Apa itu manajemen risiko proyek? 6 langkah untuk mendorong kesuksesan

Proyek yang paling sukses berawal dari perencanaan dan pengelolaan yang efektif. Mengembangkan keterampilan manajemen proyek dan menerapkan strategi mitigasi manajemen proyek yang teruji dapat membantu. Meski begitu, proyek yang berkembang paling baik pun akan memiliki risiko.

Cara terbaik mencegah risiko proyek yakni dengan menghadapinya langsung. Secara proaktif membuat rencana untuk menghadapi kejadian yang tidak pasti ini dengan rencana manajemen risiko dapat membantu Anda mengendalikan tim proyek bersiap menghadapi dengan tenang daripada terlihat tidak siap di tengah situasi yang tidak terduga. 

Jika belum pernah mengembangkan rencana manajemen risiko sebelumnya, Anda mungkin menanggung konsekuensi dari risiko tidak terduga pada proyek sebelumnya. Pelajari selengkapnya tentang manajemen risiko proyek, lalu cobalah enam langkah mudah ini untuk membuat rencana manajemen risiko sendiri.

Apa itu rencana manajemen risiko proyek?

Rencana manajemen risiko proyek adalah dokumen yang menjelaskan cara tim Anda mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi potensi risiko proyek yang belum terjadi.

Risiko proyek vs. masalah dalam manajemen proyek

• Risiko proyek adalah segala sesuatu yang dapat memengaruhi kesuksesan proyek dengan menunda linimasa proyek, melebihi anggaran, atau menyebabkan penurunan kinerja proyek dengan berbagai cara.

• Masalah proyek adalah segala sesuatu yang telah memengaruhi kesuksesan proyek. Penyelesaian masalah itu pendekatan reaktif daripada pendekatan proaktif.

Dengan rencana manajemen risiko yang efektif, Anda dapat mengatasi semua potensi risiko yang mungkin muncul selama siklus proyek dan melakukan mitigasi sehingga proyek Anda tetap sesuai rencana, anggaran, dan sasaran. 

Kapan harus menggunakan manajemen risiko proyek

Rencana manajemen risiko proyek yang baik itu tidak reaktif, namun proaktif. Idealnya, Anda harus membuat rencana manajemen risiko selama fase perencanaan proyek. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi risiko dan potensi dampaknya dengan sebaik-baiknya, serta memantau risiko tersebut selama proyek berlangsung. Anda dapat memantau risiko-risiko itu jika memang menjadi masalah. Hal ini lebih baik daripada tidak mengetahui risiko tersebut.

Jika Anda ingin mengatasi risiko proyek untuk proses yang telah dimulai, pertimbangkan untuk menggunakan teori kendala, yaitu kerangka kerja untuk membantu Anda mengidentifikasi titik terlemah dalam proyek atau proses dan mengatasi dampak risiko.

6 langkah manajemen risiko proyek

Mengelola risiko proyek itu mengidentifikasi, merencanakan, dan memantau potensi risiko. Tidak semuanya akan berisiko, dan bahkan mungkin tidak ada yang berisiko. Tetapi, penilaian risiko proaktif dan manajemen insiden dapat membantu Anda bersiap dan menyesuaikan dengan cepat. Ini memastikan Anda mencapai semua tujuan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Jika Anda memulai dengan manajemen risiko, berikut ini enam langkah untuk membantu menulis rencana manajemen risiko proyek. Untuk setiap langkah, gunakan rencana risiko proyek Asana untuk menunjukkan kepada Anda gambaran rencana manajemen risiko untuk proyek berikutnya.

1. Identifikasi

Untuk mengidentifikasi risiko, buat rencana manajemen risiko proyek dengan menyusun daftar semua potensi kejadian risiko proyek. Kejadian risiko adalah segala sesuatu yang dapat memengaruhi jadwal, anggaran, atau kesuksesan proyek.

Ada berbagai cara untuk memulai proses identifikasi risiko, antara lain:

• Wawancara pemangku kepentingan proyek. Cara terbaik untuk mengidentifikasi risiko proyek adalah bertanya kepada pemangku kepentingan, pimpinan, dan pakar terkait topik tersebut. Jika mereka menjalankan proyek serupa, tanyakan kepada mereka risiko yang dihadapi dan cara dapat mencegahnya. Bahkan jika mereka belum menjalankan proyek serupa, pastikan untuk menghubungi pemangku kepentingan proyek utama untuk memastikan Anda tidak melewatkan risiko proyek penting apa pun.

• Curah pendapat potensi risiko dengan tim proyek. Tim proyek adalah orang yang akan bekerja sama dengan Anda dalam proyek setiap harinya. Sebelum Anda memulai proyek, tanyakan kepada mereka hal yang dianggap sebagai potensi risiko dan pertimbangkan untuk mengadakan sesi curah pendapat untuk mengidentifikasi risiko berat pada proyek.

• Dokumentasikan dan konfirmasikan asumsi Anda. Menurut Panduan Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), asumsi adalah segala sesuatu tentang proyek yang Anda yakini akan terjadi, tetapi tidak dijamin akan benar terjadi. Anda dapat membuat keputusan proyek berdasarkan asumsi tanpa menyadarinya. Melakukannya tanpa mendokumentasikan dan menguji asumsi dapat menghadapkan Anda pada risiko proyek. Jika asumsi Anda sebenarnya tidak benar, dasar proyek mungkin menjadi tidak stabil dan dapat mengancam kesuksesan proyek.

• Cek daftar periksa. Lihat apakah tim atau departemen telah membuat daftar periksa risiko umum. Jika belum, mulailah mendokumentasikan satu untuk menyiapkan diri Anda sukses di proyek masa depan.

• Lakukan matriks penilaian risiko.Matriks penilaian risiko mengategorikan berdasarkan tingkat keparahan ke dalam empat kelompok: Sangat parah, parah, sedang, dan ringan. Hal ini membantu untuk memprioritaskan potensi risiko yang harus ditangani terlebih dahulu. 

Saat Anda mengidentifikasi kejadian risiko penting, masukkan ke dalam daftar risiko. Seperti namanya, daftar risiko adalah daftar khusus untuk semua risiko proyek Anda. Daftar risiko Anda harus menjawab beberapa pertanyaan tentang risiko yang diketahui telah diidentifikasi, meliputi:

• Apa probabilitas potensi risiko ini?

• Berapakah probabilitas terjadinya?

• Apa dampak dan tingkat keparahannya jika risiko itu terjadi?

• Apa rencana tanggapan risiko kita?

• Dengan mempertimbangkan probabilitas dan dampaknya, apa tingkat prioritasnya?

• Siapa pemilik risiko ini?

Jangan khawatir jika Anda tidak dapat memahami semua ini sekarang, beberapa di antaranya akan dibahas lagi di langkah selanjutnya. 

2. Analisis

Untuk setiap risiko yang telah Anda identifikasi, analisis kemungkinannya, tingkat keparahan, dan rencana tanggap risiko. Tergantung pada kompleksitas risiko proyek, pertimbangkan untuk melakukan analisis risiko dengan tim proyek atau pemangku kepentingan utama. Untuk memutuskan tingkat keparahannya, pikirkan bagaimana risiko akan memengaruhi tujuan proyek Anda. Akankah itu menunda linimasa, mengacaukan anggaran, atau mengurangi dampak hasil akhir proyek? Kemudian, untuk setiap risiko, buatlah rencana tanggap risiko. Rencana tanggap risiko Anda belum tentu menjadi item tindakan untuk sekarang. Sebaliknya, itulah yang akan dilakukan tim Anda untuk menyesuaikan dan mengatasi risiko dengan cepat.

3. Prioritaskan

Untuk memprioritaskan risiko, tanyakan pada diri sendiri: berdasarkan daftar risiko dan analisis Anda, risiko mana yang paling mungkin terjadi dan paling berpotensi memengaruhi kesuksesan proyek? Risiko yang harus ditangani adalah risiko yang kemungkinan besar terjadi dan juga memiliki tingkat keparahan yang tinggi. Anda harus memantau dan menanggapi semua potensi risiko, tetapi risiko inilah yang paling harus dipantau dan paling sering diperiksa.

4. Tetapkan pemilik

Langkah ini opsional, tetapi disarankan. Meskipun risiko belum terjadi, Anda akan sangat terbantu dengan menetapkan pemilik risiko lebih awal sehingga anggota tim siap. Orang ini seharusnya tidak hanya memantau risiko tetapi juga akan menjadi orang yang tepat untuk mengembangkan rencana mitigasi risiko.

5. Pantau

Pada titik ini, proyek Anda telah dimulai. Harapannya, Anda melacak dengan baik tujuan proyek akhir. Tetapi, pastikan Anda terus memantau risiko secara aktif untuk menghindari hal tidak terduga yang tidak menyenangkan. Untuk melakukan ini:

• Kirim pembaruan status secara berkala sehingga tim proyek dan pemangku kepentingan proyek memiliki informasi yang sama. Ingat: manajemen risiko harus proaktif, bukan reaktif.

• Periksa secara langsung dengan manajer risiko individu. Setiap "pemilik" risiko harus memantau kejadian risiko untuk mengetahui adanya tanda bahaya. Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, hubungi mereka secara teratur untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.

• Pantau daftar risiko Anda untuk setiap pembaruan. Jika kemungkinan ada perubahan risiko atau rencana tanggap risiko diperbarui, perubahan itu harus terlihat dalam daftar risiko. Seperti kebanyakan elemen manajemen proyek, rencana manajemen risiko Anda harus menjadi dokumen dinamis yang digunakan tim agar tetap bekerja sesuai rencana.

Kolaborasi juga sangat penting untuk pemantauan risiko. Seringkali potensi masalah atau risiko baru yang diketahui oleh anggota tim, tetapi mungkin tidak merasa terdorong untuk segera menandainya. Pastikan Anda membangun budaya kolaborasi tim, keterbukaan, dan kejujuran.

6. Tanggapi risiko

Jika suatu saat risiko menjadi kenyataan, inilah saatnya untuk menanggapi risiko. Dengan daftar risiko dan rencana manajemen risiko, Anda harus memiliki rencana kontingensi yang bagus untuk menangani risiko.

Ingat: manajemen risiko itu bukan mencegah risiko, meskipun itu memang membantu. Sebaliknya, manajemen risiko proyek adalah praktik mempersiapkan menghadapi risiko dan memiliki rencana yang bagus sehingga Anda tidak terlihat belum siap.

Mulailah membuat templat rencana manajemen risiko Anda dengan menjelajahi galeri templat kami atau membuat metode kustom Anda sendiri.

Gol manajemen risiko proyek

Menerapkan rencana manajemen risiko dapat membantu mempersiapkan tim Anda untuk kejadian tidak terduga. Tapi sejujurnya, tidak setiap proyek membutuhkan rencana manajemen risiko yang mendalam. Jika proyek itu relatif mudah, Anda mungkin hanya perlu mengobrol singkat bersama anggota tim untuk mencurahkan pendapat dan mengatasi semua potensi risiko. 

Ruang lingkup proyek ini kecil, tidak memakan banyak waktu anggota tim atau sumber daya luar (seperti anggaran atau bandwidth), dan mungkin merupakan proses yang telah sukses Anda selesaikan sebelumnya.

Jika mengerjakan inisiatif kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan proyek lintas fungsi dan sumber daya penting, Anda akan mendapatkan manfaat dari rencana manajemen risiko proyek. Ini adalah proyek tempat Anda mungkin menginvestasikan banyak waktu dan bandwidth anggota tim atau menyiapkan investasi keuangan yang besar. Dengan rencana manajemen risiko, Anda dapat memastikan proyek tetap dalam ruang lingkup proyek dan pada akhirnya sukses.

Sertakan manajemen risiko proyek ke dalam sesi perencanaan proyek Anda berikutnya

Proyek yang sukses memiliki rencana yang hebat, dan manajemen risiko adalah kunci untuk proses perencanaan tahap awal itu. Pastikan untuk menyertakan strategi manajemen risiko proyek ke dalam dokumen perencanaan tahap awal, seperti brief proyek. Dengan begitu, setiap orang dapat mengakses rencana manajemen risiko Anda dan mereka dapat secara proaktif bereaksi terhadap setiap risiko tinggi yang terjadi.

Untuk panduan perencanaan proyek lainnya, cari tahu cara Asana dapat membantu Anda melacak gol, menentukan milestone, dan mengomunikasikan semuanya di satu tempat.