o riporta la data di scadenza in uno strumento di project management.

• Nell'angolo in basso a sinistra, fai una lista delle attività che non sono né urgenti e né importanti: queste attività devono essere svolte, ma puoi delegarle a qualcun altro. Fallo il prima possibile.

• Nell'angolo in basso a destra, fai una lista delle attività meno urgenti e non importanti: rimandale o non completarle. Definisci le tue priorità e fai sapere ai membri del team che in questo momento non puoi lavorare a una determinata attività. È uno dei modi per ridurre il burnout.

Mappa degli stakeholder e grafico RACI

Una delle decisioni più importanti che devi prendere durante il processo di pianificazione di un progetto è quella relativa alle parti interessate che devono essere coinvolte, consultate o informate. Crea una mappa degli stakeholder per classificarli in base all'influenza e all'interesse. 

Una mappa degli stakeholder è costituita da quattro categorie:

• Influenza elevata e interesse elevato: coinvolgi questi stakeholder nella pianificazione del progetto e nel processo decisionale. 

• Influenza elevata e scarso interesse: informa questi stakeholder sul progetto e monitora il loro interesse nel caso in cui vogliano essere più coinvolti.

• Scarsa influenza e interesse elevato: mantieni questi stakeholder informati sul progetto. Aggiungili ai tuoi aggiornamenti sullo stato del progetto affinché possano restare informati.

• Scarsa influenza e scarso interesse: fai il punto della situazione con questi stakeholder, ma non preoccuparti troppo di mantenerli informati.

Una volta identificati gli stakeholder chiave, puoi anche creare un grafico RACI. RACI è un acronimo che sta per Responsible (responsabile), Accountable (responsabile dell'approvazione), Consulted (persona consultata) e Informed (persona informata). I grafici RACI possono aiutarti a scegliere chi sarà il responsabile delle decisioni di ogni attività o iniziativa. 

Sessione di brainstorming del team

A volte, il modo migliore per prendere una decisione è quello di organizzare una classica sessione di brainstorming del team. Condividi le idee su una lavagna o in uno strumento di gestione dei progetti. 

A noi di Asana piace usare le bacheche Kanban per organizzare sessioni di brainstorming dinamiche. Per cominciare, il moderatore crea una bacheca in cui i membri del team possono aggiungere idee, pensieri o feedback. In seguito, una volta che tutti hanno aggiunto le proprie idee, ogni membro del team le analizza e lascia un Mi piace all'opzione che preferisce. A questo punto, il team discute sulle attività che hanno ricevuto più Mi piace per decidere come procedere.

Di' addio al lancio della moneta nei processi decisionali

Prendere decisioni tempestive è una parte importante per una pianificazione e gestione dei progetti ottimali. Sia che usi una matrice decisionale per prendere una decisione complessa o una semplice, questi strumenti possono aiutarti a considerare i diversi fattori e fare la scelta migliore per il tuo team.

Per saperne di più sulla gestione dei progetti, scopri le 25 competenze essenziali del project management per avere successo.