Modèles de plans d’amélioration des performances : le guide

Il n’est jamais agréable d’expliquer à un membre de son équipe qu’il doit fournir des efforts supplémentaires. Cela s’avère pourtant nécessaire lorsque les résultats ne sont pas au rendez-vous. Mauvais quart d’heure en perspective ? Pas forcément. Faire de cette prise de conscience une source de motivation ne tient qu’à vous. Encouragez votre collègue à donner le meilleur de lui-même en lui indiquant des pistes d’amélioration concrètes et donnez-lui ainsi la chance de faire à nouveau ses preuves au sein de l’équipe.

Appuyez-vous sur un plan d’amélioration des performances (performance improvement plan, ou PIP en anglais) pour aider les membres de votre équipe à trouver leur équilibre au sein de leur vie professionnelle. Dans cet article, découvrez quels éléments inclure dans votre modèle de plan d’amélioration des performances ainsi que les avantages qu’il présente pour votre équipe.

En quoi consiste un plan d’amélioration des performances ?

Cet outil motivant aide les membres de votre équipe à atteindre leurs objectifs de performance à l’aide d’actions concrètes et adaptées à leurs besoins. Un de vos collègues peine à atteindre ses objectifs professionnels ? Utilisez un plan d’amélioration des performances sur-mesure pour l’aider à surmonter ses difficultés.

En règle générale, il est préférable d’aborder les problèmes de performance d’un membre de votre équipe à l’occasion d’un entretien individuel. Vous pourrez ainsi discuter ensemble de la manière d’adapter au mieux le PIP à ses besoins. Pour être efficace, celui-ci devra inclure un plan structuré concernant les semaines à venir ainsi que des objectifs réalisables.

Vous vous demandez peut-être quels éléments justifient la mise en œuvre d’un plan d’amélioration des performances. Dans quels cas est-il vraiment nécessaire ? Voici quelques exemples :

• L’un des membres de votre équipe enchaîne les mauvaises performances

• Un plan d’action vous semble être le meilleur moyen d’aider votre collègue à remonter la pente

• Vous avez déjà mis en œuvre tous les aménagements possibles pour favoriser ses performances

• Une formation adaptée lui avait déjà été dispensée lors de sa prise de poste

Parfois, un besoin de structure se cache derrière de mauvaises performances. Il suffit alors tout simplement d’encadrer davantage certaines activités pour que les individus concernés s’épanouissent et participent activement à la réussite de l’entreprise. La solution : mettre en place un plan d’amélioration des performances pour y remédier au plus vite.

Quelques conseils avant de vous lancer

Gardez bien en tête qu’un PIP est avant tout un moyen d’aider les membres de votre équipe à gagner en performance. Il doit s’agir d’un échange constructif s’articulant autour de vos retours et des pistes d’amélioration concrètes que vous identifiez. Suivez les conseils ci-dessous, ils vous aideront à appréhender cette discussion avec suffisamment d’ouverture d’esprit et permettront aux membres de votre équipe de faire preuve de discernement tout du long.

• Préparez le terrain : pour votre première conversation concernant le plan d’amélioration des performances de votre collègue, vous pensiez peut-être amener le sujet sans forcément l’en avertir. Cependant, une préparation préalable vous permettrait d’axer votre échange sur des pistes d’amélioration constructives et d’optimiser les résultats. Quelle que soit la façon dont vous abordez le sujet, veillez à toujours favoriser la communication sur votre lieu de travail afin que les membres de votre équipe se sentent suffisamment à l’aise pour s’exprimer librement.

• Écoutez activement : une fois votre collègue en face de vous, vous devrez avant tout l’écouter pour tenter de mieux comprendre la situation. Évitez de l’accabler de reproches, demandez-lui plutôt d’expliquer les différents facteurs qui, selon lui, l’empêchent d’atteindre ses objectifs et de participer activement à la réussite de l’entreprise. Un entretien en tête-à-tête permet généralement de mettre le doigt sur certains problèmes dont vous ne soupçonniez pas l’existence. Vous pourrez alors en tenir compte lors de la création du plan d’amélioration des performances.

• Restez positif : pas de retours constructifs sans état d’esprit positif. Un PIP peut en effet susciter une certaine appréhension chez vos collègues, mais rappelez-leur qu’il s’agit avant tout d’une occasion de progresser et de gagner en performance.

• Identifiez l’origine du problème : déterminer avec précision ce qui empêche votre collègue d’atteindre ses objectifs est indispensable si vous souhaitez l’aider à remonter la pente. Pour cela, rien de mieux que d’organiser un entretien individuel. Cela vous permettra peut-être d’identifier un comportement ou des actions découlant directement de facteurs situationnels ou personnels. Découvrez ce qui se cache derrière ses mauvaises performances pour élaborer un plan d’action efficace et parfaitement adapté à ses besoins.

• Jouez les guides : ne vous contentez pas de dresser la liste de l’ensemble des erreurs commises, mais proposez plutôt à votre collègue des pistes d’amélioration concrètes. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt d’un plan d’amélioration des performances.

• Démontrez votre soutien : une fois le PIP lancé, faites savoir au membre de l’équipe en question que vous suivrez ses progrès de près et que vous serez là pour le motiver en cours de route. Accompagnez-le dans cette démarche et montrez-lui qu’il n’est pas seul. Cela l’encouragera aussi à s’impliquer au maximum et à garder le cap sur ses objectifs.

Les éléments à inclure dans un plan d’amélioration des performances

Pas si vite ! Ne vous lancez pas à l’aveuglette dans la personnalisation de votre PIP sans savoir quels sont les principaux éléments qu’il doit comprendre. Cette liste de contrôle devrait vous aider à ne rien oublier.

• L’énoncé des attentes de l’entreprise : il peut par exemple s’agir d’un énoncé normalisé des attentes de votre entreprise concernant les performances générales des membres de l’équipe.

• Le bilan des performances : il s’agit ici de confronter les performances du membre de l’équipe en question aux attentes liées à son rôle.

• Le plan d’action : vous devrez déterminer des actions à mettre en œuvre au fur et à mesure par le membre de l’équipe en question, et si possible, sous la forme d’objectifs SMART.

• Le calendrier de suivi : comme l’indique la lettre « T » de SMART, les objectifs devront être temporellement définis. À chaque modèle de PIP sa propre chronologie. Celle-ci est composée de différents jalons permettant d’évaluer la progression de votre collègue au fil du temps.

• Conséquences : décrivez dans cette section à quoi s’attendre en cas d’échec du PIP. Il peut par exemple s’agir de nouvelles mesures à mettre en œuvre ou d’un éventuel licenciement.

Rédiger efficacement un plan d’amélioration des performances

Avant d’entamer la rédaction de votre plan d’amélioration des performances, vous devrez tout d’abord vous être longuement entretenu avec le membre d’équipe concerné. Cette réunion demandera une certaine préparation. En effet, chacune de vos remarques quant à ses mauvaises performances devra s’appuyer sur des preuves. C’est en étant sur la même longueur d’onde que vous pourrez discuter sereinement de chaque point énuméré précédemment. Suivez les étapes ci-dessous pour structurer efficacement votre PIP lors de la réunion.

1. Analysez l’entreprise, le poste en question et les attentes qui y sont liées

Lors de la rédaction d’un PIP, la première étape consiste à passer en revue les attentes liées au poste en question. Bien que les membres de l’équipe endossent généralement des rôles et des responsabilités différents, vous devez pouvoir énoncer clairement ce que vous attendez de chacun d’eux et définir précisément ce qui caractérise des mauvaises performances.

Cet énoncé, normalement connu de tous, vous servira de référence lorsque vous aborderez plus en détail les difficultés rencontrées. Le clarifier au plus tôt et veiller à ce qu’il ne tombe pas dans l’oubli est essentiel si vous souhaitez que votre équipe réponde efficacement aux attentes formulées.

Notre conseil : il est important que l’entreprise documente officiellement ses attentes. Veillez à ce que les membres de votre équipe aient toujours accès aux documents les stipulant, quelles que soient leurs performances. Chacun pourra ainsi vérifier à tout moment qu’il répond bien aux attentes du poste occupé.

2. Identifiez les pistes d’amélioration

Vous avez à nouveau clarifié les attentes de l’entreprise ? Bien, à présent, vous pouvez identifier les pistes d’amélioration possibles. Recensez les situations dans lesquelles votre collègue ne répond pas à ces attentes et appuyez-vous pour chacune d’entre elles sur de vrais exemples en citant ses performances.

Bien que cet exercice puisse s’avérer désagréable pour les deux parties, il ne tient qu’à vous de le rendre utile et constructif. Vous devrez pour cela :

• Montrer à votre interlocuteur que vous croyez en sa capacité de progression

• Faire preuve d’objectivité concernant les points à améliorer

• Justifier systématiquement les problèmes mentionnés par des données ou des faits

• Vous concentrer sur les problèmes aux solutions facilement identifiables

• Éviter de souligner les problèmes résultant de divergences d’opinion ou d’incompétences sur lesquelles l’individu en question n’a aucun contrôle

• Rechercher l’origine de chaque problème identifié afin de trouver des solutions à long terme

Notre conseil : un PIP doit avant tout reposer sur des déclarations objectives avec faits à l’appui. Il ne doit en aucun cas se fonder sur l’opinion que vous vous faites de la réussite. Vous pouvez éviter ce biais inconscient, aussi connu sous le nom de biais d’évaluation idiosyncratique, en établissant des critères d’évaluation clairs et précis et en organisant des évaluations à plusieurs pour recueillir un maximum de données sur les performances de l’équipe.

3. Élaborez un plan d’action

Chaque PIP doit inclure un plan d’action détaillé sur la manière de venir en aide au membre de l’équipe en question et de le faire progresser. Il peut par exemple comprendre la définition d’objectifs particuliers, la mise en place de jalons pour évaluer les progrès réalisés ou encore le recours à des formations supplémentaires.

Pour chaque objectif fixé, pensez à respecter les critères SMART, c’est-à-dire qu’ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Cette structure est idéale pour créer un plan d’action, car elle permet d’évaluer facilement la réussite des objectifs qu’il contient. Plus concret, le processus de suivi est ainsi mieux structuré.

Notre conseil : veillez à conserver votre plan d’action dans une source unique de référence, comme un outil de gestion de projet. Assurez-vous que tout le monde y a bien accès pour suivre les différentes mises à jour et apporter des modifications en temps réel. Utilisez ensuite des diagrammes de Gantt pour visualiser les étapes importantes à franchir et suivre les progrès réalisés au fur et à mesure.

4. Établissez un calendrier de suivi

Un plan d’amélioration des performances efficace doit toujours comporter un calendrier de suivi adapté à votre plan d’action. Ce calendrier doit inclure des entretiens réguliers et un suivi individuel tout au long du processus.

Un calendrier aidera les membres de votre équipe à ne pas perdre de vue leurs objectifs et indiquera la date à laquelle des améliorations devront être constatées. Il donnera également davantage de transparence et de structure à vos séances de débriefing et affirmera votre soutien envers les individus concernés tout au long du processus d’amélioration.

Notre conseil : créez un calendrier et des tâches avec des rappels pour vos prochaines séances de débriefing. Vous motiverez ainsi les membres de votre équipe à gagner en productivité et performance en vue de ces entretiens.

5. Définissez les prochaines étapes

Cette section informe les parties prenantes des conséquences qu’entraînerait un PIP inefficace. Si aucune évolution notable n’est constatée en fin de parcours, et que le membre de l’équipe en question n’a donc malheureusement pas été en mesure de fournir les efforts demandés ou de progresser un tant soit peu, il est possible que sa légitimité concernant son poste soit remise en question. Vous devrez dans ce cas consulter l’équipe RH de l’entreprise ou le responsable de votre service pour connaître la marche à suivre.

Exemple et modèle gratuit de PIP

Découvrez ci-dessous un exemple de plan d’amélioration des performances.

Exemple de scénario : avec ses nombreuses échéances manquées, ses absences aux réunions et sa faible contribution aux projets d’équipe, Sandrine ne répond pas aux attentes de l’entreprise. Il est certain que ses performances devront nettement s’améliorer si elle souhaite conserver sa place. Fort heureusement, sa manager Camille croit en sa capacité à progresser. Selon elle, l’origine du problème est clairement identifiable et Sandrine ne devrait pas avoir trop de difficulté à le surmonter. Avec une gestion des tâches plus efficace, une meilleure collaboration au sein de l’équipe et les conseils avisés de sa manager, Sandrine devrait très bientôt gagner en performance et contribuer à la réussite de son entreprise.

Exemple de plan d’action/objectifs SMART : au cours des 3 prochains mois, Sandrine devra respecter l’ensemble des échéances fixées, assister à toutes les réunions prévues et contribuer à au moins un projet d’équipe.

Testez notre modèle gratuit de PIP pour créer un plan d’action efficace et améliorer les performances de votre équipe.

Suivre efficacement les objectifs d’un plan d’amélioration des performances

Il est à noter que ce processus vous permet avant tout de suivre les progrès réalisés par les membres de votre équipe au fil du temps. Sans cela, il vous sera impossible d’évaluer son efficacité à les faire progresser.

Pour ce faire, assurez-vous tout d’abord de rassembler au même endroit vos objectifs et votre plan d’action. En effet, la définition des objectifs est bien trop souvent déconnectée du travail réel, éparpillée sur des feuilles de calcul et des diapositives. Relier les objectifs et les tâches de votre équipe permettra à chacun de visualiser clairement sa progression et, plus important encore, d’évaluer ses performances sur la durée.

C’est la raison pour laquelle Asana a décidé d’intégrer les objectifs à son logiciel. Les équipes peuvent ainsi :

• Respecter plus facilement leurs échéances

• Suivre les progrès de chacun en temps réel

• Évaluer la réussite des objectifs d’amélioration par rapport aux performances passées

• Planifier des réunions de suivi

• Prendre part aux différents processus pour plus de transparence

Suivez efficacement l’évolution de votre PIP avec un logiciel de gestion du travail

Les plans d’amélioration des performances créent parfois un sentiment d’urgence chez des membres d’équipe en difficulté et deviennent alors une réelle source de motivation. Ils les encouragent à donner le meilleur d’eux-mêmes et à atteindre les objectifs de performance fixés. Pour plus d’efficacité, appuyez-vous sur un outil comme Asana et suivez leur progression en temps réel en les soutenant du mieux possible.