Top-down-styrning vs bottom-up-styrning: vad är skillnaden?

Beroende på företaget kan en projektledare ansvara för en handfull personers arbete eller för översikten av flera team. Eftersom olika team har olika strukturer, storlek och specifika utmaningar måste varje projektledare bestämma vilken styrningsmetod som fungerar bäst för dem. 

Top-down-styrning är en styrningsmetod där beslutsprocessen sker på högsta nivå och sedan kommuniceras till resten av teamet. Den här stilen kan tillämpas på projekt-, team- eller till och med företagsnivå och kan anpassas efter den specifika gruppens behov.

Många team väljer en top-down-styrning eftersom man då undviker förvirring, minskar riskerna och det blir lättare att organisera arbete som involverar flera större team. Men top-down-styrning fungerar inte för alla. Det kan begränsa kreativiteten och problemlösningsförmågan, så det är inte nödvändigtvis det bästa valet för team som behöver mer flexibilitet och lyhördhet.

Nedan förklarar och jämför vi top-down-styrning och bottom-up-styrning så att du kan avgöra vilken styrningsmetod som passar din ledarstil bäst.

Hur leder man med top-down-styrning?

I top-down-styrning fattar en team- eller projektledare beslut som sedan filtreras nedåt genom en hierarkisk struktur. Cheferna samlar in kunskap, analyserar den och drar genomförbara slutsatser. De utvecklar sedan processer som kommuniceras till och genomförs av resten av teamet. Den här ledarstilen kallas ibland ”kommando- och kontrollstyrning” eller ”autokratiskt ledarskap”.

När du tänker på vanliga företagsledningsmetoder är det förmodligen top-down-styrning du tänker på. Traditionella branscher som detaljhandel, hälso- och sjukvård eller tillverkning tillämpar vanligtvis en ledarstil präglad av top-down-styrning.

Så fungerar top-down-styrning

När man tar sig an ett projekt uppifrån och ned börjar beslutsfattare på högre nivå med ett övergripande mål för att sedan fastställa vilka åtgärder olika grupper och individer måste vidta för att uppnå målet.

Hela planeringsprocessen för projektet sker på ledningsnivå. När en handlingsplan väl har skapats meddelar beslutsfattarna den till resten av teamet så att de kan genomföra den (vanligtvis utan större utrymme för justeringar).

Top-down-styrning kan vara effektivt eftersom den förblir sig lik när man går från projekt till projekt, vilket gör att teamen får en väl inarbetad arbetsprocess som blir effektivare med tiden. Eftersom top-down-styrning är stabilt och pålitligt väljer många organisationer (tänk IBM, New York Times och andra traditionella organisationer) att driva hela sina företag enligt denna metod.

När bör man använda top-down-styrning

I dag är det mycket få organisationer som tillämpar en renodlad top-down-styrning. De flesta team tillämpar en hybridmetod som kombinerar top-down- och bottom-up-styrning i olika grad. 

Top-down-metoden är mer rigorös och strukturerad, så team med flera underteam, många olika projektdelar eller andra faktorer som gör det svårt att hålla processerna organiserade, kommer att gynnas av att införliva delar av top-down-metoden. Medan mindre team eller team med ett snävare projektfokus kan välja att förlita sig mer på bottom-up-stilen.

Fördelar med top-down-styrning

Det finns fördelar med en top-down-styrning, särskilt för större team som består av flera mindre team eller grupper som fungerar tillsammans i en bredare organisatorisk hierarki.

Välkänt sätt att styra företag

Top-down-styrning är vanligt förekommande, vilket innebär att inlärningsprocessen för nyanställda blir enklare om de kommer från ett företag som använder en liknande struktur. Som teamledare kan du hjälpa nya teammedlemmar att anpassa sig snabbare genom att införliva några välkända inslag från top-down-metoden i din ledarstil.

Mer tydlighet

Top-down-styrning resulterar i tydliga, välorganiserade processer som lämnar väldigt lite utrymme för förvirring. Eftersom alla beslut fattas på ett och samma ställe och all kommunikation går i en riktning, uppstår färre förväxlingar och missförstånd jämfört med andra ledarstilar.

Mer ansvarstagande

När problem eller ineffektivitet uppstår är det lätt att spåra dem till källan tack vare att allt styrs uppifrån. Tydligt definierade team där alla har sina egna ansvarsområden gör det lättare att lokalisera, diagnostisera och lösa problem snabbt och effektivt.

Snabbare implementering

Eftersom beslutsprocessen sker på endast en ledningsnivå kan besluten fattas, distribueras och genomföras mycket snabbare än beslut som kräver synpunkter från flera ledare eller projektintressenter.

Nackdelar med top-down-styrning

Även om top-down-styrning har vissa fördelar finns det också nackdelar att ta hänsyn till när det gäller hur det här tillvägagångssättet kan påverka enskilda teammedlemmar och den övergripande teammoralen.

Större påfrestningar på ledarskapet

Eftersom alla beslut fattas i toppen får en mindre lämplig projektledare större inverkan på hela teamets framgång. Många processproblem är endast synliga på lägre nivå, så projektledare som inte inhämtar feedback från enskilda teammedlemmar innan de fattar beslut kan oavsiktligt orsaka betydande problem, förseningar och förluster.

Mindre kreativitet

I och med att all kommunikation går från ledarna till teammedlemmarna med mycket lite utrymme för dialog ger top-down-styrning färre möjligheter till kreativt samarbete. Mindre samarbete mellan avdelningar kan hindra nya perspektiv och kväva innovation.

Mindre engagerat team

En utmaning med topp-down-styrning är att det krävs att man arbetar proaktivt med att få de teammedlemmar som inte är ledare engagerade, anslutna och respekterade. När alla beslut fattas i toppen kan resten av teamet uppleva att deras feedback och åsikter inte spelar någon roll.

Större avstånd mellan beslutsfattare och beslut

Medan en bottom-up-styrning låter samma personer som arbetar direkt med projektet fatta besluten, skapar en top-down-styrning distans mellan teamet och beslutsfattarna. Detta kan leda till dåligt underbyggda beslut om ledningen inte ber om synpunkter eller feedback från projektteamet.  

Hur ser bottom-up-styrning ut?

När teamet tar sig an projektavsikter nedifrån och upp, kommer teamsamarbetet ske på alla nivåer för att fastställa vad som behöver göras för att uppnå de övergripande målen. Bottom-up-styrning är nyare och mer flexibelt än den mer formella top-down-styrningen, vilket är anledningen till att den är vanligare i branscher där okonventionellt tänkande och innovation är en prioritet. 

Exempel på bottom-up-styrning är:

• Hybrid-OKR:er: mer övergripande mål fastställs på företagsnivå, men nyckelresultaten (KR) fastställs av team och individer.

• Scrum-team: de dagliga standup-mötena sammanför hela teamet för att samordna arbetet. 

• Demokratisk process: ledare jobbar tillsammans med teammedlemmar för att avgöra vilka beslut som bör tas på varje nivå, vilket underlättar bättre samarbete samtidigt som strukturen bibehålls.

Fördelar med bottom-up-styrning

En bottom-up-ledarstil löser många av de problem som uppstår av top-down-styrning. Det här tillvägagångssättet har fördelar som gör att det passar bra för kreativa team och branscher där samarbete är viktigt, såsom programvaruutveckling, produktdesign med mera.

Mer välgrundade beslut

I samarbetsmiljöer har de som arbetar direkt med projekten och projekthanteringen inflytande över de beslut som kommer att påverka deras framtida arbete. De högre cheferna arbetar direkt med teammedlemmarna för att utforma en handlingsplan, vilket förhindrar att viktiga aspekter missas eller glöms bort när besluten fattas utan teamens medverkan.

Bättre teammoral

Bottom-up-styrning uppmuntrar ett större engagemang från teammedlemmarna eftersom alla ges möjlighet att påverka besluten, oavsett vilken ställning de har. Det underlättar också bättre relationer mellan kollegor genom att medlemmar på alla nivåer ges samma möjlighet att påverka projektresultaten. På så sätt gör den här metoden det mer sannolikt att alla medlemmar verkligen engagerar sig för att teamet ska lyckas.

Mer utrymme för kreativitet

I top-down-processer ges teamen färre möjligheter att lämna synpunkter och förslag. Den mer samarbetsinriktade bottom-up-metoden ger å andra sidan gott om möjligheter till feedback, brainstorming och konstruktiv kritik som ofta leder till bättre system och resultat.

Nackdelar med bottom-up-styrning

Det finns naturligtvis en anledning till att bottom-up-styrning inte har fått större spridning: den står inför ett antal utmaningar som gör den oförenlig med vissa typer av team, projekt och branscher.

Långsamma processer

En renodlad bottom-up-styrning kan leda till ”ju fler kockar ...” när problem ska lösas. När alla i en grupp uppmanas att delta i beslutsprocessen kan det vara svårare att komma fram till ett beslut, vilket kan leda till att fler processer i projektet går långsammare. 

För att undvika det: överväg att utse en eller två gruppledare som tar alla synpunkter i beaktande och sedan fattar ett beslut som grundar sig på all feedback. 

Skifte i teamdynamiken

Även om det är viktigt att ge teammedlemmarna möjlighet att ge feedback är det inte alla som känner sig bekväma med att göra det – särskilt inte när ledningen är närvarande. Tänk på att alla har olika bekvämlighetsnivåer och om du insisterar för mycket på att få åsikter kan det kväva uppriktiga svar eller kreativitet. 

För att undvika det: erbjud olika miljöer där teammedlemmarna kan bidra, t.ex. i små grupper, i individuella möten eller kvartalsvisa anonyma feedbackundersökningar. Uppmuntra mer erfarna teammedlemmar att hitta sätt att bryta isen på med nya medarbetare så att alla känner sig bekväma med att delta.

Brist på ledningsperspektiv

På många sätt är det vettigt att projektbeslut fattas på projektnivå. Projekten påverkas dock fortfarande av faktorer på högre nivå, t.ex. företagsmål, budgetering, prognoser och mätvärden som inte alltid finns tillgängliga på teamnivå. Processer som utformas nedifrån upp kan drabbas av blinda fläckar som beror på att man saknar de insikter och perspektiv som den högre ledningen har.

För att undvika det: skapa ett kommunikationsflöde som förser teamledarna med sammanfattningar av information från den företagsnivå som är relevant för beslut på projektnivå. Som teamledare kan du vidarebefordra information till ditt team när du anser att det behövs för att säkerställa att teamets beslut är i linje med företagets övergripande ståndpunkter och mål.

Tips kring styrning av tvärfunktionella team

Nyckeln till en välfungerande ledarskapsmetod är att investera lika mycket i medarbetarna som i processerna. Utmaningarna med en top-down-styrning kan lindras eller till och med övervinnas helt och hållet om personerna i toppen av processen inte bara är bra chefer, utan också bra ledare. 

Skapa relationer utanför ledningsgruppen

Eftersom processrelaterad kommunikation går uppifrån och ned i top-down-styrda företag är det lätt för individer och grupper att lämnas utanför och så småningom känna sig isolerade. Skapa möjligheter till kommunikation mellan olika avdelningar, team, ledningsnivåer och till och med geografiska platser så att dina teammedlemmar kan skapa meningsfulla relationer med varandra.

Underlätta kommunikation över teamgränserna

Oavsett om ditt team använder sig av en top-down- eller bottom-up-styrning kan du skapa möjligheter till samarbete mellan team som normalt inte arbetar tillsammans. Även om de inte blir del av de dagliga processerna kan extra brainstorming-möten stimulera kreativitet, bygga relationer och leda till kreativa lösningar som senare kan gynna teamet i stort.

Komplettera med ytterligare former av feedback

Medarbetare som inte tillhör ledningen kan känna sig mindre engagerade när deras åsikter och perspektiv inte beaktas av de personer som fattar besluten på toppnivå. Bygg upp nya kanaler för bottom-up-feedback vilket inte bara ökar engagemanget bland teammedlemmarna på lägre nivå, utan också ger beslutsfattarna värdefulla insikter om luckor eller problem i processerna.

Bra ledarskap handlar framför allt om balans

När det kommer till kritan vet effektiva chefer hur de ska kombinera top-down-styrningens effektivitet med de samarbetsmässiga och kreativa fördelar som utgår från teamet som helhet. 

Genom att blanda olika ledarstilar kan du hitta det tillvägagångssätt som fungerar bäst för dig och ditt unika team. När du väl har bestämt dig för en styrningsmetod kan du skapa en effektiv arbetsflödeshantering. 

Testa Asanas programvara för arbetsflödeshantering för att bygga och spåra arbetsflöden och kommunikation i teamet på ett och samma ställe.