Créer un processus d’intégration efficace en 4 étapes

Comme on aime à le répéter, la première impression est souvent la bonne. C’est particulièrement vrai lorsqu’un nouvel employé rejoint votre équipe. Vous avez investi du temps et des ressources pour dénicher le candidat parfait, il convient donc désormais de l’accueillir comme il se doit en le mettant à l’aise et en lui donnant les moyens de réussir pour qu’il se sente à sa place.

L’intégration des employés est bien plus qu’une simple période de formation à un nouveau poste. Bien menée, elle permet de développer la culture de votre entreprise, de prévenir le syndrome de l’imposteur et de donner aux nouvelles recrues le temps d’acquérir les compétences nécessaires. Un processus d’intégration structuré vous permettra de leur donner les meilleures chances de réussir au sein de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un processus d’intégration des employés ?

Un processus d’intégration des employés est une approche structurée concernant l’accueil et l’adaptation des nouvelles recrues au sein de votre équipe. Durant leur période d’intégration, les employés découvrent votre organisation et sa culture, apprennent à connaître leurs collègues, rencontrent des partenaires interfonctionnels et se familiarisent avec les outils et les informations dont ils auront besoin dans leur travail.

Un processus d’intégration structuré définit les étapes à suivre pour chaque nouvelle recrue, les assurant ainsi de recevoir les bonnes informations au bon moment. En plus d’une expérience standardisée, ce processus leur offre un référentiel d’informations utiles et la possibilité de visualiser, grâce à un calendrier, les présentations et formations qu’ils devront suivre dans les semaines et mois à venir.

Les avantages d’une intégration efficace

Un processus d’intégration efficace aide les nouveaux membres de l’équipe à se sentir à leur place et à se mettre dans les meilleures conditions pour apprendre. Il permet également d’accroître la productivité et d’encourager les meilleurs talents à rester plus longtemps dans votre entreprise. D’après une étude réalisée par Glassdoor, la fidélisation des employés et la productivité pourraient augmenter de 82 % et de plus de 70 % respectivement, dans les entreprises dotées d’un processus d’intégration efficace.

Un processus d’intégration efficace peut aider votre équipe à :

Bâtir une culture positive

La culture d’entreprise regroupe l’ensemble des normes, des bonnes pratiques, des idéaux et des valeurs partagées au sein de votre entreprise. Investir dans une culture d’entreprise de qualité profite à tous : non seulement les membres de l’équipe se sentent soutenus, mais également encouragés à s’impliquer davantage, à s’épanouir et à donner le meilleur d’eux-mêmes.

En quoi l’intégration des employés influence-t-elle la culture ?

Tout commence par donner une bonne première impression. Voici quelques conseils à suivre en matière d’intégration pour créer un environnement de travail positif :

• Prenez le temps de communiquer les valeurs fondamentales de votre entreprise. Ces dernières décrivent la manière dont sont traités les membres de l’équipe et fournissent des lignes directrices pour permettre aux employés de collaborer dans un respect mutuel. Voici quelques exemples de valeurs que nous retrouvons chez Asana : être honnête, donner et prendre des responsabilités, ou encore adopter la pleine conscience.  

• Fixez des normes en matière de diversité, d’inclusion et d’appartenance. Si vous souhaitez développer un sentiment d’appartenance chez les membres de votre équipe, vous pouvez par exemple inclure à votre processus d’intégration une séance de formation dédiée pour que les nouveaux arrivés se familiarisent avec les normes de votre entreprise et les groupes-ressources d’employés. Par ailleurs, informez-les de tout événement spécial au cours duquel ils pourraient discuter en toute franchise de leurs expériences en matière d’identité et des défis auxquels ils se confrontent sur leur lieu de travail.

• Instaurez un climat de confiance en faisant des retours. Faire des retours constructifs est essentiel à une bonne communication sur le lieu de travail et à une forte implication des employés, puisqu’ils permettent à chacun de développer ses compétences et de s’améliorer. Solliciter un retour de la part des nouvelles recrues les encourage à vous faire part de leurs besoins et montre l’importance que vous accordez à leur contribution. Inversement, leur faire un retour les aide à améliorer leur travail et les rassure. En effet, ils savent qu’ils peuvent compter sur vous pour les remettre sur la bonne voie.  

Lutter contre le syndrome de l’imposteur

Le syndrome de l’imposteur est un sentiment de doute quant à vos capacités, comme le fait de penser que vous ne méritez pas votre travail ou que vous n’êtes pas aussi talentueux que vos collègues pourraient le penser. Il est difficile à gérer et peut conduire à un burnout, une perte d’estime de soi et à un rejet des autres. Malheureusement, les nouvelles recrues en font souvent les frais. D’après nos recherches, huit personnes sur dix ont souffert du syndrome de l’imposteur en 2020.

Comment une intégration efficace prévient-elle l’apparition du syndrome de l’imposteur ?

En tant que manager, vous pouvez dès le départ contribuer à prévenir le syndrome de l’imposteur dans le cadre de votre programme d’intégration. Suivez ces quelques recommandations :

• Fixez des objectifs pour définir des attentes claires. Avec le syndrome de l’imposteur, il est important de se concentrer sur les faits. Fixer des objectifs donne aux membres de l’équipe une définition claire de la réussite et des paramètres leur permettant d’évaluer leurs progrès. Si quelqu’un vient de rejoindre votre équipe, définissez par exemple des objectifs à atteindre au cours des 30, 60 et 90 jours suivant son arrivée. Vous pouvez commencer par de petits objectifs à court terme, par exemple des formations à suivre au cours de ses premières semaines dans l’entreprise, puis enchaîner sur des objectifs à plus long terme que vous développerez ensemble plus tard. Assurez-vous que ces objectifs sont bien SMART, c’est-à-dire spécifiques, atteignables, réalistes et temporellement définis. 

• Attribuez un mentor au nouveau venu. Un mentor est une personne à qui le nouvel employé pourra s’adresser en dehors de son supérieur hiérarchique, afin d’aborder les problèmes qu’il rencontre sans aucune pression. Désigner un mentor pendant l’intégration peut également encourager les membres de votre équipe à y rester plus longtemps. Selon une étude menée par Deloitte, 68 % des employés ayant l’intention de rester dans leur entreprise plus de cinq ans ont un mentor, contre 32 % pour ceux qui prévoient de partir avant. 

• Soyez précis sur la façon dont vous souhaitez que votre équipe communique. Cela est particulièrement important pour les équipes virtuelles dont les derniers arrivés ont plus de difficulté à poser des questions que ceux des équipes travaillant physiquement côte à côte. Créez et partagez un plan de communication qui indique clairement : à qui s’adresser pour quel type de problème, quels outils de communication utiliser selon la situation, à quelle fréquence l’état d’avancement et les données du projet doivent être communiquées, et dans quel contexte une réunion en face à face (ou virtuelle) est préférable à une communication asynchrone. Il est également utile de définir les attentes en ce qui concerne les applications de messagerie instantanée comme Slack. Vous pouvez par exemple insister sur le fait que sur cette plateforme, les messages ne nécessitent pas forcément une réponse immédiate. 

Donner le temps d’apprendre

Faire ses premiers pas dans une entreprise engendre généralement tout un tas d’informations à retenir et à assimiler. Les nouveaux employés doivent acquérir de nouvelles compétences, explorer les processus de l’entreprise, comprendre les responsabilités inhérentes à leurs nouvelles fonctions et apprendre à collaborer avec des partenaires interfonctionnels. Une intégration structurée leur donne le temps d’assimiler toutes ces nouvelles données et leur permet ainsi d’être le plus à l’aise possible lorsque le travail s’intensifie.

Quelles opportunités d’apprentissage au cours du processus d’intégration ?

Voici comment mettre à l’honneur l’apprentissage lors du processus d’intégration :

• Faites en sorte que votre processus d’intégration dure au moins trois mois. Les responsables du recrutement et les équipes RH consacrent souvent moins d’un mois à l’intégration des nouveaux employés, leur laissant ainsi peu de temps pour gagner en confiance et être à l’aise dans leurs nouvelles fonctions. Idéalement, le processus d’intégration devrait durer de trois à six mois (voire plus !) pour permettre une adaptation progressive. Certaines recherches révèlent que la fidélisation des employés s’améliore lorsque l’intégration s’étend tout au long de la première année, les six premiers mois étant pour la majorité d’entre eux décisifs en ce qui concerne leur avenir dans l’entreprise. Loin d’être de simples spectateurs durant cette période, ils doivent bien évidemment contribuer du mieux qu’ils peuvent à la réalisation des objectifs. Cependant, de votre côté, vous devez rechercher et leur fournir des opportunités d’apprentissage régulièrement. Vous leur donnerez ainsi la possibilité de mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise et de votre équipe. 

• Accordez du temps non structuré aux nouvelles recrues. Au lieu d’enchaîner les séances de formation, laissez aux nouveaux membres de l’équipe le temps de prendre connaissance de la documentation et d’explorer leur nouvel environnement de travail par eux-mêmes. Cela est particulièrement important au cours des premières semaines, lorsque les employés ne sont pas encore familiarisés avec les processus de l’entreprise. Pour y parvenir correctement, estimez le temps qu’il faudra à votre nouvelle recrue pour lire l’ensemble des documents que vous lui donnez, et ajoutez-y un petit supplément afin de lui permettre de faire des pauses et d’assimiler les informations nécessaires. 

• Facilitez l’accès à l’information. Lors de leur intégration, les nouveaux employés disposent de plus de temps pour prendre connaissance des documents et des informations relatives aux projets et à l’entreprise. Ils ont ainsi toutes les cartes en main pour bien débuter dans leurs nouvelles fonctions. Cependant, il ne faut pas négliger le temps que nécessite le partage de chacun de ces fichiers, et le fait qu’il est presque impossible de dresser une liste exhaustive des ressources. Dans un cas comme celui-ci, un programme de gestion de projet comme Asana peut vous être utile. Lorsque vous partagez un projet sur Asana, toutes les tâches et documentations pertinentes, ainsi que leurs contributeurs, sont accessibles aux membres de votre équipe. L’accès à d’autres projets connexes leur est également possible en cas de besoin. Ainsi, au lieu de perdre du temps à dresser une liste plus ou moins complète des éléments à leur transmettre, ajoutez-les simplement aux projets qui vous paraissent pertinents et laissez-les explorer ce nouvel univers à leur propre rythme.

4 étapes pour créer un processus d’intégration efficace

De prime abord, il peut paraître bien fastidieux de créer un processus d’intégration efficace. Mais rassurez-vous, vous ne partez pas de zéro ! Que vous vous appuyiez sur les processus déjà existants de votre entreprise ou sur un modèle d’intégration des employés, nous vous donnons quatre étapes pour vous aider à intégrer de la manière la plus efficace possible les nouveaux membres de votre équipe :

1. Déterminez les informations à communiquer

L’apprentissage est au cœur du processus d’intégration. Cela signifie qu’il faut déterminer ce que chacun doit savoir pour exercer ses nouvelles fonctions. Vous vous assurerez ainsi que tout le monde a bien reçu les renseignements et la formation nécessaires. Ne vous limitez pas aux compétences spécialisées : des informations sur la culture et les valeurs de votre entreprise, la structure de votre équipe et la manière dont les employés font des retours et en reçoivent sont également très utiles.

Essayez de diviser les informations clés en deux catégories : d’un côté les informations générales et communes à tous les employés, et de l’autre les éléments spécifiques à chacun des postes pourvus. Par exemple, il est du devoir de tous de s’intéresser à la culture de votre entreprise, mais les ingénieurs seront les seuls concernés par ses systèmes de développement.

Du mal à savoir par où commencer ? Nous vous mettons sur la voie :

Informations générales :

• La culture et les valeurs de l’entreprise, comme la manière dont l’entreprise traite ses employés et les moyens qu’elle met en œuvre pour que chacun se sente à l’aise et à sa place. 

• Les politiques et processus de l’entreprise, comme le système d’évaluation annuelle et la manière de demander des congés. 

• Les processus d’équipe, comme la façon de communiquer et le but des différentes réunions. 

• La structure de l’équipe et ses responsabilités, afin que les nouvelles recrues sachent à qui s’adresser en cas de problème ou de question spécifique. 

Informations spécifiques :

• Les compétences professionnelles. Exemple : un designer aura peut-être besoin de comprendre la structure du site Web de votre entreprise et de s’imprégner du style souhaité. 

• Les outils. Exemple : un responsable de compte devra peut-être apprendre à utiliser Salesforce pour gérer les prospects. 

• Les processus propres à chaque fonction. Exemple : un responsable informatique devra savoir comment passer une commande pour remplacer des ordinateurs.  

• Les responsabilités et les attentes à l’échelle individuelle. Exemple : les responsabilités et les attentes d’un chef d’équipe diffèrent de celles d’un collaborateur individuel fraîchement arrivé dans l’entreprise . 

2. Définissez les exigences logistiques

L’étape suivante consiste à déterminer les tâches logistiques à accomplir lors des premiers jours de votre nouvel employé dans l’entreprise. En plus de vous concerner tous les deux, ces tâches s’adressent généralement aux ressources humaines et à l’équipe informatique. En voici quelques exemples :

• L’installation technique, comme la demande et la configuration d’un nouvel ordinateur. 

• L’accès au lieu de travail, comme la création d’un badge d’accès. 

• L’aménagement d’un espace de travail physique. Il peut s’agir de trouver un bureau, un espace de travail ou encore de donner au nouvel employé le moyen d’acheter le matériel nécessaire en cas de télétravail. 

• Les tâches incombant aux équipes des ressources humaines, comme la mise en place des avantages et d’un virement automatique pour la paie. 

• L’accès aux outils. Il faudra peut-être créer de nouveaux comptes pour permettre au nouveau venu d’accéder aux outils en ligne et aux logiciels de l’équipe. 

• Les formations requises en matière de sécurité et de confidentialité. 

Gardez à l’esprit que votre entreprise a peut-être déjà prévu des processus concernant l’ensemble ou une partie de ces exigences. Votre premier réflexe doit donc être de vérifier auprès des services informatiques et des ressources humaines ce qui est automatiquement pris en charge lors de nouvelles arrivées, vous saurez alors ce qu’il reste à mettre en place.

3. Identifiez les personnes à rencontrer

Le processus d’intégration des nouveaux employés consiste en partie à rencontrer les membres de l’équipe et les partenaires interfonctionnels avec lesquels ils seront amenés à travailler régulièrement. En tant que manager, vous pouvez aider votre nouvelle recrue à établir les bons contacts au cours son intégration afin qu’elle sache clairement avec qui travailler en fonction des projets. Dressez une liste de toutes les personnes à rencontrer au fil de ses premières semaines de travail et servez-vous-en par la suite pour planifier des réunions de présentations.

Si vous avez choisi de lui attribuer un mentor, c’est le moment d’en révéler l’identité. Ce dernier doit faire partie intégrante du paysage et l’accompagner dès ses premiers pas dans l’entreprise. Il peut également émettre des suggestions quant aux personnes à rencontrer au cours des premières semaines.

Enfin, assurez-vous surtout que votre nouvel employé dispose du temps nécessaire pour faire connaissance avec ses collègues, que ce soit lors d’événements collectifs (par exemple un déjeuner d’équipe le jour de son arrivée) ou de rencontres en plus petit comité.

4. Créez un calendrier d’intégration

Il est maintenant temps de faire le point et de créer un calendrier d’intégration. Ce dernier indique à quel moment chaque étape doit avoir lieu pour que chaque nouveau venu ait un parcours clair à suivre, dès son premier jour. Votre calendrier doit répondre aux questions suivantes :

• Quand le processus d’intégration débute-t-il ? Vous pouvez commencer à vous occuper des aspects logistiques de l’intégration en amont de l’arrivée de l’employé, par exemple en recueillant ses informations fiscales et bancaires, en installant le matériel dont il a besoin et en lui envoyant un message de bienvenue personnalisé de la part de l’équipe. 

• Combien de temps dure le processus d’intégration ? Puisque vous avez déjà pointé toutes les informations et compétences dont votre nouvel employé a besoin, vous devriez avoir une idée générale du temps qu’il lui faudra pour être opérationnel. Prévoyez toujours une marge pour lui permettre de faire des pauses et assimiler toutes ces nouvelles informations. Il est aussi important de lui communiquer la durée totale de votre processus d’intégration, indispensable pour s’organiser et accorder le temps adéquat à chaque tâche. Gardez à l’esprit que cette durée n’est pas gravée dans le marbre, le rythme de l’intégration est adaptable à la vitesse d’apprentissage de votre nouvelle recrue. 

• Quand devez-vous prévoir des séances de formation pour transmettre les informations clés ? Par exemple, vous pouvez prévoir une présentation générale des processus de l’entreprise la première semaine, puis vous concentrez sur les compétences à acquérir les deux semaines suivantes. 

• Quand votre nouvel employé doit-il développer et commencer à utiliser des compétences spécifiques ? Essayez de synchroniser au mieux séances de formation et mises en pratique des compétences. Ainsi, il aura l’occasion de consolider ses connaissances et de poser les questions qui n’auront pas été abordées pendant la formation. 

• Qui votre nouvel employé doit-il rencontrer et quand ? Il peut par exemple s’entretenir avec son mentor tous les jours durant sa première semaine et rencontrer les parties prenantes interfonctionnelles au cours des deux suivantes. 

• Quels objectifs votre nouvel employé doit-il atteindre le premier jour, la première semaine, le premier mois, et ainsi de suite ? Les attentes en ce qui concerne les objectifs à réaliser et le délai dans lequel les atteindre doivent être clairement définis. Par exemple, le nouveau recruteur de votre équipe peut avoir pour objectif de suivre un processus de recrutement avec l’un de ses pairs au cours de son premier mois dans l’entreprise. Gardez en tête que ces objectifs servent essentiellement à orienter votre nouvelle recrue dans un premier temps et qu’il est toujours possible de voir avec elle comment les ajuster si nécessaire. 

• Quand auront lieu les premiers retours ? Il peut tout aussi bien s’agir d’entretiens informels pour tâter le terrain et déterminer les axes d’amélioration possibles, que d’une entrevue plus structurée à la fin du premier mois ou du premier trimestre de votre nouvel employé. 

Exemple d’une liste de contrôle pour l’intégration des nouvelles recrues

Une liste de contrôle est d’une grande utilité pour s’assurer que votre processus d’intégration comprend bien toutes les étapes nécessaires à la réussite des nouvelles recrues. Il peut s’agir d’une version adaptée de votre calendrier d’intégration, avec des tâches individuelles regroupées en sections pour le premier jour de votre nouvel employé, sa première semaine, son premier mois, et ainsi de suite.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet comme Asana peut vous aider à rendre votre liste de contrôle d’intégration exploitable. Vous pouvez par exemple créer des tâches avec des échéances et des liens vers les informations pertinentes ; vous les attribuerez aux équipes informatiques ou RH, à votre nouvel employé ou à vous-même. Loin d’être un simple document statique, votre liste de contrôle est une ressource active sur laquelle vous et votre nouvel employé pouvez travailler ou effectuer des modifications.

Faites en sorte que votre première impression soit la bonne

Soyez-en sûr, en suivant ces étapes, l’intégration de nouveaux membres au sein de votre équipe se fera en toute sérénité. Prendre le temps de créer un processus d’intégration structuré aide non seulement les employés à briller dans leurs nouvelles fonctions, mais rend votre entreprise intrinsèquement meilleure, avec une culture positive qui favorise la fidélisation de ses éléments les plus talentueux.