Szablon osi czasu projektu

Entuzjazm towarzyszący nowemu projektowi, świadomość jego potencjału i nowe możliwości, jakie stwarza sprawiają, że chcesz od razu zabrać się do pracy. Prawdopodobnie masz już wizję i ogólny plan projektu, ale co dalej? Jak przekujesz swoją wizję w terminowe działania, aby skutecznie zrealizować projekt?

Pomoże Ci w tym szablon osi czasu projektu. 

Czym jest oś czasu projektu?

Oś czasu projektu to przegląd wszystkich etapów projektu, w tym zadań, kamieni milowych i produktów końcowych, ułożonych w porządku chronologicznym. Wykres ten wizualnie przedstawia każdy punkt w projekcie – od początku do końca – pozwalając zobaczyć kolejne kroki i potencjalne wąskie gardła. 

Czym jest szablon osi czasu projektu?

Planowanie projektu, zwłaszcza na wczesnych etapach, może wydawać się przytłaczającym zadaniem. Trudno wówczas wyobrazić sobie, jak wszystkie elementy projektu połączą się w całość i jak uda Ci się zapanować nad terminową realizacją projektu. Na szczęście istnieją szablony osi czasu projektu, które pomagają wyeliminować tę niepewność. 

Szablon osi czasu projektu to zasób wielokrotnego użytku, który pozwala podzielić projekt na etapy. Jako niezbędne narzędzie do zarządzania projektami, szablon osi czasu projektu służy jako podstawa dla harmonogramu projektu, w wizualny sposób przedstawiając kolejne kroki do wykonania. Po utworzeniu podstawowego szablonu, możesz z łatwością powielić go dla kolejnych projektów (od wprowadzania nowych produktów na rynek, po planowanie wydarzeń i nie tylko), dostosowując jego strukturę do konkretnych potrzeb. A stąd już tylko krok do dobrej organizacji.

Korzyści z szablonu osi czasu projektu

Zapomnij o fizycznych osiach czasu i wykresach. Nie musisz też używać narzędzi do tworzenia osi czasu czy chaotycznych infografik. Nie potrzebujesz także kolejnych arkuszy roboczych – jedyne, czego potrzebujesz to cyfrowy szablon osi czasu projektu.

Cyfrowy szablon osi czasu projektu to więcej niż wykaz zadań w ramach nadchodzącego projektu. Przygotowany w narzędziu do zarządzania projektami szablon osi czasu projektu stanowi centralne źródło informacji na temat projektu. Ponadto szablony wielokrotnego użytku ułatwiają planowanie i terminową realizację projektów poprzez koordynację działań zespołów międzyfunkcyjnych, zapewnienie widoczności i podział odpowiedzialności za projekt.

Inne korzyści z utworzenia edytowalnego szablonu osi czasu projektu to m.in.:  

• Umożliwia koordynację wszystkich części składowych projektu w jednym miejscu

• Zapewnia widoczność Twojemu zespołowi oraz interesariuszom projektu

• Pozwala zwizualizować przepływ pracy, w tym bieżące oraz nadchodzące zadania

• Pozwala zobaczyć potencjalne blokady, zanim przerodzą się one w problemy

• Ułatwia zarządzanie zasobami

• Umożliwia zmianę terminów zgodnie ze zmieniającymi się priorytetami

• Pomaga zsynchronizować kalendarze zespołów międzyfunkcyjnych

• Umożliwia przypisywanie zadań członkom zespołu

• Pozwala śledzić ukończone oraz nadchodzące zadania 

• Umożliwia dodawanie zależności do zadań, aby wszyscy członkowie mogli zobaczyć, jak praca jest ze sobą powiązana 

• Pozwala wyznaczyć kamienie milowe projektu, aby śledzić ważne punkty ukazujące postęp  

• Pomaga utrzymać realizację projektów na właściwych torach

Jak korzystać z szablonu osi czasu projektu

Masz dość śledzenia postępów projektu za pomocą nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych i ręcznie tworzonych list zadań? Dobrze Cię rozumiemy! Cyfrowe szablony osi czasu projektu pomogą wyeliminować chaos i posłużą jako punkt wyjściowy dla wszystkich Twoich projektów.

Każdy szablon osi czasu projektu powinien obejmować te same podstawowe elementy: etapy projektu i zadania. Po utworzeniu podstawowego szablonu osi czasu, z łatwością dostosujesz go do potrzeb każdego projektu: wystarczy dodać zadania, przypisać je do odpowiednich osób oraz ustawić terminy wykonania i zależności. 

Choć nazwa sugeruje co innego, nie musisz wyświetlać szablonu osi czasu projektu w widoku osi czasu. Czasem jest to najlepszy wybór, ale w niektórych przypadkach lepiej przeglądać projekt w widoku siatki lub tablicy Kanban. Wybierz taki widok, który odpowiada specyfice Twojego projektu.

Aby utworzyć oś czasu dla konkretnego projektu, wykonaj następujące kroki:

1. Określ cele projektu, posługując się metodologią SMART. 

2. Przygotuj oś czasu projektu, począwszy od jego zaplanowania, aż po realizację. 

3. Wyznacz kamienie milowe projektu jako punkty kontrolne reprezentujące ukończenie zadań lub rozpoczęcie nowego etapu.   

4. Sporządź listę wszystkich zadań, które należy wykonać, aby pomyślnie zrealizować projekt. 

5. Oszacuj, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania, biorąc pod uwagę dostępne zasoby oraz budżet projektu.

6. Dokończ tworzenie zadań, przypisując do nich daty wykonania oraz właścicieli.

7. Dodaj zależności do zadań, które nie mogą zostać rozpoczęte przed ukończeniem innych.  

8. Udostępnij oś czas członkom zespołu , aby zapewnić przejrzystość co do podziału obowiązków.

9. Wprowadzaj zmiany, modyfikując daty wykonania zgodnie ze zmieniającymi się priorytetami. 

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

Często zadawane pytania