Mall för en agil projektplan

Traditionella projektledningsstrategier följer ofta en linjär vattenfallsmetod. Den här strategin är dock mindre lämplig för dynamiska produkter, till exempel vid utveckling av programvara. 2001 skapades den agila metoden för att hjälpa dynamiska team att iterera snabbare och fokusera mer på kundernas behov. 

Som tur är finns det många olika projekthanteringsverktyg som du kan använda för att planera ett agilt projekt. Ett av verktygen är en mall för en agil projektplan. 

Vad är en mall för en agil projektplan?

En mall för en agil projektplan ger dig en struktur som du kan anpassa och använda för alla dina framtida agila projekt. Om du använder en mall för en agil projektplan går projektplaneringsprocessen snabbare och du säkerställer att teamets projekt är enhetliga.  

Agila projektplaner tar ofta formen av Kanban-tavlor. Kanban-korten representerar enskilda uppgifter som måste slutföras. De går sedan genom olika faser som representeras av de olika kolumnerna på Kanban-tavlan.

Vad betyder ”agil”?

Ordet agil används för att beskriva en projektledningsmetod där man delar upp större projekt i mindre tidsperioder, som man kallar för ”sprintar”. Agil projektledning är en iterativ process. Det innebär att teamet efter varje sprint reflekterar över vad som kan förbättras inför nästa sprint.

Du kan använda mallen för en agil projekplan för alla delar av den agila metoden, bland annat lean projektledning, Kanban och Scrum.

Skapa en mall för en agil projektplan

Mallar för agila projektplaner är ofta strukturerade antintingen som Kanban-tavlor eller Gantt-diagram. Kanban-tavlan är bäst för att visa vilka uppgifter som befinner sig i en viss fas, medan Gantt-diagrammet visar projektförlopp på ett mer linjärt sätt.

Innan du skapar en mall för en agil projektplan bör du analysera din nuvarande agila planeringsprocess. Identifiera vilka faser dina uppgifter går igenom, vilken information produktägare eller projektledare snabbt behöver se och vilka specifika detaljer ditt team behöver för att slutföra en uppgift.

I agila projekt spårar man vanligtvis pågående uppgifter. Därför kan du till exempel strukturera din mall enligt följande faser: Att göra, Pågående och Slutfört. Man kallar oftast avsnittet Att göra för ”produktbacklogg” eller bara ”backlog”. Du kan anpassa fasen Pågående efter ditt teams arbetsflöde. Olika team kan till exempel ha olika faser för avgränsning, granskning och utveckling. 

Nästa steg för att skapa en mall för en agil projektplan är att fastställa vilken information som ska ingå i varje Kanban-kort, till exempel story points, start- och slutdatum samt vem som är ansvarig för uppgiften. Det bästa sättet att göra det på är att använda en mall för Kanban-kort. 

Varför man bör använda en mall för en agil projektplan

Att använda en mall för en agil projektplan är mycket fördelaktigt, inte bara för projektledare eller produktägare, utan för hela teamet. Här är några skäl till varför du bör skapa en mall för en agil projektplan i ett digitalt projekthanteringsverktyg:

• Visualisera projektet i olika vyer. Om du är produktägare kan det vara lättare att se projektet i ett Gantt-diagram för att snabbt kunna identifiera beroenden. För dem som arbetar med att slutföra uppgifterna kan det vara lättare att se projektet som en Kanban-tavla. 

• Automatisera datarapportering. Vissa digitala projekthanteringsverktyg har funktioner för att automatiskt skapa diagram och grafer, till exempel ett burndown-diagram. Det kan hjälpa projektledare att spara tid och göra det lättare för agila team att förstå hur mycket arbete som återstår innan en sprint är över.

• Samarbeta med projektets teammedlemmar i realtid. Nu är det slut med inaktuella dokument och kalkylark som aldrig uppdateras. Med ett digitalt projekthanteringsverktyg kan du se projektplanen, uppgifterna och all information i realtid.

Integrerade funktioner

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ditt projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Gör och Gjort), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifter som kort med en mängd information, t.ex. uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Sedan kan ni spåra arbetet när det rör sig genom faserna och få en bra överblick över hur det går med projektet.

• Rapportering. Rapportering i Asana översätter projektdata till visuella diagram och lättförståeliga grafer. Genom att rapportera om arbetet där arbetet äger rum kan du minska dubbelarbete och onödiga byten mellan olika appar. Och eftersom allt ditt teams arbete redan finns i Asana, kan du exportera information från alla projekt eller team för att få en korrekt bild av vad som händer på ett och samma ställe.

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga projektkontrollpunkter. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet.. 

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att du även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• GitHub. Synkronisera automatisk statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete med hjälp av Asana.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-frågor från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt. 

• ServiceNow. Minska det manuella arbetet som IT-team utför i ServiceNow genom att automatisera skapandet av uppgifter i Asana och möjliggöra plattformsoberoende insyn i status och sammanhang i realtid. Interna serviceteam som använder ServiceNow för att spåra och hantera anställningsärenden får ofta förfrågningar som kräver åtgärder utanför ServiceNow (t.ex. hantering av hårdvaruförfrågningar eller svar på lönefrågor). Med den här integreringen kan du enkelt koppla ServiceNow till åtgärder och uppdateringar i Asana.

Vanliga frågor