La réingénierie des processus métier comme nouveau départ

Pourquoi donc vouloir réparer ce qui fonctionne ? Pourtant, force est de constater que quand tout n’est pas aussi efficace que prévu, il vaut parfois mieux démonter un processus pièce par pièce pour le remonter légèrement différemment. C’est le concept de la réingénierie des processus métier.

En quoi consiste la réingénierie des processus métier (BPR) ?

La réingénierie des processus métier (ou BPR pour « Business Process Reengineering » en anglais) prévoit une refonte complète des processus métier de base existants afin d’améliorer les résultats : bénéfices, qualité des produits, coûts ou encore rapidité. Il s’agit d’une opération extrêmement complexe qui nécessite l’adhésion de l’ensemble de l’entreprise, une planification précise et une équipe spécialisée pour faire avancer le travail. Selon la taille de votre structure, le BPR peut prendre de quelques mois à plusieurs années.

Réingénierie ou amélioration des processus métier ?

Ces deux stratégies d’amélioration des processus ont le même objectif final : apporter des changements aux processus métier dans le but d’améliorer les performances. Elles diffèrent principalement dans l’ampleur et la portée des changements apportés.

L’amélioration des processus métier implique des changements à plus petite échelle, destinés à améliorer un processus spécifique au sein d’une entreprise. Si votre équipe utilise un modèle d’amélioration continue, vous en avez probablement déjà entendu parler.

La réingénierie des processus métier consiste à modifier les processus à bien plus grande échelle. Au lieu d’examiner les petites étapes individuelles, le BPR évalue l’entreprise dans son ensemble et réorganise son mode de fonctionnement général.

En guise de comparaison, prenons l’exemple d’une voiture dont le réservoir de carburant présente des fuites. Si l’équipe devait procéder à une amélioration de processus pour réparer le réservoir de carburant, elle créerait un processus permettant de remplacer l’ancien réservoir par un nouveau entièrement étanche. Dans le cas de la réingénierie des processus métier, elle analyserait le réservoir et examinerait la possibilité d’utiliser un autre carburant à la place de l’essence.

Quand opter pour la réingénierie des processus métier ?

En raison de sa nature globale et volumineuse, ce processus peut être très coûteux et difficile à mettre en place selon la taille de votre entreprise. Par exemple, on observera de nettes différences entre une start-up d’une vingtaine d’employés et une entreprise comptant plus de 2 000 collaborateurs. Les processus de la grande entreprise seront beaucoup plus rigides, là où la petite entreprise pourra apporter des changements plus rapidement. Vous n’arrivez pas à vous décider ? Dans ce cas, pourquoi ne pas procéder à une analyse coût-avantage pour déterminer si le BPR convient à votre entreprise ?

Si votre équipe suit le processus de décision et découvre que le BPR est la seule solution viable, agissez au début du processus de croissance de votre équipe. Mettre en place un BPR, c’est assurer l’évolutivité des activités fondamentales de votre entreprise. Grâce à lui, vous aurez toutes les cartes en main pour créer des bases solides propices au développement de votre structure, au lieu de vous appuyer sur des processus inefficaces et compliqués.

Les 6 étapes de la réingénierie des processus métier

La réingénierie des processus métier suit à peu de choses près les mêmes étapes que la stratégie habituelle d’amélioration des processus. Leur objectif est similaire : obtenir de meilleurs résultats d’entreprise. Toutefois, le BPR a une plus grande portée, ce qui peut avoir une incidence sur votre planning et votre approche. Voici comment organiser la réingénierie des processus métier en six étapes.

1. Identifiez la raison du changement

Procéder à la refonte de vos processus métier est une tâche d’envergure, ambitieuse et coûteuse. Il convient donc avant tout d’identifier les raisons qui vous poussent en ce sens et d’examiner si ce processus en vaut la peine. Quel est l’objectif final ? Quels accomplissements cherchez-vous à obtenir avec ce processus de réingénierie ? Commencez par établir un objectif clair et définissable en vous basant sur un cadre précis, par exemple sur des objectifs SMART. Non seulement vous vous assurerez que ces demandes sont concrètes et exploitables, mais vous aurez aussi davantage de facilité à choisir un indicateur de réussite à un stade ultérieur du processus.

Votre raison doit être la plus claire possible pour toute votre équipe. Par exemple, vous pouvez être amené à restructurer une partie de votre entreprise pour accueillir un nouveau service de recherche et développement. Votre équipe doit donc comprendre que cette réorganisation est justifiée par la mise en place du nouveau service.

Avant d’entamer le processus de réingénierie, il est primordial de définir un point de référence en se basant sur vos processus déjà existants. Votre équipe BPR pourra ainsi se faire une idée de vos activités commerciales existantes avant d’apporter des améliorations majeures. L’analyse et l’évaluation de cette base de référence sont également l’occasion pour l’équipe BPR de repérer les points de blocage actuels qui peuvent influencer la refonte des processus métier.

2. Constituez votre équipe BPR

La réingénierie des processus métier est un processus complexe qui doit être confié à une équipe compétente et expérimentée. Les membres de cette dernière doivent donc déjà connaître le fonctionnement de votre entreprise, et comprendre les tenants et aboutissants des processus clés. Les équipes de réingénierie des processus métier incluent généralement :

• La direction

• Les responsables des opérations des équipes essentielles

• Un expert ou leader en réingénierie

• Des chefs de projet expérimentés

Votre équipe BPR devra gérer de nombreuses attentes différentes de la part de plusieurs parties prenantes ; toutes doivent donc pouvoir accéder aux informations clés et les partager sans difficulté. Pour faciliter les échanges avec les parties prenantes, utilisez un outil de gestion du travail collaboratif afin de compiler et partager toutes les informations dont vous avez besoin pour le processus de réingénierie.

3. Définissez des indicateurs clés pour analyser vos performances

Cette troisième étape est étroitement liée à la première, lors de laquelle vous avez déterminé l’objectif ultime de votre démarche de réingénierie des processus métier. Une fois que vous aurez identifié l’objectif de cette réorganisation, vous pourrez plus facilement choisir les bons indicateurs de réussite. Les KPI vous permettront alors de mesurer les performances avant et après changement de processus afin de déterminer l’incidence réelle du BPR.

Par exemple, si votre équipe choisit de procéder à une refonte des processus métier dans le but de réduire le temps nécessaire à la production d’un certain produit, le temps de développement ferait un bon indicateur clé à mesurer. N’oubliez pas que c’est en évaluant ses objectifs avant d’apporter des changements que votre équipe pourra jauger sa réussite.

4. Envisagez les optimisations possibles

Après avoir pris le temps d’analyser les processus métier de base et d’évaluer la situation actuelle, il est temps de vous fonder sur ces informations pour envisager les optimisations possibles au sein de votre entreprise. Repensez aux objectifs que vous vouliez atteindre : quelles sont les stratégies envisageables pour y parvenir ?

Analysez vos processus actuels et réfléchissez aux modifications à mettre en place pour atteindre ces objectifs. Vous pouvez les regrouper et les visualiser plus facilement au même endroit grâce au mappage de processus, qui les schématise en l’état et facilite également la prise de décision : cette technique vous permet d’identifier clairement les points de blocage à résoudre grâce à l’automatisation ou à d’autres formes de refonte.

À noter que si la réingénierie des processus métier nécessite une refonte complète des opérations de votre entreprise, cela ne signifie pas nécessairement que vous devez vous débarrasser de votre processus opérationnel actuel dans son ensemble. Certains de ces processus métier fondamentaux pourraient encore jouer un rôle dans votre stratégie, mais c’est à votre équipe de décider comment et quand les mettre en œuvre lors des évolutions futures.

5. Testez le nouveau processus à petite échelle

Après avoir déterminé comment remanier votre processus métier, l’étape suivante consiste à tester le nouveau processus à petite échelle avant de le déployer dans toute l’entreprise, à l’instar des tests de contrôle qualité produit. Comme pour le produit final, qui doit répondre aux besoins de vos clients, vous devrez vous assurer que ce processus métier remplit les objectifs fixés.

Ce test à échelle réduite est l’occasion de commettre des erreurs dans un environnement sûr, sans conséquence dramatique. Un petit projet pilote présente peu de risques et permet à votre équipe d’apporter aisément des changements au processus avant de le mettre en œuvre à plus grande échelle. La phase pilote permet d’éviter que des problèmes inattendus ne viennent ruiner vos efforts.

6. Adoptez la conduite du changement pour déployer votre processus métier amélioré

Le déploiement du processus métier remanié est une étape cruciale dans la réussite de votre projet BPR. Appuyez-vous sur une stratégie de conduite du changement pour fluidifier les échanges avec votre équipe à ce sujet et pour la préparer au changement organisationnel. En effet, l’être humain étant réticent au changement par essence, vous devrez montrer la voie à vos collègues. Dans le cadre du processus BPR, vous pouvez commencer dès les premières étapes en énonçant clairement la stratégie commerciale qui sous-tend les efforts de réingénierie de votre équipe.

Le processus remanié est désormais en place : l’étape suivante consiste à surveiller et à mesurer les indicateurs clés de performance établis à l’étape trois. Restez en contact avec les principaux membres de l’équipe chargée des opérations commerciales pour garder un œil sur les performances du nouveau processus et sur les problèmes rencontrés par les membres de l’équipe, le cas échéant. Ensuite, vous pourrez adopter un modèle d’amélioration continue pour vos opérations commerciales de base.

La réingénierie des processus métier en pratique

Avant d’adopter une nouvelle solution, l’équipe de contenu Digital Studios de Discovery Inc. avait pour habitude de suivre la production vidéo à l’aide de feuilles de calcul et de chaînes d’e-mails. Certaines tâches de production vidéo n’étaient jamais terminées, d’autres se perdaient dans un coin d’ordinateur et la création de rapports était ardue. Partager les informations avec les équipes interfonctionnelles était un véritable défi, celles-ci étant éparpillées sur différents outils.

Le directeur principal des opérations créatives internationales, Mike Singer, a profité de l’occasion pour mettre en place un nouveau processus afin d’assurer l’efficacité de la production.

Avant d’utiliser Asana, il nous manquait un processus clair et cohérent. Les projets suivaient leur cours, mais la mise à jour des feuilles de calcul n’était pas effectuée en temps voulu, au point parfois de tomber dans l’oubli. Nous devions alors engager des indépendants chargés de faire le grand ménage dans les projets pendant six mois.”

L’équipe Digital Studios de Discovery Inc. a adopté Asana pour gérer son processus de production de contenu. Ce système l’a aidé à automatiser les étapes, à gérer la production de milliers de vidéos à la fois et à optimiser considérablement la collaboration.

La refonte radicale de son processus de production de contenu a permis à l’équipe de passer rapidement et sans difficulté du travail au bureau au travail à distance pendant la pandémie de COVID-19.

Grâce à son nouveau processus de production de contenu, elle connaît l’état d’avancement de ses projets et peut produire efficacement des milliers de vidéos chaque mois.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Asana peut vous aider dans la refonte de vos processus métier ?