Введение в управление работой

Несколько лет назад руководители компании Viessmann профессор Мартин Виссманн и его сын Макс (ныне содиректор компании) осознали всю важность адаптации предприятия по производству систем отопления и охлаждения к эпохе «умных приборов» и интернета вещей. Наряду с выпуском инновационной продукции они также хотели улучшить внутреннюю работу компании, обеспечив вступление коммерческих и операционных отделов Viessmann в так называемую «эпоху эффективной совместной работы».

Нет ничего удивительного в том, что семья Виссманн верит во внедрение технологий. Viessmann — компания с вековой историей, и, по мнению Мартина и Макса, предприятие должно было постоянно модернизировать как свою продукцию, так и рабочие места, чтобы преуспевать десятилетие за десятилетием.

Именно здесь в дело вступает Александр Пёлльман, руководитель направления «Умный офис и совместная работа» в компании Viessmann. Перед ним была поставлена задача спланировать и реализовать «рабочее место будущего» и ввести компанию Viessmann в «эпоху эффективной совместной работы». Это позволило бы столетней компании адаптироваться к миру ультрасовременной и передовой техники.

Прежде чем приступать к внедрению новых технологий, Алекс потратил некоторое время на то, чтобы лучше понять потребности организации.

Что же он выяснил? Сотрудникам требовался инструмент, позволяющий поддерживать связь друг с другом, вести совместную работу и делать больше вместе в условиях нарастающей распределённости в компании. По мере развития Viessmann на протяжении десятилетий в компании появлялось всё больше сотрудников, работающих в разных странах и часовых поясах, что затрудняло совместную работу. В особенности это проявлялось в связи с тем, что у компании не было единого источника достоверной информации, к которому все могли бы обращаться для управления межгрупповой работой.

Целью Алекса было обеспечение плавной цифровой трансформации в масштабах всего предприятия, чтобы все сотрудники Viessmann могли работать вместе. Такое преображение превосходит по масштабам любой проект или команду. Важнейшей частью этой цифровой трансформации стало внедрение платформы для управления работой.

Управление работой и управление проектами

Так что же такое управление работой? Люди иногда отождествляют управление работой с управлением проектами, но это разные понятия. Конечно, между ними много общего, но у них есть конкретные отличия.

Прежде чем приступить к описанию их различий, давайте для начала определимся с понятием «управление работой». Вот что говорит Asana:

Управление работой — это систематический подход к упорядочиванию рабочих процессов организации (таких как проекты, текущие процессы или рутинные задачи) в целях обеспечения прозрачности, необходимой командам для ускоренного достижения своих целей. Это координация людей и их деятельности на всех уровнях организации для обеспечения каждому доступа к информации, необходимой для выполнения наиболее значимой работы.”

Иными словами, управление работой — это общая система и способ выполнения работы, который включает в себя проекты, планирование и процессы. Следовательно, планирование или управление проектами является частью управления работой, но не его целым. Если кратко, то управление проектами охватывает одно дерево, тогда как управление работой — весь лес.

Как управление работой облегчает координацию проектов

Концепция управления работой набирает популярность и полезна многим людям — по крайней мере, в теории. Однако как управление работой выглядит на практике и за счёт чего оно может сделать координацию проектов вашего коллектива менее стрессовым и более понятным занятием?

Как видно из примера с Viessmann, платформа для управления работой обеспечивает командам возможность легко координироваться как в офисе, так и в удалённой или распределённой группе. Давайте посмотрим, как это выглядит.

Управление работой определяет контекст взаимодействия — это ответы на все вопросы что и как в сочетании с тем, где вы с коллективом выполняете работу. Как вы уже могли догадаться, с учётом всех инструментов, которыми многие пользуются в своей работе, объединение контекста и взаимодействия не происходит само по себе, особенно в удалённой среде. Вам необходимо тщательно обдумать всю имеющуюся у вас совокупность технологий, а также то, как с её помощью преодолеть этот разрыв. Три уровня совокупности технологий, перечисленные ниже, помогут вам более естественным образом породнить контекст и координацию:

• Обмен информацией. В вашем распоряжении наверняка есть несколько инструментов для обмена информацией, например Zoom, Slack и электронная почта. Теперь вашему коллективу нужно правильно сбалансировать эти средства общения и решить, что из этого следует использовать в тех или иных случаях.

• Материалы. Хранилище материалов — это место, где находится вся информация и документы. Такие платформы, как Dropbox, Google Диск или OneDrive являются надёжными системами, позволяющими сохранять работу и обмениваться ею.

• Координация. Как бы ни были важны инструменты обмена информацией и хранилища материалов, вам будет трудно эффективно взаимодействовать и осуществлять эффективную координацию работы коллектива без платформы для управления работой наподобие Asana.. Этот последний уровень обеспечивает чёткость (кто, что и к какому сроку выполняет) и предоставляет контекст для работы вашего коллектива, выступая единым источником достоверной информации.

Добавление этого слоя координации и единого источника достоверной информации к вашей совокупности технологий с помощью платформы для управления работой является жизненно важным для успешных команд — она предоставляет в ваше распоряжение живую систему, в которой каждый может просматривать приоритеты команды, обсуждать их и работать над ними в одном месте.

Раньше сотрудники могли пользоваться любыми инструментами для планирования своей работы, что затрудняло взаимодействие и обмен информацией, а также порождало разрозненность. Именно поэтому мы решили сосредоточиться на одном централизованном инструменте.”

Синхронизируйте процессы с помощью управления работой и экономьте время

Когда ваш коллектив или организация настроит решение для управления работой, вы также сможете начать оптимизировать процессы, экономя время и энергию сотрудников.

Значительная часть нашей работы связана с постоянными или повторяющимися процессами, а вы можете даже не подозревать об этом. Когда у вас есть чёткое представление о том, чего должна достичь ваша команда, а также кто какую работу выполняет и к какому сроку, то отличный способ сэкономить время и эффективно реализовать свои планы — это знать, где можно «срезать путь». Определив повторяющиеся процессы, которые можно превратить в шаблоны или автоматизировать, ваши сотрудники смогут более эффективно и результативно двигаться к достижению поставленных целей.

В рамках своих крупных редакционных проектов мы каждый повторяем одни и те же действия, поэтому мы просто создали для них шаблон проекта. Это экономит много энергии на стадии планирования.”

Система управления работой — это ваш единый источник достоверной информации

«Я большой сторонник того, чтобы иметь единый источник достоверной информации – говорит Джерод Хиллард, представитель Asana. — Для моей команды это Asana. Здесь мы можем предоставить любой необходимый контекст, а затем сослаться на дополнительные документы на наших облачных платформах, в финансовых инструментах или в других областях Asana».

Подобная чёткость придаёт уверенность вам и вашим коллегам, позволяя всем продолжать двигаться к общим целям независимо от того, работаете ли вы в офисе или в распределённой группе — что и требовалось компании Viessmann.

Отдельные сотрудники и группы должны понимать, какой вклад их работа вносит в приоритеты компании. При этом они чувствуют свою значимость, вовлечённость и связь с работой, которая имеет наибольшее значение. Управление работой обеспечивает коллективу необходимую чёткость, давая сотрудникам уверенность в том, что они могут смело браться за самую важную работу и перестать сомневаться или натыкаться на невидимые препятствия.