Pengertian rencana implementasi dan 6 langkah membuatnya

Proyek perlu perencanaan agar sukses. Maukah Anda membangun rumah tanpa cetak biru? Mungkin tidak, karena menyambung potongan-potongan kayu tanpa rencana dapat mengakibatkan kegagalan. Konsep yang sama berlaku di dunia korporat. Rencana implementasi berfungsi sebagai cetak biru untuk tujuan bersama. Rencana Anda harus mencakup semuanya, mulai strategi proyek, anggaran, hingga daftar orang yang mengerjakan proyek. 

Di panduan ini, kita akan mendiskusikan pengertian rencana implementasi dan cara membuatnya. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda dan tim bersiap untuk proyek besar dan kecil.

Apa tujuan rencana implementasi?

Rencana implementasi adalah dokumen yang menguraikan langkah yang harus diambil tim untuk mencapai gol atau strategi bersama. Perencanaan implementasi merupakan padanan rencana strategis. Jika rencana strategis menjelaskan strategi yang akan digunakan untuk mencapai gol tertentu, rencana implementasi adalah panduan terperinci tentang cara mencapai gol itu.

Tujuan rencana implementasi adalah memastikan tim dapat menjawab siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa dari proyek sebelum lanjut ke tahap eksekusi. Sederhananya, ini rencana tindakan yang mengubah strategi menjadi tugas tertentu.

Cara yang baik untuk mengetahui apakah rencana implementasi efektif adalah memberikannya kepada seseorang di luar tim, dan lihat jika mereka dapat memahami keseluruhan proyek. Rencana implementasi harus menjawab semua pertanyaan.

Cara membuat rencana implementasi dalam 6 langkah

Jika ingin rencana implementasi komprehensif dan bermanfaat bagi tim proyek, Anda perlu mengikuti langkah-langkah spesifik dan melibatkan komponen yang tepat. Gunakan langkah-langkah berikut saat membuat rencana untuk mengurangi risiko kesenjangan dalam strategi.

1. Tentukan gol

Langkah pertama dalam proses implementasi adalah menentukan gol. Tentukan apa yang ingin dicapai saat proyek selesai, misalnya apakah Anda ingin mendapatkan klien pemasaran baru atau mengubah strategi konten internal. Memulai dengan mempertimbangkan tujuan proyek dapat membantu menyempurnakan rencana proyek. 

Kiat untuk dipertimbangkan:

• Ajukan pertanyaan: Saat menentukan gol, Anda dan tim mungkin ingin bertanya tentang proyek, seperti, "Apa yang kita coba capai dengan proyek ini? Apa hasil akhir yang diinginkan? Siapa pemangku kepentingan yang akan mengetahui hasil akhir proyek?"

• Diskusikan skenario risiko: Walaupun nanti Anda akan melakukan penilaian risiko lebih mendalam dalam rencana implementasi, mendiskusikan potensi skenario risiko lebih awal memberikan pemahaman yang lebih realistis terkait apa yang dapat dicapai. 

2. Lakukan riset

Setelah memahami secara luas tentang gol proyek yang ingin dicapai, Anda dapat fokus pada gol ini dengan melakukan riset seperti wawancara, diskusi kelompok, atau observasi. Riset harus bersumber dari pakar profesional di bidang Anda. Mereka mungkin saja anggota tim atau pemangku kepentingan eksternal. Hasil riset harus mencakup daftar gambaran linimasa, anggaran, dan personel proyek.

Kiat untuk dipertimbangkan:

• Kolaborasi menggunakan alat bersama: Kolaborasi lebih mudah saat alat komunikasi yang tepat tersedia. Gunakan alat kolaborasi tim untuk membagikan gol proyek dan mendapatkan umpan balik dari orang lain, terlepas dari lokasi mereka. 

3. Petakan risiko

Anda telah mendiskusikan skenario risiko di langkah pertama strategi implementasi, dan di langkah ketiga, Anda akan memetakan semua potensi risiko yang mungkin dihadapi dalam proyek. Risiko dapat mencakup segala hal, mulai cuti berbayar dan liburan hingga kendala anggaran dan kehilangan personel. 

Cara terbaik memetakan risiko adalah menggunakan daftar risiko. Alat ini akan membantu memprioritaskan risiko proyek dan bersiap menghadapinya secara tepat. Anda juga dapat melakukan analisis SWOT yang akan mengidentifikasi kelemahan atau ancaman apa pun yang memengaruhi proyek. 

Kiat untuk dipertimbangkan:

• Fleksibel dan proaktif: Memetakan risiko lebih dari sekadar strategi persiapan. Jika Anda menemukan risiko yang dapat dicegah selama tahap rencana implementasi ini, Anda dapat mengambil tindakan untuk mencegah risiko itu. Ini dapat berarti menyesuaikan gol proyek awal. 

4. Jadwalkan milestone

Menjadwalkan milestone proyek adalah langkah penting dalam proses perencanaan karena checkpoint ini membantu melacak progres selama eksekusi. Milestone berfungsi sebagai metrik, yaitu cara mengukur progres proyek dan langkah yang tersisa. 

Untuk memvisualisasikan milestone proyek dan menjaga agar tim tetap sesuai rencana, gunakan diagram Gantt. Dengan diagram Gantt, Anda dapat menyusunjadwal implementasi secara visual dan menampilkan waktu yang dihabiskan setiap tugas.

Kiat untuk dipertimbangkan:

• Tambah ruang gerak: Semua hal tidak selalu sesuai rencana sekalipun Anda mengusahakan yang terbaik dalam membuat jadwal. Dengan menambah ruang gerak pada jadwal, Anda dapat memastikan proyek tetap sesuai rencana alih-alih mempertahankan milestone yang ketat dan gagal memenuhinya.

• Jelaskan dependensi: Dependensi adalah tugas yang mengandalkan penyelesaian tugas lain. Menjelaskan dependensi mempermudah dalam menjaga proyek tetap sesuai rencana dan memenuhi milestone.

5. Beri tanggung jawab dan tugas

Setiap rencana tindakan harus berisi daftar tanggung jawab beserta anggota tim yang mengembannya. Dengan memberikan tanggung jawab, Anda dapat menilai kinerja setiap anggota tim dan lebih teliti memantau progres. Diagram RACI dapat menjadi alat manajemen proyek efektif untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab. 

Memberikan tanggung jawab berbeda dengan memberikan tugas perorangan. Satu anggota tim dapat bertanggung jawab memantau peninjauan proyek, sementara Anda mungkin menugaskan tiga anggota tim lain untuk menangani penyerahan dan komunikasi proyek ke berbagai tim untuk ditinjau. Saat memberikan tanggung jawab dan tugas, pastikan untuk memperjelas ekspektasi. 

Kiat untuk dipertimbangkan:

• Komunikasi adalah kunci: Saat memberikan peran, tanggung jawab, atau tugas, sebaiknya sampaikan alasan Anda memilih satu anggota tim daripada lainnya. Alih-alih membiarkan mereka penasaran mengapa mereka memiliki peran tertentu, Anda dapat menggunakan langkah ini dalam proses perencanaan sebagai peluang untuk menyoroti kelebihan anggota tim.

• Lacak tanggung jawab di alat bersama: Memiliki alat bersama, seperti perangkat lunak manajemen proyek dapat memberi anggota tim kejelasan mengenai siapa mengerjakan apa dan sebelum kapan.

6. Alokasikan sumber daya

Alokasi sumber daya adalah salah satu cara terbaik mengurangi risiko. Jika dapat mengatur sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek dan memastikan hal itu akan tersedia, Anda akan terhindar dari risiko kehabisan sumber daya di tengah proyek. Jika mengetahui ada kekurangan sumber daya dalam tahap proses implementasi ini, Anda dapat menyesuaikan proyek sesuai keadaan sebelum memulainya. 

Sumber daya dapat mencakup uang, personel, perangkat lunak, dan materi fisik atau teknis lain. Waktu juga dapat menjadi sumber daya karena anggota tim yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek kemungkinan mengerjakan proyek lain.

Kiat untuk dipertimbangkan: Ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda saat mengidentifikasi sumber daya yang tersedia untuk proyek: 

• Apa tingkat prioritas proyek ini? 

• Siapa yang siap mengerjakan proyek ini? 

• Berapa anggaran atau alat apa yang tersedia? 

• Sumber daya tambahan apa yang dibutuhkan? 

• Siapa yang perlu menyetujui rencana alokasi sumber daya ini?

Mengikuti langkah-langkah ini saat membuat rencana implementasi akan meningkatkan peluang mencapai gol proyek Anda. Memiliki daftar periksa item untuk dimasukkan ke dalam rencana implementasi juga dapat menyukseskan implementasi. 

Hal harus yang dimasukkan dalam rencana implementasi

Mengetahui cara membuat rencana implementasi itu penting, tapi Anda juga perlu mengetahui apa yang harus dimasukkan ke dalam rencana. Daftar periksa ini berisi enam item terpenting yang perlu dipertimbangkan jika ingin mencapai keberhasilan proyek. 

1. Tujuan

Tujuan proyek akan diuraikan di langkah pertama proses implementasi. Tetapkan gol dan tentukan metrik akan digunakan tim untuk mengukur hingga memantau progres. Dengan mengidentifikasi tujuan proyek secara jelas, Anda dan tim dapat mengukur progres dan kinerja seiring berjalannya proyek.

2. Dokumentasi ruang lingkup

Ruang lingkup proyek akan diatur di langkah kedua saat melakukan riset. Dokumentasi ruang lingkup proyek harus menguraikan batasan yang telah ditetapkan untuk proyek dan secara terperinci menentukan gol, tenggat, dan hasil akhir proyek yang akan dicapai. Menentukan ruang lingkup dalam rencana implementasi dapat membantu mencegah scope creep saat menangani proyek lebih lanjut.

3. Uraian hasil akhir

Hasil akhir merupakan gol nyata proyek Anda. Menguraikan hasil akhir yang ingin diwujudkan dapat berfungsi sebagai sumber daya saat mengelola kerangka waktu, memberi tugas, dan mengalokasikan sumber daya. 

4. Tenggat tugas

Walapun linimasa proyek dapat berubah selagi proyek berlangsung, penting untuk menjelaskan tenggat yang diharapkan selama perencanaan implementasi. Saat memperkirakan tenggat tugas, Anda dapat menjadwalkan milestone berdasarkan tenggat dan rencana ini untuk penyelesaian proyek. Anda biasanya akan melihat diagram Gantt yang digunakan untuk perencanaan strategis dan perencanaan implementasi. Ini karena diagram Gantt menampilkan informasi yang mengikuti jalur linier seperti linimasa. 

5. Penilaian risiko

Penilaian risiko akan dilakukan di langkah ketiga proses implementasi. Baik menggunakan daftar risiko, analisis SWOT, atau rencana cadangan untuk mengidentifikasi risiko, pastikan untuk menyertakan dokumen ini dalam rencana. Dengan begitu, pihak lain yang terlibat dalam proyek ini dapat memeriksa temuan Anda dan berpeluang membantu mencegah risiko ini. 

6. Peran dan tanggung jawab anggota tim

Peran dan tanggung jawab telah diberikan kepada anggota tim di langkah kelima rencana Anda, dan menyimpan informasi terperinci mengenai kedua hal ini dapat menjaga tanggunng jawab semua orang. Baik menggunakan diagram RACI atau alat lain untuk menjelaskan peran anggota tim, rencana Anda harus tersedia bagi semua orang sebagai acuan jika ada pertanyaan. 

Rencana implementasi Anda kemungkinan hanya khusus untuk proyek yang sedang dikerjakan, jadi rencana dapat berisi komponen yang tidak dicantumkan di atas. Namun, Anda dapat menggunakan enam item di atas sebagai panduan sehingga Anda mengetahui rencana tersebut komprehensif.

Banyak aspek implementasi proyek tumpang-tindih dengan perencanaan strategis. Sebagai manajer proyek, mengerjakan rencana implementasi proyek sambil mengerjakan rencana strategis dapat membantu mengurangi waktu total yang dihabiskan pada perencanaan.

Cara lain untuk menghemat waktu selama proses perencanaan adalah menyimpan semua rencana di platform manajemen kerja. Saat tim proyek siap memulai proses implementasi, semuanya ada di satu tempat yang praktis.

Manfaat memiliki rencana implementasi

Ada banyak manfaat perencanaan implementasi, dan yang utama adalah peningkatan peluang dalam keberhasilan proyek. Menerapkan rencana proyek menciptakan peta jalan untuk mengeksekusi proyek sehingga Anda dapat mencegah terjadinya masalah. 

Manfaat lain memiliki rencana implementasi meliputi:

• Komunikasi lebih baik antaranggota tim dan pemangku kepentingan utama

• Organisasi dan manajemen sumber daya yang lebih baik

• Peningkatan akuntabilitas untuk semua yang terlibat dalam proyek

• Linimasa proyek dan alur kerja harian yang lebih terstruktur

• Kolaborasi yang lebih mudah antaranggota tim

Langsung memasuki tahap eksekusi tanpa rencana implementasi terasa sperti berjalan di atas panggung untuk berpidato tanpa mengetahui apa yang akan dikatakan. Persiapan adalah kunci kinerja terbaik. 

Sederhanakan perencanaan implementasi dengan perangkat lunak manajemen proyek

Mengetahui langkah perencanaan implementasi adalah dasar manajemen proyek. Proyek yang terencana dengan baik menghasilkan proyek yang sukses.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan rencana implementasi dengan membuatnya dapat diakses semua anggota tim dan pemangku kepentingan. Menggunakan perangkat lunak online untuk membuat rencana juga berarti Anda dapat mengeditnya secara real-time, dan ini memberi ruang untuk kemajuan proses.