Le démarrage du projet : la première étape d’une gestion de projet efficace

« Il n’est qu’une bonne méthode, c’est prendre le bon départ. »

Nul besoin de chanter Do Ré Mi avec les Alpes autrichiennes en arrière-plan, ce fameux conseil de Julie Andrews dans « La Mélodie du bonheur » s’applique aussi bien à la gestion de projet qu’à la musique. Un bon départ permet de poser toutes les bases nécessaires à une gestion de projet efficace. Grâce à la phase de démarrage du projet, vous pouvez vous assurer de cocher toutes les cases avant le lancement de votre projet.

En quoi consiste la phase de démarrage du projet ?

Le démarrage du projet est la première étape du commencement d’un nouveau projet, au cours de laquelle vous déterminez l’objectif de ce dernier et la valeur commerciale qu’il apportera. Vous pouvez ensuite vous appuyer sur ces informations pour obtenir l’adhésion des principales parties prenantes.

Le concept de « démarrage de projet » est issu d’un modèle en cinq phases, créé par le Project Management Institute (PMI) dans le « Project Management Body of Knowledge » (Guide du corpus des connaissances en management de projet), également connu sous le nom de guide PMBOK®. Ce modèle divise le cycle de vie d’un projet en cinq étapes :

• Le démarrage du projet : définissez votre projet dans ses grandes lignes et obtenez l’adhésion des principales parties prenantes.

• La planification du projet : définissez des objectifs précis et créez une feuille de route.

• La mise en œuvre du projet : lancez votre projet en vous appuyant sur les informations recueillies aux étapes 1 et 2.

• Le suivi de l’efficacité : évaluez l’efficacité à l’aide d’indicateurs clés de performance (ICP ou KPI).

• La clôture du projet : organisez un débriefing avec les parties prenantes.

Démarrage du projet et planification du projet

Au cours de la phase de démarrage du projet, vous définissez votre projet dans les grandes lignes pour démontrer sa valeur commerciale. Une fois que vous avez obtenu l’adhésion des principales parties prenantes et prouvé la faisabilité de votre projet, vous passez à la phase de planification du projet. Celle-ci consiste à définir les objectifs du projet, ses livrables et une feuille de route de manière détaillée. Le but est d’apporter suffisamment d’informations aux personnes concernées pour obtenir leur approbation pendant cette phase de démarrage, avant de passer davantage de temps à peaufiner la planification du projet.

Pourquoi la phase de démarrage du projet est-elle si importante ?

Même si commencer un nouveau projet s’avère particulièrement motivant, il est important de s’assurer que celui-ci apportera une réelle valeur ajoutée avant de passer à la phase de planification. C’est là que la phase de démarrage du projet prend toute son importance : son approche structurée permet de démontrer l’utilité de votre projet et de prouver la faisabilité des tâches que vous allez accomplir. Cette phase favorise également l’implication des parties prenantes dès le départ, afin de garantir l’obtention des ressources essentielles, de donner plus de visibilité à votre projet et d’éviter des obstacles coûteux par la suite.

Le processus de démarrage du projet : 4 étapes à suivre pour bien commencer

Vous avez trouvé une idée de projet séduisante sur le papier… et maintenant ? Voici comment aborder cette première phase de gestion de projet et poser des bases solides pour votre nouveau projet.

1. Créez une charte de projet ou un business case

Au cours de cette première étape, vous démontrez en quoi votre projet est nécessaire ainsi que ses avantages. Pour cela, deux options s’offrent à vous : charte de projet ou business case. Ces documents reposent sur la même idée, puisqu’ils sont tous deux utilisés pour présenter les grandes lignes et les informations clés de votre projet aux parties prenantes. La principale différence réside dans leur portée ou périmètre : vous pouvez utiliser une charte de projet pour les projets plus petits et un business case pour les projets plus vastes, qui nécessitent de nombreuses ressources. Par exemple, vous pourriez créer une charte de projet pour la refonte de la page d’accueil de votre entreprise, mais vous tourner vers un business case pour le renouvellement de votre image de marque.

Charte de projet ou business case, peu importe, vous aurez l’occasion de démontrer la valeur ajoutée de votre projet pour l’entreprise et d’expliquer pourquoi vous avez besoin de certaines ressources : budget, équipements ou encore membres supplémentaires dans votre équipe. Nous vous proposons un modèle élémentaire qui reprend les éléments habituellement inclus dans ces deux documents :

Charte de projet

Une charte de projet explique l’importance de ce dernier, ce qu’il implique et les personnes qui y contribueront :

• Pourquoi : le but et les objectifs du projet

• Quoi : la portée du projet, y compris une présentation du budget

• Qui : principales parties prenantes, sponsors du projet et membres de l’équipe projet

Business case

Un business case reprend tous les composants d’une charte de projet, auxquels viennent s’ajouter les éléments suivants :

• Une analyse financière complète, dont une estimation du retour sur investissement (RSI) de votre projet

• Une analyse des risques du projet et un plan de gestion des risques

• Un plan d’action qui précise comment les décisions seront prises (par exemple, à l’aide d’une matrice RACI), un plan de communication et les prochaines étapes que vous suivrez si votre business case est approuvé

2. Identifiez les principales parties prenantes et présentez-leur votre projet

Ensuite, déterminez qui doit approuver votre charte de projet ou votre business case. Il est ici question des principales parties prenantes, celles qui ont leur mot à dire quant aux résultats de votre projet : les hauts dirigeants, les sponsors du projet ou les équipes interfonctionnelles auxquelles vous demandez un budget ou des ressources, entre autres. Si vous ignorez qui sont vos principales parties prenantes, posez-vous les questions suivantes :

• Qui doit approuver mon projet ?

• Qui fournira les ressources nécessaires au projet ?

• Qui peut influer sur l’évolution de mon projet ? 

Un bon moyen de n’oublier aucun acteur important est de dresser la liste des parties prenantes du projet. Cette méthode consiste à répartir les parties prenantes en quatre catégories : haute influence et grand intérêt, haute influence et faible intérêt, faible influence et grand intérêt, et enfin, faible influence et faible intérêt. Toutes les personnes appartenant au premier groupe (haute influence et grand intérêt) sont probablement des parties prenantes clés qui devraient approuver votre projet pendant la phase de démarrage.

En plus des principales parties prenantes, il convient d’identifier les autres personnes qui pourraient être intéressées par votre projet, y jouer un rôle ou en ressentir les effets. Même si ces personnes n’ont pas besoin de l’approuver officiellement, il peut s’avérer utile de les en informer, en particulier si le projet est susceptible d’avoir des répercussions sur leur travail. Elles pourraient également apporter un soutien supplémentaire sous forme d’idées ou de ressources.

Obtenir l’adhésion des parties prenantes pendant la phase de démarrage vous permet non seulement d’obtenir l’approbation, le soutien et les ressources nécessaires, mais également de donner plus de visibilité à votre projet et d’éviter des obstacles coûteux par la suite.

3. Réalisez une étude de faisabilité

Vous avez présenté votre projet, démontré qu’il apporte une réelle valeur ajoutée et qu’il s’accorde avec le plan stratégique général de votre entreprise, et maintenant ? Une étude de faisabilité est nécessaire pour s’assurer que votre projet est réalisable avec les ressources à disposition.

Pour faire simple, une étude de faisabilité évalue la probabilité de réussite de votre projet en répondant aux questions suivantes :

1. Mon équipe dispose-t-elle des ressources nécessaires pour mener ce projet à bien ?

2. Le retour sur investissement (RSI) sera-t-il suffisant pour justifier la mise en œuvre de ce projet ?

Si vous pouvez répondre par l’affirmative à ces deux questions, vous avez toutes les raisons de poursuivre votre projet. Si votre étude de faisabilité révèle que vous n’avez pas suffisamment de budget ou de ressources, vous avez des arguments solides pour retourner voir les parties prenantes et leur demander davantage. Si le retour sur investissement de votre projet n’est pas non plus suffisant, vous pouvez vous appuyer sur ces données pour ajuster votre plan de projet ou pour saisir une tout autre opportunité.

Faut-il réaliser une étude de faisabilité pour chaque projet ?

Les études de faisabilité sont généralement utilisées pour des projets plus vastes qui sollicitent de nombreuses ressources de l’entreprise. Vous pouvez vous abstenir de réaliser ce type d’étude pour les projets plus petits qui ont peu d’effets à long terme. Vous pouvez également passer cette étape si vous avez déjà géré un projet similaire dans le passé, si vos concurrents sont déjà en train de concrétiser une idée similaire ou si vous avez déjà réalisé une étude de faisabilité similaire au cours des trois dernières années. Gardez à l’esprit que la réalisation d’une étude de faisabilité demande du temps et des ressources, posez-vous donc toujours la question avant de vous lancer.

4. Rassemblez votre équipe et vos outils

Maintenant que votre projet a été approuvé et que sa faisabilité a été prouvée, vous pouvez enfin commencer à rassembler votre équipe, votre espace de travail et vos outils. Voici quelques conseils pour bien commencer :

• Une bonne équipe peut grandement contribuer à la réussite de votre projet, et trouver des personnes dotées de l’expérience et des compétences adéquates peut prendre du temps. Il convient donc de commencer ce processus le plus tôt possible, dès confirmation de votre projet, en particulier si vous devez recruter de nouveaux employés ou assurer l’intégration des prestataires. De plus, en fonction des procédures de votre entreprise, vous devrez peut-être déposer une demande à l’avance pour réaffecter certains employés à votre projet.

• Quelle structure d’équipe souhaitez-vous mettre en place ?. Par exemple, souhaitez-vous une structure hiérarchique simple où les membres de l’équipe rendent compte à leur chef d’équipe, ou serait-il plus approprié de diviser votre équipe en zones géographiques ?

• L’endroit d’où vous travaillez peut influer sur vos méthodes. Si vous envisagez de gérer votre projet à distance, assurez-vous de disposer de l’infrastructure adéquate pour diriger une équipe virtuelle. Et si votre équipe est amenée à travailler dans vos locaux, gardez en tête que vous devrez peut-être demander un espace dédié avant la réunion de lancement du projet.

• Choisissez des outils adaptés. Réfléchissez à la manière dont votre équipe travaillera ensemble sur les tâches quotidiennes. Par exemple, utiliserez-vous des e-mails, Google Docs ou un logiciel de gestion de projet plus fiable ? Vous pouvez envisager un outil comme Asana, qui vous permet de centraliser les communications de votre équipe, d’attribuer des tâches avec un responsable et une échéance clairs, et d’organiser facilement les projets de manière parfaitement adaptée à votre équipe.

Prochaine étape : la planification du projet

La phase de démarrage du projet vous permet de poser des bases solides pour votre projet : vous en prouvez l’intérêt pour votre entreprise, obtenez les approbations nécessaires, vérifiez la faisabilité de votre travail et rassemblez votre équipe.

Ensuite, vous aurez les mains libres pour peaufiner les détails de votre plan de projet et déterminer les objectifs, les livrables, les jalons et la feuille de route de votre projet. Nous vous souhaitons une bonne planification et beaucoup de réussite dans vos projets à venir !