資源配置計劃範本

您準備好啟動最新的倡議，但在著手之前，必須先瞭解資源的確切用途。您需要哪些工具、團隊成員和預算，才能有效執行此專案，它們之中，有哪些是可用的？透過資源配置計劃範本，您就能為團隊以及其他跨職能協作者提供資源的相關情境資訊。

什麼是資源配置計劃範本？

資源配置計劃範本是資源配置計劃的骨幹，您只要輕易地加以複製，就能建立新的配置計劃。若您正想改善整個配置流程的效率，或一次建立多個不同的計劃，它就是絕佳工具。

此情況下，資源是指完成特定專案的人、事、物，可能為時間、個別團隊、特定角色或財務條件。

什麼是資源配置計劃？

資源配置計劃是您完成特定專案所需的資源清單，其中包括您需要的資源、何時需要這些資源，以及各項資源的成本和數量。資源配置計劃應與您的專案範疇、時程和預算一致。

資源配置計劃範本與資源管理範本兩者有何不同？

資源配置範本旨在幫助指派可用資源給特定倡議。資源管理計劃範本則稍為更具體一點，它協助具體地管理團隊的能力，以利您查看團隊進行哪些工作。

什麼時候應該使用資源配置計劃範本

使用資源配置計劃範本的最佳時機是進行專案規劃時或專案啟動階段。它有助開發專案範疇、時程、預算和其他限制條件。 

資源配置計劃範本應納入哪些內容？

好的資源配置計劃範本涵蓋您需要用於專案資源的所有資訊，包括：

• 資源名稱：可能是個人，也可能是針對特定專案您所需要的資源類型。

• 關聯任務：您需要使用此資源的特定工作或任務。

• 專案中的角色：針對人力資源配置，這是指個人為專案提供的特定綜合技能。

• 最大工作量：一個資源可以負荷的最大工作量。

• 可用性：指一個資源在達最大工作量前還剩下多少可負荷的工作量。

• 專案開始與結束日期：專案作用期間的時間範圍。

整合功能

• 工作負荷。工作負荷可讓您在同一處位置輕鬆查看團隊成員跨專案的工作內容，從而為您提供團隊產能的可視化快照。藉助這些一目了然的資訊，您可以重新指派或安排任務的排程，以便識別衝突、解決風險並使專案保持進度正常。請定期檢查工作負荷，以避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況。若有這些情況發生，您可以輕鬆地重新指派或安排低優先級任務的排程，以排除對高優先級計劃的阻礙。

• 專案集。藉助專案集，可以在一處單一檢視中輕鬆組織和追蹤您團隊多個專案的所有內容。取得專案所有進度的高階概觀，然後探查詳情以便應對風險。此外，分享多個計劃的狀態更新，並且讓專案關係人無需安排狀態會議也能掌握最新情況。

• 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容，為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述，以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後，在一處地方分享全部重要資源及情境，例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

• 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期，您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時，他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作，使整個團隊的目標一致，並確保不會遺漏任何相依的工作。 

推薦的應用程式

• Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配，協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合，可以輕鬆籌備會議，保留可行動的對話內容，並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議，彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間，團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務，這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後，Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中，因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

• Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合，您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆，並且安排時間完成工作。

常見問題