6 langkah rapat pasca-proyek yang sukses

Salah satu perasaan paling memuaskan dalam proses manajemen proyek yaitu menyelesaikan proyek itu sendiri. Anda dan tim bekerja keras mencapai titik ini, dan sebelum melanjutkan, penting untuk memanfaatkan waktu merayakan dan merefleksikan semua pekerjaan luar biasa yang Anda telah lakukan.

Suatu cara terbaik untuk becermin yakni rapat pasca-proyek. Dalam artikel ini, kami membahas aspek utama post-mortem proyek dan membagikan enam langkah sederhana untuk mengadakan rapat yang sukses. 

Apa itu rapat pasca-proyek?

Rapat pasca-proyek adalah rapat yang diadakan setelah proyek berakhir. Rapat ini merupakan kesempatan bagi tim proyek untuk mengidentifikasi hal yang berjalan baik di sepanjang proyek dan hal yang bisa dilakukan secara berbeda. 

Rapat pasca-proyek adalah kesempatan yang baik untuk merayakan keberhasilan, merefleksikan alur kerja tim, dan mengulanginya pada proses apa pun agar selanjutnya bisa lebih baik lagi. 

Rapat pasca-proyek dapat disebut dengan nama lain. Yang paling umum meliputi:

• Debrief proyek: Istilah ini berasal dari asal usul militer di mana tim akan "bertanya-jawab" setelah suatu misi untuk menjelaskan apa yang terjadi. 

• Retrospeksi: Retrospeksi proyek biasanya digunakan dalam manajemen proyek Agile. Karena gol utama Agile adalah kemajuan berkelanjutan, rapat retrospeksi biasanya diadakan setelah siklus sprint agar tim dapat becermin. 

• Rekap proyek: Rekapitulasi umumnya merupakan pembaruan tertulis yang mendokumentasikan poin rapat. Rekapitulasi proyek melakukan hal yang sama, tapi menyoroti poin utama seluruh proyek.

• Rapat final: Biasanya digunakan di akhir proyek untuk menyelesaikan atau mengakhiri detail yang terlewatkan.

• Rapat tentang pelajaran yang dipetik: Project Management Institute menggunakan istilah ini untuk menandai akhir suatu proyek. Rapat ini dapat membantu pemimpin proyek memahami hal yang berhasil dan tidak berhasil, serta hal yang dapat diperbaiki.

Evaluasi vs. premortem

Perbedaan utama antara pasca-proyek dan premortem adalah saat itu terjadi. Rapat premortem berlangsung sebelum proyek dimulai. Dalam rapat premortem, tim memikirkan secara proaktif tentang hal buruk yang bisa saja terjadi sebagai cara mengurangi risiko. 

Rapat pasca-proyek terjadi setelah proyek yang sudah berlangsung. Ini merupakan rapat retrospeksi untuk merefleksikan hal yang terjadi di sepanjang proyek. 

Mengapa harus membawakan rapat pasca-proyek?

Membawakan pasca-proyek dapat memberi manajer proyek banyak wawasan baik mengenai cara meningkatkan proses proyek mereka. Rapat ini secara khusus membantu Anda:

Belajar dari pengalaman terdahulu Anda

Rapat pasca-proyek penting karena dapat membantu manajer proyek mempersingkat proses untuk proyek ke depannya. Dengan memanfaatkan waktu merefleksikan apa yang berjalan baik sepanjang proyek, Anda bisa menggunakan umpan balik itu guna menyampaikan rencana Anda untuk proyek selanjutnya. Jika terjadi hal buruk sepanjang proyek, Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk menyesuaikan strategi. 

Menerapkan pembelajaran Anda dari proyek terdahulu juga dapat membantu mencegah kesalahan dan mengurangi risiko. Jika Anda menjalankan proyek serupa secara berkala, Anda dapat membuat templat berdasarkan proses proyek terdahulu. Dengan begini, tim proyek Anda mengetahui item tindakan dan hasil akhir apa yang perlu masuk dalam rencana proyek Anda.

Retrospeksi dan iterasi adalah pilar penting karena berhubungan dengan metodologi manajemen proyek Agile. Proses Agile memprioritaskan iterasi. Tanpa memanfaatkan waktu merefleksikan hal yang baik atau buruk, Anda tidak akan dapat mengubah proses untuk sprint selanjutnya.

Memajukan komunikasi tim

Salah satu manfaat besar dari pasca-proyek adalah memberikan kesempatan bagi manajer proyek untuk mengingat kembali dan merefleksikan apa yang dirasakan anggota tim lain tentang bagian proyek mereka. 

Keberhasilan proyek sering kali tergantung pada seberapa baik tim bekerja sama. Jadi, penting menciptakan ruang bagi semua orang untuk membagikan pengalaman unik mereka. Ini adalah kesempatan bagi individu untuk membicarakan tentang masalah spesifiknya dan bekerja sama guna mencari solusi bagi proyek selanjutnya, sehingga masalah itu tidak terjadi lagi.

Meningkatkan semangat kerja tim

Meluangkan waktu untuk merefleksikan kembali prestasi tim Anda  adalah cara mudah meningkatkan semangat kerja tim. Walaupun mudah mengakhiri proyek dan langsung memulai yang selanjutnya, penting untuk memanfaatkan waktu guna merayakan hal baik yang dilakukan tim Anda demi jalinan relasi tim. 

Rapat pasca-proyek adalah kesempatan luar biasa untuk mengapresiasi anggota tim yang bekerja keras menyukseskan proyek ini. Mengapresiasi anggota tim Anda dapat sangat bermanfaat bagi semangat kerja tim.

Berikut beberapa cara meningkatkan semangat kerja selama rapat pasca-proyek Anda:

• Masukkan bagian dalam templat proyek retrospeksi untuk "keberhasilan." 

• Minta setiap anggota tim membagikan setidaknya satu "pujian" untuk anggota lain dalam proyek tersebut.

• Siapkan beberapa keberhasilan utama terlebih dahulu sebelum rapat dimulai.

6 langkah membawakan rapat pasca-proyek yang sukses

Proses evaluasi tidak harus rumit. Berikut beberapa langkah sederhana untuk membantu Anda mulai memimpin rapat evaluasi yang sukses.

1. Bertemu dalam beberapa hari dari penyelesaian proyek

Analisis evaluasi paling efektif saat anggota tim Anda memiliki pengalaman proyek yang masih baru. Cara mudah memastikan evaluasi dilakukan dalam periode waktu yang wajar adalah dengan menjadwalkan rapat tersebut saat Anda memulai proyek. Membangun proses evaluasi dalam alur kerja Anda memastikan bahwa langkah ini tidak akan terlupakan.

Pada umumnya, waktu terbaik untuk menjadwalkan evaluasi adalah beberapa hari setelah penyelesaian proyek. Ini memberi tim waktu sejenak setelah proyek untuk merefleksikan waktu mereka sebelum mendalami retrospeksi tim.

2. Kirimkan kuesioner pra-rapat

Selama jeda antara akhir proyek dan sebelum rapat evaluasi, mengirim kuesioner kepada tim Anda untuk memperoleh poin penting awal mengenai pendapat mereka akan proyeknya memang sangat membantu. Jika beberapa anggota tim menyebutkan masalah yang sama, pastikan topik itu merupakan poin pembahasan utama selama rapat evaluasi Anda. 

Contoh pertanyaan pra-rapat:

• Apa tiga hal yang berjalan baik sepanjang proyek ini?

• Apa tiga hal yang berjalan buruk sepanjang proyek ini?

• Apa Anda memiliki saran bagaimana kita bisa berkembang untuk proyek selanjutnya?

Setelah menemukan poin pembahasan ini, langkah selanjutnya adalah membuat agenda Anda dan mengirimkannya kepada tim sebelum rapat berlangsung.

3. Bagikan agenda rapat evaluasi

Tidak hanya membagikan agenda sebelum rapat evaluasi, tapi juga rapat apa pun adalah praktik yang baik. Memberi tim kabar terkini sebelumnya memberi mereka peringatan awal tentang poin utamanya, sehingga mereka dapat menyiapkan pendapat sebelumnya.

Contoh agenda:

• Pengantar (2,5 menit)

• Pesan dan kesan tim (5 menit)

• Hal yang berjalan baik (5 menit)

• Hal yang bisa saja berjalan lebih baik (5 menit)

• Saran untuk proyek selanjutnya (5 menit)

• Penutupan (2,5 menit)

4. Tugaskan notulis dan moderator yang berdedikasi

Sebelum rapat dimulai, tunjuk notulis dan moderator. Biasanya harus dua anggota tim berbeda karena melakukan keduanya secara bersamaan dapat mengakibatkan jeda dalam percakapan. Sering kali, manajer proyek utama berperan sebagai moderator diskusi, sementara orang lain mencatat. 

Jika Anda melakukan rapat ini secara virtual, merekamnya agar peserta dapat merefleksikan kembali itu adalah ide bagus, dan Anda memiliki poin referensi saat meninjau notula Anda.

5. Selenggarakan rapat

Saat Anda benar-benar mengadakan rapat, penting untuk menetapkan aturan dasar tentang bagaimana rapatnya akan berlangsung. Moderator biasanya memandu percakapan dengan mengikuti poin penting dalam agenda. Tapi apa yang terjadi jika percakapannya tidak efektif? 

Moderator bertanggung jawab melanjutkan percakapan dan mendorong lebih banyak diskusi mengenai proyek. Berikut beberapa pertanyaan berguna yang moderator dapat ajukan kepada anggota tim untuk mendorong diskusi:

• Apa ada siapa pun di tim yang kesulitan menepati linimasa yang ditetapkan oleh rencana proyek? Jika tidak ada, menurut Anda apa yang menghalangi Anda?

• Menurut Anda apakah tim memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek sesuai tenggat yang ditetapkan? Jika tidak, apa sumber daya lain yang seharusnya bisa disediakan untuk menepati tenggat ini?

• Setelah melalui pengalaman ini dalam pencapaian Anda, apa yang akan Anda lakukan secara berbeda jika dapat mengerjakan ulang proyek ini?

• Apa yang ingin Anda kerjakan pada proyek semacam ini lagi? Mengapa atau mengapa tidak?

• Apa Anda menganggap ini adalah proyek yang sukses? Mengapa atau mengapa tidak?

Pertanyaan terbuka seperti ini dapat membantu Anda menemukan aspek proses proyek yang mungkin tidak bersifat privat bagi Anda sepanjang prosesnya. Anda dapat menggunakan wawasan ini dari tim Anda untuk mengembangkan proses yang lebih baik untuk proyek selanjutnya.

6. Kirimkan rekapitulasi rapat kepada peserta

Setelah rapat berakhir, kirimkan rekapitulasi poin utama kepada tim Anda. Pastikan mencakup item tindakan apa pun yang Anda temukan selama rapat dan bagikan pendapat awal mengenai apa yang tim bisa antisipasi untuk proyek yang mereka kerjakan selanjutnya.

Pelajari selengkapnya tentang keterampilan manajemen proyek yang penting

Selain belajar dari rapat pasca-proyek, Anda dapat bersiap secara efektif untuk proyek yang sukses dengan keterampilan manajemen proyek penting, seperti membuat rencana proyek dan mengadakan rapat pembukaan proyek bagi proyek Anda selanjutnya. 

Tertarik mempelajari selengkapnya tentang cara mengasah keterampilan manajemen proyek Anda? Pelajari selengkapnya dari pustaka sumber daya manajemen proyek Asana.