Mall för projektuppskattning

”Hur mycket kommer det att kosta?”

Om du någon gång har pitchat eller lett ett projekt har du förmodligen hört den frågan tidigare, tillsammans med andra frågor om vilka resurser som krävs och hur lång tid projektet kommer att ta. Och om du inte har förberett dig kan det bli svårt att svara på den frågan, särskilt under den inledande planeringsfasen. 

Även om projektuppskattningar kan kännas som ett gissningslek behöver det inte vara så. Noggranna uppskattningar är trots allt en grundläggande del av ett framgångsrikt projekt (tillsammans med en effektiv hantering av intressenternas förväntningar). Det är här som en mall för projektuppskattning kommer in i bilden.

Vad är projektuppskattning?

Projektuppskattning är processen för att uppskatta tiden, kostnaden och resurserna som krävs för att slutföra ett projekt. En effektiv projektuppskattningsprocess ingår i en bra resurshanteringsstrategi och den utförs vanligtvis under den inledande projektplaneringsfasen.

Exakta projektuppskattningar hjälper dig och dina intressenter att förstå vad som krävs av ett projekt innan du startar det. På så sätt kan du säkerställa att du har allt du behöver för att framgångsrikt köra och slutföra projektet, både när det gäller rätt resurser och rätt projektbudget. Dessutom bidrar exakta uppskattningar till att fastställa förväntningarna hos alla som är inblandade, vilket minskar risken för missförstånd. 

Vad är en mall för projektuppskattning?

En mall för projektuppskattning är en återanvändbar resurs som du kan använda för att skapa korrekta uppskattningar i början av projektplaneringsprocessen. Mallen fungerar som en guide – allt du behöver göra är att kopiera mallen och fylla i information som är relevant för ditt specifika projekt. 

Eftersom man kan kopiera och återanvända mallar för projektuppskattning hjälper de till att standardisera projektuppskattningsprocessen. Med en mall säkerställer du att samma variabler används när du skapar en uppskattning, oavsett projekt. 

Låt oss titta på varför den här mallen är på väg att bli din favoritdel i projektplaneringsprocessen – och hur man använder den. 

Varför ska man använda en mall för projektuppskattning? 

Projekt är inte statiska. De är i ständig förändring och utvecklas med tiden. Även om ett projekt inte är gjort av sten kan en uppskattning av resurserna, kostnaderna och tiden som krävs för att slutföra projektet under den inledande planeringsfasen hjälpa till att hålla teamet på rätt spår, hantera intressenternas förväntningar och minimera riskerna.

Statiska uppskattningsmallar, som de som finns i Excel och Google Kalkylark, erbjuder en grundläggande funktionalitet. Man kan lägga in beräknad kostnad och antalet arbetstimmar för att skapa en grundläggande projektuppskattning, men inte mycket mer. Dessutom är det lätt att oavsiktligt skriva över versioner i de här verktygen, vilket ökar risken för att arbeta med fel version. 

För att enkelt kunna skapa korrekta projektuppskattningar behöver du ett verktyg som hanterar allt. Genom att skapa en mall för projektuppskattning i ett digitalt projekthanteringsverktyg kan du minska tiden du lägger på att växla mellan olika verktyg och säkerställa att ditt team har all projektinformation de behöver – direkt där arbetet sker. 

Det finns andra fördelar med en digital mall för projektuppskattning:

• Se alla resurser du behöver för att slutföra ett projekt, inklusive teammedlemmar, kostnadsberäkning och projektomfattning eller arbetstimmar. 

• Samarbeta och kommunicera direkt i verktyget: tagga teammedlemmar för godkännande, bifoga relevanta dokument eller tilldela uppgifter till teammedlemmar i samma verktyg. 

• Få stöd från interna och externa intressenter i ett tidigt skede och fastställ förväntningarna så att alla är samstämda när du startar upp projektet.

• Använd mallen för projektuppskattning som en informell projekttidslinje för att fastställa projektets varaktighet under planeringsfasen. 

• Kopiera enkelt mallen för liknande framtida projekt. Du kan spara in på det förberedande arbetet och skapa en standardiserad process för att uppskatta projektresurser.

• Sammanfatta vilka resurser som behövs för ett internt projekt eller använd mallen för att förtydliga och specificera kostnader när du lägger ut arbete externt. 

• Använd mallen som en utgångspunkt för ditt projektutvärderingsmöte för att jämföra din uppskattade budget med de faktiska kostnaderna.

Vad en mall för projektuppskattning bör innehålla

Projektuppskattningar är inte en universalmetod – du måste anpassa mallen efter projektet du arbetar med. Den grundläggande mallen för projektuppskattning fungerar som en struktur för liknande projekt, så det är viktigt att inkludera grundläggande information som kommer att ingå i flera projekt. 

Din mall för projektuppskattning bör åtminstone innehålla följande:

• Information om nödvändiga projektresurser, till exempel en detaljerad beskrivning av vilka resurser du behöver. 

• Den totala resurskostnaden med redovisning av variabler såsom arbetskostnad, timtaxor och antal beräknade arbetstimmar.

• Beräknat start- och slutdatum för varje resurs, såsom tiden för att skapa en leverans.

• Den totala kostnaden för projektet där alla utgifter ingår.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgifternas titlar och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara spåra när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Det ligger i arbetets natur att vara tvärfunktionellt, och team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan team, det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

Så här använder man en mall för projektuppskattning

När du har skapat den grundläggande mallen för projektuppskattning kan du enkelt kopiera den och använda den för framtida projektuppskattningar. Så här går det till:

1. Gör en huvudlista över alla kostnader som är förknippade med ditt projekt. Organisera ett möte med dina teammedlemmar och externa och interna intressenter under den inledande projektplaneringsfasen, för att diskutera vilka resurser som är nödvändiga för att projektet ska bli framgångsrikt. 

2. Lägg till alla nödvändiga projektresurser i mallen för projektuppskattning och klassificera dem efter kategori (till exempel projektfas) om det är lämpligt. 

3. Fyll i mallen med ytterligare information för varje post, till exempel antalet arbetstimmar som krävs, resurstyp och den totala resurskostnaden. 

4. Beräkna den totala kostnaden för projektet, projektets varaktighet och nödvändiga resurser, med hjälp av ovanstående information.

5. Träffa teamet och intressenterna för att diskutera projektet och kostnaderna. 

6. Gå vidare med projektet eller justera om det är nödvändigt. 

Vanliga frågor