Discovery Digital Studios producerar tusentals videor varje månad med Asana

Discovery Inc. är mediejätten bakom stora underhållningsnätverk som TLC, Animal Planet och Food Network. I grund och botten är det en TV-verksamhet, men den har ett massivt digitalt fotavtryck. Deras Digital Studios-innehållsteam skapar tusentals videor varje månad för sociala medieplattformar och konsumentappar. Du kan inte bara titta på en mästerkock som bakar en sufflé på TV, du kan även streama deras livekurs på din padda via appen Food Network Kitchen och ställa frågor medan du lagar mat.

Mike Singer, som är Content Operations Director, hjälper teamen på nätverken att skapa, producera och distribuera dessa videoklipp – ofta upp till sex versioner, vart och ett perfekt formaterat för deras webbplats, Facebook, Instagram, YouTube och andra plattformar.

Innan Mike och Discovery Digital Studios började använda Asana 2014 försökte de spåra innehållsproduktionen med hjälp av kalkylark och e-posttrådar. Det fanns ingen standardiserad process för innehållsproduktion och organisationen var långt ifrån optimal:

• Videor skapades inte alltid i tid, format glömdes bort och vissa förblev oanvända eftersom de inte delades med rätt personer internt.

• Att kvartalsrapportera var svårt eftersom ingen kunde se vilket innehåll som gjordes och vart det tog vägen.

• Informationen flödade inte mellan redaktionsteam, videoproduktion, innehållsmarknadsföring, PR och andra intressenter utan försvann ofta bland andra e-postmeddelanden.

Bristen på en definierad process gjorde inte bara teamet långsammare, det ledde ibland till extra kostnader. De var tvungna att anställa upp till sex entreprenörer två gånger per år för att rensa upp eftersläpningen av format.

Mike började leta efter ett nytt verktyg som skulle hantera innehållsproduktionen – spola fram tills idag och Discovery Digital Studios har fler än 400 personer som samarbetar i Asana.

Att välja rätt verktyg som får videorna att löpa på

Mike behövde en delad plattform som kunde ge en omedelbar översiktsbild av allt innehåll under utveckling, samtidigt som han fångade sista minuten-detaljer om produktionsprocessen för varje video tillsammans med dess status. Han letade också efter automatiska aviseringar som skulle hjälpa till med de många överlämningarna mellan teamkollegor och team – med kalkylark var det svårt att veta när en uppgift var slutförd och nästa var redo att påbörjas.

Asanas anpassningsbara arbetsflöden skulle göra det möjligt för dem att definiera komplexa innehållsprocesser, ge intressenter en enkel bild av hela teamets resultat och hålla enskilda medarbetare och externa team anslutna och informerade.

Gå över till Asana ett team i taget

Mike introducerade först Asana för Food Network-innehållsteamet och uppmuntrade individer att använda plattformen för att organisera sina personliga att göra-listor. När människor blev mer bekväma med det dagliga arbetet började de spåra samarbetsprojekt i Asana.

Mike utvecklade en repeterbar formel för att hjälpa team att börja arbeta med Asana och tog sedan med den till Discovery Digital Studios andra team, vilket hjälpte dem att utvärdera sina arbetsflöden och bygga ut motsvarande projekt. Idag har varje varumärkes innehållsteam Asana-mallar för sina unika arbetsflöden, med iterationer för varje innehållstyp och kanal.

Hur smördegen blir gjord

Innehållsteamen hanterar nu all videoproduktion i Asana, även under COVID-19-pandemin. De har kunnat spela in videor från människors hem, hålla sig organiserade och upprätthålla samma produktionsnivå som tidigare. Discovery Digital Studios är inte ensamma om detta; enligt Anatomy of Work: Remote Teams Survey kände sig 55 % av alla kunskapsarbetare som använde en programvaran för arbetshantering t.o.m. mer produktiva när de arbetade på distans jämfört med tidigare.

Varje videoformat representeras av ett Asana-projekt. De använder mallar för att enkelt starta ett projekt och se till att inga uppgifter glöms bort. Anpassade fält anger projektstatus, medan bilagor och kommentarer håller kvar diskussioner och relaterade dokument i själva uppgiften, så att det går snabbare att hitta information och få saker gjorda.

De lägger till uppgifter i flera projekt så att alla kan hålla sig samordnade och se alla initiativ som en uppgift bidrar till. Till exempel kan en "publicera video"-uppgift ingå i produktionsprocessen för en viss video, men den kan också ingå i Instagram-innehållskalenderprojektet. När uppgiften uppdateras, kommenteras eller slutförs visas ändringarna i varje projekt som uppgiften är associerad med, vilket håller innehållskalendern uppdaterad.

Discoverys innehållsteam använder också  portfolior för att få en överblick över en specifik grupp aktiva produktioner. De kan till exempel skapa en ny portfolio för att spåra en grupp matlagningskurser för appen Food Network Kitchen och övervaka status och startdatum för anslutna innehållskampanjer.

Teamen använder också integreringar som ansluter Asana till resten av deras verktyg. Med Asana för Outlook-integreringen kan de omvandla e-poståtgärdsobjekt till en Asana-uppgift direkt från sina inkorgar. De kan också lägga till alla e-postmeddelanden i en uppgift som en kommentar, vilket gör inkorgen mer välordnad samtidigt som viktig information sparas. Asana för Slack låter dem se projektuppdateringar, lägga till kommentarer och skapa uppgifter utan att lämna Slack. Och tack vare Zapier-integreringen har teamet sparat tid genom att automatisera fler av sina processer.

Olika team i Discovery Digital Studios samarbetar nu bättre eftersom de kan se beroenden. Det finns till exempel ett receptteam som utvecklar och testar rätter innan inspelningen börjar. Tidigare behövde videoproduktionsteamet tjata på receptteamet om att få statusuppdateringar gällande fotograferingsplanering. Nu spårar receptteamet bara status och viktiga milstolpar i Asana, och innehållsteamet kan se exakt hur långt arbetet kommit utan att behöva fråga.

Denna synlighet gör det möjligt för teamet att exakt förutsäga hur lång tid arbetet kommer att ta. Det hjälper dem också att upptäcka förseningar i ett projekt, diagnostisera hinder och komma tillbaka på rätt spår. Hela teamet arbetar mer effektivt eftersom allt är centraliserat, strömlinjeformat och synligt.

Det blir också enklare att rapportera. Låt oss säga att ett team förbereder sig för att svara på en offertförfrågan från ett varumärke som vill ha en video med en "somrig" känsla. Innehållsteamet kan då enkelt söka i Asana efter alla videoklipp som är taggade med ”sommar” och få fram tidigare exempel. Att vara välorganiserade hjälper dem att få mer arbete.

Samma team, fler videor

Att vara välorganiserade hjälper dem också att spara pengar, eftersom de inte längre behöver anlita entreprenörer för att göra upprensningsjobb. Innehållet rensas upp i Asana när det skapas. Discovery Digital Studios kan använda sin budget och sin energi till att skapa värde via sina appar direkt till konsumenten, nytt livsstilsinnehåll och förhoppningsvis fler videor om suffléer.