39 termes de gestion de projet à connaître

Vous découvrez le monde merveilleux de la gestion de projet ? Vous avez simplement besoin d’un mémo sur les termes essentiels ? Dans cet article, nous avons dressé la liste des termes les plus couramment rencontrés en gestion de projet.

Plus vous aurez l’habitude de rencontrer ces termes, plus vous verrez à quel point parler un langage commun entre collègues d’une même équipe vous aidera à avancer sereinement dans vos projets. Vous vous ferez une meilleure idée du travail à réaliser et pourrez mieux vous organiser, tout en disposant d’une feuille de route plus lisible pour atteindre vos objectifs.

Les bases de la gestion de projet

La gestion de projet est applicable à de nombreux domaines très différents. Toutefois, il existe certains termes communs à tous les types de gestion de projet, quel que soit votre secteur d’activité :

Business case

Le business case (ou étude d’opportunité) est un document qui met en lumière les avantages qu’aura votre entreprise à mener une initiative particulière. À titre d’exemple, il pourrait vous être utile au moment d’envisager un accroissement de vos effectifs ou de choisir un nouveau logiciel de gestion du travail.

Plan d’urgence

Le plan d’urgence est un plan de secours, à mettre en place au cas où le plan initial ne donnerait pas les résultats escomptés. Il s’agit donc d’un plan B de gestion de projet, que vous aurez établi au préalable. Ces plans d’urgence sont généralement établis dans le cadre de projets et initiatives plus imposants et donc complexes, pour s’assurer que tout se passe bien même lorsque vous rencontrez un léger contretemps dans le processus d’exécution.

Livrables

Les livrables sont le ou les produits que vous vous attendez à obtenir en fin de projet. Ces derniers peuvent concerner tous types de ressources et être destinés aussi bien à vos membres d’équipe en interne qu’à vos clients en externe. Quelques exemples de livrables : un tout nouveau produit, un support de vente, une hausse de trafic ou encore la mise à jour d’une fonctionnalité.

Dépendances

Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent démarrer qu’après l’achèvement d’autres tâches dont elles dépendent, à l’image d’une vérification juridique, par exemple. En effet, certaines tâches nécessitent l’approbation de votre équipe juridique pour progresser, comme c’est le cas pour un support de vente. La tâche de création attendra donc l’approbation de l’équipe juridique.

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un type de gestion de projet visuelle qui permet d’afficher un projet sous forme de chronologie. C’est donc un très bon moyen pour suivre facilement le cycle de vie d’un projet et évaluer les différentes échéances des activités concernées.

Avec un diagramme de Gantt, les chefs de projet ont une parfaite visibilité sur le travail à faire, les personnes chargées de s’en occuper et les échéances prévues. Les tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur indique la durée.

Indicateurs clés de performance (ICP/KPI)

Un indicateur clé de performance (ICP ou KPI en anglais) sert à évaluer la progression de votre équipe par rapport à un certain but ou des objectifs de projet.

Ce type d’indicateur facilite ainsi le suivi des performances de projet. Imaginons qu’un spécialiste de l’e-mail marketing ait pour objectif d’augmenter le taux d’ouverture des e-mails. Dans ce cas, le KPI suivi serait le taux moyen d’ouverture (en pourcentage) de tous les e-mails marketing envoyés au cours du trimestre.

Réunion de lancement

La réunion de lancement est l’occasion de réunir tous les acteurs d’un projet particulier afin de mettre tout le monde d’accord sur le plan à mettre en œuvre. Les membres de l’équipe peuvent ainsi poser des questions et chaque partie prenante au projet peut exprimer son opinion.

Gestion de portefeuille de projets (PPM)

La gestion de portefeuille de projets (PPM) est le processus qui consiste à créer un portefeuille centralisé regroupant de nombreux projets. Vous pouvez ainsi en savoir plus sur ces projets, et faire le lien entre les activités quotidiennes de votre équipe et les objectifs de l’entreprise.

Budget de projet

Le budget d’un projet détermine la quantité de ressources utilisable dans le cadre de sa réalisation. Il est défini en heures, comme au sein des agences, ou en devises.

Charte de projet

La charte de projet est un document qui met en évidence les objectifs essentiels de votre projet, sa portée et les principales responsabilités qu’il entraîne. Elle permet aux acteurs clés de se faire une idée générale du travail à réaliser avant approbation du projet. La charte est donc l’outil idéal pour convaincre les parties prenantes de l’approuver.

Logiciel de gestion de projet

Comme son nom l’indique, un logiciel de gestion de projet est un type de logiciel spécialement conçu pour vous aider à gérer vos projets. Certains chefs de projet intègrent un logiciel spécifique à leur processus de gestion de projet, par exemple Asana, tandis que d’autres préfèrent utiliser un logiciel plus généraliste pour tout planifier, comme Excel. Vous pouvez certes gérer vos projets sans faire appel à un logiciel dédié, mais un tel outil vous aidera à coordonner votre équipe, à gagner en temps et en efficacité, à organiser vos ressources et à suivre les jalons franchis à mesure que vous avancez dans le projet.

Objectifs de projet

L’objectif du projet représente le but que vous visez d’ici la fin du projet, ainsi que la raison pour laquelle ce dernier est organisé. Un tel objectif peut aussi bien être une ressource finie tangible, comme un nouveau produit, qu’un but que vous avez décidé d’atteindre, par exemple une augmentation de 300 % de vos followers sur les réseaux sociaux.

Plan de projet

Le plan de projet (ou plan de gestion de projet) schématise tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre les objectifs de ce projet. Autant dire qu’il s’agit d’un document essentiel, puisqu’il conditionnera toute la suite de l’aventure. Ce plan aide chaque membre de l’équipe à identifier ses responsabilités et est la principale source de référence pour tous les intervenants. À la moindre question, vos collègues consulteront le plan de projet à la recherche d’informations.

Portée de projet

La portée de projet définit clairement les objectifs, échéances et livrables à accomplir à l’occasion d’un projet au cours d’une période donnée. Délimitez la portée en amont pour permettre à vos collègues de gérer leur propre emploi du temps et pour prévenir les participants au projet des différents changements au fil de sa progression.

Chronologie de projet

La chronologie de projet est un outil de gestion de projet dont l’objectif est de vous aider à visualiser la façon dont s’articulent les différents éléments de votre plan. Elle vous permet de dresser la liste des dépendances notables au cours du processus de planification.

Chef de projet

Le chef de projet a pour responsabilité de veiller à ce qu’un projet se déroule sans heurts du début à la fin. Chaque projet peut avoir son propre chef de projet, mais dans certains cas, la personne qui endosse ces responsabilités peut occuper un autre poste. Le chef de projet gère chaque étape du projet, de son idéation à son achèvement, sans compter les autres processus clés tout au long de l’opération.

Allocation des ressources

L’allocation des ressources est le processus qui consiste à identifier précisément le nombre de ressources disponibles pour un projet donné. Quelques exemples de ressources :

• Le temps

• Budget

• Les membres de l’équipe

• L’équipement

• Les logiciels

Gestion des ressources

Le processus de gestion des ressources vise à planifier et programmer les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. À la différence de l’allocation des ressources, vous planifiez ici activement où et quand utiliser les ressources prévues au budget.

Dérive des objectifs

Lorsque les tâches et livrables d’un projet commencent à sortir du cadre fixé par un chef de projet et donc à dépasser sa portée, on parle alors de dérive des objectifs. En soi, cela ne pose aucun problème, mais vous devez être vigilants et exercer un contrôle régulier si vous ne voulez pas voir s’allonger la durée d’exécution du projet.

Parties prenantes (acteurs/participants au projet)

Les acteurs ou participants au projet, aussi appelés parties prenantes, sont les personnes directement affectées par le projet sur lequel vous travaillez. Il peut évidemment s’agir de l’équipe qui travaille directement dessus, mais aussi d’équipes tierces ayant besoin d’apprendre un nouveau processus ou du PDG qui doit s’assurer que tout se déroule bien au niveau des activités de l’entreprise.

Cahier des charges

L’énoncé des travaux (SoW, pour Statement of Work) ou cahier des charges est un document formel qui décrit les exigences spécifiques à un projet. Celui-ci résume clairement les activités, livrables et délais du projet en question. Il est généralement utilisé par les agences ou les entrepreneurs qui fournissent une prestation à un client et souhaitent s’assurer que tout le monde s’entend parfaitement quant au travail à réaliser.

Les méthodologies de gestion de projet

Le processus de gestion de projet dépend de votre secteur d’activité et de la taille de votre équipe. Tous les projets étant différents, il en existe une multitude. Citons quelques-unes des méthodologies de gestion de projet les plus courantes :

Agile

La méthodologie Agile est un principe de gestion de projet de type itératif. Elle est largement plébiscitée par les équipes de développement logiciel, dont les projets évoluent à toute allure, de même que leurs besoins. Plutôt que de tout faire en un seul bloc, la méthode Agile préconise de réaliser de petits changements progressifs de façon à pouvoir revoir sa trajectoire et se tourner vers une autre stratégie le cas échéant. Ainsi, les modifications apportées au produit vont forcément dans le sens de l’utilisateur final et ses attentes.

Gestion de la valeur acquise (Earned Value Management ou EVM)

La méthode de la valeur acquise (EVM) permet aux chefs de projet de comparer, pour un certain projet, le travail accompli au plan prévu. Pour calculer la valeur acquise d’un projet, multipliez son pourcentage d’achèvement par son budget total. Ce processus peut vous aider à maîtriser vos budget et calendrier de projet.

Processus itératif

En gestion de projet, ce terme désigne un processus qui évolue sans cesse au fil du projet. Bien souvent organisés en plusieurs périodes distinctes ou sprints, les processus itératifs incluent des phases de réflexion destinées à faire le point sur le travail réalisé et à déterminer les changements nécessaires à apporter lors de la prochaine itération.

Kanban

Kanban est un type de gestion de projet visuelle, qui se traduit généralement par des tableaux Kanban. Les activités y sont affichées sous la forme d’un tableau de projet organisé en colonnes, chaque tâche étant signalée par une « carte » dans la colonne qui convient. Le plus souvent, les colonnes représentent une étape de travail, tandis que les cartes sont « extraites » d’un backlog au fil de leur progression vers l’étape suivante du processus.

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet basée sur des processus, axée sur la structure de l’équipe de gestion de projet et sur sa justification commerciale.

Un processus PRINCE2 comporte sept étapes principales :

1. Élaborer le projet

2. Initialiser le projet

3. Diriger le projet

4. Contrôler les séquences

5. Gérer la livraison du produit

6. Gérer une limite de séquence

7. Clore le projet

Scrum

La méthode Scrum est une sous-catégorie de la méthode Agile, qui permet aux équipes de se baser sur leurs expériences antérieures pour organiser les prochaines étapes de leur projet. Une équipe Scrum compte ce que l’on appelle un Scrum Master, qui est là pour guider les équipes à travers chaque étape Scrum.

La méthodologie Scrum s’organise généralement en quatre étapes :

• La planification

• L’exécution

• L’analyse

• La rétrospective

Modèle en cascade ou Waterfall

Le modèle en cascade ou Waterfall est une forme de gestion de projet linéaire, au sein de laquelle chaque étape de projet dépend de l’étape précédente. Ce modèle exige le plus souvent de planifier soigneusement l’exécution au préalable de façon à bien prendre toutes les dépendances en compte. En général, on affiche le modèle Waterfall sur un diagramme de Gantt.

Les acronymes répandus en gestion de projet

Plus vous vous intéresserez à la gestion de projet, plus vous rencontrerez d’acronymes. En voici quelques-uns :

Gestion des processus métier (Business Process Management ou BPM)

La gestion des processus métier (BPM) passe par l’emploi de différentes méthodes pour perfectionner, optimiser et automatiser les processus d’une entreprise. Ce terme englobe de nombreuses stratégies différentes, mais il est avant tout utilisé dans le cadre de la rationalisation ou l’automatisation des processus.

Associé certifié en gestion de projet (Certified Associate in Project Management ou CAPM)

Le titre de CAPM ou associé certifié en gestion de projet est attribué par le Project Management Institute (PMI). Il s’agit d’une certification de niveau débutant, à destination des employés ayant encore peu d’expérience professionnelle.

Méthode du chemin critique (Critical Path Method ou CPM)

La méthode du chemin critique ou CPM est un outil de modélisation de gestion de projet. Ici, le chef de projet répertorie toutes les tâches à réaliser pour terminer un projet, le temps nécessaire estimé et les dépendances pour chacune d’entre elles. Il peut ensuite afficher le projet sous la forme d’une grande chronologie et l’évaluer sur toute sa longueur.

Méthode PERT (Program Evaluation Review Technique ou PERT)

On utilise la méthode PERT pour déterminer et calculer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ou activité. Le diagramme de PERT représente les étapes à réaliser dans un ordre précis, en prenant en compte les contraintes de temps. En l’absence de diagramme de PERT, on fait appel à un diagramme de Gantt.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)

Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) regroupe la terminologie et les directives standard établies par le Project Management Institute (PMI). Le guide PMBOK® aborde différentes méthodologies de gestion de projet, telles que la méthode du chemin critique (CPM) et l’organigramme des tâches (WBS).

Project Management Institute (PMI)

Le Project Management Institute (PMI) est une organisation professionnelle fondée aux États-Unis, qui se consacre exclusivement à la gestion de projet. Il propose des formations et certifications à toute personne qui souhaite faire carrière dans le domaine.

Project management professional (PMP)

Toute personne qui exerce dans le domaine de la gestion de projet est considérée comme un professionnel de la gestion de projet, en anglais « project management professional » (PMP). Il n’est pas nécessaire d’être à un poste de chef de projet pour faire partie de ces professionnels.

Matrice RACI

On fait appel à la matrice RACI ou matrice des responsabilités pour identifier les fonctions et responsabilités des membres d’une équipe pour tout livrable, jalon ou tâche de projet. Voici les rôles que désigne l’acronyme RACI :

• Responsable

• Approbateur

• Consulté

• Informé

Objectifs SMART

La méthode SMART vous aide à créer des objectifs bien définis et atteignables. Voici à quoi correspond son acronyme :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

Analyse SWOT

L’analyse SWOT est un outil d’aide à la prise de décision qui vous permet de clarifier certains aspects clés du projet. Explication de l’acronyme anglais SWOT :

• Strengths = forces

• Weaknesses = faiblesses

• Opportunities = opportunités

• Threats = menaces

Organigramme des tâches (Work Breakdown Structure ou WBS)

L’organigramme des tâches, en anglais « Work Breakdown Structure » (WBS) est un plan de projet condensé, hiérarchisé sous forme visuelle. Il doit donc disposer de tout le contenu d’un bon plan de projet : objectifs, livrables, échéances, acteurs clés, etc. Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour mieux visualiser projets et livrables liés à des dépendances.

D’autres ressources sur la gestion de projet

Que diriez-vous de rafraîchir vos connaissances et développer vos compétences en gestion de projet ? Consultez la bibliothèque de ressources de gestion de projet d’Asana pour tout savoir sur la gestion de projet : suivi des projets, gestion des risques, etc.