6 stratégies pour une communication d’équipe efficace

Votre style de communication en dit généralement long sur le leader que vous faites. Êtes-vous du genre compréhensif et détendu, guidant votre équipe avec douceur et diplomatie lors de projets créatifs ? Ou la dirigez-vous plutôt d’une main de fer, poussant les membres de votre équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes et à produire des livrables rivalisant de qualité ? À chacun son style ! En effet, différentes formes de communication existent, il vous suffit de choisir celle qui conviendra le mieux à votre équipe pour gagner en performance et établir des relations de travail saines.

Bien communiquer avec les membres de votre équipe est essentiel, et fort heureusement, développer de bonnes pratiques en la matière est à la portée de tous. En tant que chef de projet, c’est à vous de façonner la manière dont vous souhaitez qu’ils communiquent entre eux. Si vous ne savez pas par où commencer, pas de panique ! La communication ne répond à aucune loi fixe et, dans cet article, nous vous donnerons quelques pistes pour mettre en œuvre de bonnes pratiques en la matière.

En quoi une communication d’équipe efficace peut-elle faire la différence ?

Réussir en équipe nécessite forcément une bonne stratégie de communication, notamment au travail. En effet, la qualité des projets, les relations que vous entretenez avec les parties prenantes ou encore la satisfaction de vos clients reflètent la qualité de votre communication d’équipe.

Communiquer efficacement favorise la prise de décision, l’implication des membres de l’équipe et vous met dans les meilleures conditions pour atteindre vos objectifs. Une mauvaise communication peut au contraire vous mettre des bâtons dans les roues et conduire à :

• Une mauvaise répartition des tâches et à du travail en double

• Une dérive des objectifs

• Des résultats décourageants

• Une clientèle insatisfaite

• De mauvais retours clients

• Une rotation élevée du personnel

• Un environnement de travail stressant

• Une faible implication des membres de l’équipe

Améliorer la communication au sein de votre équipe ne vous laisse pas d’autre choix que de donner l’exemple. Faites preuve de discernement et prenez les mesures nécessaires pour être aussi transparent que possible. Répondez proactivement aux questions que peuvent avoir les membres de votre équipe et permettez-leur de comprendre les décisions que vous prenez. Il peut être difficile de mettre en place une communication efficace, mais ouvrir le dialogue et faire preuve de transparence favorisera un environnement de travail sain et profitera à tous.

Les 5 types de communication d’équipe

Votre équipe communique de bien des manières, et pour gagner en performance, il est essentiel d’en percer tous les secrets. Jetez un coup d’œil à ce tableau et identifiez les types de communication dans lesquels votre équipe doit encore faire ses preuves.

1. La communication verbale : capitale, elle est au cœur de toute communication d’équipe efficace. Que les membres de votre équipe discutent face à face, par téléphone ou visioconférence, les conversations qu’ils entretiennent façonnent leur perception d’autrui et leur rapport aux autres. Pour faire court, il n’existe pas meilleur moyen pour exprimer librement ses opinions et ses ressentis.

2. La communication non verbale : ce type de communication comprend des éléments tels que le langage corporel, les expressions faciales et le ton de la voix. Malheureusement, nombre d’entre nous sous-estiment ce type de communication et la manière dont elle influence nos relations. Cependant, il faut bien garder en tête que nous communiquons majoritairement de façon non verbale, d’où l’importance de prêter davantage attention à ses nombreux signaux.

3. La communication écrite : il s’agit du type de communication le plus simple à améliorer et à contrôler. S’efforcer de communiquer de la manière la plus efficace possible par écrit est essentiel. Pour cela, différents canaux existent : e-mails, outils de gestion de projet, messagerie instantanée, enquêtes ou encore évaluations. S’exprimer correctement à l’écrit est indispensable et bénéfique à tous, votre public y compris.

4. La communication visuelle : essentielle lors de la présentation d’un diaporama ou d’une vidéo, elle vous aide à capter l’attention de votre public au cours de réunions d’équipe ou de formations. En effet, le principal avantage des supports visuels est le gain de temps qu’ils offrent pour réfléchir avant de s’exprimer publiquement. Avant toute présentation de ce type, assurez-vous que les visuels choisis aideront avant tout votre équipe à comprendre le message que vous souhaitez lui faire parvenir.

5. L’écoute : vous ne vous y attendiez peut-être pas, mais l’écoute fait bel et bien partie des facteurs essentiels à une communication efficace. Elle correspond en effet à la manière dont vous recevez l’information que vous envoient les autres. L’écoute active, en particulier, favorise un environnement de travail sain puisqu’elle témoigne de votre assiduité et de l’attention que vous portez aux propos d’autrui.

6 stratégies pour renforcer ses compétences en matière de communication d’équipe

Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour améliorer la communication au sein de votre environnement de travail. Que votre équipe travaille à distance ou dans un bureau, ces quelques conseils vous aideront à favoriser la collaboration et l’établissement de relations saines entre ses membres, quel que soit leur poste ou leur niveau hiérarchique.

1. Résoudre efficacement les éventuels conflits

Les conflits naissent parfois de minuscules frustrations, qui semblent à tort sans conséquence. Il peut s’agir par exemple d’un membre de l’équipe qui décide soudainement de décaler l’échéance de la tâche qui lui est attribuée, laissant ainsi moins de temps à son collègue pour réaliser sa propre partie du projet. Le fauteur de troubles présente ses excuses et tout semble revenir à la normale. Cependant, si celui-ci prend la fâcheuse habitude de décaler régulièrement ses échéances, son collègue, à force de prendre son mal en patience, peut finir par ressentir de la frustration et même une légère amertume. Si les conflits ne sont pas rapidement désamorcés, les tensions montent et les résultats de toute l’équipe en pâtissent.

Conseil : enseignez aux membres de votre équipe des stratégies de résolution de conflits qui leur donneront les clés pour apaiser d’éventuelles tensions, sans perdre de temps et toujours avec respect. Évitez ainsi qu’un problème ridicule ne finisse en affaire d’État.

2. Encourager l’implication

Il n’est jamais très agréable de se sentir sans cesse surveillé, mais sans quelques conseils et une bonne collaboration au sein de l’équipe, un manque d’implication peut finir par se faire sentir. En tant que manager, il est essentiel d’encourager votre équipe à donner le meilleur d’elle-même tout en lui laissant une certaine marge de manœuvre.

Échanger des informations et des idées avec votre équipe dans le cadre de séances de brainstorming et d’ateliers hebdomadaires peut être un bon moyen d’y parvenir. Témoignez de l’intérêt pour chaque idée reçue afin de montrer aux membres de votre équipe que vous les soutenez et que vous appréciez leur contribution.

Conseil : organisez des réunions hebdomadaires pour permettre à chacun de faire le point sur son travail et de poser des questions si nécessaire. Se réunir en équipe est un excellent moyen de favoriser l’implication de ses membres sans pour autant interrompre violemment leur processus de réflexion et leur faire perdre du temps.

3. Favoriser la communication ascendante

Il est possible que les membres de l’équipe situés au niveau le plus bas de votre structure d’équipe ne se sentent pas suffisamment à l’aise pour prendre la parole et partager librement leurs idées. Lorsque vous favorisez la communication ascendante, vous encouragez les membres de l’équipe, quelle que soit leur position, à réfléchir et à partager leur opinion. Pour ce faire, instaurez un climat de confiance, renforcez le moral du groupe et accordez de l’importance à ses contributions.

Conseil : les membres de votre équipe ont parfois juste besoin d’un petit coup de pouce pour les inciter à prendre la parole et à s’exprimer librement. Demandez-leur comment ils envisagent les choses, ce qu’ils pensent de telle ou telle idée, ou tout simplement ce qu’ils auraient fait différemment. Vous les encouragez ainsi à s’ouvrir davantage aux autres, que ce soit lors de réunions d’équipe, d’enquêtes, d’entretiens individuels ou sous forme de boîte à idées.

4. Faire preuve de transparence

Un environnement de travail propice à la communication implique généralement une grande transparence. C’est en faisant preuve d’honnêteté les uns envers les autres que vous éviterez les problèmes de communication et leurs conséquences néfastes.

En tant que dirigeant, être transparent implique d’être honnête sur les performances de l’entreprise et de faire circuler l’information de manière systématique. Il s’agit également de formuler des critiques constructives lorsque vous le jugez nécessaire, pour permettre à votre équipe de gagner en compétence. Plus important encore, il est essentiel de relier les tâches quotidiennes aux objectifs généraux de l’entreprise. En donnant aux membres de l’équipe tout le contexte utile et en soulignant l’importance de leur travail, vous les motivez à donner le meilleur d’eux-mêmes et les valorisez au sein de l’équipe.

Conseil : la transparence a tout de même certaines limites à ne pas dépasser. Par exemple, il est tout à fait légitime d’informer votre équipe de l’atteinte des objectifs annuels de l’entreprise, mais concernant votre altercation de la semaine dernière avec le PDG, mieux vaut la garder pour vous.

5. Organiser des entretiens individuels

Les réunions en petit comité ou les entretiens individuels favorisent la communication et une bonne dynamique de groupe. En effet, c’est en échangeant leurs idées et confrontant leurs expériences que les membres de votre équipe iront de l’avant et atteindront leurs objectifs main dans la main.

Organiser des entretiens individuels régulièrement vous permet d’aborder certains problèmes et de vous assurer du bien-être des membres de votre équipe. Pour ce faire, il est indispensable d’instaurer un climat de confiance. En effet, si vous souhaitez que votre équipe s’exprime librement et en toute franchise, vous devrez lui accorder du temps et la mettre suffisamment à l’aise. Il est également possible d’encourager ses membres à se réunir de leur côté, afin de créer des liens et de favoriser la collaboration.

Conseil : sans pour autant jouer le rôle de thérapeute, il est essentiel pour un manager de se préoccuper du bien-être des membres de son équipe. Si l’un d’entre eux fait face à des difficultés d’ordre émotionnel, essayez de lui accorder un peu de temps libre pour qu’il puisse faire le vide et revenir plus serein.

6. Faire des retours constructifs

Faire des retours sur le travail de votre équipe est essentiel pour communiquer efficacement. Il est important de rassurer votre équipe sur ses performances afin de la motiver à poursuivre ses efforts et à s’impliquer davantage. Les entretiens individuels sont la parfaite occasion de faire des retours à chacun de ses membres et de discuter des axes d’améliorations possibles. Inverser les rôles et leur demander ce qu’ils pensent de leur environnement de travail est également un excellent moyen d’entretenir de bonnes relations professionnelles.

Conseil : certains membres de l’équipe peuvent ne pas se sentir suffisamment à l’aise pour vous faire des retours francs. Il peut alors être envisageable de créer un sondage anonyme vous permettant d’obtenir des avis honnêtes sur la manière dont vous dirigez le projet en tant que chef d’équipe.

4 styles de communication d’équipe

En savoir plus sur la manière dont les membres de votre équipe communiquent peut vous aider à mieux la comprendre. Pour cela, établir un profil DiSC peut vous aider. Ce dernier correspond à une évaluation de la personnalité ainsi que du comportement et définit le style de communication principal d’une personne. Sont recensés 4 styles principaux : dominant, influent, consciencieux et stable.

Les styles de communication répondent à des schémas complexes, il y a donc fort à parier que les membres de votre équipe rassemblent des caractéristiques correspondant à plusieurs d’entre eux. Cependant, identifier la tendance principale qui se dégage du profil de chacun vous permettra d’adapter votre façon de communiquer et consolidera les relations au sein de votre équipe.

Dominant

Les membres de l’équipe au style de communication dominant sont plutôt vifs, efficaces et orientés résultats. Généralement doués d’un esprit compétitif et d’une grande détermination, ces chefs d’équipe nés font souvent preuve d’un excès de confiance et manquent parfois de patience.

Conseil : pour motiver ce type de profil, rien de mieux que de le mettre au défi. Rappelez cependant aux membres de votre équipe de toujours garder les objectifs du groupe et de l’entreprise en tête de leurs priorités.

Influent

Les membres de l’équipe au style de communication influent sont les petits bavards du groupe. Ils savent jouer de leurs charmes et favorisent un environnement de travail dynamique et motivant. Très sociables, ils manieront les relations clients avec brio.

Conseil : aidez les profils influents à rester concentrés sur le travail en leur confiant des tâches en adéquation avec leurs compétences. Faites en sorte qu’ils s’épanouissent dans leur rôle sans pour autant perturber le travail des autres.

Consciencieux

Les membres de l’équipe ayant un style de communication consciencieux sont les plus performants de tous. Ils s’efforcent de donner le meilleur d’eux-mêmes et font tout leur possible pour approfondir sans cesse leurs connaissances. Un membre consciencieux préfère généralement travailler de manière autonome et évaluer lui-même ses performances.

Conseil : ce type de profil est partisan d’un leadership objectif pour éviter tout problème de communication. Confiez aux membres consciencieux de votre équipe des projets dans lesquels ils excellent, avec des directives claires et un feedback mesurable.

Stable

Les membres de l’équipe utilisant ce style de communication ont besoin de cohérence et de stabilité au sein de leur environnement de travail. Contrairement aux membres dominants, ils ne sont pas avides de sensations fortes et préfèrent jouer un rôle moins polyvalent aux tâches prévisibles, par exemple au sein des services client ou informatique. Ce type de profil requiert un environnement de travail à l’atmosphère détendue pour pouvoir s’épanouir correctement et travailler sereinement.

Conseil : offrez aux membres stables de votre équipe la possibilité d’évoluer dans un environnement de travail sûr et équilibré. En cas de changements, préférez une approche progressive et ne brusquez pas leurs habitudes. Vous devrez par ailleurs leur accorder du temps et les écouter attentivement pour gagner leur confiance. Avec ce type de profil, ne laissez pas place au doute et exprimez clairement vos attentes en clarifiant comme il se doit chacune de vos instructions.

Les outils de communication qui favorisent le travail d’équipe

Le travail à distance devient de nos jours monnaie courante et la communication d’équipe se virtualise de plus en plus. Où que vous travailliez, vous utilisez probablement un bon nombre d’outils de communication pour partager des informations avec votre équipe et rationaliser vos processus.

Les outils de communication d’équipe sont nombreux et répondent à des usages variés :

• Messagerie instantanée et chat : utilisez la messagerie instantanée et les applications de chat pour discuter des projets et poser des questions en temps réel.

• Partage de fichiers : certaines applications vous permettent de partager des documents avec votre équipe en seulement quelques clics.

• Visioconférence : il s’agit d’un excellent moyen de voir les membres de votre équipe, même si vous travaillez à des milliers de kilomètres les uns des autres. Mettez enfin des visages sur ces noms !

• Édition de documents : éditer des documents en ligne vous permet de partager et d’enregistrer automatiquement vos fichiers. Ces derniers restent consultables et modifiables par les membres de votre équipe à tout moment. Collaborer n’a jamais été aussi simple !

• Gestion de projet : pour encourager une communication efficace, rien de mieux qu’un outil gestion de projet tel qu’Asana. Ce dernier vous permet de gérer vos tâches, fixer des objectifs, faire des retours, partager des fichiers, et plus encore. Que demander de plus ?

Stocker, partager et consulter vos progrès à tout moment met votre équipe dans les meilleures conditions pour réussir et favorise la communication.

Renforcez l’implication des employés avec une communication d’équipe efficace

Vous n’avez pas d’autre choix : améliorer la communication au sein de votre équipe nécessitera de donner l’exemple en encourageant ses membres à s’exprimer et à s’impliquer davantage. Pour y parvenir, appuyez-vous sur des outils de communication comme Asana, qui favorisent la collaboration et vous donnent toutes les chances d’atteindre vos objectifs.