什麼是專案設計？附專家提示的 7 個步驟

管理專案時，往往難以讓每個人都維持資訊同步。由於有多個不斷變動的部分、不同的交付項目和跨部門的協作，有時候只召開一次專案啟動會議並不足夠。

專案設計可用於讓構想、流程和交付項目維持一致，是專案生命週期中的早期階段，先於專案計劃或章程進行。這是因為專案設計聚焦於專案概觀，而非特定的細節。流程圖、甘特圖和時間軸等可視化輔助工具常常可以用於在早期步驟中為專案關係人描繪藍圖。

接下來我們會介紹專案設計的基礎知識，逐一說明建立專案設計的 7 個步驟，並提供專家提示，協助您更好地理解這一流程。

專案設計如何進行

專案設計是專案生命週期中的早期階段，其中針對構想、流程、資源和交付項目進行規劃。專案設計先於專案計劃，因為這是一種廣泛的概述，而專案計劃則包含更詳細的資訊。

建立專案設計的過程有 7 個步驟，其中包括定義目標及使用可視化輔助工具傳達目的。

這些可視化元素包括甘特圖、工作流程看板和流程圖等多種形式。針對專案策略提供可視化展示圖，有助於在專案關係人之間建立透明度，同時釐清專案的不同方面，也包括其整體可行性。

專案設計的 7 個步驟

完成成功的專案設計流程有 7 個步驟，涵蓋定義目標與加強策略的基準目的等全部內容，從而在管理新專案的同時協助您維持條理。

一起來逐一瞭解建立專案設計所需的每一個步驟。

步驟 1. 定義專案目標

在第一步中，需要定義您的專案目標。首先，請主持一場初步構想會議，此時需記錄一般專案時間軸與交付項目。

首先，考慮專案和關係人的需求。您希望解決什麼問題？請開始撰寫一份專案和參與人員的簡短描述。

列出專案的基礎目標後，請詳細確定更具體的目標。

專家提示：開始專案設計時，可運用 SMART 目標，更好地將未來的方向可視化。SMART 是一個縮寫字，代表 specific (具體)、measurable (可衡量)、ahievable (可達成)、realistic (實際)、time-bound (有時限)。

步驟 2. 確定結果

下一步，確定專案結果。這時候的專案結果通常比初始目標規劃階段更詳細，且包含您要在專案期間完成的具體任務。

例如，設想您正在進行一個要在網站上增加新登陸頁面的專案。其中一個結果就會是新增電子郵件註冊表單。

記錄專案目標所需的結果和主要交付項目，以便開始制定時間範圍。參考熱門的專案管理方法，決定哪種方法能滿足您的專案需求是一個不錯的方法。

專家提示：對於複雜的專案，可使用敏捷方法，將大型任務分解為疊代的短期衝刺。對於較傳統的專案，則可以使用提供完善分步方法的瀑布模型法。

步驟 3. 識別風險和限制

確定結果後，需考慮您專案中的風險和限制。評估專案中可能導致風險的方面，從而避免在接下來的過程中浪費資源。

為了識別風險和限制，需確定所需的資源管理工具、資金和時間範圍。可透過與相關專案關係人和專案團隊跟進，在專案開始前致力解決這些限制。

專家提示：運用風險管控表進行分析、記錄並處理出現的專案風險。

步驟 4. 使用可視化輔助工具調整您的專案策略

專案策略即專案的可視化藍圖，有助於向團隊成員傳達意圖。選擇能夠與專案關係人分享的可視化輔助工具，以此建立您的策略。

有多種可視化輔助工具可供選擇，其中包括：

• 流程圖：流程圖是一種執行流程所需步驟與決策的可視化呈現方式。對於分步方法的可視化與專案交付項目的有效組織，流程圖是特別實用的方法。

• 甘特圖：甘特圖是一種水平長條圖，用於顯示專案的時間軸。甘特圖中的長條表示專案中的步驟，而長條的長度則表示完成這些步驟所需要的時間長度。

• 工作細目結構 (WBS)：WBS即特定專案中的所有任務的細目。專案經理運用工作細目結構，幫助團隊將交付項目可視化，同時牢牢把握目標。

• 心智圖：心智圖即用於將專案和任務可視化的階層結構圖表。專案經理可藉助心智圖，針對核心概念或特定團隊目標等構想，將交付項目加以串連。

• PERT 圖：PERT 圖或圖表是一種用於排程、組織或規劃任務的工具。適合用於複雜的專案及評估完成任務所需時間。

每個可視化工具都略有不同，您選擇的輔助工具可取決於您的團隊偏好。雖然詳細列出相依性的工作細目結構對於大型團隊很實用，但流程圖對於小型團隊和較為簡單的專案也同樣實用。

專家提示：在您的專案設計中加入一個可視化輔助工具之前，請檢查每個可視化輔助工具中各個部分的特性。為此，您可以依據所包含的細節量、可用性和可視化外觀進行審視。透過這種方式，您就可以找到最能滿足您需求的工具。

步驟 5. 預估您的預算

下一步，需要預估您的專案預算，以便進行資源分配。您的預算需包含專案的營利能力、可用資源以及所需的外包工作。預算也可能是由領導層確定的一個固定數字，在工作時就需要考慮到這個數字是否足以支持每一個交付項目的執行。

您的預算可能需要取得核准，或依據領導層的簽核進行修改。確定預算後，您就可以開始為您的專案指派預算接收者、設計文件和任務了。

專家提示：進行資源分配時，藉助自動化軟體實施自動化流程有助於提升效率並減少專案錯誤。

步驟 6. 建立應變計劃

若要開始指派任務，請建立應變計劃。應變計劃是一種針對流程早期所列之風險和限制建立的備用計劃。出現問題時，制定妥善組織的計劃有助於即時解決問題並提高效率。

若要建立應變計劃，可使用甘特圖或時間軸工具組織您的各種風險，並且針對每一種風險確定一個計劃。例如，若您的其中一種風險為材料未按時送達，您的應變計劃就可以是從他處取得材料，或是等候材料時開始進行專案的其他部分。

針對每一個風險制定計劃後，您就可以開始執行專案了。

專家提示：可使用 Asana 檢視清單、時間軸和甘特圖，更好地將您的專案計劃可視化。

步驟 7. 記錄您的里程碑

在最後一步中，需要記錄您的團隊里程碑。這樣做的目的在於確保工作按時完成，並且在出現不一致時輕鬆識別。

您可以使用專案管理軟體來完成這一步，專案關係人可以在其中存取資訊，瞭解進度。管理這些里程碑至專案結束為止是一種不錯的作法，可以確保任務能夠按時完成。

專家提示：定期與專案關係人彼此聯繫，以便持續追蹤任務相依性，確保短期目標得以實現。

改善專案設計的 3 個專家提示

組建一份可以改善協作、提高效率的專案設計並非易事。除了組成專案設計流程的 7 個步驟以外，此處還有一些可以讓您的設計更上一層樓的提示。

組建您自己的專案設計時應記住的三個提示：

1. 儘早、經常與專案關係人溝通：無論您進行的是什麼專案，溝通都是其中關鍵。在專案早期進行協作，可以確保所有專案關係人維持資訊同步，並且理解最重要的目標。為此，您可以在整個專案過程中安排多個會議，並使用工作流程來簡化團隊合作。

2. 時刻記住您的目標：將您的目標與專案交付項目加以連結，可以確保每一個步驟都能實現目標。您可以藉助時間軸軟體來完成這件事，您可在此輕鬆地將目標與完成目標所需的工作內容彼此連結。

3. 使用可視化元素追蹤里程碑：雖然商業企劃案和日常待辦事項很有幫助，但可視化元素可以幫助專案關係人看到更宏大的圖景。有多種方法可以將您的專案工作內容可視化，從甘特圖到 PERT 圖等，不勝枚舉。

除了這三個提示以外，請始終記住團隊的最大利益。在合理的期限內提供必要的資訊和安排工作，可讓您的團隊持續投入、維持高效。

運用專案設計敘述故事

專案設計是執行成功專案的重要環節。從收集必要資訊和資源到協調團隊成員，您的任務是將這些細節付諸實現。藉助適當的專案設計，您與團隊可以解決所遇到的任何問題。

不妨運用工作管理軟體，讓專案規劃藝術更上一層樓。從簡化工作到提升可視度，Asana 都可以協助您的團隊以明晰和充滿信心的方式實現更多目標。