Parkinsons lag: hur man hanterar den för att öka produktiviteten

Har du någonsin skjutit upp ett projekt till sista minuten även om du visste att det bara skulle ta några timmar att slutföra det? Det är ett utmärkt exempel på att förhala en uppgift, men också på hur Parkinsons lag fungerar. Man tar den tid man har. Antingen använder man tiden till att slutföra uppgiften långsammare, eller så skjuter man upp och slutför uppgiften precis innan slutdatumet.

Deadliner ökar tyvärr inte alltid vår produktivitet. Däremot kan man öka produktiviteten genom att förstå vad Parkinsons lag innebär och hitta sätt att hantera den. I den här guiden förklarar vi hur Parkinsons lag fungerar och tipsar om hur man får arbetet gjort snabbare.

Vad är Parkinsons lag?

Tanken bakom Parkinsons lag är att arbetet utvidgar sig så att det fyller den tid som är tillgänglig för att utföra det. Lagen kan bli aktuell när man hanterar flera deadliner eller projekt.

Låt oss till exempel säga att du har två veckor på dig att slutföra ett projektförslag. Du har gott om tid och känner ingen stress. Men eftersom deadlinen ligger långt fram i tiden tar det längre tid än nödvändigt för dig att slutföra uppgiften, eller så skjuter du upp och slutför den strax före slutdatumet. Med andra ord, uppgiften utvidgar sig för att fylla den avsatta tiden.

Vem introducerade Parkinsons lag?

Cyril Northcote Parkinson, en brittisk historiker, introducerade Parkinsons lag i en satirisk essä för tidskriften ”The Economist” 1955. Han skrev sedan en bok med titeln Parkinsons lag och andra studier i administrationens konst. Hans essä handlar om en kvinna vars enda uppgift för dagen är att skicka ett vykort.

Eftersom hon har hela dagen på sig att slutföra den här uppgiften lägger hon en timme på att hitta kortet, en halvtimme på att hitta sina glasögon, nittio minuter på att skriva kortet och så vidare, tills hon har fyllt sin dag. Berättelsen är tänkt att beskriva hur arbetet utvidgar sig för att fylla den avsatta tiden. Parkinsons exempel kan verka extremt, men vi har nog alla upplevt det här i någon form.

Varför utvidgar sig arbetet så att det fyller den tillgängliga tiden?

Enligt vissa studier tänker vi, när vi får en uppgift, på hur mycket tid vi har på oss för att slutföra uppgiften i stället för på hur mycket tid vi faktiskt behöver. Det är ett sätt att tänka som innebär att vi slösar bort tid och får ineffektiva arbetsflöden. Det är därför som vi ofta känner ett behov av att använda all den tid vi får för att slutföra en uppgift, även om den kräver mindre tid.

Exempel på Parkinsons lag

Parkinsons lag kan tillämpas på nästan allt. Ingen är immun mot lagen förrän de är medvetna om den och hittar sätt att hantera den. Man kan möta exempel på Parkinsons lag i marknadsförings- eller designteam, men också i större skala i företagsorganisationer.

Även om det finns metoder för att hantera Parkinsons lag, är det ditt eget arbete som styr hur du handskas med den. Ta en titt på de tre följande exemplen, samt lösningarna för att hantera dem:

Marknadsföringspitch

Låt oss säga att du är marknadsföringschef och arbetar med en ny kundpitch. Du har en månad på dig att samla in allt material du behöver för presentationen. Du har en deadline som ger dig gott om tid att förbereda dig, men eftersom du har andra brådskande uppgifter skjuter du upp arbetet med pitchen. När deadlinen närmar sig måste du skynda dig att slutföra pitchen i sista minuten.

I ett annat scenario har du inga andra uppgifter så du använder hela månaden till att arbeta med pitchen. Även om pitchen känns klar redan efter två veckor, har du fortfarande tid över så du fortsätter att finjustera den tills deadlinen närmar sig. Ditt arbete har nu utvidgats för att fylla den avsatta tiden.

Möjlig lösning: Medlemmarna i marknadsföringsteamet kan gemensamt avgöra hur lång tid ett projekt bör ta i stället för att fastställa en godtycklig deadline. Att fokusera på den tid som behövs för att genomföra ett projekt i stället för på ett slutdatum, kan öka produktiviteten och förhindra att man arbetar ineffektivt.

Skapa en lookbook

Om du är designer är det här exemplet något för dig. Föreställ dig att du har två veckor på dig att skapa en lookbook. Som den kreativa person du är, är du stolt över ditt arbete och du har som mål att göra varje projekt perfekt. Du känner dig nog aldrig riktigt färdig med dina projekt, eftersom du alltid hittar något att korrigera eller förbättra.

Deadliner hjälper dig att hålla dig på rätt spår, men ditt arbete fortsätter alltid in i det sista eftersom du är helt och hållet engagerad i varje projekt.

Möjlig lösning: Om du involverar kunden tidigt i designprocessen kan du undvika att lägga mer tid än nödvändigt på din design. Lägg till regelbundna uppföljningspunkter för kunder eller chefer för att få feedback, så att du vet hur ditt arbetsförlopp ser ut och när du ska sluta.

40-timmars arbetsvecka

De flesta företag har en arbetsvecka på 40 timmar. Det förutsätter att alla, oavsett jobb, behöver lika mycket tid för att slutföra sina uppgifter varje vecka.

Är det realistiskt att tro att både de som jobbar inom marknadsföring och inom läkarvård, behöver arbeta åtta timmar om dagen? Är båda jobben lika komplicerade? Svaret är nej. Parkinsons lag finns runt omkring oss. Vissa är upptagna 40 timmar i veckan, medan andra använder tidshantering på bästa sätt för att slutföra sina uppgifter snabbare.

Möjlig lösning:  Fundera på att använda Paretoprincipen som menar att 20 % av orsakerna ofta står för 80 % av verkan. Öka produktiviteten genom att fokusera på att få viktigt arbete utfört snarare än på tiden du lägger på arbetet.

Hur man hanterar Parkinsons lag

Det finns särskilda strategier man kan använda för att hantera Parkinsons lag och bli bättre på att utnyttja ens tid. När du inte längre utvidgar ditt arbete för att fylla tiden, kan du i stället slutföra dina uppgifter snabbare och använda tiden som återstår till att slappna av eller gå vidare till andra uppgifter.

1. Planera arbetet strategiskt

När man planerar sitt arbete strategiskt är man mindre benägen att skjuta upp det och mer benägen att arbeta effektivt. Att skapa en plan kan hjälpa till med att hantera tiden, bedöma hur lång tid uppgifterna kommer att ta och planera dem därefter.

I planen bör följande tas med:

• SMART-målen.

• En lista med uppgifter och åtgärder. 

• Tidslinjen för slutförande.

• De nödvändiga resurserna.

• Särskilda datum för att följa upp arbetsförloppet.

Du kan också skapa en mer omfattande strategisk plan för dina kort- och långsiktiga mål i företaget. Det kan motivera dig till att vara mer produktiv på jobbet.

2. Fastställa deadliner som du själv har valt

Det första steget för att hantera Parkinsons lag är att fastställa dina egna deadliner. I stället för att tänka på hur mycket tid du har, bör du fundera över hur mycket tid du egentligen behöver för varje uppgift, och sedan ställa in dina egna deadliner.

Ta del av följande steg för att räkna ut hur mycket tid du behöver för en uppgift:

• Förstå projektkraven: Du behöver en övergripande uppfattning om vad som krävs för att avgöra hur lång tid du behöver för ett projekt. I det här steget skapar du en lista över alla underuppgifter och aktiviteter i hela projektet.  

• Prioritera aktiviteter och uppgifter därefter: När du har färdigställt en lista med projektkraven kan du prioritera dina uppgifter och avgöra vilka som är viktigast och/eller mest komplexa. Du bör lägga uppgifterna som tar mest tid högst upp på listan.

• Bestäm vem du behöver involvera: Om du behöver hjälp från dina medarbetare för att hantera vissa delar av projektet, behöver du avgöra vem du ska involvera. Om du tar kontakt med teamet i början av projektet kan du spara tid senare.

• Uppskatta tidsåtgången: Du bör nu ha en tydlig uppfattning om vem som är involverad i projektet, vad det handlar om och hur det ska genomföras. Du kan nu göra realistiska tidsuppskattningar för när du kan slutföra dina uppgifter, baserat på din arbetsbelastning och din produktivitetsnivå.

Se dina uppgifter som kortsiktiga mål – ju snabbare du slutför dem, desto mer tid finns tillgänglig för andra saker.

3. Prova timeboxing

Timeboxing är en produktiv arbetsstrategi som kan hjälpa dig att undvika att skjuta upp uppgifter, få tillbaka produktiviteten och fokusera på det arbete som är viktigt.

Timeboxing innebär att sätta upp ett mål om att slutföra en uppgift inom en viss tidsram. När du planerar hur lång tid en uppgift ska ta innan du börjar arbeta med den, blir du mer medveten om själva arbetet. Du kan använda timeboxing för att schemalägga enskilda uppgifter, hjälpa teamet att organisera sig eller hantera möten mer effektivt.

4. Prova Pomodoro-tekniken

I likhet med timeboxing innebär Pomodoro-tekniken att man anordnar inriktade arbetssessioner med regelbundna korta pauser, med målet att öka produktiviteten samtidigt som man minskar psykisk trötthet. Den här tekniken vill maximera koncentrationen med arbetssessioner på 25 minuter och pauser på 5 minuter.

Det här är femstegsmetoden för att hantera tid med Pomodoro-tekniken:

1. Skapa en lista över uppgifter ordnade efter betydelse.

2. Ställa in en timer på 25 minuter.

3. Arbeta med en uppgift under den tiden.

4. Ta en paus på fem minuter.

5. Ta en paus på 15–30 minuter efter fyra Pomodoro-cykler.

5. Använda verktyg för uppgiftshantering

Att använda ett verktyg för uppgiftshantering är ett bra sätt att organisera arbetsdagen, schemalägga dina deadliner och se till att du har tillräckligt med tid för att hantera dina prioriteringar. Du kan också skapa att göra-listor för att hålla dina projekt i fas, oavsett om du samarbetar med ett team eller på ett personligt projekt.

Det är viktigt att kunna hantera Parkinsons lag om du vill ha kontroll över din tid och slutföra mer arbete. Om du avslutar uppgifter innan en deadline kan du använda tiden till att gå vidare med arbetet eller ta en paus. Målet är att vara mer effektiv, inte att överanstränga sig.

Uträtta mer på kortare tid med Parkinsons lag

Nu när du förstår vad Parkinsons lag är och hur den fungerar, kan du dra nytta av den. Med rätt strategier, såsom proaktiv schemaläggning, egna deadliner och uppgiftsprioritering, kan du utföra mer arbete på kortare tid och få en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Att använda en programvara för uppgiftshantering kompletterar dina strategier och hjälper dig att uppnå dina mål.