Comment faire un bon reporting? Exemples et outils inclus

Faire des reportings est un peu le quotidien du Chef de projet. Quel que soit votre secteur d’activité, vous avez sûrement déjà rédigé un rapport d’activité, que ce soit à la main ou à l’aide d’un outil de reporting. Cependant, vous ne savez peut-être pas qu’il existe plusieurs types de reportings, ni comment personnaliser ces reportings en fonction du public auquel il s’adresse. 

Pour en savoir plus, lisez cet article et apprenez comment rédiger un bon reporting. Nous vous proposerons également quelques exemples de reporting que vous pourrez personnaliser selon vos besoins.

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Un reporting est un document qui permet la communication de données sur un projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Quel que soit le type de reporting, il est constitué de données sur le projet basées sur des aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production. L’un des intérêts du reporting est qu’il permet d’obtenir une vue d’ensemble des projets, en temps réel.

 Selon la taille et la complexité de vos projets, un reporting peut être fait chaque semaine ou chaque mois. Il est envoyé à toutes les parties prenantes du projet afin de les tenir au courant de l’état d’avancement du projet.

La plupart des reportings se présentent sous la forme d’une page unique où sont condensées toutes les informations importantes. Des annexes et autres liens peuvent être ajoutés pour les parties prenantes qui souhaiteraient approfondir certaines données. 

À qui s’adresse un reporting ?

Le reporting s’adresse généralement aux audiences suivantes : 

• Les parties prenantes

• Les membres du COPIL

• L’équipe projet

• Le comité de projet

• Les autres utilisateurs impactés par le projet

Un directeur financier n’aura pas besoin des mêmes données que le directeur des ressources humaines ou que le responsable marketing.

Selon la cible du reporting, il faudra donc adapter la forme. Pour un COPIL par exemple, mieux faut privilégier un rapport court qui sera présenté en début de réunion. Le format Tableau de Bord est souvent choisi, car il est clair et concis. Un trop grand nombre de données pourra s’avérer contre-productif pour ce type de réunion.

Pour le comité de projet, un reporting détaillé et plus technique est en revanche préférable. Il faudra en effet disposer de toutes les informations utiles pour alimenter les échanges et faciliter la prise de décision. 

Que trouve-t-on dans un reporting?

En gestion de projet, le reporting doit reprendre les caractéristiques clés suivantes :

1. Les informations générales du projet

• Nom du projet

• Nom et informations concernant le client

• Numéro de projet

• Nom du Chef de projet

• Date de début du projet

• Date de fin prévue

• Date de publication du reporting

2. Les indicateurs clés de performance (KPI) 

Sélectionnez vos indicateurs de performance avec soin. N’en faites pas trop, intégrez uniquement les indicateurs pertinents pour votre reporting. Voici quelques exemples de KPI pertinents:

• Progression du calendrier par rapport au plan : Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?

• Ressources prévues par rapport aux ressources réelles : Y a-t-il des ressources manquantes ou suraffectées ?

• Aperçu des risques : Y a-t-il des risques élevés qui doivent être gérés ?

• Coût actuel par rapport au budget : Le projet est-il inférieur ou supérieur au budget ?

• Portée actuelle par rapport au plan : La portée du projet a-t-elle changé depuis le début du projet ? Si oui, comment ?

• Résultats actuels en matière de qualité : Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?

3. Informations supplémentaires à inclure

Selon le type de reporting et l’activité de l’entreprise, ces données peuvent figurer dans votre reporting: 

• Gestion des modifications du projet : Il s’agit généralement d’une mise à jour de toutes les demandes de changement en attente et approuvées pour le projet.

• Mesures prises : Il s’agit d’un résumé des principales actions et décisions prises depuis le dernier reporting en date. Il peut également inclure les réalisations, telles que les jalons récemment atteints.

• Décisions requises : Si une décision cruciale doit être prise, c’est le bon endroit pour la partager, en précisant de qui il s’agit et quand elle doit être prise. Par exemple, l’approbation du sponsor pour le plan de gestion du projet.

• Étapes à venir : Les prochains livrables et jalons

• Listes de tâches : Il s’agit d’une liste de toutes les tâches à accomplir pour mener à bien le projet. Les listes de tâches doivent comporter les dates de début et de fin des tâches incluses.

Les différents types de rapport de projet

Quand on parle de reporting, on pense souvent au reporting financier. Même si ce dernier est bien sûr indispensable pour suivre le chiffre d’affaires et les performances de l’entreprise, le reporting n’est pas seulement réservé aux directeurs financiers.

D’autres types de reportings peuvent être utilisés, notamment en gestion de projet. Vous trouverez ci-dessous une liste des rapports de projet les plus importants dont vous pouvez avoir besoin pour suivre et rendre compte de l’état d’avancement de votre projet. 

Rapport d’avancement de projet

Le rapport d’avancement de projet permet de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet et de tout problème émergent concernant les coûts, la portée, les calendriers ou les risques. Vous pouvez facilement comparer un rapport d’état de projet à la base de référence du projet ou au plan de projet pour évaluer l’état d’avancement du projet. Ce type de reporting comprend généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier du projet, un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques éventuels.

Tableau de bord du projet

Le tableau de bord vous permet de savoir comment se déroule le projet en temps réel et ce que l’équipe peut faire pour améliorer les performances. Grâce à ce reporting, les parties prenantes peuvent visualiser des informations telles que la progression et la rentabilité. 

Il permet également d’identifier si le projet n’est pas sur la bonne voie et ce que vous pouvez faire pour rectifier cela.

Le tableau de bord est un outil de gestion important. Il présente le portefeuille global, la santé du projet (identifiée par un code couleur vert, orange et jaune), la rentabilité du projet en comparant le budget et le coût, et l’avancement du projet selon le calendrier.

Rapports de gestion du temps

Les rapports de gestion du temps répertorient le temps réel que votre équipe consacre à chaque tâche requise par un projet. En suivant le temps de cette manière, vous pouvez évaluer la part de votre budget que chaque tâche utilise, comparer le temps utilisé aux estimations du calendrier et ajuster l’un ou l’autre si nécessaire.

Reporting sur la disponibilité des ressources et des compétences

Les rapports sur la disponibilité des ressources sont essentiels pour tout Chef de projet. Grâce à ce reporting, vous pouvez attribuer et déléguer des tâches au bon membre de l’équipe. Il indique quel membre de l’équipe est occupé et à quel moment.

Si vous envisagez d’établir un planning pour un nouveau projet ou si vous recherchez une personne disponible pour lui confier une mission, vérifiez dans ce rapport. Vous pouvez également identifier les membres travaillant à plein régime et qui pourraient avoir besoin d’aide.

Rapports d’évaluation des risques

Les rapports d’évaluation des risques organisent et hiérarchisent les risques prévus et actuels d’un projet. Ils peuvent aider les équipes à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les énumérant et parfois en décrivant les moyens de les éviter. Le fait de noter l’importance de chaque risque permet également de hiérarchiser le temps à consacrer à chacun d’eux pour que le projet puisse respecter le calendrier.

Comment faire un bon reporting ? 

Réaliser un reporting prend du temps, et il serait dommage qu’il ne soit pas lu en raison d’un manque de lisibilité. Voici 6 conseils pour rédiger un reporting attractif. 

1. Soyez concis

Lorsque vous rédigez un rapport de projet, il est important de vous concentrer sur les informations essentielles. Pour rendre le rapport plus accessible, vous pouvez envisager d’utiliser des listes à puces au lieu de longs paragraphes.

2. Insérez des éléments visuels

Les éléments visuels peuvent être un excellent moyen de transmettre des informations importantes de manière accessible. Pensez à utiliser des graphiques et des tableaux pour présenter les progrès de votre équipe et d’autres informations clés.

3. Incluez les informations clés 

Lorsque vous rédigez un rapport de gestion de projet, il est important d’inclure toutes les informations dont vos parties prenantes pourraient avoir besoin. Il peut s’agir des dépenses actuelles, du budget prévu, de l’état d’avancement du projet, des échéances et des calendriers, d’une ventilation des tâches et de toute autre information demandée par les parties prenantes.

4. Rédigez sur un ton accessible 

Dans certains cas, les parties prenantes peuvent ne pas être familiarisées avec le jargon technique que vous et votre équipe utilisez. Essayez d’utiliser un langage accessible et quotidien, et décomposez les informations en petits segments.

5. Soyez transparent

Si votre projet est en retard ou dépasse le budget, il est important d’être transparent dans vos rapports. Cela permet aux parties prenantes d’identifier rapidement des solutions et de remettre le projet dans les temps.

6. Proposez des appels à l’action 

Dans certains cas, votre équipe peut avoir besoin d’une action de la part d’une ou plusieurs parties prenantes du projet pour réussir. Dans ce cas, veillez à inclure des axes à développer ou des actions à mettre en œuvre.

Les avantages d’un reporting

Les rapports d’activité sont des outils de communication importants pour tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet. Mais ils sont également utiles aux Chefs de projet, car ils les aident à allouer les ressources de façon efficace pour atteindre leurs objectifs. 

Les rapports de projet n’aident pas seulement les Chefs de projet et les parties prenantes à suivre l’évolution du projet, ils peuvent aussi prévoir les risques et, ce faisant, permettre d’élaborer une stratégie pour les éviter. Ils permettent de contrôler les coûts et de respecter le budget, de suivre les performances de l’équipe et d’accroître la visibilité du projet pour mieux le gérer.

Les outils du reporting

En gestion de projet, le reporting est un document essentiel et incontournable, mais qui demande beaucoup de temps pour sa mise en place.

Microsoft Excel est l’un des outils de reporting les plus fréquemment utilisés pour la collecte de données. Mais tous ceux qui ont déjà créé des reportings sur Excel savent à quel point cela peut être compliqué et chronophage. La génération manuelle des rapports est propice aux erreurs en plus de prendre du temps. Il est aussi difficile de détecter les problèmes en cas de données erronées.

Les outils de reporting vous permettent d’extraire et de présenter dynamiquement des données sous forme de graphiques, de tableaux et d’autres types de visualisations, offrant ainsi une meilleure lisibilité. 

Grâce aux outils de reporting Asana, vous pourrez créer des reportings à la demande, quel que soit votre besoin : reporting commercial, suivi de projet, reporting RH. N’attendez plus pour glisser cet outil dans votre trousse de Chef de projet!