Szablon macierzy Eisenhowera

To normalne, że nie zawsze uda Ci się zrobić wszystko. Powodzenie zależy bardziej od priorytetyzacji, niż od zajęcia się każdym zadaniem znajdującym się na liście zadań do wykonania. Dzięki odpowiednim technikom priorytetyzacji możesz zająć się najpierw najważniejszymi zadaniami, odłożyć inne na później, a następnie oddelegować lub usunąć pozostałe. Jest to sytuacja „win-win”, ponieważ nadal wykonasz najważniejsze zadania, nie ryzykując wypalenia.

Szablon macierzy Eisenhowera ułatwia zarządzanie czasem. Korzystaj z niego każdego dnia, tygodnia lub gdy tylko poczujesz, że tracisz kontrolę nad listą zadań do wykonania. 

Czym jest macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera to narzędzie do priorytetyzacji zadań, które ułatwia organizowanie zadań w zależności od ich pilności i wagi. Określa konkretne działania do wykonania zależnie od tego, do której ćwiartki macierzy priorytetu przypisane zostanie zadanie: 

• Pilne i ważne: Zrobić

• Pilne, ale nie ważne: Oddelegować

• Niepilne, ale ważne: Odłożyć

• Niepilne i nieważne: Usunąć

Gdy czujesz, że Twoja lista zadań Cię przytłacza, macierz Eisenhowera pokazuje, którymi zadaniami należy zająć się najpierw, a także jak poradzić sobie z pozostałymi przez ich podzielenie. 

Czym jest szablon macierzy Eisenhowera? 

Szablon macierzy Eisenhowera to narzędzie do wielokrotnego użytku, które umożliwia szybkie utworzenie macierzy Eisenhowera, gdy potrzebujesz uporządkować listę zadań według priorytetu. Jeśli chcesz, możesz tworzyć macierz codziennie rano lub na początku każdego tygodnia. Wystarczy, że skopiujesz szablon, dodasz zadania i wyznaczysz priorytety. Dzięki przygotowanemu wstępnie szablonowi nie musisz tracić czasu na każdorazowe tworzenie macierzy Eisenhowera. Zamiast tego wystarczy, że wypełnisz puste pola i wykonasz określone czynności, aby określić priorytet każdego zadania. 

Korzyści z cyfrowego szablonu macierzy Eisenhowera

Celem macierzy Eisenhowera jest uproszczenie zarządzania zadaniami, a nie zwiększenie ilości pracy. Na szczęście utworzenie macierzy w formie cyfrowej oznacza, że nie musisz już wyszukiwać arkuszy kalkulacyjnych ani każdorazowo kopiować ręcznie listy zadań. Zamiast tego możesz dodać zadania do macierzy, określić ich pilność i wagę, a następnie przeciągnąć i upuścić je w odpowiedniej sekcji. W przypadku zmiany priorytetów, możesz w prosty sposób uaktualnić macierz w czasie rzeczywistym, zamiast przepisywać ją od nowa. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi macierzy Eisenhowera możesz: 

• Uprościć podejmowanie decyzji, wykonując określone zadania procesu priorytetyzacji.  

• Szybko dodać zadania do szablonu macierzy Eisenhowera zamiast od nowa kopiować listę zadań. 

• Zyskać jedno źródło informacji na temat każdego zadania – zadania macierzy nie są duplikatami, ale są jednocześnie obecne na liście zadań i w macierzy. 

• Dodać informacje kontekstowe, dokumenty, obrazy lub klipy wideo do każdego zadania. 

• Udostępnić macierz interesariuszom projektu, aby przedstawić swoje priorytety podczas pracy.

• Wyznaczyć daty wykonania delegowanych lub odłożonych na później zadań. 

• Przeciągać i upuszczać zadania w innych sekcjach macierzy.

• Z łatwością uaktualnić macierz, jeśli Twoje priorytety się zmienią. 

Jak utworzyć szablon macierzy Eisenhowera?

W podstawowej wersji szablon macierzy Eisenhowera powinien zawierać miejsce na śledzenie poniższych informacji każdego zadania: 

• Pilność: pilne lub niepilne

• Waga: ważne lub nieważne

• Zalecane działanie: zrobić, oddelegować, odłożyć, usunąć

Najlepszą metodą zrobienia tego jest dodanie dwóch tagów niestandardowych do szablonu – jednego dla pilności i jednego dla wagi. Umożliwi to szybkie wybranie i sprawdzenie pilności i wagi każdego zadania. Utwórz następnie sekcje szablonu dla każdego zalecanego działania: zrobić, oddelegować, odłożyć, usunąć. Po określeniu pilności i wagi każdego zadania możesz przeciągnąć i upuścić je do odpowiedniej sekcji. 

Zintegrowane funkcje

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków i zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli.

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

Jak używać szablonu macierzy Eisenhowera?

Używanie utworzonego szablonu jest proste. Aby z niego skorzystać: 

1. Utwórz kopię szablonu macierzy Eisenhowera.

2. Dodaj do szablonu każde zadanie z listy zadań.

3. Określ pilność i wagę każdego zadania. Jeśli nie masz pewności, jak odróżnić zadania pilne od ważnych, zapoznaj się z naszym artykułem na temat macierzy Eisenhowera. 

4. Przeciągnij i upuść każde zadanie do odpowiedniej sekcji: zrobić, oddelegować, odłożyć lub usunąć. 

5. Zaktualizuj datę wykonania i osobę odpowiedzialną każdego zadania zgodnie z wybranym działaniem. 

Często zadawane pytania