Apa itu analisis pemangku kepentingan dan mengapa itu penting?

Anggap proyek Anda sebagai film nominasi Oscar. Anda menang, dan harus maju serta menyampaikan pidato penting. Kepada siapa Anda berterima kasih?

Dalam manajemen proyek, Anda akan berterima kasih kepada pemangku kepentingan proyek, orang-orang yang memiliki kepentingan dalam proyek dan yang telah membantu menyelesaikannya. Pemangku kepentingan proyek dapat bervariasi, dari orang yang melakukan pekerjaan, orang yang menyetujui pekerjaan hingga orang-orang tempat Anda bekerja, tetapi mereka semua penting.

Percaya atau tidak, mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek bisa lebih sulit daripada menyiapkan pidato penerimaan Oscar. Di situlah peta analisis pemangku kepentingan dapat berperan. Dengan membuat peta analisis pemangku kepentingan, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengelola pemangku kepentingan proyek. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membuat peta analisis pemangku kepentingan dan memperbesar dampak proyek. Inilah caranya.

Apa itu pemangku kepentingan dalam manajemen proyek?

Pemangku kepentingan proyek adalah orang-orang yang dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek yang sedang dikerjakan. Pemangku kepentingan dapat berasal dari setiap tingkat organisasi, dari kontributor individu hingga eksekutif senior. Namun, jika mereka terlibat dalam proyek, mereka penting. Bahkan, jika pemangku kepentingan tidak terlibat langsung dalam pekerjaan proyek harian, mereka masih mungkin terpengaruh hasilnya.

Apa itu peta analisis pemangku kepentingan?

Peta analisis pemangku kepentingan adalah cara untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek dan dampaknya terhadap proyek berdasarkan dua aspek utama: dampak pemangku kepentingan dan minat pemangku kepentingan. Peta pemangku kepentingan dapat membantu Anda memahami pemangku kepentingan yang berdampak tinggi dan rendah pada proyek serta pemangku kepentingan yang memiliki minat tinggi atau rendah terhadap pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pemangku kepentingan proyek, dengan cara yang paling sesuai untuk mereka.

Apa itu manajemen pemangku kepentingan?

Setelah membuat peta, manajemen pemangku kepentingan adalah proses berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek. Dengan manajemen pemangku kepentingan, Anda dapat memastikan sudah membagikan tingkat informasi yang tepat dengan pemangku kepentingan pada waktu yang tepat, baik itu pembaruan tingkat tugas, laporan status proyek rutin, maupun ikhtisar program yang lebih besar.

Membuat rencana komunikasi merupakan bagian penting manajemen pemangku kepentingan. Sebagai bagian dari rencana komunikasi Anda, jelaskan kanal, email, pesan, dan platform manajemen kerja yang mana yang harus digunakan pemangku kepentingan dan kapan, sesering apa detail berbeda harus dikomunikasikan, dan siapa yang bertanggung jawab atas tiap-tiap kanal yang berbeda itu.

Cara mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek

Secara umum, hampir semua orang dapat terpengaruh hasil proyek. Namun, dalam manajemen proyek, pemangku kepentingan proyek adalah orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan proyek, dalam kapasitas tertentu. Ini termasuk pemangku kepentingan penting yang memberi persetujuan atas hasil akhir proyek, atau anggota tim yang melakukan pekerjaan dari titik A ke titik B. Anggota audiens target juga merupakan pemangku kepentingan proyek karena mereka paling terpengaruh oleh keputusan yang Anda ambil.

Pada dasarnya, Anda dapat mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek dengan mengajukan satu pertanyaan sederhana kepada diri sendiri: “Apakah pekerjaan yang saya lakukan akan memengaruhi orang itu?” Jika jawabannya ya, kemungkinan besar ia pemangku kepentingan proyek.

Ingatlah, tidak semua orang yang terpengaruh proyek Anda memiliki suara terhadap jalannya proyek. Pemangku kepentingan utama, seperti yang akan dibahas dalam artikel ini, adalah mereka yang memiliki suara untuk memengaruhi hasil suatu proyek. Mengetahui siapa pemangku kepentingan utama dapat membantu meningkatkan hubungan pemangku kepentingan dan mendapatkan kepercayaan dari orang-orang yang paling penting.

Dua jenis pemangku kepentingan yang mungkin Anda temui dalam proyek

Secara umum, ada dua jenis pemangku kepentingan proyek: pemangku kepentingan internal dan pemangku kepentingan eksternal. Pemangku kepentingan internal bisa jadi mereka yang Anda ingat ketika memikirkan pemangku kepentingan. Ini termasuk orang-orang yang bekerja di perusahaan, dari bawahan langsung hingga pimpinan eksekutif yang memiliki keterlibatan tinggi dalam proyek. Di sisi lain, pemangku kepentingan eksternal adalah orang-orang di luar organisasi, termasuk pelanggan, agensi atau kontraktor, pengguna, investor, pemasok, atau kontributor eksternal lainnya.

Jenis pemangku kepentingan internal

• Manajer proyek

• Anggota tim proyek

• Manajer portofolio proyek dan/atau manajer program

• Sponsor proyek, jika ada

• Pemimpin eksekutif

• Tim internal lintas fungsi lainnya

Jenis-jenis pemangku kepentingan eksternal

• Pelanggan

• Kontraktor

• Subkontraktor

• Pengguna

• Investor

• Pemasok

Manfaat melakukan analisis pemangku kepentingan

Pemangku kepentingan yang baik mendatangkan banyak manfaat ke dalam proyek. Selama fase perencanaan proyek, pemangku kepentingan adalah pemandu Anda untuk mengetahui arah proyek. Pemangku kepentingan internal dapat mendukung Anda membuat anggaran atau rencana manajemen sumber daya untuk proyek itu. Mengetahui pemangku kepentingan eksternal dapat membantu Anda menetapkan ruang lingkup proyek dan tujuan proyek. Kemudian, setelah proyek berjalan, pemangku kepentingan proyek yang baik dapat memberi dukungan, membantu saat terjadi kesalahan, dan menjaga tim terus termotivasi.

Memahami dengan jelas pemangku kepentingan proyek dapat membantu Anda mendapatkan kepercayaan dan menjalankan proyek dengan lebih efektif. Selain itu, analisis pemangku kepentingan dapat membantu Anda:

• Mendapatkan lebih banyak dukungan dan sumber daya

• Meningkatkan visibilitas proyek, terutama untuk pemangku kepentingan eksekutif

• Mencegah hambatan yang berbiaya mahal nantinya dalam siklus proyek

• Berkomunikasi melalui kanal yang tepat pada waktu yang tepat

• Membagikan tingkat informasi yang tepat dengan pemangku kepentingan Anda

4 langkah membuat peta analisis pemangku kepentingan

Mengidentifikasi dan mengelola pemangku kepentingan proyek adalah cara hebat untuk mempersiapkan proyek yang sukses. Jika para pemangku kepentingan proyek utama percaya, mereka memberi dukungan yang sangat penting selama siklus proyek. Sebaliknya, tanpa pemangku kepentingan yang mendukung, Anda mungkin harus menetapkan ekspektasi pemangku kepentingan di tengah-tengah proyek, yang dapat menyebabkan perubahan dan risiko proyek yang tidak semestinya. Untuk menghindarinya, berikut ini empat langkah yang perlu Anda ambil untuk membuat peta analisis pemangku kepentingan yang efektif.

Langkah 1: Identifikasi pemangku kepentingan

Sebelum mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, Anda harus terlebih dahulu mengetahui siapa pemangku kepentingan proyek Anda. Pastikan untuk melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Untuk mengetahui siapa pemangku kepentingan proyek, tanyakan kepada diri sendiri:

• Siapa yang tertarik dengan proyek ini?

• Siapa yang akan terpengaruh proyek ini?

• Siapa yang dapat mempengaruhi proyek ini?

• Siapa yang dapat menyetujui/menolak proyek ini?

Jika Anda perlu bantuan melacak pemangku kepentingan, buatlah bagan RACI atau daftar pemangku kepentingan untuk melacak siapa saja mereka, mengapa mereka penting, dan apa dampaknya terhadap proyek. Sebelum Anda melanjutkan ke langkah kedua, lakukan uji singkat. Tanyakan kepada diri sendiri:

• Adakah pemangku kepentingan internal lain yang harus saya ketahui, seperti manajer sumber daya atau manajer portofolio proyek?

• Sudahkah saya memasukkan semua pimpinan dan manajer proyek utama?

• Ada pemangku kepentingan eksternal yang saya lewatkan, dan mungkin dapat terpengaruh hasil proyek ini?

Langkah 2: Tentukan tingkat pengaruh-kepentingan para pemangku kepentingan

Keterlibatan pemangku kepentingan yang tinggi dapat meningkatkan proyek Anda. Cara terbaik memastikan keterlibatan yang tinggi yaitu dengan membuat peta pemangku kepentingan yang jelas dan menguraikan tingkat pengaruh-minat setiap pemangku kepentingan. Kisi-kisi ini, terkadang disebut power-interest grid (kisi kekuatan-minat) atau interest matrix (matriks minat), adalah cara terbaik untuk memvisualisasikan empat kelompok pemangku kepentingan utama.

Empat kelompok pemangku kepentingan utama:

• Pengaruh dan minat tinggi. Pemangku kepentingan ini kemungkinan adalah pemberi persetujuan atau sponsor proyek. Secara eksternal, pemangku kepentingan ini juga adalah mitra utama atau pelanggan. Pastikan untuk rutin memeriksa para pemangku kepentingan ini untuk memastikan keselarasan ekspektasi Anda. Selama proyek berlangsung, pastikan untuk berkolaborasi aktif dengan para pemangku kepentingan proyek ini. Anggap saja mereka pemain utama dalam tim pemangku kepentingan.

• Pengaruh tinggi dan minat rendah. Pemangku kepentingan ini dapat memblokir atau mendukung proyek, tetapi mungkin mereka tidak tertarik untuk melakukannya. Mereka mungkin mitra lintas fungsi jauh atau kepemimpinan eksekutif di perusahaan Anda. Pastikan pemangku kepentingan ini mengetahui dasar-dasar proyek Anda. Jika perlu, mintalah pemangku kepentingan yang memiliki kekuatan dan minat tinggi untuk membantu mengelola hubungan. Ingatlah, meskipun minat mereka rendah, pekerjaan mereka mungkin terpengaruh oleh pekerjaan Anda, dan Anda harus memahami fakta itu. Selama proyek berlangsung, terus berikan informasi umum kepada pemangku kepentingan proyek untuk memastikan mereka puas dengan progres proyek.

• Pengaruh rendah dan minat tinggi. Anda mungkin tidak memerlukan persetujuan dari kelompok pemangku kepentingan ini, terutama untuk detail proyek awal. Anda harus terus membagikan informasi kepada pemangku kepentingan ini selama Langkah 4. Selama proyek berlangsung, terus berikan informasi kepada pemangku kepentingan proyek ini.

• Pengaruh rendah dan minat rendah. Mereka adalah pemangku kepentingan sekunder. Tergantung pada ukuran dan kompleksitas pekerjaan, Anda mungkin ingin memberikan informasi secara tidak rutin terkait laporan status proyek, atau sama sekali tidak memberikan informasi sampai proyek berakhir. Namun, selama proyek berlangsung, pastikan Anda menghubungi pemangku kepentingan ini jika mereka ingin lebih terlibat.

Langkah 3: Pahami kebutuhan pemangku kepentingan

Pada kenyataannya, beberapa pemangku kepentingan mungkin tidak setuju dengan elemen-elemen tertentu dari proyek. Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memahami kebutuhan dan perspektif mereka serta menemukan solusi yang tidak berdampak negatif pada keberhasilan proyek. Tugas Anda bukan untuk melakukan semua yang diminta pemangku kepentingan proyek, melainkan mendengarkan dan memahami kebutuhan mereka.

Terkadang orang yang terasa seperti “pemangku kepentingan yang sulit” hanya karena memiliki prioritas berbeda dari Anda. Mungkin pekerjaan Anda justru mengganggu sebagian pekerjaan mereka. Jika mencoba melihat sesuatu dari perspektif mereka, Anda memiliki peluang yang lebih besar untuk menemukan solusi dan mengubah situasinya menjadi saling menguntungkan.

Jika ragu, tempatkan diri Anda di posisi orang lain. Tanyakan kepada diri sendiri:

• Apa yang mereka butuhkan?

• Tingkat komunikasi apa yang mereka inginkan?

• Apa strategi komunikasi yang paling efektif?

• Adakah pengaruh atau influencer bagi para pemangku kepentingan ini?

• Bagaimana Anda dapat secara akurat mengidentifikasi minat pemangku kepentingan?

Langkah 4: Selalu berbagi informasi dengan pemangku kepentingan

Setelah mengidentifikasi pemangku kepentingan dan memikirkan kebutuhan mereka, pastikan Anda mengundang mereka ke sesi perencanaan proyek dan rapat perdana, jika ada. Pemangku kepentingan utama juga harus menandatangani piagam proyek, rencana proyek, tujuan proyek, dan ruang lingkup proyek.

Saat proyek Anda berjalan, pastikan untuk memperbarui informasi tentang perubahan dan progres kepada pemangku kepentingan yang relevan. Selain meningkatkan visibilitas, mendokumentasikan proses Anda lebih awal dapat mengurangi risiko miskomunikasi di kemudian hari.

Meskipun harus menargetkan untuk mengundang berbagai pemangku kepentingan yang berbeda, pastikan Anda selalu memprioritaskan pemangku kepentingan utama. Anda tidak harus mendapatkan persetujuan semua orang untuk segala hal. Jika ragu, lihat kembali peta analisis pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi siapa saja yang harus diberikan informasi.

Anda dapat bertemu dengan beberapa pemangku kepentingan (misalnya, pemangku kepentingan yang memiliki kekuatan dan minat tinggi) untuk sering mendiskusikan proyek dan mengatasi tantangan yang tidak terduga. Tetapi, agar pemangku kepentingan lainnya terus mendapatkan informasi, kirimkan pembaruan status proyek secara berkala terkait milestone yang baru saja selesai, hambatan, dan langkah selanjutnya. Kami menyarankan Anda mengirim pembaruan setiap dua minggu, atau lebih sering jika sedang mengerjakan inisiatif yang kompleks.

Masalah umum pemetaan pemangku kepentingan

Tidak ada solusi sempurna untuk komunikasi pemangku kepentingan. Tapi inilah masalah yang paling umum dan cara Anda bisa menghindarinya:

Kurangnya batasan

• Masalah: Pemangku kepentingan proyek yang terlalu bersemangat menyebabkanscope creep.

• Solusi: Terapkan proses kontrol perubahan.

Terkadang, pemangku kepentingan proyek yang terlalu bersemangat dapat berdampak negatif. Anda telah menghabiskan banyak waktu untuk merencanakan proyek dan mencari tahu hasil akhir. Namun, jika terlalu banyak pemangku kepentingan memiliki ide untuk hasil akhir baru, jadwal yang diperbarui, atau anggaran yang disesuaikan, proyek dapat dengan cepat menyimpang dari rencana.

Cara terbaik untuk menetapkan batasan dengan pemangku kepentingan adalah dengan menerapkan proses kontrol perubahan. Dengan membuat proses untuk mengusulkan, meninjau, dan menerima perubahan pada ruang lingkup proyek, Anda dapat memastikan proyek dinamis dan memiliki informasi terkini, tanpa khawatir mengalami scope creep. Ada empat elemen untuk proses kontrol perubahan:

1. Pemangku kepentingan proyek mengajukan permintaan perubahan.

2. Pemangku kepentingan utama meninjau permintaan tersebut.

3. Setujui, tolak, atau tunda perubahan tersebut.

4. Sesuaikan ruang lingkup atau tujuan proyek. 

Lupa memasukkan pemangku kepentingan

• Masalah: Selama fase identifikasi pemangku kepentingan awal, Anda melupakan pemangku kepentingan yang memiliki minat tinggi terhadap inisiatif ini.

• Solusi: Libatkan tim proyek Anda selama fase identifikasi pemangku kepentingan.

Anda mungkin melupakan pemangku kepentingan lintas fungsi, atau lupa menambahkannya ke daftar pemangku kepentingan, atau lupa menghitung tingkat pengaruh dan minat mereka. Kesalahan seperti itu bisa saja terjadi. Tetapi, Anda ingin menghindarinya sebisa mungkin, terutama bagi para pemangku kepentingan yang memiliki pengaruh dan minat tinggi.

Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan melibatkan tim proyek selama proses identifikasi pemangku kepentingan. Adakan sesi curah pendapat tim untuk mengidentifikasi dan mengategorikan setiap pemangku kepentingan sehingga tidak ada yang tertinggal dari daftar. Jika Anda masih tidak yakin, minta manajer atau sponsor proyek untuk memeriksa daftar dan memastikan tidak ada yang terlewatkan untuk dimasukkan. Jika ragu, tanyakan!

Pemangku kepentingan tidak terlibat terlalu awal

• Masalah: Anda telah memulai proyek, dan kemudian memulai analisis pemangku kepentingan.

• Solusi: Lain kali, buat peta analisis pemangku kepentingan terlebih dahulu.

Ini sudah jelas, tetapi sebaiknya dimasukkan. Jika Anda melupakan pemangku kepentingan, jadikan itu kesempatan belajar untuk proyek Anda berikutnya. Misalnya, jika Anda lupa membuat peta analisis pemangku kepentingan hingga proyek mulai, buatlah catatan agar tidak melupakannya pada lain waktu.

Kunci untuk mengelola pemangku kepentingan adalah kejelasan

Untuk memastikan proyek berjalan lancar, Anda perlu memastikan ekspektasi pemangku kepentingan sesuai dengan hasil akhir proyek. Dengan kata lain, Anda perlu meningkatkan dan memperkuat kejelasan di seluruh proyek.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat manajemen kerja, seperti Asana. Alat manajemen kerja membantu Anda mengoordinasikan orang dan pekerjaan di semua tingkat organisasi Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, baca pengantar tentang manajemen kerja.