Что такое рациональное распределение ресурсов? (Приёмы и примеры)

Иногда проекты идут не по плану. Можно столкнуться с нехваткой ресурсов и необходимостью искать способы адаптироваться, чтобы ожидаемые результаты проекта не пострадали. В этом вам на помощь придёт рациональное распределение ресурсов. Оно позволяет скорректировать сроки таким образом, чтобы проект можно было завершить с имеющимися ресурсами. С помощью этой методики можно распределять ресурсы таким образом, чтобы обеспечить достижение целей и выполнение поставленных задач.

Для рационального распределения ресурсов требуются солидные навыки управления ресурсами и глубокое понимание того, что необходимо каждому проекту. Чтобы помочь вам лучше освоить эту методику, мы разобьём процесс рационального распределения ресурсов и приведём примеры, основанные на практических рекомендациях, которым можно сразу начинать следовать.

Что такое рациональное распределение ресурсов?

Рациональное распределение ресурсов — это методика управления проектами, которая предполагает решение конфликтов, связанных с общим распределением и планированием, чтобы обеспечить выполнение проекта с помощью имеющихся ресурсов. К ресурсам относятся время, материалы или инструменты, необходимые для реализации проекта.

Целью рационального распределения ресурсов является получение максимальной отдачи от имеющихся ресурсов, когда работа по проекту ведётся с ограничениями по времени, затратам и объёму.

Рациональное распределение ресурсов может быть сложной задачей для руководителей проектов, поскольку требует балансировки спроса на одни и те же ресурсы в рамках нескольких проектов.

Вот возможные результаты, которые зависят от потребностей вашей команды:

• Если цель заключается в соблюдении крайнего срока выполнения текущего проекта, на его реализацию, возможно, придётся выделить больше ресурсов.

• Если цель заключается в выполнении проекта имеющимися на данный момент ресурсами, может быть продлён срок его реализации.

Рассматриваемая методика позволяет скорректировать распределение ресурсов или график проекта, чтобы не допустить перерасхода ресурсов. Это поможет сохранить качество результатов проекта.

Когда следует использовать методику рационального распределения ресурсов

Рациональное распределение ресурсов предотвращает их размазывание слишком тонким слоем, обеспечивая при этом проекты всем необходимым для успеха. Эта методика способствует не только управлению проектами, но и помогает поддерживать равновесие между работой и личной жизнью сотрудников. Вот несколько причин, по которым ваша команда может извлечь пользу из рационального распределения ресурсов.

Оптимизация ресурсов

Рациональное распределение ресурсов позволяет максимально эффективно использовать имеющиеся у вас средства. Оно помогает оценить, каким проектам следует выделить дополнительные ресурсы, а какие можно сделать более гибкими в плане сроков.

Сокращение дефицита

Рациональное распределение ресурсов предотвращает значительные задержки проектов, тем самым сводя к минимуму лишние финансовые затраты и труд. Эта методика позволяет управлять спросом на ресурсы, не превышая текущих возможностей и финансовых средств компании.

Предотвращение перегруженности задачами

Неправильное распределение ресурсов приводит к переработке, которая может стать непосильной для участников команды. Рациональное распределение ресурсов предотвращает её за счёт чёткого контроля загруженности персонала и корректировки крайних сроков, чтобы у сотрудников не было слишком много работы.

Обеспечение качества результатов проекта

Рациональное распределение ресурсов позволяет управлять как самими ресурсами, так и ожиданиями клиентов, поддерживая одинаковый уровень качества результатов проекта. В целом, эта методика может пригодиться в решении проблем с бюджетом, избыточной нагрузкой на ресурсы и задержками проектов.

Примеры рационального распределения ресурсов

Вот несколько примеров, которые призваны помочь вам лучше понять, как рациональное распределение ресурсов может быть реализовано в вашей команде:

Первый пример. Задержка даты начала проекта

Проекту нужен дизайнер, чтобы создать макеты для клиента, но дизайнер уже занят, как и остальные сотрудники отдела дизайна. Проект решено начать на два дня позже, когда дизайнер освободится. Поскольку дизайнер работает быстро, дата окончания проекта остаётся прежней.

Второй пример. Привлечение дополнительных ресурсов

Сотрудникам отдела ИТ пришлось отвечать на большое количество запросов в связи с тем, что компьютеры компании оказались заражены вирусом. Поскольку текущее антивирусное программное обеспечение компании недостаточно надёжно и не может справиться с вирусом, команда решает приобрести новый антивирус, чтобы иметь возможность вернуть компьютеры в строй.

Третий пример. Перенос даты окончания проекта

Отдел маркетинга запускает новую кампанию в соцсетях и ожидает одобрения от руководителя по работе с социальными сетями, который в настоящее время отсутствует в офисе по болезни. Поскольку кампания не является срочной, дату запуска решено перенести на несколько дней, чтобы у руководителя было время с нею ознакомиться.

Независимо от того, руководите ли вы отделом маркетинга, продаж или ИТ, рациональное распределение ресурсов может пригодиться для разрешения конфликтов, связанных с ресурсами. Определившись с решением, сообщите о своём плане остальным сотрудникам. Для планирования повестки можно воспользоваться шаблоном совещания. 

Рациональное распределение ресурсов проекта

Добавление рационального распределения ресурсов в свой арсенал навыков поможет вам стать более эффективным лидером. Далее приводятся некоторые стратегии рационального распределения ресурсов, которые вы можете применить в своём коллективе.

Метод критического пути

Метод критического пути — это распространённая методика рационального распределения ресурсов, которая используется для расчёта длительности проекта без учёта ограничений по ресурсам.

Эта методика предполагает соединение зависимых действий по проекту в логической последовательности для расчёта самой ранней и самой поздней дат начала и окончания каждого действия. «Критический путь» — это последовательность задач с наибольшей продолжительностью, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта.

Выяснив, какие работы находятся на критическом пути, можно определить их «резерв времени» или гибкость графика:

Общий резерв времени определяет, на какой срок от самой ранней даты начала можно откладывать задачи, не изменяя при этом дату завершения проекта.

• Как рассчитать: (Поздний срок завершения) – (Ранний срок завершения) или (Поздняя дата начала) – (Ранняя дата начала)

Свободный резерв времени определяет количество дней, на которое можно задержать выполнение задач, не сдвигая дату начала выполнения последующей работы.

• Как рассчитать: (Ранняя дата начала следующей задачи) – (Ранняя дата завершения текущей задачи)

У задач на критическом пути нулевой резерв времени. Это означает, что задержка одной из таких задач приводит к задержке всего проекта.

Например, отдел ИТ работает над заменой существующей системы безопасности. Специалисты определили две критические и две некритические задачи:

Критические:

• Прекратить использование текущего программного обеспечения безопасности в компании в течение двух дней

• Установить и протестировать новое программное обеспечение на всех устройствах компании в течение четырёх дней

Некритические:

• Окончательно согласовать условия покупки с поставщиком программного обеспечения в течение одного дня

• Создать руководство по использованию нового программного обеспечения в течение двух дней

Исходя из этого примера, минимальная длительность проекта составляет шесть дней, поскольку работы критического пути имеют первостепенное значение для реализации проекта, тогда как некритические задачи не являются обязательными.

Ускорение

Возникают ситуации, когда проект нужно сдать точно в срок или даже раньше, чтобы удовлетворить требования клиента. В таком случае можно применить ускорение и начать работать над несколькими задачами параллельно, чтобы ускорить проект. Этот метод сжатия расписания может сработать только, если задачи в той или иной степени могут накладываться друг на друга.

Например, работу с зависимыми элементами можно придержать, а задачи без зависимостей можно выполнять параллельно.

Примером такого ускорения может послужить ситуация, когда команда разработчиков программного обеспечения начинает создавать серверную часть веб-сайта, в то время как отдел дизайна завершает работу над его макетом. При использовании метода ускорения работа выполняется в срок и в рамках бюджета, но при этом возрастает вероятность переделок.

Подкрепление

Когда ускорение неприменимо или недостаточно эффективно, можно воспользоваться методом подкрепления. В таком случае для сокращения сроков на проект выделяются дополнительные ресурсы. При этом необходимо оценить потребности высокоприоритетных задач и подобрать сочетания ресурсов, которые обеспечивают максимальную пользу при минимальных затратах.

Например, отделу маркетинга нужны ещё два автора, поскольку крайний срок сдачи работы был сокращён на два дня. При отсутствии свободных сотрудников руководитель проекта решает привлечь двух фрилансеров, с которыми он уже работал раньше, чтобы не тратить время на поиск новых авторов.

Прежде чем использовать подкрепление в целях сжатия графика проекта, обязательно заручитесь согласием своего руководителя или клиента на привлечение дополнительных ресурсов.

Метод критической цепи

Метод критической цепи — это обновлённая версия метода критического пути, однако в отличие от последнего метод критической цепи учитывает ограниченность ресурсов. В данном случае критическая цепь обозначает самый длинный путь выполнения задач с учётом зависимостей между задачами и ресурсами. Одновременно каждый ресурс может быть выделен только на одну задачу.

Планирование проекта с использованием этого метода предполагает составление списка необходимых ресурсов для выполнения задач и переоценку их наличия по мере надобности.

Метод критической цепи предусматривает использование буферного периода, который находится между последней задачей и датой завершения проекта, выступая в качестве резерва для работ из критической цепи. Задачи, которые выполняются раньше, увеличивают этот буфер, а задержки в критических работах цепи, наоборот, расходуют его, но не влияют на дату завершения проекта.

Например, чтобы опубликовать часть контента в срок, руководитель определяет необходимые ресурсы: автор, редактор, дизайнер и разработчик. Они устанавливают буфер в размере пяти дней на случай задержек между проверками контента или дизайна.

Метод критической цепи используется для реалистичной оценки продолжительности проекта и имеющихся ресурсов, чтобы проекты завершались вовремя без распыления ресурсов.

Инструменты для рационального распределения ресурсов

По мере накопления опыта вам будет всё проще распределять ресурсы рационально. При использовании этого метода рекомендуем принять во внимание несколько советов и инструментов, которые можно использовать себе на пользу.

• Используйте диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта — это гистограмма, которая наглядно представляет график проекта и может идеально подойти для определения и планирования критического пути. С её помощью можно легко получить общее представление о зависимости задач друг от друга, датах начала и завершения, а также длительности проекта. По ходу выполнения проекта при необходимости можно перестраивать диаграмму и корректировать даты.

• Используйте программное обеспечение для управления проектами. Некоторые программы для управления проектами содержат алгоритмы рационального распределения ресурсов, которые помогают в разрешении конфликтов, связанных с излишней нагрузкой на ресурсы. Программное обеспечение для управления проектами также позволяет получать дополнительную информацию о штатных расписаниях сотрудников, что помогает заранее предотвращать конфликты и дублирующие назначения при составлении графиков.

• Стройте сетевые графики: Сетевой график — это ещё один тип наглядного представления графика проекта. Он изображается в виде диаграммы с последовательностью ячеек и стрелок, изображающих хронологию задач. Его можно использовать для планирования графика, а также для отслеживания хода выполнения проекта. Соединив ряд ячеек, каждая из которых представляет задачу с обозначением её продолжительности, вы сможете определить некритический и критический пути.

• Используйте прошлые проекты в справочных целях: Сохраняйте архив планов и графиков прошлых проектов, чтобы при выполнении аналогичного проекта можно было обратиться к ним для составления его более точного плана. Изучение успешных или провальных проектов из прошлого даст вам более наглядное представление о том, какую свободу действий следует предоставить каждой задаче и какие ресурсы необходимы для оценки доступности ресурсов ещё до начала проекта.

• Реалистично оценивайте потребности в ресурсах: Работа по рациональному распределению ресурсов имеет больше шансов на успех, если вы заранее и чётко определите объём проекта и сделаете реалистичные оценки потребностей в ресурсах.

Вот несколько советов о том, как сделать оценку более точной:

• Проводите оценки в команде, чтобы снизить влияние личных предубеждений

• В процессе оценки учитывайте потенциальные риски проекта

• Оценивайте в диапазонах, а не в конкретных значениях, чтобы охватить более широкий набор возможностей

• Каждый раз используйте один и тот же метод оценки, чтобы расчёты были более последовательными

Чем лучше первоначальная оценка ресурсов, тем менее резким будет процесс перераспределения ресурсов в случае возникновения проблем в будущем.

Рациональное распределение и сглаживание ресурсов

И рациональное распределение, и сглаживание ресурсов можно отнести к методам управления ресурсами.

Основное различие между ними заключается в приоритетности ограничений проекта: при рациональном распределении ресурсов приоритет отдаётся временным ограничениям, тогда как при сглаживании ресурсов основное внимание уделяется их доступности.

Рассмотрим пример. Допустим, вам назначено работать над задачей по 8 часов в течение 5 дней, но вам нужно только 30 часов на её выполнение, поэтому вы перераспределяете график на 6 часов в день. Таким образом, у вас будет больше свободы действий для работы над другими задачами без ущерба крайнему сроку выполнения проекта.

Рациональное распределение ресурсов используется при избыточном распределении ресурсов, в то время как сглаживание — при их неравномерном распределении. Рациональное распределение ресурсов позволяет гибко смещать даты проекта, но при использовании сглаживания они остаются фиксированными.

После использования рационального распределения ресурсов для разрешения конфликтов, связанных с избыточным распределением, можно воспользоваться сглаживанием в целях выравнивания графика проекта.

Улучшите свои навыки рационального распределения ресурсов

Чтобы максимально эффективно использовать ограниченные ресурсы и обеспечить своевременное выполнение проектов, можно прибегнуть к методу рационального распределения ресурсов.

Используйте эту стратегию в сочетании с индивидуальными шаблонами для своей команды, например шаблоны для отдела ИТ или шаблоны для отдела маркетинга, чтобы планировать проекты и составлять их графики.

Рациональное распределение ресурсов зависит от наличия солидных навыков управления ресурсами, но программное обеспечение для управления работой поможет вам вывести координацию проектов на новый уровень.