Collaborer avec son équipe à distance, mode d’emploi

Comment collaborer efficacement avec son équipe lorsqu’il est impossible de réserver une salle de conférence avec tableau blanc, de prendre un collègue à part quelques minutes pour une petite discussion ou encore d’organiser un brainstorming en équipe autour d’un déjeuner ? Il faut avouer que le travail à distance comporte son lot de difficultés, surtout quand certains en font l’expérience pour la première fois dans des circonstances déjà suffisamment stressantes.

Vous et votre entreprise apprivoisez encore le travail à distance ? Ou peut-être savez-vous déjà comment travailler efficacement à la maison en collaboration avec votre équipe et comment bien communiquer ? Dans les deux cas, vous verrez qu’il suffit d’apporter quelques petits ajustements à vos processus pour faire toute la différence.

N’oubliez pas : pas de collaboration à distance sans travail d’équipe

La communication numérique aura beau être presque une seconde nature, l’absence de communication non verbale et autres aspects de la communication en personne peuvent donner lieu à des situations délicates au travail. Selon la façon dont ils sont interprétés, même les petits indices non verbaux peuvent avoir des effets positifs ou, au contraire, faire baisser le moral d’un employé.

Selon un article publié dans la Harvard Business Review, lorsque nous pratiquons la distanciation physique ou sociale, il est important de réduire la distance affective (c’est-à-dire la distance qui se creuse par rapport aux valeurs, à la confiance et au travail d’équipe). En d’autres termes, même si les membres de votre équipe ne peuvent se côtoyer tous les jours, ils doivent partager des valeurs communes, se faire confiance durablement, et systématiquement privilégier le travail d’équipe.

Pour ce faire :

• Instaurez des règles d’usage pour communiquer : décidez collectivement des outils à utiliser pour vos différents canaux de communication. Prenons l’exemple d’Asana : nous utilisons Slack pour les discussions informelles, Asana pour collaborer sur les projets importants et les e-mails pour communiquer avec les fournisseurs ou partenaires externes. Établissez un plan de communication dans lequel vous indiquerez les règles d’équipe, puis publiez ces dernières dans un espace auquel chacun pourra se référer sans difficulté.

• Trouvez le bon équilibre en matière de communication : dans un souci d’efficacité, nous optons parfois pour des communications ou conversations courtes. Pour communiquer à distance de manière efficace, n’hésitez pas à joindre ou lier des projets de référence ou des informations clés. Vous pouvez aussi inclure des captures d’écran pour expliquer certains détails, des émojis ou des gifs pour transmettre vos émotions, ou encore appeler un collègue pour une discussion rapide.

• Définissez des normes pour les visioconférences : si votre équipe n’est pas habituée à cette forme de réunion, c’est le moment de s’y mettre. Les visioconférences permettent de mieux interpréter les émotions de vos interlocuteurs et de renouer avec la communication non verbale, si chère au monde de l’entreprise. L’occasion vous est aussi donnée de créer du lien et de participer activement à la conversation, des moments propices à la confiance.

• Rapprochez les membres de l’équipe et encouragez-les : prendre le temps de fêter de petits événements et de nouer des liens entre collègues importe autant que de travailler à la réussite des projets, en particulier au sein d’équipes hybrides ou à distance. Lorsque vos collaborateurs franchissent une étape charnière, envoyez-leur un message pour les féliciter. Organisez une fête d’anniversaire d’une demi-heure en visioconférence pour passer un bon moment tous ensemble. Prévoyez chaque mois une heure de un jeu en ligne (conseil de pro : pourquoi pas Scattergories en ligne ?). Des collègues détendus et qui se connaissent mieux auront davantage de facilité à travailler ensemble, dans une bonne ambiance.

Optimisez vos réunions pour une meilleure collaboration d’équipe à distance

C’est la période idéale pour optimiser vos réunions. Certes, les visioconférences sont plus populaires que jamais. Toutefois, elles ont beau être à portée de clic, elles ne sont pas nécessairement plus simples à organiser. Jetez un œil à votre emploi du temps et demandez-vous combien de réunions peuvent être écourtées ou même supprimées.

Voici comment réorganiser votre emploi du temps et optimiser vos réunions pour une meilleure collaboration d’équipe à distance :

• Rédigez un ordre du jour et envoyez-le à vos collègues : commencez par identifier les objectifs de chaque réunion, puis rédigez un ordre du jour indiquant les sujets à évoquer, les actions à suivre et les échéances. Communiquez cet ordre du jour à vos collaborateurs avant la réunion afin que les participants prennent connaissance des sujets abordés. Ils pourront réfléchir à la manière d’apporter leur contribution ou ignorer la réunion si elle ne les concerne pas. Avec des réunions plus efficaces, il vous est plus aisé de garder vos projets sur les rails.

• Prenez des notes, puis communiquez-les : sur le document partagé ou la tâche où est rédigé l’ordre du jour, le responsable prend des notes détaillées concernant les sujets abordés pendant la réunion. Au terme de cette dernière, il ajoute des liens de référence vers d’autres projets et communique alors le document ou la tâche à tous les participants. Lorsqu’une seule personne prend des notes, toutes les autres peuvent se concentrer sur leur participation. En outre, ces notes seront les bienvenues pour tous ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion.

• Testez les réunions debout : si vous organisez régulièrement des réunions pour faire le point, pourquoi ne pas opter pour une réunion debout d’une quinzaine de minutes ? Vous ferez ainsi gagner à chacun de vos collègues entre une demi-heure et une heure. Mais qu’est-ce qu’une réunion debout ? Pour faire simple, il s’agit d’un type de réunion quotidienne rapide plébiscité dans le monde de la tech. À cette occasion, chaque membre de l’équipe résume en seulement une ou deux phrases les tâches effectuées, le travail à venir et les problèmes à l’horizon, le cas échéant. C’est un moyen efficace d’avoir une vue d’ensemble sur le travail, d’évaluer les opportunités de collaboration hybride et de s’informer les uns les autres.

Trouvez l’équilibre entre collaboration à distance et pleine concentration

Travail en équipe et collaboration vont main dans la main. Néanmoins, n’oubliez pas de trouver le temps de vous concentrer et veillez à ce que votre équipe en fasse autant. Trouver des moments de concentration maximale, réduire les distractions numériques, et combattre le déluge de notifications et le va-et-vient incessant entre applications sont autant d’impératifs à respecter par tous. Un peu de prévoyance, un cadre de travail adapté, et le tour est joué ! Vous et votre équipe aurez davantage de facilité à trouver du temps pour vous concentrer.

Quelques pistes pour vous y aider :

• Dites non aux réunions : oui, vous avez bien lu. Vous vous sentez submergé ? Établissez des priorités, renseignez-vous sur les objectifs de chaque réunion et sur les autres participants, avant de vous demander s’il est vraiment utile d’y assister. Si la réponse est non, ignorez la réunion et demandez l’accès aux notes si vous pensez qu’elles vous seront utiles.

• Réservez du temps aux distractions : faire de petites pauses au cours de la journée vous aide à mieux vous concentrer en temps voulu. L’important, c’est de s’assurer que votre moment de détente ne s’étale pas sur tout l’après-midi ou qu’il ne se transforme pas en tête-à-tête avec Instagram. Planifiez des plages de temps dédiées aux activités extraprofessionnelles, par exemple faire une petite promenade, manger un morceau ou lire le journal. Lorsque le temps affecté est écoulé, replongez-vous dans le travail. Cette pause vous fera du bien ; vous aurez les idées plus claires et davantage d’énergie pour achever le travail en cours.

• Désactivez les notifications et utilisez le mode Ne pas déranger : à certains moments de la journée, mieux vaut éviter toute distraction afin de garder le cap et de rester concentré sur son travail. Reprenez le contrôle sur vos notifications et désactivez-les toutes à l’exception des plus essentielles. Si vous craignez de manquer quelque chose, programmez des rappels plusieurs fois dans la journée pour consulter rapidement votre boîte mail ou Slack, avant de revenir à votre travail. De même, si vous travaillez avec des outils qui disposent d’un mode Ne pas déranger, activez-le dès que le besoin de vous concentrer se fait sentir. Votre temps de concentration est précieux, celui de vos collègues également. Veillez à le préserver, vous pourrez ainsi donner le meilleur de vous-même et mener à bien vos projets sans distractions.

Collaborez à distance avec votre équipe

Vous travaillez au sein d’une équipe hybride ou à distance ? N’oubliez pas que vous n’êtes pas seul ! Chaque équipe se donne les moyens d’être efficace collectivement, quand bien même nous sommes tous contraints de respecter une distanciation sociale, à des degrés divers. Avec votre équipe, appliquez les bonnes pratiques de la collaboration à distance de façon à échanger fréquemment (même si les conditions ne sont pas les mêmes qu’au bureau). N’hésitez pas à faire profiter vos collègues des solutions qui ont fonctionné pour vous et demandez-leur s’ils n’auraient pas d’autres conseils à vous donner.

Enfin, soyez lucide quant aux difficultés et travaillez aux côtés de votre équipe pour trouver des solutions. Acceptez que ces bouleversements puissent désorienter les équipes, et soyez flexible : réinventez vos journées de travail et vos interactions avec vos collègues pour assurer le bien-être et la productivité de tous.