7 langkah cepat dan mudah membuat matriks keputusan beserta contoh

Keputusan, keputusan, keputusan. Mengambil keputusan yang baik dapat membantu Anda mengarahkan tim ke tujuan yang benar dan mencapai gol. Tapi, bagaimana Anda mengetahui keputusan yang tepat? Saat dihadapkan dengan dua pilihan yang tampak sama, apa Anda melempar koin? Melempar dadu? Meminta bantuan Magic 8-Ball? 

Pengambilan keputusan adalah bagian penting dalam perencanaan bisnis yang baik. Tapi, mengetahui opsi yang tepat mungkin sulit dilakukan. Kuncinya, mengambil keputusan cepat tanpa tergesa-gesa dan mengambil keputusan yang tepat tanpa kehilangan percepatan.

Jika terdengar seperti teka-teki yang mustahil, jangan khawatir, ini tidak serumit itu. Dengan matriks keputusan, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi pro dan kontra setiap opsi, mempertimbangkan berbagai variabel, dan mengambil keputusan yang baik dengan cepat dan mudah.

Apa itu matriks keputusan?

Maktriks keputusan adalah alat untuk mengevaluasi dan memilih opsi terbaik di antara beragam pilihan. Alat ini sangat berguna jika Anda memutuskan di antara lebih dari satu opsi dan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan untuk mengambil keputusan final.

Anda mungkin telah mendengar istilah lain dari matriks keputusan sekalipun semuanya membahas hal yang sama. Beberapa nama lain matriks keputusan termasuk:

• Matriks Pugh

• Analisis kisi

• Multi-attribute utility theory

• Matriks pemilihan masalah

• Kisi keputusan

Kapan menggunakan matriks keputusan

Anda tidak harus selalu menggunakan matriks keputusan. Proses ini berdampak besar, dan relatif mudah, tetapi paling efektif untuk memutuskan di antara beberapa opsi yang sebanding. Jika kriteria evaluasi sejumlah pilihan tidak sama, matriks keputusan kemungkinan bukan alat pengambilan keputusan terbaik. Contoh, matriks keputusan tidak akan membantu memutuskan tujuan yang harus dicapai tim tahun depan karena hal-hal yang Anda putuskan tidak sebanding.

Gunakan matriks keputusan jika Anda:

• Membandingkan beberapa opsi yang serupa

• Mempersempit beberapa opsi menjadi satu keputusan final

• Mempertimbangkan berbagai faktor penting 

• Ingin meninjau keputusan dari sudut pandang yang logis, bukan yang emosional atau intuitif

Jika matriks keputusan tidak cocok untuk situasi Anda saat ini, pelajarilah pendekatan pengambilan keputusan lain di bawah ini.

Cara membuat matriks keputusan dalam 7 langkah

Matriks keputusan dapat membantu mengevaluasi opsi terbaik di antara berbagai pilihan berdasarkan beberapa faktor penting dan signifikansi terkait. Ada tujuh langkah membuat matriks keputusan:

1. Identifikasi alternatif

Matriks keputusan adalah alat yang berguna untuk memutuskan opsi terbaik di antara serangkaian pilihan yang serupa. Sebelum membuat matriks, identifikasi opsi-opsi yang akan diambil.

Contoh, misalnya, tim Anda meluncurkan kampanye merek baru musim panas ini. Anda harus memutuskan vendor untuk membuat visual dan video desain. Saat ini, Anda telah mengidentifikasi tiga agensi desain, tetapi masing-masing memiliki pro dan kontra.

2. Identifikasi pertimbangan penting

Langkah kedua dalam membuat matriks keputusan adalah mengidentifikasi pertimbangan penting yang menjadi faktor dalam keputusan Anda. Rangkaian kriteria ini membantu Anda mengidentifikasi keputusan terbaik dan menghindari subjektivitas.

Melanjutkan contoh kami, tim Anda telah memutuskan bahwa kriteria penting yang menjadi faktor saat memilih agensi desain adalah: biaya, pengalaman, komunikasi, dan ulasan pelanggan sebelumnya.

3. Buat matriks keputusan

Matriks keputusan adalah kisi yang memungkinkan Anda membandingkan pertimbangan penting di antara berbagai opsi.

Tentu saja, kami membuat matriks keputusan kami di Asana. Asana adalah alat manajemen kerja yang dapat membantu Anda mengatur dan mengeksekusi pekerjaan di organisasi dan memberikan kejelasan yang dibutuhkan tim untuk meraih gol mereka lebih cepat. 

Contoh, berikut tampilan kerangka matriks keputusan Anda di Asana jika Anda memutuskan antara tiga agensi dan mempertimbangkan biaya, pengalaman, komunikasi, serta ulasan pelanggan:

4. Isi matriks keputusan Anda

Sekarang, beri nilai setiap pertimbangan pada skala yang telah ditentukan sebelumnya. Jika tidak ada variasi yang luas antar opsi, gunakan skala 1-3, dengan 3 menjadi nilai terbaik. Untuk opsi lainnya, gunakan skala 1-5, dengan 5 menjadi nilai terbaik. 

Di sinilah saat manfaat matriks keputusan benar-benar mulai terlihat. Contoh, misalnya, Anda memutuskan antara tiga agensi dan memiliki empat kriteria penting, tetapi Anda tidak membuat matriks keputusan. Berikut perbandingan setiap agensi: 

• Agensi 1 sangat hemat biaya, tetapi mereka tidak memiliki banyak pengalaman. Komunikasi dan ulasan pelanggan mereka tampak biasa saja. 

• Agensi 2 tidak begitu hemat biaya, tetapi mereka bukan agensi paling mahal. Mereka cukup berpengalaman dan memiliki ulasan pelanggan yang bagus, tetapi komunikasi mereka sejauh ini agak kurang.

• Agensi 3 adalah yang paling mahal, tetapi mereka sangat berpengalaman. Komunikasi mereka sejauh ini biasa saja dan ulasan pelanggan mereka sangat baik. 

Tiga deskripsi ini relatif serupa, sulit untuk memilih yang lebih baik berdasarkan paragraf pendek, khususnya karena setiap agensi memiliki pro dan kontra tersendiri. Sebagai alternatif, berikut tampilan tiga agensi dan keempat pertimbangan pada matriks keputusan saat dinilai mulai 1-5, dengan 5 menjadi nilai terbaik:

5. Tambah bobot

Kadang, ada pertimbangan tertentu yang lebih penting dari yang lain. Dalam kasus tersebut, gunakan matriks keputusan berbobot untuk mengidentifikasi opsi terbaik bagi Anda. 

Melanjutkan contoh kami, bayangkan Anda benar-benar tidak bisa melebihi anggaran, jadi biaya adalah faktor penting dalam proses pengambilan keputusan. Ulasan pelanggan juga penting karena hal ini memberikan gambaran dasar tentang efektivitas setiap agensi di masa lalu. 

Untuk menambah bobot ke matriks keputusan, tentukan satu angka (antara 1-3 atau 1-5, tergantung jumlah opsi yang Anda miliki) untuk setiap pertimbangan. Selanjutnya, dalam proses pengambilan keputusan, kalikan faktor bobot dengan setiap pertimbangan.

Berikut tampilannya dalam contoh kami: 

6. Kalikan skor berbobot

Setelah menerapkan skala penilaian dan menentukan bobot setiap pertimbangan, kalikan bobot dengan setiap pertimbangan. Ini memastikan bahwa pertimbangan paling penting diberi bobot lebih banyak, dan pada akhirnya akan membantu Anda memilih agensi terbaik.

Melanjutkan contoh kami, berikut tampilan matriks saat Anda menerapkan skor berbobot ke setiap pertimbangan untuk setiap agensi:

7. Hitung skor total

Setelah mengalikan skor berbobot, tambahkan semua pertimbangan untuk setiap agensi. Pada titik ini, Anda harus memiliki jawaban yang jelas dan berbasis angka untuk keputusan terbaik.

Contoh, berikut tampilan matriks keputusan finalnya: 

Seperti yang Anda lihat, Agensi 2 memiliki skor tertinggi, jadi merekalah agensi yang sebaiknya dipilih. Sekalipun Agensi 1 lebih murah, biaya rata-rata dan tahun pengalaman serta ulasan pelanggan yang luar biasa menjadikan agensi 2 sebagai opsi terbaik untuk tim. Langkah yang tersisa hanyalah menghubungi agensi tersebut dan melanjutkan ke kampanye merek. 

Contoh matriks keputusan

Anda dapat menggunakan matriks keputusan untuk berbagai keputusan bisnis selama mempertimbangkan opsi terbaik di antara beragam pilihan. Keputusan ini tidak harus selalu penting bagi bisnis. Anda juga dapat menggunakan model ini untuk mengambil keputusan sederhana dengan cepat. 

Contoh, buat matriks keputusan untuk memutuskan kursi yang akan dibeli untuk pengaturan kerja dari rumah. Anda menyukai empat kursi berbeda, dan pertimbangan pentingnya adalah kenyamanan, biaya, serta ulasan. 

Alternatif pengambilan keputusan

Jika metode matriks keputusan tidak begitu cocok untuk pilihan Anda, cobalah: 

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower adalah kisi 2x2 untuk membantu Anda memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan signifikansi. Matriks ini berguna jika Anda mengatur berbagai tugas yang tidak sama dan harus memutuskan tugas atau inisiatif yang dikerjakan pertama. 

• Pada sudut kiri atas, cantumkan pekerjaan mendesak dan penting: Tugas-tugas ini adalah prioritas utama. Lakukan sekarang atau sesegera mungkin.

• Pada sudut kanan atas, cantumkan pekerjaan penting tapi kurang mendesak: Untuk memastikan Anda mengerjakannya, jadwalkan tugas di kalender atau simpan tenggat di alat manajemen proyek.

• Pada sudut kiri bawah, cantumkan pekerjaan tidak penting tapi mendesak: Tugas-tugas ini harus dikerjakan, tetapi kemungkinan ada orang yang lebih baik untuk pekerjaan ini. Delegasikan pekerjaan ini jika memungkinkan.

• Pada sudut kanan bawah, cantumkan pekerjaan tidak penting dan kurang mendesak: Tunda atau jangan kerjakan tugas ini. Menjelaskan prioritas Anda dan memberi tahu anggota tim bahwa Anda tidak bisa mengerjakan sesuatu saat ini adalah salah satu cara mengurangi kelelahan bekerja.

Peta analisis pemangku kepentingan dan diagram RACI

Salah satu keputusan terpenting yang harus diambil selama proses perencanaan proyek adalah memutuskan pemangku kepentingan yang harus disertakan, diajak berunding, atau diberi informasi. Untuk keputusan ini, buat peta analisis pemangku kepentingan. Peta ini membantu Anda mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan pengaruh dan kepentingan terkait. 

Ada empat kategori dalam peta analisis pemangku kepentingan:

• Pengaruh tinggi dan kepentingan tinggi: Libatkan pemangku kepentingan ini dalam perencanaan proyek dan proses pengambilan keputusan. 

• Pengaruh tinggi dan kepentingan rendah: Beri tahu pemangku kepentingan ini tentang proyek dan pantau kepentingan mereka jika mereka ingin lebih dilibatkan.

• Pengaruh rendah dan kepentingan tinggi: Terus berikan informasi terbaru tentang proyek kepada pemangku kepentingan ini. Tambahkan mereka ke pembaruan status proyek Anda sehingga mereka dapat terus memiliki informasi terkini.

• Pengaruh rendah dan kepentingan rendah: Berkomunikasilah dengan pemangku kepentingan ini pada checkpoint rutin, tetapi jangan terlalu memikirkan untuk terus memberi mereka informasi.

Setelah mengetahui pemangku kepentingan utama, Anda juga dapat membuat diagram RACI. RACI singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Diagram RACI dapat membantu Anda memutuskan pengambil keputusan utama untuk setiap tugas atau inisiatif. 

Sesi curah pendapat tim

Kadang, cara terbaik dalam mengambil keputusan adalah menggelar curah pendapat tim yang baik secara konvensional. Adakan sesi curah pendapat whiteboard atau bagikan ide di alat manajemen proyek. 

Di Asana, kami suka menggunakan papan Kanban untuk sesi curah pendapat dinamis. Untuk memulai, fasilitator curah pendapat membuat Papan tempat anggota tim dapat menambahkan ide, pemikiran, atau umpan balik. Lalu, setelah semua orang telah menambahkan ide, setiap anggota tim mempelajari dan "menyukai" saran individu. Kemudian, tim mendiskusikan tugas dengan suka terbanyak dalam kelompok untuk memutuskan hal yang harus dilanjutkan.

Ucapkan selamat tinggal pada spekulasi untuk pengambilan keputusan

Mengambil keputusan cepat adalah bagian penting dalam perencanaan proyek dan manajemen proyek yang baik. Baik menggunakan matriks keputusan untuk mengambil keputusan kompleks atau sederhana, alat ini dapat membantu Anda mempertimbangkan berbagai faktor dan mengambil keputusan terbaik untuk tim. 

Untuk mengetahui selengkapnya tentang manajemen proyek, pelajari 25 keterampilan manajemen proyek penting yang diperlukan untuk meraih keberhasilan.