Top-down- versus bottom-up: Wat is het verschil?

Afhankelijk van het bedrijf kan een projectleider verantwoordelijk zijn voor het werk van een handvol personen of voor het toezicht op meerdere teams. Omdat verschillende teams verschillende structuren, groottes en specifieke uitdagingen hebben, moet elke projectleider beslissen welke managementstrategie het beste werkt.

De top-down-benadering voor management is één van de mogelijke strategieën. Hierbij vindt het besluitvormingsproces op het hoogste niveau plaats en worden de besluiten vervolgens naar de rest van het team gecommuniceerd. Deze stijl kan worden toegepast op project-, team- of zelfs bedrijfsniveau, en kan worden aangepast aan de behoeften van de groep in kwestie.

Veel teams kiezen voor de top-down-benadering omdat die verwarring voorkomt, risico's beperkt en initiatieven, ook wanneer ze door grotere teams worden uitgevoerd, overzichtelijk houdt. Top-down-management werkt echter niet voor iedereen. Het kan de creativiteit inperken en ertoe leiden dat problemen minder snel worden opgelost. Het is dus misschien niet de beste keuze voor teams die meer flexibiliteit nodig hebben en snel moeten kunnen reageren.

Hieronder analyseren we hoe de top-down-benadering zich verhoudt tot de bottom-up-benadering, zodat u kunt beslissen welke benadering het beste past bij uw leiderschapsstijl.

Wat is de top-down-benadering van management?

Bij de top-down-benadering van management neemt een team- of projectmanager beslissingen, die vervolgens via een hiërarchische structuur naar beneden filteren. Managers verzamelen kennis, analyseren die, en trekken uitvoerbare conclusies. Vervolgens ontwikkelen ze processen die naar de rest van het team worden gecommuniceerd en door de teamleden worden geïmplementeerd. Deze stijl van leidinggeven wordt ook wel 'command and control' of 'autocratisch leiderschap' genoemd.

De top-down-benadering is waarschijnlijk de benadering waar u aan denkt wanneer u aan het managementproces denkt. Traditionele sectoren zoals detailhandel, gezondheidszorg en productie passen gewoonlijk de top-down-managementstijl toe.

Zo werkt de top-down-benadering

Wanneer een project top-down wordt benaderd, beginnen de besluitvormers aan de top met het totaalplaatje van het doel en werken vervolgens terug om vast te stellen welke acties verschillende groepen en personen moeten ondernemen om dat doel te bereiken.

Het hele planningsproces van het project vindt plaats op managementniveau. Vervolgens, zodra er een actieplan is opgesteld, communiceren de besluitvormers het naar de rest van het team om te worden geïmplementeerd (over het algemeen zonder veel ruimte voor aanpassingen).

De top-down-benadering kan effectief zijn omdat deze van project tot project gelijk blijft, waardoor teams een goed proces opzetten waarmee ze veel ervaring hebben en dat in de loop van de tijd steeds efficiënter wordt. Omdat de top-down-stijl wordt gekarakteriseerd door stabiliteit en betrouwbaarheid, kiezen veel organisaties (denk: IBM, The New York Times, en andere gevestigde organisaties) ervoor om hun hele bedrijf volgens deze benadering te laten werken.

Wanneer zou u de top-down-benadering moeten gebruiken?

Vandaag de dag zijn er maar weinig organisaties met een zuivere top-down-benadering van management. De meeste teams passen een hybride aanpak toe die ergens in het spectrum tussen een top-down- en bottom-up-managementstijl valt en beide combineert.

De top-down-benadering is meer rigide en gestructureerd. Dit betekent dat teams met meerdere subteams, veel verschillende projectonderdelen, of andere factoren die de organisatie moeilijk maken, baat zullen hebben bij de top-down-methodologie. Kleinere teams of teams met een beperktere projectfocus hebben de vrijheid om zwaarder te leunen op de bottom-up-stijl.

Voordelen van top-down-management

Er zijn voordelen verbonden aan een top-down-managementstijl, vooral voor grotere teams die bestaan uit meerdere kleinere teams of groepen die samen functioneren in een bredere organisatorische hiërarchie.

De managementstijl is bekend

De top-down-managementstijl komt veel voor. Dit betekent dat de leercurve minder stijl is voor nieuwe medewerkers afkomstig uit een bedrijf dat deze structuur gebruikt. Als teamleider kunt u nieuwe teamleden helpen zich sneller aan te passen door een aantal vertrouwde elementen van de top-down-methodologie in uw managementstijl op te nemen.

Meer helderheid

De top-down-benadering resulteert in duidelijke, goed georganiseerde processen die weinig ruimte laten voor onduidelijkheid. Omdat alle beslissingen op één plaats worden genomen en alle communicatie in één richting verloopt, komen vergissingen en misverstanden minder vaak voor dan bij andere managementstijlen.

Meer aansprakelijkheid

Wanneer er zich problemen of inefficiënties voordoen, is het dankzij de top-down-benadering van het management gemakkelijk om ze naar de bron te traceren. Met duidelijk gedefinieerde teams die allemaal hun eigen verantwoordelijkheden hebben, is het gemakkelijker om problemen snel en efficiënt op te sporen, te diagnosticeren en op te lossen.

Snellere implementatie

Omdat het besluitvormingsproces op slechts één managementniveau plaatsvindt, kunnen de besluiten veel sneller worden afgerond, verspreid en uitgevoerd dan wanneer voor de besluiten de inbreng van meerdere leidinggevenden of projectbelanghebbenden nodig is.

Nadelen van top-down-management

Hoewel de top-down-methodologie een aantal voordelen heeft, zijn er ook nadelen. Er moet worden nagedacht over hoe deze benadering van invloed is op individuele teamleden en de algemene teammoraal.

Meer druk op de leiding

Aangezien alle beslissingen aan de top worden genomen, kan een slecht ingehuurde projectmanager een grotere impact hebben op het succes van het team. Veel processen zijn alleen zichtbaar op lager niveau. Projectmanagers die geen feedback vragen van individuele teamleden voordat ze besluiten nemen, kunnen dus onbedoeld aanzienlijke problemen, vertragingen en verliezen veroorzaken.

Minder creativiteit

Bij de top-down-benadering beperkt de communicatie tussen de leidinggevenden en de teamleden zich bijna geheel tot eenrichtingsverkeer en is er weinig ruimte voor dialoog. Dit leidt tot minder mogelijkheden tot creatieve samenwerking. Minder samenwerking tussen de afdelingen kan ook nieuwe perspectieven elimineren en innovatie verstikken.

Minder betrokkenheid van het team

Een uitdaging van de top-down-benadering van management is dat het een proactieve benadering vereist om teamleden die geen leiding geven het gevoel te geven dat ze betrokken worden, verbonden zijn en gerespecteerd worden. Wanneer alle beslissingen aan de top worden genomen, kan de rest van het team het gevoel hebben dat hun feedback en mening niet worden gewaardeerd.

Grotere afstand tussen besluitvormers en besluiten

Bij een bottom-up-benadering worden de beslissingen genomen door de mensen die direct aan het project werken. De top-down-stijl van management creëert daarentegen afstand tussen het team en de besluitvormers. Dit kan leiden tot slecht geïnformeerde beslissingen als de leiding niet om input of feedback van het projectteam vraagt.

Hoe ziet bottom-up-management eruit?

Wanneer projectdoelstellingen van onderaf worden benaderd, werken alle niveaus van een team samen om te bepalen welke stappen er moeten worden genomen om de overkoepelende doelen te bereiken. De bottom-up-benadering is nieuwer en flexibeler dan de formele top-down-strategie. Dit is de reden dat deze vaker wordt aangetroffen in sectoren waar disruptie en innovatie een prioriteit zijn.

Voorbeelden van bottom-up-management zijn:

• Hybride OKR's: bredere doelstellingen worden op bedrijfsniveau vastgesteld, maar KR's (key results, belangrijkste resultaten) worden door teams en personen vastgelegd.

• Scrum-teams: de dagelijkse standup-vergadering brengt het hele team samen om gezamenlijk te coördineren. 

• Democratisch management: Leidinggevenden leggen samen met de teamleden vast welke besluiten er op elk niveau moeten worden genomen. Dit verbetert de samenwerking en zorgt dat de structuur behouden blijft.

Voordelen van bottom-up-management

De bottom-up-managementstijl lost veel van de problemen van de top-down-benadering op. Deze benadering heeft voordelen die de benadering perfect maakt voor creatieve teams en sectoren waar samenwerking essentieel is, zoals softwareontwikkeling, productontwerp, en nog veel meer.

Geïnformeerde besluiten

In een samenwerkende omgeving hebben de mensen die direct aan de projecten werken en het beheer van de projecten kunnen overzien, inspraak in besluiten die van invloed zullen zijn op hun toekomstige werk. Managers uit het topkader werken rechtstreeks met teamleden om een stappenplan in kaart te brengen. Dit voorkomt potentiële blinde hoeken in het proces die zouden kunnen ontstaan wanneer beslissingen zonder inbreng van het team worden genomen.

Betere teammoraal

De bottom-up-benadering bevordert een grotere betrokkenheid van de teamleden omdat iedereen de kans krijgt om beslissingen te beïnvloeden, ongeacht anciënniteit. Het bevordert ook betere relaties tussen collega's doordat leden van alle anciënniteitsniveaus dezelfde kans krijgen om de projectresultaten te beïnvloeden. Op die manier vergroot deze aanpak de kans dat alle leden zich betrokken en verantwoordelijk voelen bij en voor het succes van het team.

Meer ruimte voor creativiteit

Bij top-down-processen zijn er minder mogelijkheden voor teams om input te leveren of suggesties te doen. Benaderingen waarbij wordt samengewerkt, zoals de bottom-up-benadering, creëren daarentegen mogelijkheden voor feedback, brainstorming en constructieve kritiek die vaak leiden tot betere systemen en uitkomsten.

Nadelen van de bottom-up-management

Natuurlijk is er een reden waarom de bottom-up-benadering niet breder toegepast wordt: er zitten een paar problemen aan vast waardoor ze niet past bij bepaalde types teams, projecten en sectoren.

Verminderd momentum

Een zuivere bottom-up-benadering bij het oplossen van een probleem kan resulteren in "te veel koks in de keuken". Wanneer iedereen in een groep wordt uitgenodigd om mee te werken, kan het moeilijker zijn om tot een besluit te komen en als gevolg daarvan kunnen processen vertragen.

Om dit te voorkomen: Overweeg één of twee groepsleiders die alle input overwegen en op basis van feedback een besluit nemen.

Verschuiving in teamdynamiek

Hoewel het belangrijk is om teamleden de gelegenheid te bieden feedback te geven, voelt niet iedereen zich er prettig bij - vooral niet wanneer er leidinggevenden in de kamer zijn. Houd er rekening mee dat mensen verschillend zijn wat betreft het niveau waarop ze zich op hun gemak voelen. Te hard aandringen op feedback kan de eerlijkheid of creativiteit verstikken.

Om dit te voorkomen: Bied teamleden verschillende omgevingen voor het leveren van hun bijdrage, zoals kleinschalige vergaderingen, 1:1-vergaderingen of driemaandelijkse anonieme feedbackenquêtes. Moedig senior teamleden aan om manieren te bedenken om het ijs te breken voor leden die voor het eerst een bijdrage leveren, zodat iedereen zich op z'n gemak voelt om deel te nemen.

Gebrek aan inzicht op hoog niveau

In veel opzichten is het logisch dat projectbesluiten op projectniveau worden genomen. Projecten worden echter ook beïnvloed door factoren op hoger niveau, zoals bedrijfsdoelen, budgetten, prognoses en andere cijfers, die niet altijd beschikbaar zijn op teamniveau. Processen die van onderaf zijn ontworpen, kunnen gebukt gaan onder blinde vlekken die worden veroorzaakt door het feit dat het team geen toegang heeft tot de inzichten van het hoger management.

Om dit te voorkomen: Creëer een communicatiestroom die teamleiders voorziet van samenvattingen van informatie op bedrijfsniveau die relevant kan zijn voor beslissingen op projectniveau. Als teamleider kunt u, daar waar u dat nodig acht, informatie doorgeven aan uw team en er zo voor zorgen dat de beslissingen die het team neemt op één lijn zitten met de bedrijfsbrede standpunten en doelen.

Tips voor het beheren van cross-functional teams

De sleutel tot het implementeren van een managementbenadering die goed functioneert is evenveel in uw mensen investeren als in uw processen. De uitdagingen van de top-down-benadering van management kunnen worden verminderd of zelfs geëlimineerd als de mensen aan de top van het proces niet alleen goede managers zijn, maar ook goede leiders.

Bouw relaties op buiten het managementteam

Omdat de communicatie die met processen te maken heeft in top-down-bedrijven van boven naar beneden verloopt, komen mensen en groepen snel apart van elkaar te staan en zullen ze zich uiteindelijk geïsoleerd gaan voelen. Creëer gelegenheden voor communicatie tussen afdelingen, teams, managementniveaus en zelfs geografische locaties en zorg er zo voor dat uw teamleden betekenisvolle relaties met elkaar kunnen opbouwen.

Faciliteer communicatie tussen verschillende teams

Of uw team nu een top-down of bottom-up benadering gebruikt, u moet altijd zorgen voor speciale gelegenheden tot samenwerking tussen teams die normaal niet met elkaar samenwerken. Hoewel ze geen deel uitmaken van uw dagelijkse processen, kunnen deze extra brainstormsessies de creativiteit stimuleren, relaties opbouwen en leiden tot creatieve oplossingen die later kunnen worden geïmplementeerd voor de grotere groep.

Vul dit aan met andere vormen van feedback

Teamleden die geen leidinggevende functie hebben kunnen zich minder betrokken voelen wanneer hun meningen en perspectieven niet in overweging worden genomen door de mensen die aan de top de beslissingen nemen. Bouw nieuwe kanalen voor bottom-up-feedback. Dit vergroot niet alleen de betrokkenheid van teamleden op lager niveau, maar geeft besluitvormers ook waardevol inzicht in lacunes in of problemen met processen.

Goed management draait om evenwicht

Als het erop aankomt weten effectieve managers een evenwicht te vinden tussen de efficiëntie van de top-downbenadering en de voordelen die samenwerking en creativiteit van het hele team bieden.

Door de elementen van verschillende managementstijlen te combineren, kunt u een benadering vinden die het best bij u en uw unieke team past. Zodra u heeft vastgesteld wat de beste benadering is, kunt u gestroomlijnd workflowbeheer vastleggen.

Probeer Asana’s workflowbeheersoftware voor het bouwen en bijhouden van de workflows en communicatie van uw team op één plek.