Modèle de reporting

« Où en est le projet ? »

Si vous êtes chef de projet, cette question devrait vous sembler familière. Pour y répondre, vous avez sans doute dû faire des recherches dans vos tableaux de bord et autres rapports, fouiller votre messagerie ou encore consulter votre équipe. Et si tout était beaucoup plus simple ? En disposant d’une source unique de référence, vous pourriez voir en un coup d’œil le travail accompli et à venir, ainsi que le chemin qu’il reste à parcourir pour atteindre les objectifs de votre projet.

Augmentez votre efficacité en utilisant les bons outils : un modèle de reporting vous simplifiera la vie.

Quel est le but d’un modèle de reporting ?

Un modèle de reporting vous sert de guide pour mettre sur pied rapidement un rapport de projet, comme un rapport d’avancement hebdomadaire ou mensuel. Sa structure est idéale pour un usage en début de projet et vous permet de savoir à tout moment sur quelles données vous pencher. Pour cela, rien de plus simple : dupliquez le modèle de reporting et remplissez les informations requises.

La génération de reporting est indispensable dans le cadre d’un projet et cela ne se résume pas simplement à informer les parties prenantes. Elle permet de maintenir le cap, d’anticiper les obstacles et de terminer votre projet à temps. Votre modèle de rapport de projet vous apporte un aperçu immédiat du travail à venir et de ce qu’il reste à accomplir pour atteindre vos objectifs.

Les avantages d’un modèle de reporting projet en ligne

Aucun projet n’est gravé dans le marbre. Les priorités et les délais peuvent changer au fil du temps et chaque livrable terminé par votre équipe vous rapproche de votre objectif final. Grâce à un modèle de reporting en ligne, vous obtiendrez une visibilité sur les évolutions tout au long du projet, chose impossible avec un modèle de reporting statique. Celui-ci offre une mise à jour en temps réel pour vous montrer aussi bien le travail accompli que les tâches qui vous attendent. Enfin, en cas de changement de priorités, vous pourrez le modifier en quelques clics pour en informer les parties prenantes.

Un modèle de reporting en ligne vous permet de :

• Suivre l’accomplissement des tâches en temps réel.

• Proposer une source unique de référence concernant le statut de votre projet aux parties prenantes.

• Visualiser instantanément votre progression par rapport aux objectifs du projet.

• Mettre à jour facilement votre reporting en cas de changement des priorités ou des délais.

• Suivre les objectifs, les indicateurs clés de performance (KPI), les livrables et le statut du projet en un seul endroit.

• Visualiser le modèle de rapport de projet avec des tableaux de bord personnalisables, sans aucun effort.

• Attribuer des tâches et définir des échéances pour clarifier qui fait quoi et pour quand.

• Joindre des documents pertinents : Google Docs, feuilles de calcul, images, etc.

Comment créer un modèle de reporting ?

Un modèle de reporting en ligne, même le plus élémentaire, doit comprendre les éléments suivants :

• Votre progression actuelle par rapport à chacun de vos objectifs de projet.

• Les tâches qui ont votre priorité.

• Tous les problèmes ou freins qui pourraient entraver votre progression.

• Les tâches ou jalons de projet accomplis.

Créez des sections pour chacun des éléments suivants :

Progression par rapport aux objectifs

Dans cette section, réservez de l’espace pour documenter vos objectifs de projet, les KPI que vous utiliserez pour les mesurer et votre progression.

Pour suivre ces données, créez les colonnes suivantes :

• Objectif : un objectif global que vous souhaitez accomplir. Par exemple, augmenter le trafic de la page d’accueil.

• KPI : un indicateur de performance qui mesure la progression par rapport à votre objectif. Par exemple, le suivi des visiteurs du site pour mesurer le trafic de la page d’accueil.

• Performance actuelle : la mesure actuelle du KPI (key performance indicator) choisi. Par exemple, 1,2 million de visiteurs.

• Performance souhaitée : le résultat souhaité du KPI choisi et requis pour atteindre l’objectif de votre projet. Par exemple, 2 millions de visiteurs.

• Échéance : le délai prévu pour chaque objectif.

• Responsable : la personne responsable de superviser et d’accomplir chaque objectif.

Tâches prioritaires

Il est plus facile de se débarrasser des freins qui pourraient nuire à votre travail lorsque vous arrivez à anticiper les tâches prévues. De plus, l’aperçu des tâches prioritaires est un excellent moyen de visualiser la progression de votre projet au fil du temps. L’apparence de cette section varie selon les besoins du projet. Par exemple, elle pourrait présenter les éléments de la liste de tâches de votre équipe dans un modèle de rapport d’avancement hebdomadaire.

Tâches ou jalons accomplis

Cette section vous aide à visualiser le travail accompli jusqu’à présent : elle montre concrètement où vous en êtes pour chaque livrable et vous permet de préparer les prochaines tâches. Il est aussi possible de la personnaliser selon les besoins de votre projet. Par exemple, la section pourrait afficher les tâches terminées la semaine précédente ou l’ensemble des jalons atteints.

Problèmes ou freins

Enfin, créez une section pour y renseigner les freins ou points de blocage qui pourraient affecter vos tâches à venir. Cela vous aidera à les résoudre avant qu’ils ne deviennent plus importants. Grâce à elle, les parties prenantes sauront également pourquoi certains livrables prennent plus de temps que prévu à réaliser.

Quels sont les outils de reporting intégrés?

Essayez les fonctionnalités et intégrations d’application suivantes pour tirer le maximum de votre modèle de rapport :

Fonctionnalités intégrées

• Rapports : sur Asana, le reporting se traduit par la création de graphiques et diagrammes faciles à visualiser et à utiliser, qui regroupent toutes vos données de projet. En rendant compte de vos activités là où vous travaillez, vous évitez les tâches redondantes et les va-et-vient superflus entre applications. De plus, tout le travail de vos équipes étant réuni sur Asana, vous pouvez simplement extraire les données du projet ou de l’équipe qui vous intéresse pour suivre précisément ses évolutions, le tout au même endroit.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ