Что такое канбан-доски? Руководство для начинающих.

Представьте следующее: ваша команда начинает новый проект, и вам нужен простой способ наглядного представления работы, чтобы вы могли быть в курсе того, кто над чем работает и когда всё должно быть готово. Вам пришлось бы просматривать документацию по проекту, электронные таблицы, почту и сообщения, чтобы собрать всю эту информацию воедино — если всё это нельзя было бы сделать с помощью канбан-доски.

Если вы занимаетесь управлением проектами или начали изучать способы визуального представления своей работы, то вы, возможно, уже слышали о системе канбан. Канбан-доски — это одна из форм визуального управления проектами, которая пользуется особой популярностью у команд, занимающихся разработкой продуктов и программного обеспечения, а также инженерными изысканиями. Однако канбан-досками может пользоваться практически любой коллектив. В этой статье приводится вся необходимая информация о том, что такое канбан-доски, как они устроены и как их можно использовать для максимально эффективного управления работой своей команды.

Что такое канбан?

Канбан — это способ помочь команде сбалансировать выполняемую работу относительно возможностей каждого сотрудника. Канбан-система основана на принципе постоянного совершенствования, когда элементы работы «переносятся» из списка незавершённых дел в стабильный рабочий процесс.

Система канбан реализуется через специальные доски, которые являются одной из форм визуального управления проектами. На этих досках различные коллективы могут более наглядно представлять работу и процессы. Работа на канбан-доске отображается в виде доски проекта, которая делится на столбцы. Обычно каждый столбец представляет собой некий этап работы. Простейшая канбан-доска может состоять из таких столбцов, как «Предстоит», «Выполняется» и «Выполнено». Отдельные задачи, которые представлены на доске в виде карточек, перемещаются из одного столбца в другой по мере их выполнения.

Виртуальные канбан-доски

Создать канбан-доску можно на традиционной лекционной доске, на бумаге или — для достижения наилучшего результата — в специальном онлайн-инструменте. Сетевые инструменты для канбан-досок позволяют наглядно отображать материалы и получать полезную аналитическую информацию обо всей работе в рамках проекта. Зачастую виртуальные канбан-доски, такие как представление в виде доски в Asana, используются для наглядного представления работы на разных этапах.

История канбан

Система канбан была разработана Тайити Оно — японским инженером компании «Тойота» в конце 40-х годов XX века. Оно решил улучшить производственную систему «Тойоты» путём внедрения в неё элементов бережливого производства: вместо производства новой продукции на основе предполагаемого спроса канбан-система Оно занималась производством и повторными поставками продукции на основе потребительского спроса. Структура канбан перевела производственный процесс «Тойоты» с «продвижения» (когда продукция «выталкивается» на рынок) на «притяжение» (когда продукция производится на основании рыночного спроса). Это означало, что «Тойота» могла поддерживать низкий уровень товарных запасов, сохраняя конкурентоспособность.

Структура бережливого производства, созданная Оно, строилась на карточках канбан. На самом деле, «канбан» — это комбинация двух японских слов: 看 (Кан), т. е. «вывеска», и 板 (Бан), т. е. «доска». В «Тойоте» карточки канбан представляли собой бумажные таблички, обозначавшие требуемые объёмы продукции, деталей или товарных запасов, по которым запускался процесс производства конкретной товарной единицы.

Система канбан до сих пор действует на многих производственных объектах, а в начале 2000-х годов она была адаптирована к разработке программного обеспечения. Новая система канбан, основанная на методологии бережливого производства Оно, применяет тот же самый «принцип притяжения».

В современной методологии канбан всё начинается с невыполненной работы. Из этого списка работа «перетаскивается» с учётом свободного времени и производительности специалистов. Затем сотрудники могут визуально отслеживать работу по ходу цикла выполнения задачи, представленному этапами на канбан-доске, до её завершения. В своём текущем виде канбан служит в качестве системы визуального управления проектами, которая уравновешивает спрос и производственный потенциал.

Канбан — это Scrum?

Возможно, вы уже слышали о канбан в связи со Scrum. На самом деле, большинство команд, работающих по системе Scrum, делают это на канбан-досках. Однако, несмотря на совместимость с канбан, Scrum — это другая система. Основная цель канбан заключается в улучшении процессов, а Scrum обычно применяется, чтобы помочь команде выполнить большой объём работы в сжатые сроки. Для этого в Scrum организуются «спринты» — двухнедельные рабочие сессии с ежедневными совещаниями и заранее известным объёмом работы, подлежащей выполнению за отведённое время.

Канбан — это Agile?

Да, в сфере разработки программного обеспечения канбан является подразделением системы Agile. Agile — это модель управления проектами, созданная для того, чтобы коллективы могли гибко реагировать на изменения. Философия Agile строится на адаптивном планировании, эволюционном развитии, ранних поставках и непрерывном улучшении.

Как устроена система канбан

В наши дни канбан-доски обычно представляют собой виртуальные доски со столбцами, обозначающими этапы работы (при этом канбан-доски можно по-прежнему рисовать маркерами на лекционной доске с отслеживанием работы при помощи стикеров). Каждая «карточка» на канбан-доске представляет собой задачу. Карточка с задачей перемещается от этапа к этапу по мере её выполнения. Команды, использующие систему канбан, обычно работают на одной общей канбан-доске, хотя задачи при этом распределяются между отдельными сотрудниками.

Четыре главных принципа канбан

Существует четыре основополагающих принципа, которые помогут вашему коллективу приспособиться к структуре канбан:

1. Начинайте с того, что делаете сейчас

Канбан можно применять к любому текущему процессу или процедуре. В отличие от более формализованных процессов системы управления Agile, таких как Scrum, канбан обладает достаточной гибкостью для работы по основным направлениям деятельности вашего коллектива.

2. Сосредоточьтесь на последовательных, эволюционных изменениях

Большие перемены могут стать причиной сбоев в работе вашего коллектива, и, если вы будете пытаться изменить всё и сразу, новая система может перестать работать. канбан об этом знает, поэтому при использовании этой системы упор делается на постепенные изменения небольшими шагами. Вместо того чтобы менять всё в один присест, начните с пошаговых перемен и сосредоточьтесь на стабильном развитии рабочих процессов своей команды во времени.

3. Уважайте текущие процессы, роли и обязанности

В отличие от других бережливых методов, в канбан-системе нет каких-либо определённых ролей. Эта система может работать внутри имеющейся структуры и процедур вашей команды. К тому же ваш текущий рабочий процесс может обладать многими положительными качествами, которые будут утрачены, если вы попытаетесь полностью переработать всю свою систему за один день.

4. Поощряйте инициативу на всех уровнях

В соответствии с принципом постоянного улучшения методология канбан подразумевает, что перемены могут исходить откуда угодно — не обязательно «сверху вниз». При использовании канбан сотрудники могут делиться своими мнениями, обдумывать новые способы эволюции процессов и возглавлять новые рабочие инициативы.

Шесть практических аспектов канбан

Основополагающие принципы канбан помогут вам направить менталитет своей команды в нужное русло по отношению к рабочим процессам. Для внедрения системы канбан следуйте приведённым ниже шести принципам и помогите своим сотрудникам постоянно совершенствоваться и достигать последовательного роста. Это своего рода заповеди структуры канбан.

1. Наглядно представляйте работу

Одним из главных преимуществ канбан является то, что вы можете физически наблюдать за «продвижением» работы по этапам. Карточка с задачей начинает свой путь с левой стороны вашей канбан-доски и, по мере её выполнения, постепенно проделывает путь до столбца «Выполнено». Подобная практика не только даёт вам общее представление о продвижении работы по этапам, но и отображает её текущее состояние в реальном времени.

2. Ограничивайте объём текущей работы

Система канбан, как одна из методологий Agile, строится по принципу ранней поставки — это означает, что задачи должны быстро перемещаться между столбцами и не злоупотреблять статусом «выполняется». Чётких требований по поводу того, сколько именно задач может выполняться одновременно, не существует, однако вам следует ориентировать команду на уход от многочисленных текущих задач в пользу выполнения конкретной работы.

3. Управляйте потоком

В соответствии с пунктом 2 объём текущей работы следует ограничивать. Лучший способ этого добиться — оптимизировать поток задач на своей канбан-доске. Управление потоком и его улучшение позволит сократить время «ведения» задачи (период от начала работы над ней до перемещения в столбец «Выполнено» на канбан-доске) и даст возможность выполнять задачи или отгружать новую продукцию, пока это ещё актуально.

4. Создавайте чёткие инструкции по процессам

Так как задачи в канбан перемещаются очень быстро, необходимо, чтобы в вашем коллективе были чётко установленные правила и договорённости. Ваши инструкции по процессам должны определять принципы использования методологии канбан, при этом каждый сотрудник должен быть вовлечён в обновление методов применения канбан в соответствии с четвёртым главным принципом системы: поощряйте инициативу на всех уровнях.

5. Внедряйте циклы обратной связи

В системе канбан вам необходимо получать обратную связь от двух основных групп — клиентов и сотрудников.

• Получайте обратную связь от клиентов в виде отзывов о качестве и эффективности выработанного вашей командой решения. Было ли оно оправданным? Возникали ли проблемы? Если проблемы были (например, ошибки в коде или производственный брак), пересмотрите свой процесс канбан и добавьте больше времени на анализ, проверку и оценку.

• Регулярно сверяйтесь со своей командой по поводу процесса использования самой структуры канбан. Что сотрудники думают о своей производительности? Здесь у вас появляется ещё одна возможность для поощрения инициативы на всех уровнях и обновления внутренних процессов в команде.

6. Улучшайте совместно, развивайте экспериментально

Система канбан по своей сути направлена на постоянное улучшение. Однако это также означает, что и другие системы могут довольно хорошо работать в связке с канбан — это может быть Scrum или что-то ещё. При этом вам всегда следует стремиться к совместной работе, экспериментам и развитию своих процессов по мере необходимости.

Как применять канбан

В соответствии с первым основополагающим принципом канбан (начинайте с того, что делаете сейчас) применить канбан можно в любом рабочем процессе. Создать канбан-доску можно с помощью лекционной доски и стикеров или в виде электронной таблицы с нужным форматированием, однако лучший способ визуализации канбан-доски — это средство управления работами наподобие Asana. Каждый проект в Asana можно отобразить четырьмя способами, в том числе в виде доски в стиле канбан.

Независимо от способа создания канбан-доски вам следует придерживаться описанных далее простых шагов, чтобы начать применять канбан в своих текущих процессах:

1. Начните с чистой доски

Даже если ваша канбан-доска будет впоследствии содержать все невыполненные задачи и завершённую работу, сейчас вы можете начать с чистой доски. Если вы используете инструмент управления работами, например Asana, не забудьте переключиться в режим доски.

2. Создайте столбцы для представления работы

В традиционном понимании столбцы канбан-доски отображают различные этапы работы. То, какие именно столбцы создадите вы, будут зависеть от вашей команды, но к числу самых распространённых относятся:

• «Недоработки», «Входящие» или «Новые»: в этот столбец будет поступать новая работа до её назначения сотруднику.

• «Подготовлено» или «В приоритете»: перемещайте работу в этот столбец, когда она будет готова к выполнению.

• «Выполняется»: этот столбец предназначен для текущей работы. В зависимости от стиля работы своей команды вы можете разбить столбец «Выполняется» на различные подстолбцы — например отдел контента может создать столбцы «Черновики», «Проверка» и «Редактирование», а инженерная группа может использовать столбцы «Разработка», «Тестирование» и «Внедрение».

• «Приостановлено»: перемещайте работу в этот столбец, если она по какой-либо причине заблокирована.

• «Выполнено» или «Готово»: в этом столбце задачи оказываются по завершении работы над ними.

3. Добавьте задачи для представления работы

Каждой задаче на канбан-доске присваивается своя карточка. Не забывайте делать заголовки карточек призывающими к действию. Мы рекомендуем начинать их с глаголов, чтобы ваши сотрудники знали, над чем конкретно им предстоит работать.

Если вы используете виртуальное решение для управления работой, то в карточки на канбан-доске также можно добавлять дополнительную информацию, контекст и файлы. Кроме того, используйте теги для отслеживания метаданных — например, сколько времени должно занять выполнение задачи или каков её приоритет.

4. Перемещайте работу по этапам

Ключевым элементом управления рабочими процессами с помощью канбан-досок является перемещение задач по этапам. Делать это можно вручную, перетаскивая задачи, или же использовать виртуальное решение для управления работой, которое будет выполнять это действие автоматически. Например, в Asana можно настроить правила, которые будут автоматически передвигать работу в различные столбцы в зависимости от имеющейся информации по задаче. Например, задача может перемещаться в столбец «Выполняется» после назначения сотруднику.

5. При необходимости создавайте новые канбан-доски

В теории одну и туже виртуальную канбан-доску можно использовать неограниченное время. В связи с тем, что работа на канбан-досках отслеживается с помощью непрерывного процесса, нет никакой нужды избавляться от текущей доски. Однако в некоторых системах, таких как Scrum, канбан-доски создаются часто, для каждого нового спринта. Просто создайте новую виртуальную доску или сотрите информацию с доски, которая стоит у вас в офисе, перенесите невыполненные задачи и снова приступайте к работе.

канбан-доски: преимущества и недостатки

Теперь, когда вы знаете, как устроена система канбан, остался один вопрос: следует ли вашей команде использовать канбан? Здесь нет верных и неверных ответов, однако следует учитывать некоторые преимущества и недостатки, с которыми ваши сотрудники могут столкнуться при переходе на систему канбан.

Преимущества канбан

Канбан — отличный и гибкий инструмент, который помогает командам уравновешивать работу с производительностью. При правильном использовании канбан может:

• Давать моментальное представление о работе команды. Как одна из форм визуального управления проектами канбан поможет вам оживить задачи и получить чёткое представление о рабочих процессах внутри коллектива.

• Повышать прозрачность, особенно в удалённых коллективах. Если ваши сотрудники работают дистанционно, у вас могут возникать проблемы с пониманием того, кто над чем работает. Путём централизации работы и сокращения объёма текущих задач в единицу времени канбан-доски помогут вам и команде мгновенно получать представление о том, кто что делает.

• Способствовать гибкости. В связи с тем, что система канбан основана на процессе постоянного улучшения, использующие канбан коллективы могут со временем становиться более гибкими и динамичными. Если вы будете следовать четырём основополагающим принципам и шести практическим аспектам, ваши сотрудники станут более гибкими и открытыми к переменам.

Недостатки канбан

Система канбан подойдёт не каждому коллективу. В числе недостатков канбан:

• Ограниченное распространение вне инженерных команд. По аналогии со Scrum, Agile и другими бережливыми методологиями канбан мало известна среди коллективов, не задействованных в инженерных разработках. Канбан может стать эффективным инструментом для любой команды, однако если вы планируете внедрить систему канбан в среду, не связанную с техническими дисциплинами, попробуйте переносить процессы в канбан по одному, чтобы сотрудникам было проще к ней адаптироваться.

• Если текущей работы слишком много, доска может быстро стать неинформативной. В связи с тем, что каждая карточка с задачей занимает значительную часть визуального пространства, ваша канбан-доска может быстро заполниться и стать перегруженной, если у вас слишком много текущих задач.

Визуализируйте работу коллектива

С помощью канбан-досок ваша команда получает чёткое представление о задачах, над которыми работает каждый её участник, и их состоянии. Если вы готовы попробовать канбан-доски в своей деятельности, обратите внимание на Asana. Любой проект в Asana можно просматривать в нескольких представлениях, в том числе с использованием досок в стиле канбан, которые позволят вашим сотрудникам визуализировать работу и легко ориентироваться в ней.