Intégration à distance : défis majeurs et astuces pour un recrutement réussi

Repensez à une expérience professionnelle passée dans un environnement de travail traditionnel ; plus particulièrement à votre premier jour au bureau. Vous êtes arrivé avec quelques papiers, une tenue achetée pour l’occasion et une bonne dose de stress. Votre manager vous a salué lors de votre arrivée, tandis qu’un collègue de l’équipe informatique, prévenant, avait déjà équipé votre bureau. Vous avez aussi serré la main de tout un tas de nouvelles têtes (vous n’avez pas assez de doigts pour les compter). Peut-être êtes-vous même allés déjeuner avec votre équipe ou boire un verre entre collègues après le travail.

Imaginez maintenant votre grande première, mais sans mettre un pied dans l’entreprise. Vous vous installez à votre bureau personnel (ou sur votre table de cuisine) avec une bonne tasse de thé ou de café maison et votre ordinateur. Votre niveau de stress quant à lui n’a pas changé, mais cette fois-ci, personne pour vous accueillir à votre arrivée. Une fois assis, vous allumez votre ordinateur... et ensuite ?

Cet article est là pour combler ce vide.

En quoi consiste l’intégration des employés à distance ?

Le recrutement à distance est un processus qui consiste à accueillir de nouvelles recrues au sein de votre équipe et à faciliter leur adaptation. Même s’il est impossible de rencontrer vos collaborateurs en personne, un processus d’intégration virtuel efficace donne aux nouveaux employés le sentiment d’être à leur place. Pendant cette période de transition, les nouveaux venus acquièrent les compétences qui leur sont nécessaires pour assumer leurs responsabilités, découvrent la culture de l’entreprise et tissent des liens avec leurs collègues. C’est aussi l’occasion pour les concernés de découvrir et prendre en main les outils avec lesquels ils vont travailler : ordinateur, outil de messagerie et tout autre logiciel de collaboration employé par votre équipe.

Pourquoi intégrer les employés à distance est-il important ?

Ces deux dernières années, la pandémie de COVID-19 a provoqué un séisme dans le monde professionnel, avec notamment une explosion du travail à distance. Selon une enquête Gallup réalisée en 2021, près de la moitié des salariés américains travaillent désormais depuis chez eux toute la journée ou plusieurs heures par jour. En outre, neuf travailleurs interrogés sur dix souhaitent poursuivre le télétravail, au moins en partie, une fois la pandémie derrière nous.

Si le travail à distance offre aux employés une plus grande flexibilité, il présente également certains défis, notamment en ce qui concerne l’intégration des employés. Lorsque les nouvelles recrues ne peuvent pas rencontrer leurs collègues en personne et travailler à leurs côtés quotidiennement, encourager le sentiment d’appartenance et suivre si l’adaptation des nouveaux membres d’équipe se passe bien peut s’avérer difficile. Les individus recrutés à distance doivent également se familiariser dès le premier jour avec certains outils de communication virtuelle : tchat, outil de visioconférence ou encore logiciels de gestion de projet.

Malgré tout, l’intégration est essentielle à la réussite des employés. Selon une étude menée par Glassdoor, les entreprises dotées d’un solide programme d’intégration sont capables d’améliorer la fidélisation des employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %. En bref, nous devons accorder une attention particulière à nos processus d’intégration à distance afin de veiller à ce que les nouveaux arrivants disposent des outils et informations dont ils ont besoin pour réussir. Heureusement, gérer vos activités à la maison ne vous empêche pas de concevoir une expérience d’intégration virtuelle de qualité. Le secret ? Redoubler d’efforts pour planifier au mieux le travail et vous doter de bons outils professionnels.

4 grands défis du recrutement à distance et nos solutions pour les surmonter

Intégrer des employés à distance suppose quelques efforts supplémentaires en matière de planification, mais rien ne vous empêche de faire le maximum pour assurer la réussite des petits nouveaux qui travaillent à la maison. Voici quatre défis fréquemment rencontrés lors du recrutement d’une équipe virtuelle, accompagnés de solutions pour tenter d’éviter ces écueils.

1. Configurer et prendre en main ses outils technologiques

Défi : les employés recrutés à distance doivent installer eux-mêmes leurs nouveaux équipements.

Lors d’une nouvelle prise de poste dans un environnement de bureau, l’équipement est souvent déjà prêt à votre arrivée ou est installé le premier jour. En général, un bureau sera mis à votre disposition, avec un équipement complet et fonctionnel (ordinateur, moniteur, clavier et souris). Une présentation rapide aux collègues et hop, vous êtes prêt à vous mettre au travail.

Pour les prises de poste à distance, les choses sont un peu différentes. Puisque votre nouvelle recrue ne peut pas se rendre au bureau en personne, vous devez lui envoyer le matériel électronique dont elle a besoin. Toutefois, il lui faudra tout déballer et installer elle-même. L’arrivée d’un nouveau collaborateur demande donc une préparation plus importante : avant que ce dernier puisse se familiariser à sa nouvelle routine de travail et faire connaissance avec son équipe, il lui faudra peut-être configurer son nouvel ordinateur et s’assurer de pouvoir accéder à des outils essentiels : boîte de réception, outils de messagerie ou de gestion de projet, etc.

Solution : laissez le temps aux nouveaux arrivants d’aménager leur poste de travail.

Quelques étapes supplémentaires suffisent à simplifier l’installation de ces équipements technologiques :

• Assurez-vous que le nouvel employé dispose des équipements indispensables à l’exercice de ses fonctions avant sa prise de poste. Si vous devez lui envoyer du matériel (un ordinateur ou un téléphone, par exemple), anticipez et lancez l’expédition dès que l’employé a signé son contrat d’embauche. Dans la mesure du possible, optez pour un envoi suivi : la personne concernée sera informée du jour de livraison du colis, ce qui lui permettra d’être présente pour signer le bon de livraison si nécessaire.

• Envoyez des invitations de calendrier sur les adresses e-mail personnelle et professionnelle du nouvel arrivant. Le plus souvent, les employés à distance consacrent leur premier jour de travail à obtenir l’accès aux systèmes essentiels dont ils auront bientôt besoin et cela peut prendre un certain temps. C’est la raison pour laquelle il est utile d’envoyer les invitations de calendrier et les liens pour assister aux visioconférences programmées sur l’adresse électronique personnelle de votre nouveau collaborateur. Pensez à les envoyer en amont ; de cette façon, le concerné pourra consulter le programme de son premier jour de travail avant le jour J.

• Prévoyez une séance de formation avec l’équipe informatique le premier jour afin d’aider la nouvelle recrue à accéder et prendre en main les systèmes essentiels. Avant de se mettre au travail, votre collaborateur doit pouvoir accéder à son ordinateur et à ses outils de communication : boîte mail, applications de messagerie, logiciels de gestion du travail, etc. Avant toute chose, il est donc impératif d’organiser une séance de formation avec l’équipe informatique. Pensez à prévoir suffisamment de temps pour résoudre tout problème éventuel.

• Fournissez des instructions écrites détaillées. Outre la séance avec l’équipe informatique, assurez-vous que le nouvel arrivant dispose d’indications détaillées quant à la façon d’accéder aux outils (e-mails, messagerie et logiciels de gestion de projet, entre autres). Inutile de passer son temps à prendre des notes pendant la réunion en personne : votre collègue disposera d’une documentation précise à laquelle il pourra se référer plus tard en cas d’oubli ou de besoin.

Créez un projet dédié à la préparation de l’intégration du nouvel employé afin de coordonner et suivre toutes les tâches préparatoires à effectuer avant le début du processus d’intégration. Le jour J, votre nouvelle recrue disposera ainsi de tout ce dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs au sein de votre entreprise.

2. Développer une solide culture d’entreprise et nouer de bonnes relations

Défi : les personnes qui travaillent à distance se sentent parfois isolées.

Selon une étude menée pendant deux ans par Nicholas Bloom, professeur à Stanford, la solitude et l’isolement constituent les principaux facteurs de préoccupation des travailleurs à distance. Rien de très étonnant : lorsque les individus sont en télétravail, ils perdent toutes les petites interactions qui font le sel de la vie au bureau (refaire le monde autour de la machine à café ou déjeuner en équipe). Au lieu d’être assis à proximité de leurs collègues, les nouvelles recrues sont seules chez elles, connectées par le biais d’un écran, sans bénéficier des interactions sociales quotidiennes typiques d’un environnement de bureau.

Solution : prévoyez du temps pour tisser des liens entre collègues.

Heureusement, les travailleurs à distance ne sont pas condamnés à se sentir isolés. Aidez-les à tisser des liens solides avec les autres membres d’équipe et, plus généralement, à développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise : pour ce faire, quelques efforts supplémentaires en matière d’organisation suffisent.

• Créez des liens avant l’arrivée du nouveau collègue. Ce n’est pas parce qu’il n’a pas officiellement pris ses fonctions que vous ne pouvez pas prendre contact. Une fois que votre nouvelle recrue a accepté l’offre d’emploi, envoyez-lui une carte de la part de l’équipe, un colis contenant des petits cadeaux d’entreprise ou un e-mail pour lui témoigner votre enthousiasme. Ces petites attentions permettent à certains de se sentir à leur place dans l’équipe dès leur premier jour de travail.

• Organisez des réunions d’accueil. Votre nouveau collègue ne rencontrera pas ses pairs autour de la machine à café ou dans l’ascenseur. Par conséquent, il vous incombe de prévoir des temps d’échange entre collègues. Rassurez les participants : inutile de préparer quoi que ce soit, il s’agira de moments informels et décontractés pour faire connaissance. Pour des réunions de ce type, 30 minutes suffisent dans la plupart des cas. Pour éviter d’organiser un nombre excessif de réunions, n’hésitez pas à programmer des rencontres avec des équipes dont les membres ne sont pas des collaborateurs directs. Essayez de répartir ces réunions d’intégration tout au long du premier mois d’exercice de la nouvelle recrue, pour que cette dernière ne soit pas tenue d’assister à plus de deux réunions d’accueil par jour.

• Programmez plus régulièrement des entretiens individuels durant les premières semaines qui suivent la prise de poste. Pendant cette période d’intégration, il est bon d’organiser plus fréquemment des entretiens individuels avec la personne que vous venez d’embaucher (par exemple deux fois par semaine au lieu d’une). Vous aurez ainsi le temps de répondre à ses questions et de voir comment elle s’adapte à son nouveau poste. Cela permet également au concerné d’échanger régulièrement avec vous, sans passer son temps à se demander quand et comment communiquer.

• Attribuez un mentor au nouveau venu. Ce dernier pourra s’adresser à quelqu’un de confiance, autre que son supérieur hiérarchique. Un mentor est un membre de l’équipe du nouvel employé (ou d’une équipe interfonctionnelle), avec qui ce dernier échange, en général tous les jours ou tous les deux jours pendant ses deux premières semaines de travail. La nouvelle recrue peut ainsi mettre à profit ce temps d’échange pour aborder les problèmes rencontrés sans aucune pression.

• Posez des questions brise-glace et organisez des activités de cohésion d’équipe en ligne. Former des liens par le biais d’un outil vidéo n’est pas toujours facile. Toutefois, programmer des activités concrètes peut encourager la nouvelle recrue à s’ouvrir et à établir des relations avec ses pairs. Au début de chaque réunion d’équipe, prenez cinq minutes pour poser une question brise-glace ou bien consacrez une séance de groupe à part entière à des activités de cohésion d’équipe plus longues. N’hésitez pas à poser des questions décalées et à faire preuve d’un peu d’humour ! Mention spéciale à deux de nos questions fétiches : « Si vous étiez une pomme de terre, comment souhaiteriez-vous être cuisinée ? » et « Si vous étiez athlète, quelle serait votre thème musical d’introduction ? »

3. Se familiariser avec des outils de communication virtuelle

Défi : les nouvelles recrues peuvent ne pas savoir comment communiquer avec leur équipe.

Dans un environnement décentralisé, les travailleurs communiquent différemment, c’est certain. Pour bon nombre de nouvelles recrues, la communication à distance au sein d’une nouvelle entreprise est parfois déconcertante : impossible de passer la tête dans le bureau du collègue pour poser une question rapide. En revanche, ils doivent souvent jongler entre tout un tas d’outils de communication : boîte mail, outils de messagerie ou de visioconférence, etc. Par conséquent, ce n’est pas une surprise si les nouveaux arrivants se sentent un peu perdus et ne savent pas vraiment quels outils de communication employer et à quelles fins.

Solution : établissez des directives de communication.

En matière de communication virtuelle, réintégrer un peu de clarté peut libérer les esprits. Ainsi, pour simplifier la collaboration à distance :

• Soyez précis sur la façon dont vous souhaitez que votre équipe communique. Chaque équipe adopte ses propres méthodes de communication. Établissez des directives détaillées pour normaliser celles de votre équipe. Informez ensuite votre nouvelle recrue des règles à observer dès sa première semaine de travail. Par exemple, précisez le type de contenu que vous partagez sur certains canaux Slack, la répartition du temps pendant les réunions d’équipe ou encore les bons réflexes à adopter pour poser des questions rapides ou formuler des demandes plus concrètes. Vous pouvez également préciser à quel moment opter pour une communication asynchrone (en différé) ou organiser une réunion sur Zoom pour un échange plus approfondi.

• Créez et diffusez un plan de communication pour les projets sur lesquels la nouvelle recrue va travailler. Un plan de communication décrit votre démarche à l’heure de tenir les parties prenantes informées au fil d’un projet. Par exemple, à quelle fréquence communiquer les mises à jour de statut et les détails du projet, ou comment transmettre des informations pertinentes aux bonnes personnes. Diffuser un plan de communication permet à votre nouvelle recrue d’apprendre à communiquer efficacement avec ses collègues et les parties prenantes en dehors de votre équipe.

• Précisez vos attentes et établissez des règles de communication pour chacun des outils utilisés. Le nouveau venu pensera peut-être qu’il est tenu de répondre aux messages immédiatement, mais cette forme de pression peut s’avérer intimidante et conduire au burnout. Pour éviter un tel piège, définissez des attentes claires et précisez ce que signifie pour vous un « temps de réponse raisonnable ». Le rôle de votre nouvel employé peut entrer en ligne de compte, tout comme l’outil auquel il recourt. Par exemple, un membre de l’équipe de développement peut avoir besoin de répondre dans l’heure aux messages Slack urgents lorsqu’il est d’astreinte, tandis qu’un coordinateur d’événements peut s’accorder un délai de réponse aux e-mails de 24 heures.

• Adoptez un logiciel de gestion de projet et améliorez la communication. D’après notre dernière étude sur l’Anatomie du travail menée en 2021, les employés basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications différentes pour accomplir leur travail. Imaginez tout ce que cela représente, en matière de gestion, surtout pour une nouvelle recrue ! Dites stop à ce yo-yo permanent entre de multiples outils et adoptez un logiciel de gestion de projet. Ce dernier vous permettra de centraliser vos activités pour une meilleure collaboration. Asana vous permet justement de commenter directement vos tâches et d’éviter ainsi les échanges d’e-mails fastidieux, mais aussi d’accéder à toutes les informations de contexte dont vous avez besoin, au même endroit.

4. Prendre garde au trop-plein d’informations

Défi : les personnes recrutées à distance peuvent se sentir noyées sous le flot des nouvelles informations à consulter et retenir.

Un nouvel employé reçoit beaucoup d’informations lors de sa prise de poste, ce qui n’a rien de très choquant. Mais dans un environnement de travail à distance, il se retrouve face à lui-même. Étant donné qu’il lui est impossible de passer dans votre bureau pour vous poser des questions ou d’observer de son côté comment les autres membres d’équipe collaborent, cette masse d’informations peut susciter intimidation et nervosité.

Solution : établissez des directives et un parcours d’apprentissage pour que les nouvelles recrues puissent se mettre à niveau.

Pour faire en sorte que votre nouvel employé ne se sente pas dépassé par toutes ces nouvelles informations, quelques mesures simples suffisent. Parmi elles :

• Organisez des formations et abordez toutes les notions clés. Programmez une séance de formation officielle pour communiquer à votre nouvelle recrue des données importantes : comment exécuter les tâches propres à son poste, présentation des objectifs d’équipe, etc. L’organisation d’une réunion dédiée à la mise à niveau du nouvel arrivant donne la possibilité à ce dernier de poser des questions au fur et à mesure. Veillez simplement à ce que ces séances de formation ne soient pas trop longues. En effet, une étude réalisée par Microsoft en 2020 a démontré qu’après 30 minutes de réunion en ligne, il devient bien plus difficile de se concentrer. Si vous avez besoin de plus de temps, faites une pause de cinq minutes toutes les demi-heures environ.

• Répartissez les temps de formation et accordez du temps non structuré aux nouvelles recrues. Au lieu d’enchaîner les séances de formation, laissez au nouveau membre de l’équipe le temps d’assimiler les nouvelles techniques de travail et de les mettre en pratique. Ce temps supplémentaire est particulièrement important au cours des premières semaines d’intégration, lorsque l’employé n’est pas encore familiarisé avec les processus de l’entreprise.

• Centralisez les informations. Ce temps non structuré permet aux nouveaux employés de prendre connaissance des documents et informations relatives aux projets et à l’entreprise. Vous pouvez leur faciliter la tâche en regroupant toutes les informations utiles au même endroit. C’est là qu’un outil de gestion du travail comme Asana peut vous aider. Lorsque vous partagez un projet sur Asana, toutes les tâches et documentations pertinentes, ainsi que leurs contributeurs, sont accessibles aux membres de votre équipe. L’accès à d’autres projets connexes leur est également possible en cas de besoin. Ainsi, au lieu de perdre du temps à dresser une liste plus ou moins complète des ressources à leur transmettre, ajoutez-les simplement aux projets qui vous paraissent pertinents et laissez-les explorer ce nouvel univers à leur propre rythme.

• Créez une liste de contrôle pour l’accueil des nouveaux employés. Cet outil peut aider les nouveaux employés à déterminer les tâches à accomplir et les délais à respecter. Par exemple, vous pouvez créer une liste de contrôle pour classer les tâches par échéance et sous différentes sections (formations, entretiens individuels, lectures recommandées, etc.). Pour ce faire, nous vous conseillons de créer des sections spécifiques pour le premier jour, la première semaine, puis la deuxième, la troisième… Vous avez compris. Si vous créez votre liste de contrôle sur Asana, la plateforme vous servira également de référentiel d’informations utiles liées à l’intégration des nouveaux employés. Asana vous permet d’ajouter toutes les données dont votre nouvelle recrue a besoin aux tâches et projets pertinents.

Exemple de liste de contrôle pour l’accueil des nouveaux employés

Réservez le meilleur accueil à vos nouvelles recrues, même à distance

Concevoir un processus d’intégration à distance imparable participe à la réussite des nouvelles recrues, où qu’elles soient. Grâce à ces conseils, vous serez en mesure de relever tous les défis du travail à distance et de contrer tous les pièges. Les secrets de la réussite ? Une planification particulièrement ingénieuse, une bonne connexion Internet et des outils adaptés à votre travail.