Figmas produktteam lyckades minska antalet möten med 50 % tack vare Asana

Många innovativa varumärken såsom Square, GitHub, ClassPass och Asana har en sak gemensamt: De utför designarbete i Figma, det första professionella verktyget för utformning av användargränssnitt som byggts helt och hållet i webbläsaren. Figmas uppdrag är att göra designen tillgänglig för alla. Som produktchef och tidig Figma-anställd är Badrul Farooqis roll att se till att produkt- och teknikteam bygger rätt saker vid rätt tidpunkt – och att samordna framgångsrika lanseringar med marknadsintroduktionsteam, såsom försäljning och marknadsföring.

Företaget har idag över 1 miljon registreringar, 82 miljoner dollar i finansiering och mer än 100 anställda, men när Badrul började såg företaget väldigt annorlunda ut. Teamet var litet och Figma hade ännu inte lanserats offentligt. Vid den tiden använde de JIRA för att hantera produktutveckling, men det var för komplext för deras arbetsflöden och skapade administrativa omkostnader när teamet och produkten växte. Teamen behövde en lättanvänd plattform som kunde skala upp och stödja dem under deras offentliga lansering och därefter.

Hitta ett enkelt sätt att hantera utvecklingsbackloggar

Badrul ville hitta ett flexibelt och enkelt verktyg som kunde hantera produkt- och teknikbackloggar. Men den större bilden var också avgörande. Han behövde ansluta tvärfunktionella team i hela företaget under stora lanseringar när alla var med. Detta skulle ge organisatorisk öppenhet och bygga upp ansvarstagande genom tydliga planer, ansvarsområden och deadliner.

Testa och införa Asana

Badrul testade först Asana med bara ett team för att bekräfta att det var enklare att använda än deras befintliga system. Han migrerade sedan hela produkt- och teknikteamets arbete från JIRA till Asana och skickade enkla utbildningar och dokumentation till teamet för att förhandsgranska verktyget. På grund av Asanas flexibilitet kan olika team använda det på det sätt som bäst passar deras specifika behov och arbetsflöden.

Skapa förtroende genom öppenhet

Synlighet ingår i allt produkt- och teknikarbete genom Asana. När Figma utvecklar en ny funktion skapar de ett dokument för produktspecifikation, och när teamet anpassar sig till den överförs den till ett Asana-projekt. För att göra det snabbare använder de en projektmall som innehåller de typiska stegen och milstolparna för den involverade produktchefen, designern och teknikerna.

Projekttavlan blir den nya referenskällan. Uppgifterna och tidslinjerna håller alla samordnade och ansvariga eftersom alla kan se vem som arbetar med vad. För större lanseringar hanterar tvärfunktionella team även uppgifter och slutdatum i Asana, och de bifogar filer för att fånga upp strategi och andra detaljer.

När arbetet fortskrider blir Asana ett detaljerat register över åtgärder och diskussioner, vilket skapar en historikreferens för organisationen och alla som behöver förstå varför ett beslut fattades. Detta snabbar upp introduktionen av nyanställda, hjälper teamkollegor att övergå till nya roller och förkortar till och med möten.

Produkt- och teknikteamen har kunnat minska sin standup-mötestid med 50 %, vilket sparar en timme eller två varje vecka, eftersom de inte längre behöver dela statusuppdateringar om vad de arbetar med – allt finns i Asana. Istället används hela mötet till att lösa svåra problem tillsammans.

Nästa utmaning: att ge kraftfulla designverktyg till icke-designers

Vad är nästa steg för Figma? De kommer att gå vidare med sin vision om att göra design tillgänglig för fler personer – som inte nödvändigtvis är professionella designer – och hjälpa dem att förverkliga sina kreativa idéer. Alla produkter, funktioner och resurser för att göra det möjligt kommer att hanteras i Asana. När Figma når dessa nya marknader kommer de att få en ny tillväxtvåg, men Asana kommer att vara där och skala upp med dem.