Apa itu implementasi strategi? 6 langkah kunci meraih kesuksesan

Implementasi strategi adalah langkah keempat dalam proses manajemen strategis dan di sinilah Anda mengubah rencana strategis menjadi tindakan. Segala hal mulai dari mengeksekusi rencana pemasaran baru untuk meningkatkan penjualan hingga menerapkan perangkat lunak manajemen kerja baru guna guna meningkatkan efisiensi di seluruh tim internal.

Memiliki rencana strategis itu bagus. Tapi, jika Anda tidak memiliki bandwidth, sumber daya, dan dukungan untuk implementasi, rencana strategis tidak akan mendorong perubahan aktual dalam organisasi.

Kami akan membahas langkah-langkah kunci dalam implementasi strategi, termasuk potensi risiko dan cara menghindarinya, dan mengenalkan beberapa kerangka kerja guna membantu keberhasilan Anda menerapkan strategi apa pun yang digunakan saat ini.

6 langkah implementasi strategi kunci

Sebelum menerapkan strategi, Anda harus membuat rencana strategis.

Rencana implementasi atau strategis menguraikan langkah yang harus diambil tim atau organisasi untuk mencapai gol atau tujuan. Rencana implementasi adalah peta jalan untuk eksekusi strategi yang sukses dan harus menyertakan langkah berikut:

1. Tentukan gol Anda

2. Lakukan riset yang tepat

3. Petakan risiko

4. Tentukan kerangka waktu untuk semua milestone

5. Berikan tugas

6. Alokasikan sumber daya yang berguna

Setelah rencana strategis ditetapkan, kini waktunya untuk mewujudkan! Terdapat enam langkah untuk diikuti menuju keberhasilan implementasi.

Langkah 1: Tentukan dan komunikasikan gol strategis yang jelas

Langkah pertama adalah titik temu rencana strategis dan implementasi strategi.  

Untuk menerapkan strategi baru, pertama, Anda harus menentukan gol yang jelas dan dapat dicapai. Gol harus mencakup pernyataan visi dan misi, gol jangka panjang, dan IKU. 

Semakin jelas gambarannya, semakin mudah bagian lain dalam implementasi strategi bagi tim dan organisasi. Ini karena semua orang akan mengupayakan gol yang sama. 

Layaknya semua hal, komunikasi adalah kunci. Setelah gol ditentukan dengan jelas, gunakan perangkat lunak pelacakan gol untuk mengomunikasikan strategi kepada tim Anda. 

Langkah 2: Libatkan tim Anda

Untuk mengimplementasikan strategi secara efektif maupun efisien, Anda harus menciptakan fokus dan mendorong akuntabilitas. Terdapat beberapa cara agar tim selalu terlibat selama proses implementasi:

• Tentukan peran dan tanggung jawab sejak awal. Gunakan matriks RACI untuk menjelaskan peran rekan tim dan memastikan tidak ada kesenjangan tanggung jawab.

• Delegasikan pekerjaan secara efektif. Meski terdengar menggoda untuk bisa mengawasi segala hal, manajemen mikro hanya akan menghambat Anda. Setelah menentukan peran dan tanggung jawab setiap orang, percayalah tim akan mengeksekusi tugas sesuai rencana implementasi.

• Bina komunikasi dengan tim dan pastikan semua orang tahu bahwa setiap pekerjaan mereka berkontribusi dalam proyek. Dengan begitu, semua orang senantiasa termotivasi dan bekerja sesuai rencana.

Langkah 3: Eksekusi rencana strategis

Alokasikan sumber daya yang diperlukan, seperti pendanaan untuk anggaran strategis atau operasional, agar tim dapat mewujudkan rencana strategis. Jika tidak memiliki sumber daya yang tepat, Anda tidak akan bisa melaksanakan rencana strategis, jadi ini harus menjadi prioritas utama. Berikut cara memastikan tim memiliki sumber daya yang diperlukan:

• Mulailah bekerja dengan mengingat tujuan untuk menyelaraskan sasaran, hasil akhir utama, milestone, dan linimasa secara efektif.

• Identifikasi sumber daya yang tersedia, misalnya, kapasitas tim, anggaran yang tersedia, alat atau keterampilan yang dibutuhkan, dan sumber daya unik lainnya

• Tentukan ruang lingkup proyek yang jelas agar Anda tahu persis apa yang dibutuhkan proyek dan kapan.

• Bagikan rencana proyek kepada semua orang yang terlibat dalam proses implementasi menggunakan alat manajemen kerja.

Semakin baik pembuatan rencana strategis, semakin mudah rencana strategis diimplementasikan.

Langkah 4: Tetap tangkas

Tak bisa dielakkan, Anda akan mengalami masalah saat mulai menerapkan strategi. Saat ini terjadi, ubah gol atau pendekatan untuk mengatasinya. 

Buat jadwal agar Anda dapat terus memperbarui status perubahan gol atau strategi implementasi. Anda dapat membuat laporan status proyek per minggu, bulan, atau kuartal, bergantung strategi yang diterapkan. Bagikan pembaruan ini kepada pemangku kepentingan eksternal dan tim internal agar semua orang selalu mendapatkan informasi.

Memiliki sumber kebenaran terpusat tempat Anda dapat menyampaikan informasi terbaru kepada tim secara real-time akan membantu menyederhanakan proses ini. Perangkat lunak manajemen kerja Asana memungkinkan tim untuk mengoordinasikan proyek, tugas, dan proses secara real-time, tetapi juga memberikan kebebasan untuk menyelesaikan pekerjaan secara asinkron dengan memberi semua orang visibilitas yang diperlukan untuk memahami siapa melakukan apa.

Langkah 5: Lakukan penutupan

Setelah menerapkan strategi, hubungi semua pihak yang terlibat untuk memastikan mereka merasa pekerjaan telah selesai. Penerapan strategi tidak seperti permainan bongkar-pasang yang selesai saat potongan terakhir terpasang. Ini seperti bertanam di kebun yang terus berkembang dan berubah, bahkan ketika Anda pikir telah menyelesaikan pekerjaan itu.

Mendapatkan kepastian dari tim akan menjadi hal kedua dari milestone terakhir sebelum implementasi strategi Anda dan merupakan langkah penting menuju penyelesaian.

Langkah 6: Renungkan

Lakukan evaluasi atau restrospeksi untuk merenungkan strategi yang diterapkan serta mengevaluasi kesuksesan proses implementasi dan strategi itu sendiri. Langkah ini adalah kesempatan untuk mengungkap pelajaran yang dipetik dari proyek dan strategi mendatang yang akan membantu Anda untuk menghindari potensi risiko dan meraih kesempatan baru pada masa mendatang.

Hal yang dibutuhkan untuk implementasi strategi

Terlepas dari kematangan strategi, Anda akan membutuhkan lima komponen utama ini untuk menerapkan strategi dengan sukses.

Manusia

Anda memerlukan tim yang tidak hanya memahami strategi yang Anda ingin terapkan, tapi juga memiliki keterampilan dan bandwidth untuk mendukung Anda. Tunjuk, rekrut, dan latih orang yang tepat untuk pekerjaan dan pastikan tim memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan.

Tim Kesuksesan Pelanggan Asana sangat penting dalam proses implementasi kami. Mereka meluangkan waktu untuk memahami bisnis kami serta menunjukkan cara membuat alur kerja dan proses praktis kepada kami untuk mendapatkan manfaat maksimal dari Asana. Tanpa mereka, mustahil kami dapat melakukannya.”

Sumber daya

Alokasi sumber daya yang efektif adalah satu dari bagian terpenting implementasi strategi. Sumber daya bisa berupa keuangan (mis., biaya tenaga kerja) dan non-keuangan (mis., waktu untuk mengimplementasikan strategi).

Organisasi

Semua orang dalam organisasi harus mengetahui tanggung jawab mereka agar dapat bertanggung jawab atas bagian mereka dalam implementasi strategi. Ini juga berarti rantai komando harus ditentukan dan dikomunikasikan agar semua orang mengetahui siapa yang harus dihubungi selama proses implementasi.

Sistem

Alat, kemampuan, dan sistem yang diterapkan merupakan komponen penting lainnya. Anda harus mengetahui fungsi setiap sistem dan bagaimana sistem ini akan menyokong proses manajemen strategis selama dan setelah implementasi. 

Budaya

Komponen penting terakhir adalah budaya organisasi dalam perusahaan. Memperkenalkan strategi baru dapat membuat tim menjadi bingung dan stres. Memastikan semua orang memahami hal yang harus diketahui dan merasa dihargai serta dilibatkan sangatlah penting untuk implementasi yang sukses dan efektif.

Kerangka kerja 7S McKinsey

McKinsey & Company adalah firma perusahaan konsultasi manajemen terkenal di dunia, yang, antara lain, menciptakan kerangka kerja tujuh faktor yang dibutuhkan dalam implementasi strategi yang sukses.

Faktor-faktor itu dapat dibagi menjadi elemen keras (strategy, structure, dan systems) dan elemen lunak (shared values, skills, style, dan staff). Elemen keras mudah dikenali dan memiliki pengaruh langsung, sedangkan elemen lunak tidak terlalu berwujud dan biasanya dipengaruhi oleh budaya perusahaan versus manajer atau kontak langsung lainnya.

Mari kita pelajari Model 7S secara singkat, dimulai dari elemen keras:

• Strategy (Strategi): Rencana organisasi untuk menetapkan atau mempertahankan keunggulan kompetitif di antara organisasi lain dalam bidang yang sama

• Structure (Struktur): Struktur organisasi perusahaan

• Systems (Sistem): Prosedur dan aktivitas sehari-hari yang dilakukan tim

Berikut elemen lunak dalam kerangka kerja:

• Style (Gaya): Gaya kepemimpinan dalam organisasi

• Staff (Staf): Tim dan kemampuan umum mereka

• Skills (Keterampilan): Kompetensi dan keterampilan tim

• Shared values (Nilai bersama): Nilai-nilai inti organisasi

Anda dapat menerapkan kerangka kerja ini pada proses implementasi strategi dengan mempertimbangkan nilai-nilai bersama organisasi dan memastikan semuanya selaras dengan elemen keras. Selanjutnya, tentukan seberapa kuat elemen keras menopang satu sama lain dan di mana perubahan dapat meningkatkan interaksi elemen-elemen itu. Setelah Anda menetapkan semua itu, lakukan hal yang sama pada elemen lunak.

Analisis ini membantu Anda mengidentifikasi elemen yang berfungsi baik dan yang membutuhkan perbaikan. Menerapkan kerangka kerja ini pada rencana strategis dan proses implementasi strategi dapat membantu Anda untuk lebih memahami seberapa baik perubahan dapat diterapkan oleh organisasi.

Tiga C dalam implementasi strategi

Konsultan bisnis sekaligus penulis, Scott Edinger menciptakan tiga C dalam implementasi strategi, yakni clarity (kejelasan), communication (komunikasi), dan cascade (kaskade). Tiga C ini adalah tiga langkah yang harus diingat jika Anda ingin menerapkan strategi dengan sukses.

Mari kita lihat gambaran 3 C ini lebih dekat.

1. Jelaskan strategi. Idealnya, strategi diterima dengan baik dalam rapat yang dihadiri para pemangku kepentingan dan eksekutif. Namun, jika tidak didefinisikan dengan jelas, Anda dapat kehilangan anggota tim lini tengah dan lini depan selama proses. Tim hanya menerapkan strategi yang mereka pahami, jadi sampaikan dengan jelas gol dan tujuan strategis Anda.

2. Komunikasikan strategi. Poster, pengumuman, atau buletin tidak akan cukup untuk mengomunikasikan strategi baru ke organisasi. Buat variasi pada strategi komunikasi untuk memastikan tim mengetahui hal yang sedang terjadi dan menciptakan peluang untuk mengajukan pertanyaan agar semua orang merasa menjadi bagian dari proses.

3. Sampaikan strategi. Strategi yang diterapkan dengan baik disampaikan ke seluruh organisasi. Libatkan berbagai manajer organisasi dan pastikan mereka memahami strategi tersebut sehingga mereka dapat meneruskan informasi, taktik, dan proses yang relevan ke tim mereka. Langkah ini sangat penting guna menyelaraskan pengetahuan setiap rekan tim tentang strategi Anda, sekalipun Anda mungkin telah memberikan informasi ke organisasi selama tahap komunikasi.

Berikutnya, mari kita pelajari beberapa tantangan yang Anda akan hadapi selama implementasi strategi.

Risiko implementasi strategi dan solusi

Upaya besar seperti implementasi strategi baru biasanya dibarengi oleh banyak hambatan. Berikut ini empat risiko paling umum yang Anda akan hadapi saat menerapkan strategi dan beberapa kiat cara menciptakan solusi untuk tim. 

1.  Rencana strategis yang berlebihan atau tanpa makna

Masalah: Jika implementasi strategis kekurangan makna dan potensi, atau, jika terlalu banyak potongan teka-teki yang harus dipertimbangkan, implementasi akan terganggu. 

Solusi: Gunakan gol SMART untuk memastikan rencana strategis Anda bersifat specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (tepat waktu). Kerangka kerja ini akan memastikan rencana strategis Anda penuh makna dan dapat diimplementasikan.

2. Implementasi tidak dapat diprediksi

Masalah: Memiliki rencana strategis itu bagus, tapi tanpa sumber daya dan dukungan dari manajemen puncak, implementasi mungkin tidak pernah terjadi.

Solusi: Rencana strategis Anda harus meliputi gol, konsekuensi, dan persyaratan yang jelas yang mendorong implementasi aktual strategi. Semakin jelas dokumen, semakin mudah mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mewujudkan rencana.

3. Kurangnya komunikasi dan rasa memiliki

Masalah: Tim yang tidak 100% yakin tentang strategi yang sebenarnya dan tidak merasa yakin akan tugas masing-masing dapat menghentikan proses implementasi, bahkan sebelum dimulai.

Solusi: Tentukan secara jelas tanggung jawab setiap anggota tim dan delegasikan pekerjaan yang relevan. Ini memberi para anggota tim rasa memiliki atas hasil implementasi strategi. Pastikan rekan tim memiliki wewenang dan sumber daya untuk melaksanakan tugas mereka.

4. Kurangnya akuntabilitas dan pemberdayaan

Masalah: Visibilitas rendah dan kurangnya akuntabilitas dapat membuat tim merasa tidak berdaya. 

Solusi: Jadwalkan tinjauan strategi rutin dan rapat tim untuk mendiskusikan progres setiap anggota tim, masalah yang timbul, dan perubahan strategi yang dapat berkontribusi pada kesuksesan implementasi. Lacak progres untuk memberi tim Anda rasa pencapaian ketika menyelesaikan gol lainnya yang mereka penuhi.

Selama Anda memahami tantangannya, Anda dapat mengatasinya langsung dan menghindari hambatan yang tidak perlu.

Rencanakan, terapkan, rayakan

Perubahan tidaklah mudah, namun agar tim bisa berkembang, organisasi Anda harus berkembang juga.

Saat Anda tengah mengembangkan rencana strategis bersama tim proyek kecil atau bahkan saat Anda telah mengomunikasikan strategi ke seluruh organisasi, perangkat lunak yang andal untuk manajemen proyek sangat penting guna memastikan semua orang memiliki akses ke sumber daya yang dibutuhkan.

Setelah strategi berhasil diimplementasikan, jangan lupa untuk memberikan apresiasi kepada diri sendiri dan tim Anda. Lagipula, merayakan milestone seperti ini juga penting!

Sumber: Harvard Business School | MindTools | OnStrategy