Jak utworzyć plan projektu, który pomoże utrzymać pracę na właściwych torach

Plan projektu jest niezbędny, aby utrzymać pracę na właściwych torach. Dobrze napisany plan pomoże Ci zgromadzić wszystkie informacje potrzebne do sprawnego rozpoczęcia pracy w jednym miejscu. Zaoszczędź czas i uniknij przyszłych problemów tworząc plan pracy, który pomoże pomyślnie zrealizować Twój projekt.

Czym jest plan projektu?

Plan projektu, nazywany czasem także planem prac, to zarys obejmujący wszystkie kluczowe elementy, które potrzebne są, aby Twój zespół mógł pomyślnie zrealizować główne założenia danego projektu. Plan projektu powinien uwzględniać informacje na temat harmonogramu, zakresu, dat wykonania i produktów końcowych projektu. Najlepiej utworzyć go w platformie, do której dostęp ma każdy członek zespołu. Korzystając w tym celu z systemu zarządzania pracą możesz planować i śledzić działania, a także tworzyć raporty na ich temat. A wszystko to w jednym miejscu.

Poniżej przedstawiamy porównanie planu projektu z innymi dokumentami wymaganymi podczas zarządzania projektami:

Plan projektu a plan pracy

Plan projektu oraz plan pracy to dwa terminy opisujące dokładnie ten sam dokument. Można używać ich wymiennie, ponieważ odnoszą się one do listy ogólnych działań, które należy podjąć, aby osiągnąć ogólne cele projektu.

Plan projektu a karta projektu

Karta projektu to narzędzie, którego używa się, aby uzyskać zatwierdzenie projektu przez kluczowych interesariuszy. W związku z tym, dokument ten należy przygotować przed rozpoczęciem pracy nad planem. Karta projektu stanowi uproszczoną wersję planu projektu i powinna obejmować wyłącznie cele danego projektu, jego zakres i podział obowiązków. Po uzyskaniu zatwierdzenia karty projektu można przygotować jego plan, który w bardziej szczegółowy sposób opisze kluczowe elementy projektu.

Plan projektu a zakres projektu

Zakres projektu określa jego rozmiar i granice. Dokument ten należy dołączyć do planu projektu i udostępnić interesariuszom. Jeśli martwisz się, że Twojemu projektowi zagraża ryzyko pełzania zakresu, ponownie zapoznaj się z dokumentem opisującym zakres projektu i w razie potrzeby wprowadź zmiany, aby utrzymać pracę na właściwych torach.

Dobry plan strategii wymaga przygotowania harmonogramu projektu, ale plan pracy to coś więcej. Powinien on zawierać również informacje na temat innych kluczowych elementów, na przykład interesariuszy, celów i kamieni milowych.

Plan projektu a projekt Agile

Zwinne zarządzanie projektami (ang. Agile project management) to struktura, która umożliwia zespołom rozłożenie pracy na mniejsze komponenty, nad którymi można współpracować. Techniki Agile często używane są w połączeniu z metodologią Scrum i sprintami. Podobnie, jak w przypadku innych projektów, plan projektu będzie przydatny również dla zespołów pracujących zgodnie z metodologią Agile.

Dlaczego plan projektu jest tak ważny?

Plan projektu to pierwszy krok w procesie zarządzania projektami. Stanowi on podstawę wszystkich późniejszych działań, więc jego utworzenie ma kluczowe znaczenie. Przejrzysty, jasno napisany plan zarządzania projektem stanowi zbiór wytycznych dla wszystkich interesariuszy oraz określa zakres obowiązków. Dzięki niemu zyskujesz również pewność, że podczas trwania projektu dostępne będą wszystkie zasoby potrzebne do jego realizacji.

Plan projektu umożliwia Ci też wykrycie potencjalnych zagrożeń już na etapie planowania, dzięki czemu możesz upewnić się, że projekt jest wykonalny lub wprowadzić do niego zmiany. Według badania przeprowadzonego przez Project Management Institute, istnieje ścisły związek pomiędzy planowaniem, a pomyślną realizacją projektu, więc im dokładniej zaplanujesz swoją pracę, tym lepsze będą jej wyniki. Z tego powodu, opanowanie sztuki planowania projektów przyczynia się do zwiększenia ich wydajności i osiągania lepszych rezultatów.

Jak utworzyć plan projektu, który pomoże utrzymać pracę na właściwych torach w siedmiu krokach

Do utworzenia przejrzystego planu zarządzania projektem konieczny jest sposób na monitorowanie wszystkich elementów. Niezależnie od rodzaju Twojego projektu, każdy plan pracy powinien obejmować:

• Cele i założenia projektu

• Wskaźniki sukcesu

• Interesariuszy oraz ich role

• Zakres oraz budżet

• Kamienie milowe i produkty końcowe projektu

• Oś czasu i harmonogram

• Plan komunikacji

Chcesz dowiedzieć sie więcej na temat każdego z tych elementów? Przeczytaj ich szczegółowe opisy:

Krok 1: określ cele i założenia projektu

Prawdopodobnie tworzysz plan projektu, aby określić, w jaki sposób Ty, Twój zespół czy organizacja może osiągnąć wyznaczony sobie cel. Bez konkretnego sposobu na zmierzenie sukcesu nie będzie jednak wiadomo, czy cel ten zostanie osiągnięty.

Plan każdego projektu powinien w jasny sposób opisywać jego oczekiwane rezultaty. Pomaga to nie tylko uzasadnić, dlaczego projekt jest ważny, ale i upewnić się, że każdy wie, jakich wyników ma się spodziewać. Badania pokazują również, że pracownicy, którzy rozumieją w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji ogólnych celów firmy są dwa razy bardziej zmotywowani. Niestety okazuje się, że tylko 26% ankietowanych ma tę jasność. Dzieje się tak dlatego, że większość celów wyznaczana jest w oderwaniu od codziennych obowiązków. Uwzględniając informacje o celach w planie projektu możesz połączyć konkretne działania z celami, do których realizacji się one przyczyniają.

Jaka jest różnica pomiędzy celami ogólnymi a tymi dotyczącymi konkretnego projektu?

Cele ogólne nie są określane tak szczegółowo, jak cele konkretnego projektu. Cele ogólne powinny wskazywać co stanie się, jeśli projekt zostanie zakończony powodzeniem oraz w jaki sposób przyczynia się on do realizacji ogólnych celów biznesowych. Cele konkretnego projektu natomiast koncentrują się na określonych produktach końcowych, które powinny zostać dostarczone po zakończeniu projektu.

Plan Twojego projektu określa kierunek, w jakim powinien zmierzać Twój zespół, aby osiągnąć wyznaczone sobie cele. Dołączenie informacji o celach do planu projektu pozwoli korzystać z nich jak z kompasu, dzięki któremu, określając na przykład zakres czy harmonogram projektu łatwo sprawdzisz, czy planowane działania przyczyniają się do realizacji pierwotnych założeń.

Krok 2: wyznacz wskaźniki sukcesu

Po określeniu celów należy upewnić się, że są one wymierne, określając kluczowe wskaźniki sukcesu. Chociaż oczekiwane rezultaty projektu opisane są w formie celu, wskaźniki sukcesu pozwolą na bieżąco monitorować status prac, aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z planem. W tym celu najlepiej skorzystać z metodologii celów SMART. Polega ona na wyznaczaniu jasnych i wymiernych wskaźników sukcesu, dzięki którym pod koniec projektu łatwo dowiesz się, czy cele zostały osiągnięte.

W projekcie dotyczącym organizacji wydarzenia celem może być zorganizowanie trzydniowej konferencji dla specjalistów w zakresie SEO w dniu 22 czerwca. Wskaźnikiem sukcesu dla tego celu może być na przykład udział tysiąca uczestników w konferencji. Taki cel jest przejrzysty i wymierny.

Krok 3: określ interesariuszy i ich role

Zarządzanie projektem zazwyczaj wymaga zaangażowania w jego realizację różnych osób. W ramach planu zarządzania projektem należy określić, którzy członkowie zespołu będą nad nim pracować i jaka będzie ich rola. Pomoże to zdecydować, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie (wkrótce omówimy to dokładnie) i poinformowanie interesariuszy, na czym ma polegać ich udział w projekcie.

W ramach tego procesu upewnij się, że dokładnie zdefiniujesz podział ról i zakres obowiązków każdego interesariusza. Zastanów się na przykład, kto jest osobą bezpośrednio odpowiedzialną za sukces projektu? Czy wymagane są zatwierdzenia od konkretnych osób? Jacy interesariusze międzyfunkcyjni powinni zostać uwzględnieni w ramach planu projektu? Czy istnieją czynniki dotyczące zarządzania ryzykiem, które należy wziąć pod uwagę?

Sprawdzone metody, takie jak macierz RACI, pomogą określić osobę odpowiedzialną za realizację projektu, decydentów, aktywnych współpracowników i interesariuszy, których należy na bieżąco informować o postępach.

Po określeniu wszystkich ról i interesariuszy, dołącz informacje na ten temat do planu projektu, który stanie się głównym, międzyfunkcyjnym źródłem wiedzy.

Krok 4: wyznacz budżet

Realizacja projektu wymaga zazwyczaj nakładów finansowych. Niezależnie od tego, czy chodzi tu o zatrudnienie freelancerów do tworzenia treści czy firmy cateringowej do obsługi wydarzenia, bardzo prawdopodobne jest, że poniesiesz dodatkowe koszty.

Twój plan zawiera już informacje na temat ogólnych celów projektu oraz interesariuszy, pora więc ustalić jego budżet. Załóżmy, że pracujesz nad projektem międzyfunkcyjnym, którego realizacja wymaga współpracy pomiędzy kilkoma działami. Czy działy te podzielą się również kosztami? Jeśli z kolei chcesz osiągnąć wymierny rezultat, na przykład określoną liczbę uczestników wydarzenia czy nowych użytkowników, zastanów się, czy ustalony budżet Ci to umożliwia.

Wczesne ustalenie budżetu i zatwierdzenie go już na etapie planowania umożliwi Ci podejmowanie trafnych, ekonomicznych decyzji na temat wydatków podczas etapu wdrażania projektu. Odpowiednia alokacja funduszy będzie również łatwiejsza, ponieważ cele i interesariusze projektu zostali już ustaleni, więc na tym etapie planowania można sprawdzić, co i ile będzie kosztować, unikając niespodzianek na późniejszym etapie.

Krok 5: uzgodnij kamienie milowe i produkty końcowe projektu

Wyznaczanie kamieni milowych, czyli mniejszych celów, które reprezentują ukończenie konkretnego etapu prac, jest ważną częścią procesu planowania projektu. Kamienie milowe nie muszą mieć daty rozpoczęcia ani zakończenia, ale osiągnięcie ich oznacza, że ważna część projektu została zrealizowana. Zazwyczaj używa się ich, aby monitorować postępy. Załóżmy, że pracujesz nad wprowadzeniem na rynek nowego produktu. Dodając do osi czasu projektu kamień milowy dotyczący zakończenia prac nad prototypem, możesz zmierzyć postępy w realizacji ogólnego celu.

Z kolei produkt końcowy projektu to rezultat osiągnięcia kamienia milowego. Wracając do naszego przykładu związanego z wprowadzeniem na rynek nowego produktu, produktem końcowym kamienia milowego był prototyp. Jeśli korzystasz z naszego darmowego szablonu możesz łatwo uporządkować projekt według produktów końcowych i kamieni milowych. W ten sposób każdy członek zespołu będzie na bieżąco poinformowany o zakresie projektu oraz jego kamieniach milowych.

Krok 6: określ oś czasu i harmonogram

W celu osiągnięcia ogólnych celów projektu, wszystkie osoby zaangażowane w jego realizację muszą znać harmonogram i oś czasu danego projektu, aby podczas spotkań dotyczących planowania można było łatwiej określać priorytety.

Nie wszystkie projekty mają jasno określone ramy czasowe. Jeśli na przykład pracujesz nad realizacją dużego projektu, w którym niektóre daty nie są jeszcze znane, rozważ utworzenie harmonogramu projektu zamiast dokładnej osi czasu. W ten sposób określisz kolejność zadań unikając konieczności przypisywania do nich konkretnych dat.

Po opisaniu ogólnego zakresu obowiązków pora skoncentrować się na szczegółach. Podziel swój projekt na mniejsze zadania, aby upewnić się, że żadna część procesu nie zostanie pominięta i dodaj je do  szablonu planu pracy. Większe zadania można rozłożyć na podzadania, aby jeszcze bardziej ułatwić ich wykonanie.

Następnie dodaj do każdego zadania i podzadania datę rozpoczęcia oraz zakończenia. Dzięki temu zobaczysz, jak poszczególne elementy zaczynają składać się w spójną całość na osi czasu. Pamiętaj o dodaniu do niej interesariuszy, wyznaczając kto, co i na kiedy musi wykonać.

Krok 7: udostępnij plan komunikacji

Wcześniej ustaliliśmy, że większość projektów wymaga zaangażowania wielu interesariuszy. Oznacza to, że preferowane przez nich style komunikacji będą różnić się między sobą. Plan projektu może pomóc Ci zarządzać oczekiwaniami w tym zakresie. Dołączenie do niego planu komunikacji pozwala na bieżąco informować wszystkich o postępach i kolejnych krokach oraz sprawnie rozwiązywać blokady.

Podczas przygotowywania planu komunikacji weź pod uwagę następujące kwestie:

• Ile spotkań związanych z projektem należy zorganizować i jakie mają być ich cele?

• Jak będziesz zarządzać aktualizacjami statusu? Gdzie będą one udostępniane?

• Z jakiego narzędzia będziesz korzystać, aby zarządzać projektem i informować jego członków o postępach?

Zupełnie jak inne elementy, plan komunikacji również powinien znajdować się w łatwo dostępnym folderze w ramach planu projektu, aby na etapie planowania i wdrażania projektu interesariusze oraz współpracownicy międzyfunkcyjni mogli łatwo się z nim zapoznać.

Przykładowe plany projektu

Poniżej przedstawiamy dwa przykłady planu zarządzania projektami, jeden dla projektu marketingowego, a drugi w zakresie projektowania, które mogą pomóc Ci w utworzeniu własnego.

Przykład planu projektu: roczny kalendarz treści

Załóżmy, że jesteś kierownikiem ds. treści w swojej organizacji. Do Twoich obowiązków należy utworzenie i opublikowanie kalendarza treści marketingowych na cały rok. Wiesz, że pierwszym krokiem powinno być przygotowanie planu pracy. Może on wyglądać następująco:

Cele i wskaźniki sukcesu

Określasz, że celem utworzenia i prowadzenia kalendarza treści jest zwiększenie zaangażowania użytkowników o 10%. Wskaźnikami sukcesu są wskaźnik otwarcia i współczynnik klikalności w wiadomościach e-mail, liczba osób obserwujących Twoją firmę w mediach społecznościowych oraz pozycja Twoich treści w wyszukiwarkach.

Interesariusze i rola każdego z nich

Projekt ten wymaga zaangażowania pięciu osób.

• Ty, kierownik ds. treści: przygotowanie i aktualizowanie kalendarza

• Brandon i Jamie, copywriterzy: przygotowanie koncepcji i treści dla każdej nowej publikacji

• Nate, redaktor: przeprowadzenie korekty i udostępnienie informacji zwrotnych na temat treści

• Paula, producent: opublikowanie treści po ich napisaniu i przeprowadzeniu korekty

Budżet

Budżet na wykonanie planu projektu oraz przygotowanie treści na cały rok wynosi 50 tys. dolarów.

Kamienie milowe i produkty końcowe

Pierwszym kamieniem milowym jest ukończenie kalendarza treści, który pokazuje wszystkie tematy na dany rok. Jego produktem końcowym jest wersja kalendarza do udostępniania. Zarówno kamień milowy, jak i produkty końcowe projektu należy jasno oznaczyć w jego harmonogramie.

Oś czasu i harmonogram

W ramach planu projektu dotyczącego tworzenia kalendarza treści utworzono następujący harmonogram:

• Od 15 października do 1 listopada: etap gromadzenia informacji i pomysłów dotyczących treści

• Od 2 listopada do 30 listopada: wybrać tematy artykułów

• Od 1 grudnia do 1 stycznia: utworzyć kalendarz

• Od 1 stycznia do 31 grudnia: Brandon i Jamie będą tworzyć treści przez cały rok, a ich redaktorem będzie Nate

• Od 16 stycznia do 31 grudnia: Paula będzie przez cały rok publikować treści w miarę ich realizacji

Plan komunikacji

Plan komunikacji obejmuje spotkanie inauguracyjne, a spotkania dotyczące postępów będą organizowane raz w miesiącu. W piątkowe popołudnia udostępniane będą tygodniowe aktualizacje statusu. Komunikacja na temat projektu powinna odbywać się za pomocą narzędzia do zarządzania projektami.

Przykład planu projektu: przeprojektowanie strony internetowej

W kolejnym przykładzie przyjrzymy się projektowi, w ramach którego strona internetowa ma zostać całkowicie przeprojektowana. Wymaga on szczegółowego planowania, ponieważ obejmuje szeroki zakres prac, a oczekiwania związane z rezultatami są wysokie. Plan tego projektu mógłby wyglądać następująco:

Cele i wskaźniki sukcesu

Ogólnym celem planu pracy jest zwiększenie sprzedaży na stronie internetowej o 15% do końca roku. Wskaźnikiem sukcesu jest dzienna liczba odwiedzających, którzy zarejestrują się na darmowy okres próbny i współczynnik pomiędzy rejestracją a zakupem.

Interesariusze i rola każdego z nich

• Ty, kierownik projektu: zaplanowanie projektu i zarządzanie nim

• Sophie, UXR: przeprowadzenie badań rynkowych i przygotowanie raportów na ten temat

• James i Jenny, projektanci: przygotowanie nowego projektu graficznego strony

• Shelly, twórca treści: napisanie treści i zgromadzenie zawartości dla nowych komponentów lub stron

• Kate, programistka: wdrożenie nowej strony internetowej

• Rob, lider zespołu programistów: kontrola jakości i opublikowanie nowej strony internetowej

• Emily, kierownik ds. marketingu: udostępnianie informacji zwrotnych i zatwierdzenia

Budżet

Całkowity budżet na przeprojektowanie strony internetowej wynosi 30 tysięcy dolarów.

Kamienie milowe i produkty końcowe

Osiągniesz pierwszy kamień milowy po zakończeniu etapu badań rynkowych, a Sophie wyśle raport zawierający zalecenia dotyczące elementów i treści, które należy przeprojektować (produkt końcowy).

Oś czasu i harmonogram

• Od marca do maja: Sophie przeprowadzi badania rynkowe potrzebne do rozpoczęcia przeprojektowywania strony internetowej

• Od maja do lipca: James i Shelly będą równolegle tworzyć projekt oraz treści na stronę

• Początek sierpnia: Kate opublikuje nową stronę zawierającą grafikę przygotowaną przez Jamesa i treści autorstwa Shelly

Plan komunikacji

W ramach planu komunikacji założono, że zarządzanie zadaniami, komunikacją i zasobami w będzie odbywać się za pomocą narzędzia do zarządzania projektami, dzięki czemu wszyscy interesariusze będą mieli do nich łatwy dostęp. Przed rozpoczęciem pracy zorganizowane zostanie spotkanie inauguracyjne, a dodatkowe spotkania będą miały miejsce po ukończeniu każdego kamienia milowego. Cała komunikacja, włącznie z aktualizacjami statusu i dystrybucją zadań, również będzie odbywać się w narzędziu do zarządzania projektami.

W jaki sposób ClassPass przygotowuje plany projektów od początku do końca

Kerry Hoffman, starszy kierownik projektu w dziale operacji marketingowych w ClassPass, nadzoruje wszystkie projekty wykonywane przez zespoły kreatywne, ds. rozwoju oraz treści. Dowiedz się, z jakich trzech głównych strategii korzysta do zarządzania planami projektów:

• Określenie interesariuszy już na początku: niezależnie od rozmiaru projektu, ważne jest, by od początku wiedzieć, kto jest w niego zaangażowany i jaką pełni rolę. Dzięki temu masz pewność, że na każdym etapie kontaktujesz się z właściwymi osobami, a proces przeglądu i zatwierdzeń przebiega sprawniej.

• Uzgodnienie sposobu komunikacji na temat projektu: określ w jaki sposób i kiedy należy komunikować się na temat projektu, aby mieć pewność, że każdy ma dostęp do kluczowych danych.

• Bądź elastyczny i poznaj styl pracy swoich współpracowników: realizacja projektów nie zawsze idzie zgodnie z planem, ale dzięki zarządzaniu integracją projektu możesz temu zaradzić. Dowiedz się też, jaki styl pracy preferują członkowie Twojego zespołu i weź go pod uwagę na etapie planowania, co znacznie usprawni realizację projektu.

Opracuj plan swojego następnego projektu jak profesjonalista

Gratulacje, jesteś teraz specjalistą w zakresie planowania pracy. Utworzenie własnego planu projektu wymagało tylko postępowania zgodnie z kilkoma krokami, nieco czasu i organizacji.

Od tej chwili możesz utrzymywać pracę swojego zespołu na właściwych torach i rozwiązywać problemy, zanim spowodują one opóźnienia. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, umożliwia pełną kontrolę nad planem projektu, na każdym etapie.