Что такое процесс контроля изменений и как им пользоваться?

Процесс контроля изменений — это способ, с помощью которого руководители проектов представляют запросы на рассмотрение заинтересованным лицам, которые их утверждают или отклоняют. Это важный процесс, помогающий управлять крупными проектами с множеством подвижных элементов.

При управлении несколькими проектами возможна масса сложностей — от координации сроков выполнения работ до отслеживания целей и результатов. Последнее, с чем вы захотите иметь дело — это крупные изменения в проекте. Однако при наличии процесса управления изменениями подавать запросы на изменение проекта не составляет труда.

Процесс управления изменениями очень важен для крупных инициатив, в которых участвуют множество сотрудников из разных отделов. Давайте разберём этот процесс более подробно с наглядными примерами, которые помогут вам внедрить собственную процедуру контроля изменений.

Что означает процесс контроля изменений?

Контроль изменений — это процесс, используемый для управления запросами на изменения в рамках проектов и крупных инициатив. Он является частью плана управления изменениями, который определяет роли по контролю изменений в команде или компании. Процесс управления изменениями состоит из множества частей, но для простоты давайте представим, что он включает в себя создание журнала изменений, в котором вы будете отслеживать запросы на изменения в проекте.

В большинстве случаев запросить изменение может любое заинтересованное лицо. Запрос может быть как небольшим (незначительное изменение графика проекта), так и крупным (новый результат). Важно помнить, что далеко не все запросы будут одобрены, а утверждать или отклонять их должны главные заинтересованные лица.

Поскольку процесс управления изменениями состоит из множества подвижных элементов и отличается в разных компаниях, полезно внедрять инструменты, которые способствуют гладкому ходу процесса жизненного цикла. Такие инструменты, как программное обеспечение для управления рабочими процессами, помогут вам управлять работами и обмениваться информацией в одном месте.

Контроль изменений и управление изменениями

Не знаете, в чём разница между контролем изменений и управлением изменениями? Мы вас не виним. Между контролем изменений и планом управления изменениями много всяких отличий. Контроль изменений — это всего лишь одна из многих частей стратегии управления изменениями.

• Контроль изменений. Процесс контроля изменений важен для любой организации и может улучшить обмен информацией, когда речь идёт об изменениях в проекте. В успешном процессе должны быть предусмотрены показатели успеха, организация рабочего процесса, возможность обмена информацией и все необходимое для успешной работы сотрудников.

• Управление изменениями. План управления изменениями состоит из координации бюджета, графика, обмена информацией и ресурсов. Таким образом, если процесс контроля изменений состоит из формального документа, в котором описывается запрос на изменение и его влияние, то управление изменениями — это всеобъемлющий план.

Как видите, процесс контроля изменений — это всего лишь малая часть общего плана управления изменениями, поэтому при всём сходстве эти два термина существенно отличаются.

Каковы преимущества процесса контроля изменений?

Внедрение процесса управления изменениями поможет организовать работу вашей команды с применением специализированного программного обеспечения и повысить эффективность работы в части результатов проектов и сроков выполнения. Это также имеет решающее значение при рассмотрении последствий изменений, которые были внедрены неэффективно.

Процесс управления изменениями поможет реализовать план управления ресурсами или достичь иных целей в управлении работами. Вот лишь некоторые из дополнительных преимуществ внедрения процесса контроля изменений.

Повышение продуктивности

Процесс контроля изменений устранит путаницу вокруг результатов проекта и позволит сосредоточиться на его выполнении, а не на сборе информации. Это приведёт к повышению производительности и эффективности, особенно при использовании специализированного программного обеспечения.

Без такого процесса производительность может снизиться, поскольку много времени будет уходить на работу по организации работы. При ограниченных ресурсах для наиболее важной работы более четверти сроков (26%) не соблюдается каждую неделю.

Эффективный обмен информацией

Правильное документирование изменений поможет в решении проблем с обменом информацией. Когда цели и задачи чётко определены, обмен информацией в команде будет идти беспрепятственно. Помните, что процесс контроля изменений сам по себе не решит всех проблем с коммуникациями. Здесь вам пригодится программное обеспечение для управления работами, с помощью которого процесс обмена всей информацией по проектам можно организовать в одном месте.

Процесс контроля изменений также может быть представлен заинтересованным лицам из числа руководителей в целях обеспечения контекста для запросов на изменения.

Улучшение совместной работы и взаимодействия

Эффективный обмен информацией не только сам по себе является преимуществом, но и может способствовать улучшению совместной работы. Сотрудничать и взаимодействовать намного проще, когда все изменения проектов чётко определены.

Например, когда изменения чётко доводятся до сведения с первого раза, у заинтересованных лиц остаётся больше времени, чтобы сосредоточиться на творчестве и совместной работе. Тогда как без эффективного обмена информацией они вынуждены тратить время на её сбор, вместо того чтобы творчески работать с коллегами по группе.

Хотите ещё больше укрепить совместную работу? Объедините свой процесс контроля изменений с программным обеспечением для управления задачами, чтобы направить свой коллектив к успеху.

Пять этапов процесса контроля изменений

Как и в случае с пятью стадий управления проектом, существует пять основных этапов создания процесса контроля изменений. Несмотря на отличия в некоторых процедурах, все они содержат несколько ключевых элементов. Каждый из этих основных этапов от зарождения до реализации помогает запросам на изменения эффективно продвигаться по конвейеру и предотвращает ненужные изменения.

Отдельные специалисты для наглядности предпочитают рассматривать эту процедуру в виде технологического процесса управления изменениями. Независимо от того, как вы на это смотрите, результатом будет окончательное решение об утверждении или отклонении запроса на изменение.

Давайте рассмотрим эти пять этапов, из которых состоит эффективный процесс контроля изменений, и что подразумевает каждый из них.

1. Подача запроса на изменение

На этапе зарождения процесса контроля изменений подаётся запрос на изменение. Существует множество причин, по которым может потребоваться изменение. Например, работа над творческим заданием занимает больше времени, чем предполагалось. Тогда необходимо запросить изменение срока выполнения. Несмотря на то, что такая просьба, скорее всего, будет исходить от заинтересованного лица или руководителя проекта, предлагаемое изменение запросить любой сотрудник.

Участник группы, желающий подать запрос, должен сделать это с помощью формы запроса на изменение. Как руководитель проекта вы должны вести журнал изменений в месте, которое легко найти и к которому у всех есть доступ.

После заполнения формы запроса вы вносите в журнал изменений, указав название, краткое описание и любые другие сведения, которые сочтёте нужными, например дату и имя подателя запроса. Журнал представляет собой перечень всех изменений проекта, он может быть очень полезен при управлении несколькими проектами на протяжении многих месяцев.

Вот пример различных полей, которые можно включить в форму запроса изменений:

• Название проекта

• Дата

• Описание запроса

• Кем запрошено

• Ответственный за изменение

• Приоритет

• Влияние изменения

• Крайний срок

• Комментарии

Состав внесённых в форму полей зависит от того, насколько подробным должен быть журнал изменений, а также от типа изменений, с которыми вы сталкиваетесь.

2. Оценка запроса на изменение

После заполнения запроса, а также после подачи и утверждения первоначальной формы запрос будет подвергнут оценке. Этот процесс отличается от подачи, поскольку в его ходе оценивается само изменение.

На этапе оценки не столько принимается решение, сколько рассматривается основная информация. Чаще всего она будет оцениваться руководителем проекта или отдела, который рассмотрит такие сведения, как необходимые ресурсы, влияние запроса и то, кому следует его передать.

Если запрос на изменение проходит первоначальную оценку, он переходит на этап анализа, на котором принимается решение по нему.

3. Анализ запроса на изменение

На этапе анализа влияния изменения принимается окончательное решение об одобрении или отклонении запроса соответствующим руководителем проекта. Вы также можете внести свой вклад в принятие решения, но лучше, все же, получить официальное одобрение и от руководителя. В некоторых случаях может даже существовать совет по управлению изменениями, который контролирует утверждение любых изменений.

Утверждённый запрос на изменение подписывается и доводится до сведения коллектива, после чего процесс продолжается. Решение должно быть задокументировано в журнале изменений и в любом другом месте, где ведётся обмен информацией по проекту, чтобы все заинтересованные лица проекта понимали, какие изменения необходимы.

Если запрос на изменение отклоняется, это также следует задокументировать в журнале изменений. И хотя сообщать команде об отклонении запроса необязательно, но может быть полезно во избежание путаницы.

4. Исполнение запроса на изменение

Если запрос на изменение одобрен, процесс переходит на этап исполнения. Именно здесь вы и заинтересованные лица будете работать над внесением изменений в проект.

Внедрение изменений будет выглядеть по-разному в зависимости от того, на какой стадии находится проект, но обычно оно заключается в обновлении хронологий и ожидаемых результатов проекта, а также в информировании его участников. После этого можно приступать к фактической работе. Нелишним будет оценить масштаб проекта и убедиться, что любые изменения в сроках не окажут существенного влияния на запланированные цели.

Лучше всего отразить информацию о запросе в общем рабочем пространстве и журнале изменений, чтобы не снижать производительность в попытках найти новую информацию. Возможно, также нужно будет разослать пересмотренное экономическое обоснование, чтобы охватить всю заинтересованную аудиторию.

5. Закрытие запроса на изменение

После того как запрос был задокументирован, распространён и исполнен, его можно закрывать. У некоторых коллективов нет официального плана закрытия, но его полезно иметь, чтобы хранить информацию в месте, к которому все участники смогут обратиться в будущем.

На этом завершающем этапе любая документация, журналы изменений и коммуникации должны сохраняться в общем пространстве, к которому можно будет обращаться в дальнейшем. Также следует сохранять первоначальные формы запросов на изменение и все пересмотренные планы проекта, которые вы создали в процессе работы.

Как только документы будут размещены в соответствующем месте, можно будет закрыть все открытые задачи и приступать к работе над успешным завершением проекта. Некоторые руководители перед официальным закрытием проекта также проводят совещание по его итогам.

Пример процесса контроля изменений

Разобравшись с пятью этапами процесса контроля изменений, пришло время применить их на практике. Для начала давайте рассмотрим конкретный пример.

Прежде чем составлять собственный план, важно оценить текущие процессы и инструменты и убедиться, что они подходят вашей команде. Возможно, вам потребуется составить экономическое обоснование или план проекта в целях представления заинтересованным лицам компании.

Записи, которые вносятся в журнал изменений, зависят от типов изменений, с которыми вы часто сталкиваетесь, и сложности проектов. Если в сложных проектах, рассчитанных на несколько месяцев, может быть больше запросов на изменения, то в небольших разовых проектах журнал изменений будет менее подробным.

Вот пример журнала изменений, который даст вам представление о том, что в него следует вносить и как оформлять свой собственный журнал. В этом образце журнала контроля изменений есть следующие поля:

• Название проекта

• Название задачи

• Исполнитель

• Срок выполнения

• Приоритет

• Статус выполнения

• Тип изменения

Этот простой формат является отличной отправной точкой для журнала изменений, но вы можете добавить дополнительные поля в зависимости от сложности своего проекта.

Чтобы создать свой собственный журнал изменений, можно создать настраиваемый шаблон или обратиться к нашей галерее шаблонов проектов.

Когда использовать процесс контроля изменений?

Нелишним будет отметить, когда следует использовать план контроля изменений, чтобы быть готовым при необходимости. Существует множество различных видов изменений, с которыми вы можете столкнуться, в зависимости от любых новых инициатив и имеющихся инструментов.

К числу распространённых изменений относятся запросы на продление сроков, реорганизацию информации или изменение ожидаемых результатов. Ниже приводятся дополнительные случаи, в которых может возникнуть потребность в процессе контроля изменений.

• Превышение объёма: можно рассмотреть возможность использования этого процесса, когда проект выходит за отведённые рамки, что также известно как разрастание объёма.

• Несоответствия в проекте: если вы заметили несоответствия в ходе проекта, запрос на изменение может помочь вам избежать необходимости переделывать результаты в дальнейшем.

• Нереалистичные цели: в некоторых случаях OKR могут оказаться недостижимыми, что необходимо обозначить до завершения проекта.

• Новые инструменты: при внедрении новых процессов или инструментов изменения могут быть неизбежны, пока вы отрабатываете новые проблемы в течение нескольких первых проектов.

Запрос как путь к изменениям

Изменения неизбежны, однако хорошая новость заключается в том, что они не обязательно должны сорвать ваш очередной проект. Внедрив процесс контроля изменений, вы сможете гарантировать, что проект будет идти по плану, а обмен информацией будет чётким и эффективным. Это приведёт к повышению производительности и уменьшению путаницы в ожидаемых результатах проекта.

Столкнувшись с необходимостью изменений, вам будет приятно знать, что у вас есть необходимые процессы, которые помогут справиться с ситуацией. При наличии готового плана управления изменениями можно смягчить негативные последствия, связанные с корректировкой стратегии, и продолжать фокусироваться на достижении результатов.

Нужны дополнительные ресурсы для более уверенного управления очередным проектом? Читайте дальше об оценке масштаба проекта.