Awin przechodzi na 4-dniowy tydzień pracy dzięki Asanie

Awin jest największym na świecie dostawcą usług marketingu afiliacyjnego. Firma z siedzibą w Berlinie pomaga reklamodawcom i wydawcom współpracować w celu zwiększania sprzedaży. Usługi są śledzone i opłacane na platformie, dzięki czemu interakcje między obiema stronami są bezpieczne. Ten model biznesowy jest tak efektywny, że Awin ma 15 200 międzynarodowych klientów reklamowych, ponad 211 000 partnerów wydawniczych i klientów w ponad 180 krajach. Firma zatrudnia ponad 1100 pracowników, a około 870 korzysta obecnie z Asany do zarządzania swoją pracą. Oto, jak do tego doszło.

Od założenia firmy Awin 20 lat temu jej popularność stale rośnie. Jednakże nawet w obliczu tak dużego doświadczenia zespół nie był gotowy na gwałtowny wzrost wywołany pandemią COVID-19. Projekty stały się większe, bardziej złożone i miały krótsze terminy. Pracujące w silosach działy korzystały z arkuszy kalkulacyjnych i poczty e-mail do współpracy, co nie było efektywne. Model ten nie pasował również do wizji firmy, która dążyła do wprowadzenia 4-dniowego dnia pracy. Mając na celu optymalizację procesów i przyjęcie metod pracy, które umożliwiłyby przetestowanie 32-godzinnego tygodnia pracy, Awin rozpoczął poszukiwania jednego narzędzia do zarządzania pracą, które można by wykorzystać w całej firmie.

Poszukiwanie odpowiedniej platformy do zarządzania pracą

Narzędzia do zarządzania pracą nie były obce firmie Awin. Różne działy używały różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą. Stworzyło to jednak silosy i utrudniło współpracę między działami. Awin potrzebował platformy, która uprościłaby organizację i zintegrowała się z systemami, które były już używane w firmie, takimi jak Microsoft Teams i Jira. W tym czasie Asana była już używana przez 30 pracowników w zespole marketingowym. Alexandra Bietz, starszy menedżer ds. marketingu, była wielką fanką platformy i zwolenniczką wprowadzenia jej w całej firmie. Promowanie przez zespół marketingowy pomogło Asanie zająć dobrą pozycję, ale platforma nie została wybrana, dopóki inne narzędzia nie zostały przetestowane i ocenione.

Asana okazała się preferowanym wyborem ze względu na intuicyjny, przyjazny interfejs i pełną przejrzystość, jaką zapewniłaby w pracy w całej firmie.

Testowanie Asany w trakcie kampanii na Black Friday

Awin zdecydował, że najlepszym sposobem na wprowadzenie Asany w całej firmie będzie pokazanie konkretnych przykładów jej efektywności. W trakcie fazy pilotażowej niemiecki zespół sprzedaży używał wyłącznie Asany do zarządzania kampaniami na Black Friday. Przygotowania do Black Friday – niezwykle ważnego dnia dla handlu detalicznego – wiążą się z dużą ilością komunikacji, negocjacji i koordynacji. Zespół sprzedaży skutecznie poradził sobie z tym wszystkim w Asanie i dostarczył bardzo pozytywne opinie na temat swoich doświadczeń.

W okresie Black Friday często wykonywaliśmy jednocześnie 600 zadań. Możliwość komunikowania się wewnątrz zadań i jednoczesnego monitorowania ich postępów była dla nas ogromną zaletą.”

Zaliczając ten sukces, firma Awin wprowadziła Asanę we wszystkich działach. Dzięki prostocie obsługi, większość pracowników zaczęła używać Asany bardzo szybko. Ci bardziej obeznani z technologiami pracownicy natychmiast zaczęli korzystać z funkcji automatyzacji Asany, takich jak Reguły i aktualizacje statusu. Ci, dla których używanie Asany było trudniejsze, zaczęli od podstawowych list zadań, aby przyzwyczaić się do nowego sposobu pracy. Dodatkową pomoc zapewnił zespół ds. sukcesu klienta Asany, który pokazał wszystkim możliwości platformy. Niezależnie od poziomu adaptacji, w Awin w dużym stopniu zwiększyła się przejrzystość, co od razu dało się odczuć w całej firmie.

Teraz Felix Witte, dyrektor ds. rozwoju korporacyjnego i strategii w Awin, jest jednym z największych zwolenników Asany w firmie. Według Felixa żadna inna platforma nie została wprowadzona i przyjęta tak szybko jak Asana. „Asana oferuje wiele funkcji, które razem tworzą wielką wartość” – mówi Felix. Jedną z jego ulubionych zalet Asany jest to, że nie trzeba już sporządzać protokołów ze spotkań, ponieważ zadania są przypisywane pracownikom już podczas ich trwania.

Jak dotąd żadna inna platforma nie została wprowadzona i przyjęta tak szybko jak Asana. Na początku musiałem trochę przekonywać moich współpracowników, ale dziś są jeszcze większymi zwolennikami Asany niż ja.”

Zwiększona wydajność i czterodniowy tydzień pracy

Dzięki umożliwieniu przez Asanę automatyzacji i wzrostu wydajności, firma Awin wprowadziła pilotażowy program czterodniowego tygodnia pracy. Ta ekscytująca zmiana sprawiła, że ​​pracownicy byli bardziej zmotywowani do lepszej organizacji swojej pracy na platformie. W rezultacie praca przebiega sprawniej, a zasoby są wykorzystywane efektywniej.

Oto kilka procesów, które zostały usprawnione dzięki Asanie:

• Globalne zespoły marketingowe nie są już odizolowane i łatwo ze sobą współpracują. Przekazywanie informacji wykracza poza poziom lokalny, ułatwiając koordynację globalnych kampanii i dzielenie się wiedzą.

• Zarządzanie globalnymi projektami z wieloma interesariuszami jest znacznie łatwiejsze. Na przykład, Awin Access to nowa oferta produktowa dla mniejszych sklepów internetowych. W uruchomienie tego projektu zaangażowały się różne międzynarodowe zespoły pracujące nad setkami podzadań. Asana sprawiła, że ​​zarządzanie tym procesem stało się niezwykle proste.

• Łatwe komunikowanie nowych ofert przez Awina i jego partnerów za pośrednictwem Asany. Nie ma potrzeby wysyłania wiadomości e-mail na drugi koniec świata ani używania skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ każdy może zobaczyć w Asanie istotne dla siebie informacje.

• Raportowanie zostało zautomatyzowane i usprawnione. Zespoły, takie jak dział rozwoju i strategii Felixa nie muszą już szukać tych samych danych do raportów każdego miesiąca. Zlecenia są zautomatyzowane, a dane napływają bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, zwiększona przejrzystość dzięki Asanie przyniosła firmie Awin ogromne korzyści. Możliwość uzyskania pełnego obrazu planów projektów i wizualizacji zależności między zadaniami pozwoliła pracownikom lepiej zarządzać swoją pracą i zasobami. Globalnym zespołom łatwiej jest się teraz komunikować, a praca zespołów międzyfunkcyjnych jest lepiej skoordynowana.

Nie musimy już wymieniać maili w nieskończoność ani używać skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych. Osoby zaangażowane w projekt mogą śledzić postęp w Asanie.”

Patrząc w przyszłość

Awin zaczął teraz używać Asany do mapowania celów i kluczowych wyników (OKR-ów). Dzięki projektowi, którego pionierem był Felix i jego zespół, wszyscy w firmie mogą teraz zobaczyć, jak ich codzienna praca przekłada się na realizację celów. OKR-y stały się niezbędnym narzędziem do zarządzania, a liderzy w Awin będą dalej badać, jak najlepiej wykorzystać Asanę, aby umożliwić zespołom skuteczne wykonywanie ich pracy.