3 concepts clés pour assurer la réussite des équipes à distance

Gérer une équipe n’est pas tous les jours facile, encore moins si cette dernière travaille à distance. Que vous apprivoisiez encore le télétravail, ou que vous gériez des équipes décentralisées ou hybrides depuis un certain temps déjà, il existe des outils et méthodes ciblés sur lesquels vous appuyer pour encourager la collaboration à distance.

Personne ne peut vraiment dire que le travail à distance est mieux ou moins bien que le travail au bureau, les deux expériences étant simplement différentes. Il est donc essentiel de prendre les devants, et de trouver les moyens de garder le contact et de collaborer avec vos collègues. Pourquoi ne pas repenser votre style de management et réévaluer les besoins de votre équipe par la même occasion ?

3 concepts clés pour réussir à gérer une équipe à distance

Pour vous aider dans votre démarche, appuyez-vous sur les trois concepts clés de Joshua Zerkel, responsable de la communauté globale chez Asana. En tant qu’expert certifié en productivité, son expérience personnelle de manager d’équipes hybrides et décentralisées lui a permis de développer ces concepts et de nous en faire profiter.

Voici ses trois conseils pour assurer la réussite des équipes amenées à travailler à distance :

1. Définissez vos priorités de la semaine et communiquez-les à vos collègues

Être transparent, c’est s’assurer que tous les membres de votre équipe connaissent leurs priorités et savent comment les gérer, ensemble.

D’ordinaire, lorsqu’ils travaillent dans les mêmes locaux, les membres de l’équipe ont déjà souvent du mal à bien visualiser les objectifs généraux et les priorités individuelles. Autant dire que lorsque vous dirigez une équipe décentralisée ou hybride, il est d’autant plus essentiel de définir et préciser le fonctionnement général, et de vous y tenir.

Solution : chaque semaine, demandez à chacun des membres de votre équipe d’établir ses priorités sur un document partagé ou une tâche Asana. Organisez une petite réunion debout hebdomadaire au cours de laquelle chacun passera brièvement en revue ses priorités tout en prenant connaissance de celles des autres. En tant que manager d’une équipe à distance, montrez l’exemple et, vous aussi, communiquez clairement vos priorités.

Le partage des objectifs individuels au sein de l’équipe peut produire des effets bénéfiques et faire naître de nouvelles idées chez vos collègues, leur permettre d’envisager des collaborations potentielles ou de définir leurs attentes pour la semaine. En tant que responsable, vous avez là l’occasion d’apporter vos conseils et d’analyser les disponibilités et les accomplissements de l’équipe, mais également les freins éventuels.

2. Clarifiez les conventions de communication

En entreprise, vous avez de nombreuses occasions d’échanger en personne avec vos collègues, à proximité de votre bureau ou dans les couloirs.

En télétravail, il est plus compliqué de savoir où et comment établir des normes et des conventions de communication. Faut-il plutôt organiser une réunion ou envoyer un simple message ? Les communications doivent-elles se faire par e-mail, via Slack ou sur Asana ? Des stratégies et pratiques de communication incohérentes peuvent être source de confusion et de frustration pour votre équipe.

Solution : établissez des directives pour chaque canal de communication et rassemblez-les dans un espace auquel chacun pourra se référer sans difficulté, et qui sera facilement accessible si de nouveaux membres rejoignent l’équipe.

À quoi doivent ressembler ces directives ? Tout dépend des outils que votre équipe préfère utiliser. Par exemple, l’équipe d’Asana passe par Slack pour les discussions informelles et les questions ponctuelles. L’application Asana est quant à elle très utile pour collaborer et pour les discussions plus poussées, liées à des actions à traiter. Enfin, les e-mails sont réservés aux échanges avec les fournisseurs ou partenaires externes. Une fois ces directives établies, n’hésitez pas à surcommuniquer jusqu’à ce que votre équipe trouve son rythme de croisière.

N’oubliez pas de vous détendre ! Organisez des déjeuners à distance ou refaites le monde entre collègues lors de pauses-café virtuelles. Pas d’ordre du jour, simplement des discussions informelles pour resserrer les liens. Ajoutez des émojis ou des gifs pour rendre vos messages plus vivants et transmettre plus facilement vos émotions. Le travail à distance peut créer une sensation d’isolement. Prendre le temps de se retrouver est donc essentiel au bien de l’équipe.

3. Établissez un calendrier clair et un rythme adapté

En entreprise, il n’est pas rare que certains collègues prennent leur pause en même temps ou partagent leur repas. Entre collègues, on sait aussi quand il est l’heure de plier bagage.

Lorsque vous travaillez à distance, la frontière entre vie professionnelle et vie privée aurait tendance à s’estomper. La pile de linge à plier, impérieuse, se dresse et vous nargue. Parfois, vous devez écourter une réunion : c’est l’heure de la leçon d’espagnol des enfants.

Solution : définissez les horaires de chacun et reportez-les sur un calendrier ou sous la forme d’un statut visible par tous. Selon la nature de votre travail, les fuseaux horaires et le rapport aux réunions de votre entreprise, vous pouvez décider de ce qui est approprié ou non et des besoins de chevauchement entre les calendriers.

Vous gérez une équipe à distance et certains membres de votre équipe travaillent probablement sur différents fuseaux horaires. Constituer une équipe soudée malgré le décalage horaire est essentiel, mais attention : il ne faut pas pour autant s’épuiser et risquer le burnout.

Bien gérer votre temps ne suffit pas. N’oubliez pas d’encourager votre équipe à faire des pauses tout au long de la journée. En effet, nous sommes nombreux à avoir tendance à passer toute la journée rivés sur notre siège du matin jusqu’au soir, en oubliant de nous dégourdir les jambes assez souvent. Sans nos collègues pour nous distraire un peu (ou en l’absence d’un chien à promener ou d’enfants à surveiller), rien de plus facile que de s’enraciner sur sa chaise et s’isoler !

Enfin, créez un document ou un projet partagé sur Asana où votre équipe peut échanger avec ses collègues et recueillir des conseils sur le travail à distance. Chaque équipe adopte un mode de fonctionnement différent. Il peut donc être utile de partager une bibliothèque de conseils avec l’ensemble de votre organisation, puisque chaque employé fait face à la même situation.

3 concepts clés pour donner à votre équipe toutes les chances de réussir à distance

Comme le dit le dicton, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Si vous réussissez à assurer la transparence de vos activités, à définir des conventions de communication et à mettre en place un calendrier et un rythme de travail clairs, votre équipe sera bien partie pour s’adapter durablement à ces politiques. Qui sait, peut-être vos employés deviendront-ils les maîtres de la collaboration à distance ?

Ces trois concepts, gages d’une collaboration à distance réussie, fonctionnent également au bureau. Que votre équipe découvre le travail à distance, évolue habituellement au sein d’un environnement hybride ou compte reprendre le chemin du bureau un jour, devoir gérer une équipe décentralisée peut être l’occasion de réfléchir à vos méthodes et d’encourager de nouvelles habitudes.