Wat is projectontwerp? 7 stappen met tips van experts

Wanneer het aankomt op het beheren van projecten, kan het moeilijk zijn om iedereen op één lijn te krijgen. Met meerdere bewegende delen, verschillende deliverables en samenwerking tussen afdelingen, is een eerste projectvergadering soms gewoon niet genoeg. 

Projectontwerp is een gelegenheid om ideeën, processen en deliverables op elkaar af te stemmen. Het is een vroege fase in de projectlevenscyclus en komt vaak vóór een projectplan of charter. Dit komt omdat het zich richt op het projectoverzicht in plaats van de specifieke details. Visuele hulpmiddelen zoals stroomschema's, Gantt-grafieken en tijdlijnen worden vaak gebruikt om de projectbelanghebbenden in deze vroege fase een beeld te geven. 

We zullen de basisprincipes van projectontwerp doornemen, de zeven stappen voor het maken van een projectontwerp uiteenzetten en tips van experts geven om u te helpen het proces beter te begrijpen. 

Hoe projectontwerp werkt

Projectontwerp is een vroege fase van de projectlevenscyclus waarin ideeën, processen, middelen en deliverables worden gepland. Een projectontwerp komt vóór een projectplan, omdat het een breed overzicht is, terwijl een projectplan meer gedetailleerde informatie bevat. 

Er zijn zeven stappen bij het maken van een projectontwerp, waaronder het definiëren van doelstellingen en het gebruik van een visueel hulpmiddel om doelstellingen te communiceren.

Deze visuele elementen omvatten een verscheidenheid aan methoden, zoals Gantt-grafieken, Kanbanborden en flowcharts. Een visuele voorstelling van uw projectstrategie kan helpen om transparantie te creëren tussen belanghebbenden en om verschillende aspecten van het project te verduidelijken, waaronder de algemene haalbaarheid. 

De 7 stappen van projectontwerp

Er zijn zeven stappen die samen een succesvol project-ontwerpproces vormen. Deze omvatten alles van het definiëren van doelen en basisdoelstellingen tot het versterken van uw strategie om u te helpen georganiseerd te blijven terwijl u een nieuw project beheert.

Laten we alle stappen overlopen die nodig zijn om een projectontwerp te maken.

Stap 1. Definieer projectdoelen

Definieer in de eerste stap uw projectdoelstellingen. Leid om te beginnen een eerste ideënvergadering waarin u de algemene projecttijdlijn en deliverables vastlegt.

Denk om te beginnen na over de behoeften van het project en de belanghebbenden. Wat is het dat u probeert op te lossen? Begin met het schrijven van een korte beschrijving van het project en wie erbij betrokken zijn. 

Zodra u de basisdoelen van het project hebt geschetst, moet u de meer concrete doelstellingen in detail bepalen.

Pro tip: Gebruik SMART-doelen wanneer u met uw projectontwerp begint, om beter te visualiseren waar u heen wilt. SMART is een acroniem dat staat voor specific, measurable, achievable, realistic en time-bound. 

Stap 2. Bepaal de resultaten

Bepaal vervolgens de resultaten van het project. Deze zijn gewoonlijk gedetailleerder dan de eerste fase van de doelenplanning en omvatten de specifieke taken die u tijdens het project zult volbrengen.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u aan een project werkt om een nieuwe landingspagina aan uw website toe te voegen. Een van uw resultaten kan zijn dat u een inschrijvingsformulier voor e-mail wilt toevoegen. 

Documenteer de resultaten en de belangrijkste deliverables, naast de projectdoelen, om een tijdschema op te stellen. Het is een goed idee om populaire methodologieën voor projectbeheer te raadplegen om te beslissen welke het best bij uw project past. 

Pro tip: Voor complexe projecten gebruikt u de agile methode met iteraties om grote taken in korte sprints op te breken. Voor meer traditionele projecten gebruikt u de watervalmethode die een grondige stapsgewijze aanpak biedt.

Stap 3. Identificeer risico's en beperkingen

Zodra u de resultaten hebt vastgesteld, moet u de risico's en beperkingen van uw project overwegen. Evalueer de aspecten van uw project die tot risico's kunnen leiden, om te voorkomen dat er in de toekomst middelen worden verspild. 

Bepaal, om de risico's en beperkingen vast te stellen, de tools voor het beheer van de middelen, de fondsen, en het tijdschema die nodig zijn. Probeer deze beperkingen op te lossen voordat het project begint, door contact op te nemen met de belanghebbenden en de projectteams. 

Pro tip: Gebruik een risicoregister om projectrisico's die zich voordoen te analyseren, te documenteren en op te lossen. 

Stap 4. Verfijn uw projectstrategie met een visueel hulpmiddel

Een projectstrategie is een visuele routekaart van uw project. Dit helpt het doel aan de teamleden over te brengen. Maak uw strategie door een visueel hulpmiddel te kiezen dat u met de belanghebbenden kunt delen. 

Er zijn vele soorten visuele hulpmiddelen waaruit u kunt kiezen, waaronder:

• Stroomdiagram: Een stroomdiagram is een visuele voorstelling van de stappen en beslissingen die nodig zijn om een proces uit te voeren. Stroomdiagrammen zijn bijzonder nuttige manieren om stap-voor-stap benaderingen te visualiseren en projectdeliverables doeltreffend te organiseren.  

• Gantt-grafiek: Een Gantt-grafiek is een horizontale staafdiagram gebruikt om een tijdlijn van een project te illustreren. De balken in een Gantt-grafiek stellen de stappen in het project voor en de lengte van de balken geeft aan hoeveel tijd nodig is om ze te voltooien.

• Werkverdelingsstructuur (WBS): Een WBS is de uitsplitsing van alle taken binnen een bepaald project. Projectmanagers gebruiken Werkverdelingsstructuren om teams te helpen de deliverables te visualiseren en tegelijk de doelstellingen voor ogen te houden. 

• Mindmap: Een mindmap is een hiërarchisch diagram dat gebruikt wordt om projecten en taken te visualiseren. Het stelt projectmanagers in staat om deliverables te linken rond een centraal concept of idee, zoals een specifiek teamdoel. 

• PERT-grafiek: Een PERT-grafiek of diagram is een tool dat gebruikt wordt om taken te plannen, te organiseren, en in kaart te brengen. Het kan nuttig zijn bij complexe projecten en bij het schatten van de tijd die nodig is om taken te voltooien.

Aangezien elke visuele tool enigszins verschilt, hangt het van uw teamvoorkeuren af welk hulpmiddel u kiest. Terwijl een werkverdelingsstructuur die de afhankelijkheden in detail weergeeft goed werkt voor grote teams, werkt een stroomdiagram goed voor kleinere teams met minder complexe projecten.

Pro tip: Bestudeer de kenmerken van de onderdelen van elk van de visuele hulpmiddelen voordat u er een aan uw projectontwerp toevoegt. U kunt dit doen door elk te beoordelen op basis van de hoeveelheid opgenomen details, de bruikbaarheid en de visuele verschijning. Zo kunt u het hulpmiddel vinden dat het best aan uw behoeften beantwoordt. 

Stap 5. Maak een schatting van uw budget

Maak vervolgens een schatting van uw projectbudget om te beginnen met de toewijzing van middelen. In uw budget wordt rekening gehouden met de rentabiliteit van het project, de beschikbare middelen, en het werk dat moet worden uitbesteed. Het kan ook een door de leiding bepaald getal zijn, waar u omheen zult moeten werken als het erom gaat elk deliverable te kunnen uitvoeren. 

Het kan zijn dat uw budget moet worden goedgekeurd of herzien, afhankelijk van de goedkeuring van de leiders. Zodra het budget klaar is, kunt u beginnen met het toewijzen van begunstigden, ontwerpdocumenten en taken voor uw project. 

Pro tip: Wat de toewijzing van middelen betreft, kan de invoering van geautomatiseerde processen met automatiseringssoftware de efficiëntie verbeteren en het aantal projectfouten verminderen. 

Stap 6. Maak een noodplan

Om te beginnen met het toewijzen van taken, moet u een noodplan opstellen. Een noodplan is een backupplan voor de risico's en beperkingen die eerder in het proces zijn geschetst. Als u een georganiseerd plan hebt wanneer er problemen opduiken, helpt u ze in realtime op te lossen en de efficiëntie te stroomlijnen. 

Om er een te maken, ordent u uw risico's met behulp van een Gantt-grafiek of een tijdlijntool en stelt u voor elk risico een plan op. Als een van uw risico's bijvoorbeeld inhoudt dat materialen niet op tijd aankomen, kan uw noodplan inhouden dat u elders materialen gaat halen of dat u in afwachting van materialen met een ander deel van het project begint. 

Zodra u voor elk risico een plan hebt uitgestippeld, bent u klaar om met de uitvoering van uw project te beginnen. 

Pro tip: Gebruik Asana om lijsten, tijdlijnen, en Gantt-grafieken weer te geven om uw projectplan beter te visualiseren. 

Stap 7. Documenteer uw mijlpalen

Voor de laatste stap moet u de mijlpalen van uw team documenteren. Dit doet u om ervoor te zorgen dat het werk op tijd voltooid is en om gemakkelijk tegenstrijdigheden op te sporen als die zich voordoen. 

U kunt dit doen met projectbeheersoftware, waar de belanghebbenden toegang hebben tot de informatie en de voortgang. Het is een goed idee om deze mijlpalen tot het einde van het project te beheren, zodat de taken op tijd voltooid zijn. 

Pro tip: Regelmatig contact houden met de projectbelanghebbenden om de taakafhankelijkheden in het oog te houden en ervoor te zorgen dat de doelen op korte termijn worden bereikt. 

3 tips van experts om uw projectontwerp te verbeteren

Een project ontwerpen dat de samenwerking verbetert en de efficiëntie bevordert, is geen gemakkelijke opgave. Naast de zeven stappen waaruit het projectontwerpproces bestaat, zijn hier een paar tips die uw ontwerp een stap verder kunnen brengen. 

Houd deze drie tips in gedachten wanneer u een eigen projectontwerp maakt:

1. Communiceer vroeg en vaak met de belanghebbenden: Communicatie is essentieel, ongeacht het project waaraan u werkt. Door al in een vroeg stadium van het project samen te werken kunt u ervoor zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en de belangrijkste doelstellingen begrijpen. U kunt dit doen door gedurende het hele project vergaderingen te leiden en workflows te gebruiken om het teamwerk te stroomlijnen.

2. Houd uw doelen voor ogen: Door uw doelen te verbinden met projectdeliverables kunt u ervoor zorgen dat de doelstellingen bij elke stap worden bereikt. U kunt dit doen met behulp van tijdlijnsoftware, waarin u gemakkelijk doelen kunt verbinden met het werk dat nodig is om ze te voltooien. 

3. Gebruik visuele elementen om mijlpalen bij te houden: Hoewel een business case en dagelijkse taken nuttig zijn, helpen visuele elementen de belanghebbenden het grotere geheel te zien. Van Gantt-grafieken tot PERT-grafieken, er zijn een aantal manieren om uw projectwerk te visualiseren. 

Naast deze drie tips moet u altijd de belangen van uw team voor ogen houden. Door de nodige informatie te verstrekken en het werk binnen redelijke deadlines te plannen, houdt u uw team betrokken en efficiënt. 

Gebruik projectontwerp om een verhaal te vertellen

Projectontwerp is een belangrijk onderdeel van de uitvoering van een succesvol project. Van het verzamelen van de nodige informatie en middelen tot het coördineren met de teamleden, het is uw taak om de details tot leven te brengen. Met het juiste projectontwerp kunnen u en uw team alles aan wat op uw pad komt. 

Breng de kunst van projectplanning een stap verder met werkbeheersoftware. Van het stroomlijnen van werk tot het verbeteren van zichtbaarheid, Asana kan uw team helpen meer te bereiken met duidelijkheid en vertrouwen.