Modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues

Félicitations, le candidat a signé votre proposition d’embauche et le processus de recrutement est officiellement terminé ; un nouveau membre va bientôt rejoindre votre équipe ! La prochaine étape consiste à préparer les tâches qu’il vous reste à accomplir pour que votre nouvelle recrue puisse démarrer du bon pied. La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues.

En quoi consiste un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues ?

Il s’agit d’un modèle réutilisable qui permet aux managers de suivre l’ensemble des tâches qu’ils doivent accomplir pour réussir l’intégration d’un nouvel employé. Votre nouvelle recrue aura ainsi toutes les cartes en main dès son premier jour de travail. 

Modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues et modèle pour l’accueil des employés : quelles différences ?

Au premier abord, ces deux types de modèle semblent très similaires. Mais quelques nuances sont à noter. Un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues se concentre sur le travail de préparation qu’un manager doit effectuer en amont de la prise de poste d’un nouvel employé. Il s’agit par exemple de préparer les nouveaux équipements et d’organiser des réunions, notamment en coordonnant celles avec les RH. 

Les modèles pour l’accueil des employés sont utilisés quant à eux pour guider les nouveaux arrivants tout au long de leur processus d’intégration. Ils doivent notamment comprendre des éléments tels que le guide de l’employé, des informations sur son premier jour de travail et ce à quoi s’attendre concernant son plan à 30-60-90 jours. 

Pourquoi utiliser un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues ?

L’intégration des nouveaux employés comporte de nombreux éléments, et suivre l’ensemble des tâches que vous avez à accomplir avant l’arrivée de votre nouvelle recrue peut vite devenir complexe. Ce type de modèle permet de simplifier l’expérience d’intégration des employés, qu’ils soient sur site ou à distance, en vous aidant à visualiser en un coup d’œil les tâches d’intégration à venir. De plus, une intégration efficace peut réellement améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés. L’utilisation d’un modèle sera ainsi un gage de réussite, même après la prise de poste de votre nouvelle recrue.

Les éléments à inclure dans un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues

Le modèle doit comporter une liste complète des tâches de pré-intégration, c’est-à-dire de celles que vous devez accomplir entre le moment où votre nouvelle recrue accepte l’offre d’emploi et son premier jour de travail. Quelques tâches courantes de pré-intégration :

• Les tâches de préparation telles que les demandes d’équipement envoyées au service informatique et aux ressources humaines, l’envoi d’e-mails de bienvenue et la vérification des antécédents.

• Envoyer (et recevoir) les documents des nouveaux employés, comme les documents I-9, les formulaires de retenue d’impôt et les accusés de réception de la politique de l’entreprise.

• Envoyer par e-mail un aperçu de ce à quoi la nouvelle recrue peut s’attendre le premier jour, notamment l’organisation de son arrivée, un emploi du temps succinct et les informations à connaître concernant son espace de travail (s’il s’agit du bureau).

• Envoyer un aperçu de ce à quoi la nouvelle recrue peut s’attendre lors de sa première semaine et de son premier mois, notamment les jalons que vous souhaitez voir atteints et le planning d’évaluation des performances.

• Donner à la nouvelle recrue des informations sur le programme d’intégration officiel de l’entreprise, notamment la formation d’intégration.

• Envoyer toute information utile supplémentaire, comme un aperçu de la culture de l’entreprise et les attentes liées à son nouveau rôle.

Comment utiliser un modèle de liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues ?

La façon la plus simple de créer une liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues consiste à utiliser le modèle gratuit d’Asana. Avec Asana, vous pouvez ajouter des collaborateurs interfonctionnels comme les RH et l’informatique aux modèles d’intégration des nouvelles recrues, pour vous assurer que chaque tâche est terminée avant l’arrivée de votre nouvelle recrue. 

Vous pouvez adapter vos modèles aux besoins de postes spécifiques ou créer plusieurs types de modèles pour différents services. Cela vous permet de gagner du temps à long terme, car vous n’avez pas à réfléchir aux tâches à accomplir chaque fois que vous intégrez une nouvelle personne à votre équipe. 

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste. La vue Liste se présente sous forme de grille, ce qui vous permet de voir facilement tous les détails de votre projet en un clin d’œil. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, elle affiche toutes vos tâches en même temps, avec les titres et les échéances, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Offrez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Automatisation : automatisez le travail manuel afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches répétitives et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X se produit , déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, ajuster les échéances, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet de droite d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Microsoft Teams + Asana, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. De plus, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams sans même avoir à ouvrir votre navigateur !

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Créez facilement une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack. 

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Zoom + Asana facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges si besoin.

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