Prawo Parkinsona: jak je przezwyciężyć i zwiększyć produktywność

Czy znasz sytuację, w której odkładasz projekt na ostatnią chwilę, mimo tego że jego wykonanie zajęłoby tylko kilka godzin? To definicja prokrastynacji, ale także działające prawo Parkinsona. Korzystasz z czasu, jeśli jest on dostępny. Wykorzystujesz ten czas, aby dłużej wykonywać zadanie lub prokrastynujesz i kończysz je zaraz przed terminem. 

Niestety, ustalone terminy nie zawsze oznaczają zwiększenie produktywności, ale zrozumienie prawa Parkinsona i poznanie sposobów jego pokonania może. W tym przewodniku wyjaśnimy działanie prawa Parkinsona oraz przedstawimy wskazówki dotyczące wykonywania pracy w krótszym czasie.

Czym jest prawo Parkinsona?

Prawo Parkinsona to koncepcja, według której praca ulega wydłużeniu tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Prawo to ma wpływ, gdy masz w pracy kilka terminów lub zarządzasz projektami. 

Przyjmijmy na przykład, że masz dwa tygodnie na przygotowanie propozycji projektu. Zapas czasu może dać Ci poczucie ulgi. Jednak odległy termin sprawia, że wykonanie zadania trwa dłużej niż normalnie albo zwlekasz i wykonujesz je przed samym terminem. Mówiąc inaczej, zadanie rozszerza się, aby zapełnić cały przydzielony czas.

Kto sformułował prawo Parkinsona?

Cyril Northcote Parkinson był brytyjskim historykiem morskim, który opisał po raz pierwszy prawo Parkinsona w satyrycznym felietonie napisanym w roku 1955 dla tygodnika „The Economist”. Napisał następnie książkę Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem. Felieton opisuje kobietę, której jedynym zadaniem danego dnia jest wysłanie kartki pocztowej. 

Ponieważ ma na to cały dzień, poświęca godzinę na znalezienie kartki, pół godziny na odszukanie okularów, 90 minut na napisanie kartki i tak dalej, aż upływa jej na tym cały dzień. Historia ta miała wyjaśnić jak praca rozszerza się na cały przydzielony jej czas. Chociaż przykład Parkinsona może wydawać się przerysowany, wszyscy doświadczyliśmy tego efektu w mniejszej skali.

Dlaczego praca rozszerza się na cały dostępny czas?

Badania sugerują, że po dostaniu zadania skupiamy się na tym, ile czasu mamy, a nie ile czasu potrzebujemy na jego wykonanie. To nastawienie prowadzi do zmarnowanego czasu i niewydajnej pracy. Dlatego właśnie często jako ludzie czujemy potrzebę wykorzystania całego dostępnego czasu, nawet jeśli wykonanie zadania może być krótsze. 

Przykłady prawa Parkinsona

Prawo Parkinsona ma zastosowanie praktycznie wszędzie. Nikt nie jest na nie odporny, dopóki nie uświadomi sobie jego wpływu i nie znajdzie osobistych metod jego pokonania. Możesz zauważyć przykłady prawa Parkinsona w zespołach marketingowych lub projektowych, a także dostrzec jego cień w większej skali całych przedsiębiorstw. 

Chociaż istnieją metody pokonania prawa Parkinsona, jego przezwyciężenie zależy od charakterystyki wykonywanej pracy. Zapoznaj się z poniższymi trzema przykładami i rozwiązaniami w tych konkretnych sytuacjach.

Prezentacja marketingowa

Przyjmijmy, że jesteś menedżerem ds. marketingu i pracujesz nad nową prezentacją dla klienta. Masz miesiąc na zebranie wszystkich materiałów potrzebnych do tej prezentacji. Termin zapewnia mnóstwo czasu na przygotowanie, ale ponieważ masz kilka innych, pilnych zadań na swojej liście, odkładasz pracę nad prezentacją. Termin następnie zbliża się nieubłaganie i przygotowujesz prezentację w ostatniej chwili. 

W innym scenariuszu nie masz innych zadań do wykonania, więc cały miesiąc pracujesz nad prezentacją. Mimo tego, że prezentacja zdaje się być gotowa po dwóch tygodniach, wykorzystujesz dodatkowy czas i do ostatniego dnia dodajesz kolejne szczegóły. Praca rozszerzyła się więc, aby zająć cały dostępny czas. 

Możliwe rozwiązanie: zamiast wyznaczać sztywny termin, członkowie zespołu marketingowego mogą wspólnie określić realistyczny czas trwania projektu. Skupienie się na czasie potrzebnym do wykonania projektu, a nie na terminie może zwiększyć produktywność i wydajność. 

Projekt lookbooka

Ten przykład jest zwłaszcza ważny dla projektantów. Przyjmijmy, ze masz dwa tygodnie na przygotowanie lookbooka. Jesteś kreatywną osobą, więc Twoja praca napełnia Cię dumą i chcesz realizować perfekcyjnie każdy projekt. Możesz nawet czuć, że projekty są zawsze niedokończone, ponieważ zawsze znajdujesz coś do poprawy lub ulepszenia.

Terminy są przydatne, ponieważ umożliwiają Ci utrzymanie się na dobrym torze. Jednak Twoja praca zawsze rozszerza się na cały dostępny czas, ponieważ pochłania Cię każdy projekt. 

Możliwe rozwiązanie: współpraca z klientem od wczesnego etapu procesu projektowania pomoże uniknąć spędzenia nadmiarowego czasu nad projektami. Pytania kontrolne do klienta lub kierownika zapewnią Ci informacje zwrotne, dzięki którym poznasz postęp swojej pracy i będziesz wiedzieć, kiedy ją skończyć. 

40-godzinny tydzień pracy

Większość firm przyjmuje 40-godzinny tydzień pracy. Model ten zakłada, że osoby na większości stanowisk potrzebują każdego tygodnia tyle samo czasu na wykonanie swoich zadań. 

Czy założenie, że zarówno praca w branży marketingowej, jak i medycznej wymaga ośmiu godzin dziennie jest realistyczne? Czy te zajęcia są tak samo złożone? Mówiąc krótko – nie. Prawo Parkinsona jest obecne wszędzie wokół. Niektóre osoby są zajęte przez 40 godzin tygodniowo, a inne korzystają z technik zarządzania czasem, aby wykonywać swoje zadania w krótszym czasie.  

Możliwe rozwiązanie: spróbuj skorzystać z zasady Pareta, zgodnie z którą 80% wyników pochodzi z 20% działań. Porównanie skupienia na ważnej pracy z czasem jej poświęconym może doprowadzić do wyższej produktywności.

Jak przezwyciężyć prawo Parkinsona

Możesz skorzystać z konkretnych strategii, aby pokonać prawo Parkinsona i lepiej wykorzystywać czas. Gdy uniemożliwisz pracy zapełnianie całego dostępnego czasu, szybciej wykonasz zadania i wykorzystasz wolny czas na odpoczynek lub zajęcie się innymi sprawami. 

1. Strategicznie zaplanuj swoją pracę

Jeśli zaplanujesz strategicznie pracę z wyprzedzeniem, zmniejszy się ryzyko prokrastynacji i wzrośnie szansa wykonania wydajnej pracy. Utworzenie planu może pomóc Ci zarządzać czasem, oszacować czas trwania zadań i odpowiednio je rozplanować. 

Twój plan powinien opisywać:

• Cele SMART

• Listę zadań i działań 

• Oś czasu wykonania zadań

• Potrzebne zasoby 

• Wyznaczone daty sprawdzenia postępu

Możesz także stworzyć szerszą strategię dla celów krótko- i długoterminowych w Twojej firmie. Może to zmotywować Cię do bardziej produktywnej pracy.

2. Narzuć sobie terminy ukończenia zadań

Pierwszym krokiem do pokonania prawa Parkinsona jest narzucenie sobie własnych terminów. Zamiast przyjmować perspektywę „ile mam czasu”, zacznij myśleć o czasie faktycznie potrzebnym do wykonania każdego zadania i wyznacz na tej podstawie własne terminy. 

Aby określić faktyczny czas potrzebny na wykonanie zadania: 

• Poznaj wymagania projektu: aby określić czas potrzebny do realizacji projektu, musisz najpierw wiedzieć, co jest od Ciebie wymagane. Krok ten obejmuje utworzenie listy wszystkich podzadań i aktywności w większym projekcie. 

• Przypisz odpowiednie priorytety aktywnościom i zadaniom: po przygotowaniu listy wymagań projektu możesz przypisać priorytety do swojej listy zadań do wykonania i określić, które zadania są najważniejsze lub najbardziej złożone. Najbardziej czasochłonne zadanie powinno znaleźć się na górze Twojej listy.

• Zadecyduj, kogo należy zaangażować: jeśli na niektórych etapach projektu potrzebna jest pomoc współpracowników, oceń, kogo należy zaangażować. Skontaktowanie się z zespołem na początku projektu może oszczędzić czas na jego późniejszym etapie.

• Oszacuj potrzebny czas: masz już wszystkie informacje o tym, „kto, co i jak” musi zrobić w ramach nadchodzącego projektu. Możesz teraz realistycznie oszacować czas jego ukończenia na podstawie swojego obciążenia pracą i osobistego poziomu produktywności. 

Pomyśl o zadaniach jako o celach krótkoterminowych do realizacji – im szybciej je wykonasz, tym więcej czasu będziesz mieć na zajęcie się innymi sprawami.

3. Wypróbuj technikę Time Boxing

Technika Time Boxing to strategia produktywnej pracy, która pomaga zwalczać prokrastynację, odzyskać utraconą produktywność i skupiać się na ważnej pracy.

Technika Time Boxing polega na wyznaczeniu celu, jakim jest wykonanie zadania w określonym czasie. Jeśli zaplanujesz czas trwania zadania przed jego rozpoczęciem, Twoja praca będzie bardziej intencjonalna. Możesz skorzystać z techniki Time Boxing do zaplanowania poszczególnych zadań, pomocy zespołowi w jego organizacji lub wydajniejszego zarządzania spotkaniami.

4. Wypróbuj technikę Pomodoro

Podobnie jak technika Time Boxing, technika Pomodoro obejmuje sesje skoncentrowanej pracy z częstymi, krótkimi przerwami w celu zwiększenia produktywności i zmniejszenia zmęczenia umysłowego. Technika ta składa się z 25-minutowych sesji pracy oddzielonych 5-minutowymi przerwami dla poprawy koncentracji. 

Pięcioetapowe podejście do zarządzania czasem w technice Pomodoro obejmuje następujące kroki:

1. Utwórz listę zadań posortowaną według wagi

2. Ustaw licznik czasu na 25 minut

3. Pracuj nad zadaniem przez ten czas

4. Zrób pięciominutową przerwę

5. Po czterech etapach techniki Pomodoro, zrób 15–30 minut przerwy

5. Korzystaj z narzędzi do zarządzania zadaniami

Skorzystanie z narzędzia do zarządzania zadaniami jest wspaniałą metodą zorganizowania dnia pracy, rozplanowania własnych terminów i zapewnienia sobie wystarczającego czasu na zarządzanie priorytetami. Możesz także stworzyć listy zadań do wykonania, aby śledzić realizację projektów zespołowych lub osobistych. 

Przezwyciężenie prawa Parkinsona jest konieczne, jeśli chcesz odzyskać kontrolę nad czasem i wykonać więcej pracy. Gdy zakończysz zadania przed terminem, możesz wykorzystać wolny czas do nadgonienia innych zadań lub zrobić sobie przerwę. Celem jest zwiększenie wydajności, a nie doprowadzenie do przepracowania. 

Osiągnij więcej w krótszym czasie, stosując prawo Parkinsona

Po poznaniu prawa Parkinsona i zasady jego działania, możesz wykorzystać je na swoją korzyść. Dzięki odpowiednim strategiom, takim jak wcześniejsze planowanie, ustawianie osobistych terminów i priorytetyzacja zadań, możesz wykonać więcej pracy w krótszym czasie i osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Możesz wspomóc strategie oprogramowaniem do zarządzania zadaniami, które ułatwi Ci osiągnięcie celów.