流程圖繪製指南：定義、方法及提示

您是否曾有過絕佳的構想，卻不確定從何下手？若要實現構想，您必須先加以組織，再制定一個計劃。 

流程圖繪製有助於組織流程，使之條理分明。它以視覺方式呈現工作流程，與工作細目結構類似，而且很實用，能夠協助您找到問題和改善空間。

當您進行團隊腦力激盪、做決策或規劃專案時，流程圖繪製可能會變成一項優勢。製作流程文件、進行新進員工訓練，以及改善流程時，流程圖也很實用。

若要讓團隊的專案規劃和溝通更有效率，請瞭解流程圖繪製如何運作 (藉由隨附提供的範例)、流程圖繪製的優點，以及如何建立流程圖。

什麽是流程圖繪製？

使用流程圖繪製的技巧時，會以視覺方式繪製出工作流程和流程。繪製時會建立流程圖，也稱為程序圖、過程圖示，或工作流程圖。

繪製流程圖的目的是透過精簡而直接的方式說明流程如何運作。任何團隊成員都能藉此輕易瞭解特定流程要如何完成，而不需要冗長的言詞說明。從頭到尾繪製出一個流程後，您會更瞭解整個流程的運作方式，並且找出效率不彰之處或進行改善。

您可以使用流程圖繪製，以視覺方式呈現任何類型的流程，然而常見的用法是流程分析、訓練、整合或流程改善。當您需要說明複雜流程、處理特定流程內重複出現的問題，或跨多名團隊成員協調責任時，它就很實用。

如何建立流程圖

建立流程圖很簡單，並且可以在紙張上完成，也可使用工作流程管理軟體和範本。以下步驟說明如何從零開始建立一張流程圖。 

步驟 1：找出要繪製的問題或流程

請先判斷您要繪製哪種流程，是否有效率不彰的流程需要改善？您是否需要向團隊精簡地宣達新流程？流程是否很複雜，以至員工經常提出疑問？找出您要繪製的內容並加以命名。 

步驟 2：列舉流程所涉及的活動

記錄要完成流程所需要的所有任務。任務的順序在此階段並不重要。以清單列出所有涉及的活動，以及各任務由誰負責。

有個不錯的做法是與即將參與流程的隊友和其他專案關係人協作，如此一來，您就能準確說明所有需要的步驟，並判斷需要提供到深入至哪個層次的細節。此外，務必界定流程開始和結束的界線，好讓自己知道哪些任務應該包含在內，方能產出期待的結果。

步驟 3：寫出步驟的順序

現在您已將所有活動彙整成一個清單，下一個步驟就是妥善地安排這些活動的先後順序，直到建立從開始到結束、完整呈現的流程為止。這個步驟很適合用來檢查自己是否在上個步驟遺漏任何細節。

步驟 4：使用流程繪製符號來繪製流程圖

選擇適當的流程繪製格式，並畫出流程，用對應流程的符號來呈現步驟。您能使用的標準符號約有 30 個，分別表示流程的不同元素，但本文稍後將更詳細說明最常見的符號。

步驟 5：確認並分享流程圖

完成流程圖之繪製後，請與涉及流程的其他專案關係人一起審閱，以便確認所有人都瞭解該圖的意義，並同意流程繪製的方式。應確認並未遺漏任何步驟，且沒有冗餘或模稜兩可之處。 

步驟 6：分析流程圖，以便找出可改善之處

建立能準確描述流程工作流程的流程圖之後，這個完成的流程圖就可以當成用來分析的工具，從而發現改善流程的方法。 

藉助團隊的回饋，找出流程中的瓶頸和效率不彰之處。哪些步驟必須去除？哪些任務能夠透過更有效率的方法完成？找出這些可以改善的地方後，即採取行動，將其改正，並再次繪製流程圖，從而呈現改善之處。 

為什麼要使用流程圖？

您可透過流程圖繪製，用視覺方式傳達執行某概念所需要的步驟，進而將構想具體化並使流程精簡化。 

下列幾種方式說明流程繪製的實用之處，供您和您的團隊辦到：

• 找出效率不彰之處：協助您找出流程中的瓶頸、缺陷和其他問題。

• 使構想精簡化：將複雜的構想分解成較小的步驟。

• 增進理解：促進大家徹底瞭解整個流程。

• 為緊急應變做好規劃：對緊急應變事項有容受能力，並且提供解決問題的指引。

• 委派責任：在不同人或不同實體間協調責任歸屬。 

• 製備文件：提供流程的文件記錄。

• 清楚傳達：透過易於使用的圖像格式來簡化溝通。 

• 加快決策速度：由於溝通的速度加快了，因此得以更快做出決策。

• 成為員工的輔助工具：改善員工的績效以及對工作的滿意度。

• 符合標準：協助企業遵守並符合 ISO 9000 及 ISO 9001 之標準。

流程圖類型

流程圖有各式各樣的圖形和尺寸，目的皆相同，然而特定類型的流程圖可能更適合某些特定的專案。以下是一些最常見的流程圖。 

基本流程圖

最簡易的流程圖形式是基本流程圖。基本流程圖使用流程繪製符號來圖解說明流程的輸入項和輸出項，以及完成該流程所要包含的步驟。 

基本流程圖可用來規劃新專案、改善團隊成員間的溝通、建立流程的模型和文件、解決現有流程中的問題，以及分析和管理工作流程。 

最佳應用：呈現某個流程從開始到結束是如何完成的，特別是以何種先後順序完成。

高階流程圖

高階流程圖 (又稱為由上而下圖或價值鏈圖) 能夠讓我們對流程有高層次的概觀。步驟僅限流程的核心項目，而且流程圖僅包含最少的細節。 

高階流程圖可用來定義商業流程，並找出當中涉及的關鍵步驟。與不需要知道營運具體細節的主管或第三方進行討論時，也適合使用此類流程圖。 

最佳應用：傳達流程的核心步驟。

詳盡流程圖

詳盡流程圖與高階流程圖相反，它提供每個步驟的所有細節，並且包含子流程。它記錄每個步驟的決策點以及輸入項和輸出項。此類流程圖可讓我們對繪製的流程有最詳盡的瞭解，由於它提供詳盡細節，因此在需要明確指出效率不彰之處時可獲得最大成效。

最佳應用：對流程有全面性的理解，包括所有細節和緊急應變項目。

泳道圖

泳道圖又稱為跨職能流程圖或部署流程圖，它將流程的所有活動分派至如「泳道」一般的通道，從而指定各項任務由誰負責。泳道圖會為流程裡的每一個專案關係人區分通道，列出適當專案關係人的通道裡有何活動。此類流程圖強調流程中涉及的不同角色，以及專案關係人之間的互動。 

泳道圖最適合用來訓練員工，使其熟悉在流程中的角色，以及提高責任感。用來找出流程中的效率不彰之處 (如延遲、冗餘和潛在流程失效)，也很實用。 

最佳應用：闡明流程中多位專案關係人的角色。

價值鏈圖

價值鏈圖是精實管理工具，透過視覺方式呈現提供產品或服務給客戶的流程。價值鏈圖通常很複雜，並且使用獨特的符號系統來說明流程必備的資訊及原物料流。 

價值鏈圖會記錄各步驟的週期時間和涉及人數等資料，因此對於找出可在何處減少浪費，以及發現未來專案可著重利用的機會而言，非常實用。 

最佳應用：描述某個流程，以便說明如何把產品提供給客戶，並記錄關於該流程的量化數據。

SIPOC 圖

SIPOC 是源自以下幾個英文單字的首字母縮寫詞：供應商 (Supplier)、輸入 (Input)、流程 (Process)、輸出 (Output)、客戶 (Customers)。SIPOC 圖比較不像流程圖，而更像是一張指出流程關鍵元素的圖表，在繪製詳細的流程圖之前，可以先建立 SIPOC 圖做為預備步驟。 

顧名思義，SIPOC 圖表應該有五欄，包含流程的基本步驟、流程的輸出項、客戶、流程的輸入項，以及各輸入項的供應商。除了為更詳細的流程圖做準備外，SIPOC 圖對於定義複雜流程的範疇而言，也很實用。 

最佳應用：識別流程中的關鍵元素和專案關係人。

流程圖繪製符號

繪製流程圖時會使用統一塑模語言 (UML，Unified Modeling Language) 來表示流程圖中的關鍵元素，例如步驟、決策點、輸入項和輸出項，以及參與的團隊成員。 

以下是最常見的流程繪製符號，以及其用法：

• 終結符號：橢圓形表示流程的開始和結束。

• 流程步驟：矩形表示流程中的活動或任務。

• 流程：箭頭連結流程中的各個步驟，並顯示流程的方向。

• 決策：菱形說明必須做決策的點，通常會有「是」或「否」兩個選項從這個點分岔開來。

• 延遲：D 形符號表示流程中的延遲。

• 文件：底下帶有波浪線條的矩形代表應閱讀的文件或資訊。多份文件以宛如多個波浪矩形堆疊的符號來表示。

• 資料：平行四邊形表示資料，且該資料是某個流程步驟的輸入項或輸出項。

• 手動輸入：頂端有傾斜線條的矩形表示該步驟中的資料必須手動輸入。

• 子流程：帶有兩條垂直線的矩形表示其為其他處預先定義的子流程。 

還有許多可以納入流程圖的其他符號，但這些常見符號會是最實用的，您若才剛開始使用，更是如此。 

流程圖繪製範例

儘管您可以為任何種類的流程建立流程圖，但仍可能納悶要如何將此工具應用於您的團隊。 

為了協助您對於流程圖的樣貌有更具體的概念，我們在下方提供一個範例：

流程圖繪製技巧

您可以自訂流程圖，使之符合自己的需求和偏好，但還有值得記下來的一般性提示，以利您在進行流程圖繪製時，使成效最大化。以下是幾個流程圖繪製的最佳做法，供您開始使用時採取並應用：

規劃您的流程圖： 

• 建立流程的界線，只納入必要資訊。

• 為流程設立清楚的目標。

• 唯有已定義的客觀輸出項，才繪製流程。

草擬流程圖：

• 從輸出項反向回推至輸入項。

• 維持簡單的子流程。

• 納入所有必要細節，一分不多，一分不少。

• 使用標準化記號，以利所有人的認知一致。

審閱自己的流程圖： 

• 向流程中涉及的所有人收集回饋。

• 在適用之處詳細繪製替代路徑，作為偏好的。

• 依照當下狀態繪製流程，而不盡然要追求完美或理想的狀態，然後再從這裡開始改善。 

將這些提示運用在流程繪製的每個階段，以便產出最有成效的流程圖。

利用流程圖引導專案朝正確的方向前進

流程繪製是記錄和改善流程的高成效工具。將以上資訊與這七個簡易步驟相結合，以便建立工作流程。若能使用正確的工具，您就能開始繪製流程圖，並管理流程，從而達成清楚的溝通，並改善效率。