Wat is een risicoregister: een gids (en voorbeeld) voor projectleiders

Zoekt u hulpmiddelen om uw team op succes voor te bereiden? Een risicoregister kan precies dat doen.

Een risicoregister is een belangrijk onderdeel van elk succesvol risicomanagementproces en helpt mogelijke vertragingen te vermijden die zich bij een project kunnen voordoen.  

Een risicoregister wordt gedeeld met de belanghebbenden van het project, zodat de informatie op één toegankelijke plaats wordt bewaard. Aangezien het meestal aan projectmanagers ligt (we hebben het over u!), is het een goed idee om te leren hoe en wanneer u een risicoregister moet gebruiken, zodat u op uw volgende project voorbereid bent. 

Wat is een risicoregister?

Een risicoregister is een document dat gebruikt wordt als een instrument voor risicobeheer om potentiële achterstand binnen een project op te sporen. Dit proces is bedoeld om risico's collectief te identificeren, te analyseren en op te lossen voordat het problemen worden. Hoewel het meestal om projecten gaat, zijn andere omstandigheden waarin risicobeheer nuttig is onder meer productlanceringen en fabricage. 

In een risicoregisterdocument, ook wel risicoregisterlogboek genoemd, worden potentiële risico's specifiek binnen een project bijgehouden. Het bevat ook informatie over de prioriteit van het risico en de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet. 

Een projectrisicoregister moet niet alleen risico's identificeren en analyseren, maar ook tastbare risicobeperkende maatregelen bieden. Op die manier is uw team, als het risico een grotere bedreiging wordt, voorbereid met oplossingen en in staat om de problemen op te lossen. 

Wanneer moet u een risicoregister gebruiken?

Er zijn veel gevallen waarin een risicoregister van pas komt. Idealiter zou het voor elk project gebruikt moeten worden, of beschikbaar moeten zijn voor gebruik wanneer dat nodig is. Het kan zowel voor kleine als grote projecten gebruikt worden, hoewel uw risicoregister er anders kan uitzien, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van uw initiatief. 

Terwijl een klein project misschien alleen basisinformatie over het risico bevat, zoals waarschijnlijkheid, prioriteit en oplossingen, kunnen voor een ingewikkelder project ongeveer 10 verschillende documentvelden nodig zijn. 

Hoewel sommige bedrijven professionals in dienst hebben om een risicoregister te beheren, is het vaak de taak van de projectleider of teamleider om er toezicht op te houden. Als uw team nog geen proces voor risicobeheer of incidentenbeheer gebruikt, kan het nuttig zijn veel voorkomende risicoscenario's te kennen om te beslissen of een risicoregister iets voor u en uw team is. 

Enkele risicoscenario's, gerangschikt naar prioriteit, zouden kunnen zijn:

• Lage prioriteit: Risico's zoals gebrek aan communicatie en planningsfouten kunnen projecten blootstellen aan scope creep en gemiste deliverables. 

• Middelmatige prioriteit: Risico's zoals ongepland of extra werk kunnen teams doen worstelen met productiviteit en onduidelijke doelstellingen creëren. 

• Hoge prioriteit: Risico's zoals gegevensbeveiliging en -diefstal kunnen uw bedrijf blootstellen aan inkomstenverlies en moeten voorrang krijgen. 

Als u eenmaal weet wanneer u een risicoregister moet gebruiken, kunt u risico's met hoge prioriteit goed omschrijven wanneer u ze tegenkomt. 

Veel voorkomende risicoscenario's

Tijdens een nieuw project kunnen zich verschillende risico's voordoen. Alles, van gegevensbeveiliging tot ongepland werk, kan ertoe leiden dat projecten het budget en de omvang overschrijden. Niemand wil zich de gevolgen van niet gehaalde deadlines indenken, en daarom is het belangrijk potentiële risico's op te sporen voor ze zich voordoen.

Het is een goed idee om veel voorkomende risicocategorieën op te nemen in uw logboek van het risicoregister, zodat u voorbereid bent als ze zich voordoen. Leer wat meer over deze risico's en bepaal welke voor uw team van toepassing kunnen zijn. 

Gegevensbeveiliging 

Als u werkt aan projecten die gevolgen kunnen hebben voor de veiligheid van gegevens, is het uiterst belangrijk om potentiële risico's op te sporen en te beperken. Onbeheerde risico's kunnen resulteren in:

• Informatie die gestolen wordt: Zonder de juiste risicobeperkende maatregelen kan uw bedrijf kwetsbaar worden voor het stelen van privé-informatie. Dit is vooral schadelijk als het om klanteninformatie gaat die gestolen wordt.

• Fraude met creditkaarten: Dat is om een aantal redenen gevaarlijk, maar het kan leiden tot inkomstenverlies en mogelijk tot gerechtelijke stappen. 

Gegevensbeveiliging is een toprisico en moet dienovereenkomstig prioriteit krijgen, om langdurige beveiligingsproblemen te voorkomen.  

Communicatieproblemen

Communicatieproblemen kunnen voorkomen ongeacht de grootte van uw project en team. Hoewel een risicoregister kan helpen vaststellen waar de communicatiegebieden liggen, kan het nuttig zijn om ook werkbeheersoftware te implementeren om de communicatie op het werk te stroomlijnen.

Hier volgen enkele risico's die kunnen voortvloeien uit een gebrek aan communicatie:

• Tegenstrijdigheden in het project: Zonder goede communicatie kunnen tegenstrijdigheden in de te leveren documenten tot verwarring leiden. 

• Gemiste deadlines: Niemand wil een deadline missen, maar zonder duidelijke communicatie is het mogelijk dat uw team niet op de hoogte is van de deadlines voor de te leveren producten. 

Een goed communicatieplan kan ook helpen voorkomen dat er überhaupt risico's aan de oppervlakte komen. 

Vertragingen in de planning

Als planningsfouten en vertragingen onopgemerkt blijven, kunnen ze een groot probleem worden wanneer deadlines gemist worden. Tools zoals tijdlijnen en teamagendasoftware kunnen helpen planningsfouten in de eerste plaats te voorkomen. 

Vertragingen in de planning van het project kunnen resulteren in:

• Overhaaste deliverables: Niets is erger dan een project dat niet goed is uitgevoerd, waardoor doelstellingen niet worden gehaald en het werk slordig overkomt.

• Verwarring: Teams kunnen overweldigd en verward raken als er geen goed schema is. 

Een planning kan helpen om de te leveren prestaties op schema te houden, zowel voor dagelijkse taken als voor eenmalige projecten. 

Ongepland werk

We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat de reikwijdte van een project overschreden werd. Het is een veel voorkomend risico, dat vrij gemakkelijk kan worden beperkt, als het goed wordt bijgehouden. Als u ongepland werk in een vroeg stadium opmerkt, kunt u het naar behoren delegeren aan de projectleider. 

Zonder een degelijk risicoregister zou u te maken kunnen krijgen met:

• Gemiste deliverables: Als er werk tussendoor glipt, loopt u het risico dat u een deadline helemaal mist.. 

• Burn-out van werknemers: Als uw teamleden te veel ongepland werk krijgen, kan dat spanningen veroorzaken en zelfs tot overwerk en burn-out leiden. Daarom is het belangrijk om projecten goed te plannen. 

Als u toch problemen krijgt met ongepland werk, kunt u met een wijzigingsbeheersproces uw teamleden op de hoogte brengen van extra werk.  

Diefstal van materiaal

Hoewel het hopelijk ongewoon is, kunnen bedrijven met een grote voorraad producten het risico lopen op diefstal of fouten in de rapportage. Door de inventaris consequent en vaak bij te houden, kunt u risico's vroegtijdig opmerken om de oorzaak vast te stellen.  

Diefstal kan uw bedrijf onbeschermd laten voor:

• Inkomstenverlies: Of er nu producten gestolen worden of fouten in de aangifte zitten, diefstal zal een negatief effect hebben op de inkomsten. 

• Onzekerheid: Wanneer diefstal plaatsvindt, kan onzekerheid bij de werknemers en in het bedrijf interne spanningen veroorzaken. 

• Misbruik van tijd: Naast diefstal van materiële goederen bestaat ook het risico van diefstal van tijd. In een omgeving waar op afstand wordt gewerkt, kan het moeilijker zijn om na te gaan waaraan uw team zijn tijd doorbrengt. 

Net als gegevensbeveiliging is diefstal een risico met hoge prioriteit dat zo snel mogelijk moet worden aangepakt. 

Wat staat er in een risicoregister?

Een risicoregister bestaat uit een lijst van risico's en bij te houden velden. Het risicoregister van uw team zal er waarschijnlijk anders uitzien dan dat van anderen, omdat er unieke risico's aan uw projecten verbonden zijn. 

Ongeacht de verschillen bestaan de meeste risicoregisters uit een paar essentiële onderdelen, waaronder risico-identificatie, risicowaarschijnlijkheid, en risicobeperkende maatregelen. Deze onderdelen werken samen om een vloeiend logboek van informatie over potentiële risico's te maken. Deze logboeken zijn ook nuttig om op terug te kijken bij het werken aan nieuwe projecten die met soortgelijke risico's te maken kunnen krijgen. 

Extra velden die goed zijn om op te nemen zijn details zoals risico-identificatie, beschrijving, en prioriteit. Hoe specifieker u bent, hoe groter de kans dat u voorbereid zult zijn om de risico's die op uw weg komen te beperken. 

Een goede vuistregel om in gedachten te houden is dat hoe ingewikkelder het project is, hoe ingewikkelder uw risicoregister waarschijnlijk zal zijn. Dat betekent dat het een goed idee is om zo specifiek mogelijk te zijn in uw logboek voor grote projecten die meerdere maanden bestrijken en een aantal verschillende belanghebbenden hebben. 

Dit zijn enkele van de belangrijkste velden die u in uw projectrisicobeheerplan moet opnemen. 

1. Risico-identificatie  

Een van de eerste vermeldingen in een risicoregister is de identificatie van het risico. Dit gebeurt meestal in de vorm van een risico-naam of identificatienummer. Een veld voor risico-identificatie moet bevatten:

• De naam van het risico

• De identificatiedatum

• Een ondertitel indien nodig

U hoeft niet creatief te zijn bij het benoemen van uw risico's, een eenvoudige samenvatting is voldoende. Als u daarentegen creatief wilt worden, kunt u personages maken voor elk soort risico. Gebruik bijvoorbeeld het personage "Daniela" als naam voor uw risico's voor gegevensbeveiliging, om uw teamleden te helpen begrijpen hoe ze snel risico's kunnen herkennen. 

Naast een naam kunt u ook een korte ondertitel en de datum van de risico-identificatie vermelden. Zo kunt u nagaan hoe lang de risicobeperkende maatregelen duren en welke risico's het langst duren om opgelost te worden. 

2. Beschrijving van het risico

Nadat de identificatie voltooid is, moet een korte beschrijving aan uw logboek worden toegevoegd. Een risicobeschrijving moet omvatten:

• Een kort overzicht op hoog niveau van het risico

• Waarom het risico een potentieel probleem is

Hoe lang u uw beschrijvingen wilt maken hangt af van hoe gedetailleerd u uw log wilt hebben, maar de gemiddelde lengte is meestal 80 tot 100 tekens.

Belangrijker dan de lengte is dat een beschrijving de hoofdpunten van het risico bevat, en waarom het een potentieel probleem is. De belangrijkste conclusie is dat een beschrijving het risico nauwkeurig moet beschrijven zonder in het onkruid te verzanden, zodat het gemakkelijk kan worden geïdentificeerd. 

3. Risicocategorie

Er zijn een aantal risicocategorieën die helpen om snel het potentiële risico te identificeren. Een snelle identificatie van het risico maakt het gemakkelijker om het aan het juiste team toe te wijzen, vooral wanneer u aan een ingewikkeld project met meerdere risico's werkt. Een risicocategorie kan een van de volgende zijn:

• Bedrijfsvoering

• Budget

• Schema

• Technologie

• Informatie 

• Veiligheid

• Kwaliteit

• Projectplan

Om de categorie te bepalen, moet u eerst nagaan waar het risico vandaan komt en wie het kan helpen oplossen. Misschien moet u met afdelingshoofden samenwerken als de oplossing niet voor de hand ligt. 

4. Risicowaarschijnlijkheid

Als risico's vroeg genoeg worden opgemerkt, is het mogelijk dat het team ze kan oplossen voordat er echt actie nodig is. Het is dus mogelijk dat risico's die in uw risicoregister staan, geen echte problemen worden. 

De waarschijnlijkheid van een risico kan worden gedocumenteerd met een eenvoudige selectie van: 

• Niet waarschijnlijk 

• Waarschijnlijk 

• Zeer waarschijnlijk 

Door uw risico's te categoriseren naar waarschijnlijkheid, kunt u bepalen welke risico's u het eerst moet aanpakken en welke u beter kunt afwachten. 

5. Risico-analyse

Een risicoanalyse peilt naar de potentiële impact die het risico op uw project zou kunnen hebben. Dit helpt om snel de belangrijkste risico's te identificeren die moeten worden aangepakt. Dit moet niet verward worden met prioriteit, waarbij zowel met de waarschijnlijkheid als met de analyse rekening wordt gehouden. 

Hoewel de teams de risiconiveaus verschillend documenteren, kunt u beginnen met deze eenvoudige vijf-puntenschaal:

• Erg laag

• Laag

• Gemiddeld

• Hoog

• Erg hoog

Als u moeite hebt om het risiconiveau vast te stellen, kunt u misschien een tweede opinie vragen door met een afdelingshoofd samen te werken. Op die manier kunt u nauwkeurig inschatten hoe groot de gevolgen kunnen zijn. 

6. Risicobeperking

Een risicobeperkingsplan, ook wel risico-responsplan genoemd, is een van de belangrijkste onderdelen van een risicoregister. Het doel van een risicobeheerplan is immers mogelijke risico's te identificeren en te beperken. In wezen is het een actieplan. Een risicobeperkingsplan moet omvatten:

• Een stap-voor-stap oplossing om het risico te verminderen

• Een korte beschrijving van het beoogde resultaat

• Hoe het plan het effect zal beïnvloeden 

Kleine risico's zijn misschien gemakkelijk te beperken, maar sommige risico's zijn veel complexer en hebben geen voor de hand liggende oplossingen. In dat geval zal er wat teamwerk nodig zijn om het risicobeperkingsplan op te stellen. Dat gebeurt meestal buiten het eigenlijke risicoregister om, bijvoorbeeld tijdens een vergadering of een teambespreking. 

Hoe u uw risocobeperkingsplan ook uitvoert, u moet een beschrijving op hoog niveau in het logboek vastleggen, als referentie en voor duidelijke communicatie. Dit zal er niet alleen voor zorgen dat iedereen in het projectteam de reactieplannen begrijpt, maar het zal u ook helpen de oplossing te visualiseren. 

7. Risicoprioriteit 

Hoewel de impact van een risico zal helpen om de prioriteit te bepalen, is het goed om ook deze vermelding in uw logboek op te nemen. Bij de prioriteit moet rekening worden gehouden met zowel de waarschijnlijkheid van het risico als de risicoanalyse. Beide aspecten zullen duidelijk maken welke risico's waarschijnlijk schadelijke gevolgen voor het project zullen hebben. 

De prioriteit kan gedocumenteerd worden met een eenvoudige cijferschaal:

• 1 (Laag)

• 2 (Gemiddeld)

• 3 (Hoog)

Als u uw risicoregister visueel aantrekkelijker wilt maken, kunt u de prioriteit documenteren met een kleurenschaal. Die kunt u gebruiken in plaats van of naast de drie opties. Houdt u van organiseren met kleuren? Dan is kleurcodering van uw logboek de perfecte optie voor u! 

8. Risicoverantwoordelijkheid

Zodra het risico is geïdentificeerd, geëvalueerd en geprioriteerd, is het tijd om de uit te voeren risicobeperkende maatregelen aan te wijzen. Risicoverantwoordelijkheid moet omvatten:

• De persoon die belast is met het toezicht op de uitvoering van de te leveren deliverables

• Eventuele extra teamleden, indien van toepassing

Het veld risicoverantwoordelijkheid kan helpen om snel te bepalen door welke afdeling het risico behandeld moet worden. Het kan ook helpen om te visualiseren welke teamleden verantwoordelijk zijn voor specifieke risico's. 

9. Risicostatus

Het laatste veld dat u in uw risicoregister moet opnemen is de status van het risico. Hiermee kunt u meedelen of een risico met succes is beperkt of niet. Een veld risicostatus moet ingevuld worden met een van de volgende woorden:

• Open

• In behandeling

• Gesloten

Als u uw statusopties nog meer wilt verfijnen, kunt u een meer specifieke lijst kiezen, zoals actief, niet begonnen, wachtend, lopend, en voltooid. 

Extra velden van het risicoregister

Hoewel er een handvol hoofdpunten zijn die elk risicoregister moet bevatten, zijn er ook extra optionele punten die u kunt opnemen. Het is altijd beter om u te veel voor te bereiden dan verrast te worden als het zover is. Kijk daarom eens naar deze extra velden om te beslissen of u ze nodig hebt. 

• Risicotrigger: Door een risicotrigger toe te voegen, kunt u evalueren waarom het risico zich voordeed, om zo toekomstige risico's te voorkomen. 

• Antwoordtype: Hoewel veel risico's aan de negatieve kant van het spectrum liggen, is er ook een mogelijkheid voor een positieve uitkomst. In dat geval kunt u een veld voor een positief of negatief antwoord toevoegen. 

• Tijdlijn: U kunt ook het schema of de tijdlijn van het risicobeperkingsplan in het logboek opnemen, om de informatie op één plaats te bewaren. Tijdlijnsoftware is een uitstekende tool om dit te doen. 

Een risicoregister maken (met voorbeeld)

Een risicoregister bevat veel informatie en kan een uitdaging zijn om voor de eerste keer op te stellen. Hoewel u misschien weet welke informatie u moet opnemen, kan het moeilijk zijn om te beginnen. Daarom hebben we een voorbeeld samengesteld om u op weg te helpen met uw eigen risicobeheerplan. 

Hier ziet u hoe uw logboek van het risicoregister eruit zou kunnen zien:

Begin met uw risicoregister door te bladeren door onze sjabloongalerij of maak uw eigen sjabloon. 

Het hoofddoel van een risicoregister is de informatie van potentiële risico's vast te leggen, dus gaat u niet te veel op in de details. U moet de velden kiezen die nodig zijn om potentiële risico's aan uw teamleden mee te delen. 

Sommige teams hebben misschien alleen een eenvoudig risicoregister met weinig velden nodig, terwijl andere misschien iets ingewikkelder nodig hebben. Het kan nuttig zijn om eenvoudig te beginnen en zo nodig toe te werken naar een complexer logboek.

Hier vindt u een voorbeeld van een risicoregister om u op weg te helpen met uw eigen risicoregister. 

1. Risconaam: Vertraging in het ontwerp

2. Beschrijving van het risico: Het ontwerpteam is overboekt met werk, wat tot vertraging in de tijdlijn kan leiden. 

3. Risicocategorie: Schema

4. Risicowaarschijnlijkheid: Waarschijnlijk

5. Risico-analyse: Gemiddeld

6. Risicobeperking: Huur een freelancer in om grafische voorstellingen voor het project te maken. Verplaats vergaderingen van Kabir's agenda in de week van 7/12 om tijd vrij te maken om de graphics te bewerken en naar Kat te sturen voor definitieve goedkeuring. 

7. Risicoprioriteit: 2

8. Risicoverantwoordelijkheid: Kat Mooney

9. Risicostatus: In behandeling

Als u eenmaal de smaak te pakken hebt van het invullen van uw risicoregister, kunt u werken aan het voortdurend verbeteren en perfectioneren van uw dataregister voor toekomstige projecten.  

Breng uw risicobeheerplan niet in gevaar

Risico's opsporen is een groot onderdeel van elke succesvolle strategie voor risicobeheer. Hoewel het niet altijd gemakkelijk is om nieuwe risico's te identificeren en te beperken, is het van essentieel belang om uw bedrijf op koers te houden naar succes. Als u uw risicoregister eenmaal hebt bijgehouden, zullen projectrisico's niet meer zo moeilijk te beheren lijken. Bovendien zal uw team meer tijd overhouden voor belangrijke zaken, zoals het bereiken van resultaten. 

Als u op zoek bent naar extra hulpmiddelen voor risicobeheer, kijk dan eens hoe u een noodplan kunt opstellen om bedrijfsrisico's te voorkomen.