Overstock.com wprowadza kolejne innowacje #dzięki Asanie

Działa z wielkim rozmachem, a przy tym sprawnie

„Fakt, że Overstock.com jest dużym organizmem”, wyjaśnia Jaime Wilson, „nie oznacza, że jesteśmy powolni”. Jaime pełni funkcję starszego dyrektora ds. projektowania doświadczeń użytkowników i produktów w sklepie internetowym i mimo że firma działa na rynku od prawie 20 lat, zatrudniając tysiące pracowników, wciąż dysponuje energią start-upu.

„Naszą firmę wyróżnia silne poczucie innowacyjności i eksperymentowania. Skupiamy się na naszej podstawowej działalności, ale również podejmujemy duże inicjatywy, które przesuwają granice wyobraźni innych na temat możliwości Overstock.com. Obecnie zespoły zastanawiają się nad sposobami łączenia konsumentów z nowymi markami i tworzenia nowych wirtualnych doświadczeń zakupowych, jednocześnie oferując produkty wysokiej jakości, o wartości, jakiej oczekiwano od Overstock przez ostatnie dwie dekady”.

Osiąganie prędkości w okamgnieniu.

Zdaniem Jaime sukces w dużej mierze zależy od komunikacji. „Aby duży zespół mógł funkcjonować podobnie jak mały, każdy musi wiedzieć, co dzieje się w różnych działach firmy. Tutaj wszyscy otwarcie dzielą się szczegółami swojej pracy, ale na początku nie było najłatwiej”.

Zespoły korzystają z różnych narzędzi i komunikują się za pośrednictwem wielu platform, dlatego nie można było mieć całkowitej pewności, że każdy dysponuje potrzebnymi informacjami. „Czas spędzany na śledzeniu, jakiego oprogramowania używa konkretny zespół oraz upewnianiu się, że ma on dostęp do każdego systemu, a następnie ustalaniu, jak działa narzędzie, nie jest czasem dobrze wykorzystanym”.

Do śledzenia pracy zespół Jaime wypróbował narzędzie JIRA, jak również inne narzędzia, ale uznał je za „niewygodne w użyciu i nieintuicyjne”. Czas potrzebny na opanowanie tych narzędzi opóźniał harmonogramy projektów i nie pomagał zespołowi utrzymywać właściwego, jednolitego rytmu. „Kiedy próbujemy podjąć się realizacji tych dużych projektów, nie mamy czasu na wprowadzenie wszystkich pracowników w dany temat. Zanim przyjdą na spotkanie, muszą uzyskać naprawdę jasny obraz sytuacji”.

Zespół potrzebował również sposobu na skuteczne zaangażowanie grup ludzi w projekt i wyraźne pokazanie każdej grupie funkcjonalnej, co musi zrobić z otrzymanymi informacjami. „Gdy zajmujemy się planowaniem strategicznym, potrzebujemy czegoś, na co każda zaangażowana osoba może spojrzeć i powiedzieć: rozumiem, o co tu chodzi. Oto, co powinniśmy zrobić bez konieczności liczenia na pomoc”.

Zawsze zaczynamy od jednego zespołu

Dla Overstock.com ważne było, aby narzędzia, z których korzystają, były przyjmowane oddolnie, a nie narzucane odgórnie. Aby wprowadzać innowacje i działać szybko, członkowie zespołu musieli mieć możliwość pracy w sposób jak najbardziej dla nich naturalny. Asana jest obecnie standardowym narzędziem używanym przez Overstock.com do śledzenia postępów prac, ale w firmie nie było nikogo, kto oficjalnie podjąłby decyzję o powszechnym stosowaniu tego narzędzia.

Można powiedzieć, że korzystanie z Asany rozprzestrzeniało się samoistnie. „Początkowo jeden z zespołów z własnej inicjatywy zaczął używać Asany do planowania projektów. Następnie nasz zespół projektowy sprawdzał w Asanie listę zadań i priorytetów, aby ustalić, na czym powinniśmy skupić swoje wysiłki”. Gdy więcej niż jeden zespół zaczął używać Asany, sensowne stało się przejście na wersję Premium, aby wszyscy mieli dostęp do funkcji, takich jak zaawansowane raportowanie i kontrola prywatności. „Od tego momentu używanie Asany rozprzestrzeniło się na wszystkie zespoły i działy, a teraz już każdy zespół wykonuje swoją pracę w Asanie”.

Jaime przypisuje popularność Asany w Overstock.com łatwości jej użytkowania. „Każdy może spojrzeć na projekt w Asanie i natychmiast zrozumieć jego koncepcję. Mogę zatrudnić kogoś nowego, dać mu login do Asany i powiedzieć: „Oto zespoły, do których warto dołączyć”. Nie muszę szkolić nowej osoby w zakresie korzystania z Asany. To potężne narzędzie”.

Razem już od pierwszego dnia

Kiedy zespół Jaime wprowadza na rynek nowy produkt, każda zaangażowana grupa może ocenić, czym należy się zająć już od pierwszego dnia. Plan wdrożenia jest zorganizowany w jednym miejscu, a zespoły mogą przypisać niezbędne zadania i terminy do osób odpowiedzialnych za dany element pracy.

Ponadto, jak twierdzi Jaime, Asana pomaga upewnić się, że jakość prowadzonych przez nich kampanii jest na najwyższym poziomie. „Kiedy jesteście razem jako grupa w Asanie i musicie sporządzić listę wszystkich zadań, jakie powinny wykonać poszczególne osoby, aby wprowadzić produkt na rynek, łatwo jest dostrzec wszelkie niedociągnięcia i luki, które należy wypełnić już na samym początku, żeby uniknąć niepotrzebnego pośpiechu ani opóźniania terminów, ponieważ o czymś zapomnieliśmy”.

Przykładem jest sukces, jaki odniósł zespół SEO, zajmujący się optymalizacją wyszukiwarek Overstock.com. „Jako osoba zajmująca się produktem i projektowaniem, zazwyczaj nie angażuję się w działania zespołu ds. optymalizacji wyszukiwarek Kilka lat temu nawet nie pomyśleliśmy o włączeniu takiego zespołu do naszych planów produktowych, ponieważ nie uważaliśmy, że powinien zostać w nich uwzględniony. To sprawiało, że pozostawał w niewiedzy co do naszej strategii produktowej, a wyniki nie były dobre.

Teraz, gdy wszyscy pracujemy nad tym samym projektem w Asanie, zespół SEO może zobaczyć, nad czym pracuje moja grupa, a ja uświadamiam sobie, jak ważne jest, aby informować o tym SEO już na etapie planowania. Teraz, gdy zarządzamy tym procesem w Asanie, wspaniale jest widzieć poprawę działania zespołu SEO na potrzeby i z korzyścią dla Overstock.com ”.

Współpraca oznacza lepszą jakość

Według Jaime jednym z najbardziej zaskakujących wyników osiągniętych przez firmę dzięki Asanie jest poziom współpracy i satysfakcji, jaką czerpią zespoły pracujące razem. „Możemy udostępniać linki do prototypów nowych produktów i projektów, nad którymi pracujemy, a zespół komentuje je, wyrażając swoje opinie. Muszę powiedzieć, że niektóre komentarze są przezabawne”. Jestem również pod wrażeniem tego, ile pracy wykonuje się w Asanie. „Długo można by wymieniać, do jak wielu zastosowań nasza firma używa Asany”. Oto kilka najważniejszych:

• Mapy drogowe produktu: zespół Overstock.com umieszcza każdy nowy produkt w Asanie, począwszy od fazy tworzenia pomysłów, dzięki czemu wszyscy wiedzą, co się dzieje od samego początku.

• Marketing cyfrowy: strategie SEO, SEM i płatne strategie reklamowe Overstock.com są zarządzane w Asanie.

• 1:1: każdy menedżer może prowadzić swoje spotkania typu 1:1 ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi w Asanie, z zapewnieniem kontroli prywatności gwarantującej, że uczestniczą w nich tylko właściwe osoby.

• Spotkania zespołu: kiedy Jaime zaczęła zarządzać spotkaniami zespołu w Asanie, zauważyła ogromny wzrost produktywności spotkań. Agenda spotkania jest zarządzana w ramach własnego projektu, więc każdy dokładnie wie, co się dzieje.

Największą dumą napawa Jaime wzrost jakości pracy w Overstock.com. „Jako zespół staramy się zapewnić naszym klientom jak najlepsze doświadczenia, a gdy projekt jest realizowany w Asanie, mam pewność, że realizujemy ten cel”.