Procesdocumentatie: De ultieme praktische handleiding met voorbeelden

Wilt u een nieuw proces uitvoeren, maar weet u niet zeker hoe u moet beginnen? Wij kunnen u helpen. We weten precies wat u nodig hebt. Procesdocumentatie is een gedetailleerde beschrijving van hoe een proces moet worden uitgevoerd. Het beschrijft de exacte stappen die nodig zijn om een taak van begin tot eind uit te voeren.

Met het maken van een gedetailleerd document kunt u teamwerk afstemmen op procesdoelstellingen en duidelijkheid op organisatorisch gebied aanmoedigen. Als teamleider hebt u de mogelijkheid om te bepalen welke velden en functies het best bij uw team passen - van het identificeren van de grenzen van het proces tot het documenteren van processtappen.

Laten we eens ingaan op het doel van procesdocumentatie, hoe u procesdocumentatie opstelt (met voorbeelden) en de voordelen van het implementeren van procesdocumentatie voor uw team.

Wat is procesdocumentatie?

Procesdocumentatie is een intern, levend document dat gedetailleerd de taken en stappen beschrijft die nodig zijn voor het lanceren van een nieuw proces.

Of het nu gaat om iets eenvoudigs als het inwerken van nieuwe medewerkers of om grotere doelen als het veranderen van de teamstructuur, het is belangrijk om de voortgang van nieuwe processen goed te documenteren en bij te houden.

U kunt ook procesdocumentatie maken om huidige processen te stroomlijnen. Het zal u verbazen hoeveel u er op dit moment al in uw organisatie hebt - van het implementeren van nieuwe tools tot klantgerichte communicatie.

Naast het op één lijn houden van teams, dient procesdocumentatie ook als een routekaart voor teamleden. Het verduidelijkt de stappen die nodig zijn om een nieuw proces te maken. Het documenteren van processen voorkomt ook verwarring tussen teamleden en functioneert als bron waarnaar kan worden verwezen om erachter te komen hoe iets gedaan moet worden.  

Procesdocumentatie versus het in kaart brengen van processen

Hoewel de twee termen wel eens door elkaar worden gehaald, zijn er een aantal belangrijke verschillen tussen procesdocumentatie en het in kaart brengen van processen.

Het belangrijkste verschil tussen de twee is de indeling van de twee systemen. Procesdocumentatie richt zich op het maken van een schriftelijk document met de belangrijkste details, terwijl het in kaart brengen van processen gericht is op het visualiseren van het proces. En hoewel procesdocumentatie een visuele weergave omvat, is die heel anders dan de diepgaande visuele weergave van een proceskaart.

Een procesdocument maken

Er zijn acht stappen die u kunt zetten om een procesdocument op te stellen, van het initiële in kaart brengen van het proces tot testen en controleren.

Elke fase heeft tot doel de vele stappen van een proces formeel te documenteren, zodat uw team op één lijn blijft en de communicatie duidelijk blijft. We gaan in op deze acht stappen en belichten de belangrijkste onderdelen die u in uw procesdocument moet opnemen. 

1. Breng het initiële proces in kaart

Tijdens de eerste stap brengt de projectmanager de initiële informatie in kaart en maakt een korte beschrijving op basis van doelen, tijdlijn en prioriteit. Dit wordt gedaan door de doelstellingen te evalueren en ze te documenteren in een business case. 

Bij het in kaart brengen van het proces neemt u het volgende op:

• Belangrijkste doelstellingen: Overweeg welke belangrijkste prestatie-indicatoren of bedrijfsdoelen die u met uw proces probeert te bereiken.

• Belanghebbenden: Hoewel u de specifieke personen misschien nog niet kent, kunt u al wel nadenken over welke teams zullen samenwerken. 

• Tijdlijn: U kunt de reikwijdte van het proces en de tijdlijn voor het voltooien van het project inschatten met de kritieke-padmethode.

• Prioriteit: Stel vast hoe belangrijk het is dit proces te implementeren in vergelijking met andere projecten en doelstellingen waar uw team aan werkt.

Deze factoren helpen u een duidelijk beeld te schetsen voor belanghebbenden en het leidinggevende team zodat ze het proces snel begrijpen.

2. Definieer de grenzen van het proces

Zodra u de initiële procesinformatie hebt, kunt u de grenzen definiëren. Daarvoor zet u uiteen waar het proces in de verschillende teams past door de verschillende taken die elk team moet voltooien te identificeren. Denk na over waar het proces begint en eindigt en wie er door beïnvloed wordt.

Het definiëren van deze grenzen kan u helpen duidelijke richtlijnen voor de taken vast te leggen wanneer u klaar bent om het nieuwe proces te implementeren. Als u bijvoorbeeld de drukte wilt verminderen door middel van procesautomatisering, kunnen uw grenzen aangeven dat uw IT-team het proces op gang moet brengen en uw operationele team het proces moet voltooien. 

3. Stel de input en output van het proces vast

De derde stap draait om het identificeren van zowel de input als de output.

• De input van het proces wordt gevormd door de middelen die nodig zijn om een proces te voltooien. 

• De output van het proces is wat u aan het einde van het proces wilt bereiken.

U kunt de output vaststellen door naar uw initiële projectdoelstellingen te kijken en specifieke, meetbare indicatoren te selecteren. Als het bijvoorbeeld uw doel is om minder tijd te besteden aan allerlei drukke werkzaamheden, zou een output het automatiseren van taken kunnen zijn. In datzelfde voorbeeld kan uw input het implementeren van een werkbeheertool zijn.

Wanneer u de input en output vaststelt kunt u later elk van deze doelen opsplitsen in kleinere doelen.

4. Identificeer processtappen

Nu u de noodzakelijke informatie hebt verzameld via het vaststellen van de in- en output van het proces, is het tijd om uw procesplan op te splitsen in kleine stappen. Dit kan onafhankelijk worden gedaan, of in een brainstormsessie. 

Begin met kijken naar het startpunt van het proces, wat de grenzen van het proces in gang zet. In sommige gevallen zal er een afhankelijkheid zijn die voltooid moet worden voordat het proces kan beginnen. Om bijvoorbeeld taakherinneringen te automatiseren, moeten eerst de taken worden gemaakt.

Zodra u hebt bepaald wat het proces in gang zet en wat het stopt, maakt u een lijst van de processtappen in opeenvolgende volgorde. Als er meerdere taken nodig zijn, vermeld u ze allemaal binnen de stap. U wilt uw stappen zo eenvoudig mogelijk houden en u alleen richten op het vastleggen van de belangrijkste onderdelen van het proces. 

Splits elke stap op in kleine onderdelen die kunnen worden toegewezen aan individuele belanghebbenden. De volgende stap is het voor elke stap toewijzen van verantwoordelijkheden.

5. Betrek de belanghebbenden van het project

Zodra de stappen zijn uitgestippeld, is het tijd om elke taak op te splitsen en aan te wijzen wie er verantwoordelijk voor is. Het is een goed idee om gedetailleerde informatie voor elke taak in het document op te nemen, zoals de deliverables en de tijdlijn. Dit zorgt voor helderheid en stroomlijnt de communicatie. 

Als u extra achtergrond van de taak of context voor complexere projecten moet geven, kunt u overwegen een vergadering met de teamleden te houden of ze de weg te wijzen naar de informatie die ze nodig hebben. Dit kan juridische kennis zijn of merkrichtlijnen die nodig zijn om de deliverables te voltooien.

6. Stel een processtroomdiagram op

Nu komt het leuke gedeelte - het visualiseren van uw proces. Eén makkelijke manier om dit te doen is met een stroomdiagram. Afhankelijk van het type proces dat u documenteert, kan een stroomdiagram op een hapklare manier helderheid verschaffen. U kunt ook baat hebben bij een werkbeheertool waarmee u tijdens het proces doelen en taken kunt bijhouden. 

Voor het bouwen van het stroomdiagram moet u de processtappen, input en output en informatie voor de aangewezen belanghebbenden bij de hand hebben. Vervolgens hoeft u alleen maar elke stap netjes op volgorde te leggen.

Hier is een voorbeeld van een stroomdiagram voor een procesdocument dat uw eigen stroomdiagram zou kunnen inspireren:

Zoals u ziet heeft elke stap een bijbehorende input en output. Wanneer u deze stappen in een stroomdiagram visualiseert, wordt het eenvoudig om te zien welke middelen en resultaten u kunt verwachten. U kunt ook zwembanen aan uw diagrammen toevoegen om te categoriseren aan wie welke taken toegewezen zijn. Dit kan vooral handig zijn voor complexe projecten.

Elk proces kan er net iets anders uitzien, maar het is altijd belangrijk dat u uw stappen op volgorde met elkaar verbindt en de belangrijkste informatie aan het begin geeft.

7. Noteer uitzonderingen op de processtroom

Nu u een visuele representatie van uw processtroom hebt gedocumenteerd, noteert u alle uitzonderingen waar uw team tegenaan zou kunnen lopen. Deze uitzonderingen worden veroorzaakt door het feit dat niet elke stroom precies hetzelfde pad volgt. 

Een uitzondering op de bovenstaande werkstroom zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat sommige taken niet hoeven te worden gecontroleerd, afhankelijk van de complexiteit van het werk. In dat geval wilt u aangeven voor welke scenario's er geen goedkeuring nodig is. U moet ook de stappen opnemen die uw team moet zetten om deze uitzonderingen aan te pakken.

8. Test het proces

De laatste stap in de levenscyclus van procesdocumentatie is het testen van het proces om er zeker van te zijn dat het werkt. Ga tijdens het testen na waar zich problemen voordoen of waar er mogelijk risico's optreden en corrigeer die in realtime. Dit is een kans om uw nieuwe proces nauwkeurig af te stellen, breng dus alle noodzakelijke wijzigingen aan zodat het proces zo soepel mogelijk kan verlopen. 

Stel vragen om pijnpunten te ontdekken:

• Loste uw processtroomdocument het probleem op dat u wilde oplossen? 

• Moet u grotere wijzigingen implementeren om uw proces optimaal te laten verlopen? 

Zodra u de pijnpunten hebt afgehandeld, stelt u de effectiviteit van het proces vast. Dit is een gelegenheid om uw proces nauwkeurig af te stellen zodat het zo soepel mogelijk kan verlopen.

Tenslotte kunt u alle open procestaken sluiten en informatie opslaan op een gedeelde plek om indien nodig later te worden geëvolueerd.

Voordelen van procesdocumentatie

Of u nu een diepgaande processtroom maakt of gebruik blijft maken van een gedeeld concept, het onmiddellijk documenteren van informatie kan altijd voorkomen dat het werk op de lange termijn ontspoort door problemen. 

Van het elimineren van fouten tot het verbeteren van de toewijzing van middelen en efficiëntie, er zitten vier belangrijke voordelen aan procesdocumentatie:

Elimineert fouten

Het documenteren van bedrijfsprocessen voorkomt fouten doordat het proactief elke stap van het proces uiteenzet. U kunt de effectiviteit van deze stappen analyseren en onderweg wijzigingen aanbrengen. 

Door uw proces proactief te documenteren elimineert u:

• Gebrek aan communicatie: Zonder de juiste documentatie kan de communicatie verspreid raken wat leidt tot meer werk over werk.

• Gemiste processtappen: Zonder gedetailleerde stappen kunnen taken door elkaar worden gehaald of over het hoofd worden gezien, wat resulteert in een inefficiënt proces.

• Onduidelijke doelstellingen en output: Als ze het doel van een bepaald proces niet begrijpen, kan er bij de teamleden onduidelijkheid ontstaan over deliverables of prioriteit.

De levenscyclus van procesdocumentatie analyseert fouten en geeft u een systeem om potentiële knelpunten gedurende de hele levenscyclus van het proces te monitoren. Dit biedt u de mogelijkheid om overbodige stappen aan te passen of te elimineren. 

Vermindert drukte

Het juiste procesdocument vermindert de drukte en de tijd die wordt besteed aan werk over werk omdat de informatie aan het begin wordt gepresenteerd en gepaard gaat met een beeld.

Enkele van de veelvoorkomende blokkades die procesdocumentatie elimineert zijn:

• Frequente vergaderingen: Een procesdocument kan de noodzakelijke informatie bevatten waarvoor anders een vergadering nodig zou zijn. Ineffectieve vergaderingen verspillen tijd en kunnen in bepaalde gevallen zelfs tot meer verwarring leiden. 

• Dubbel werk: Wanneer taken de eerste keer goed worden georganiseerd, is de kans op dubbel werk een stuk kleiner.

• Ongeorganiseerde communicatie: Informatie die is opgeslagen op verschillende locaties kan leiden tot ongeorganiseerde communicatie.

Het reduceren van deze fouten helpt uw team productiever te zijn en zich te focussen op het werk dat gedaan moet worden. U kunt ook een stap verder gaan en bedrijfsprocesautomatisering implementeren om extra drukte te elimineren.

Stroomlijnt middelentoewijzing

Een procesdocument stroomlijnt de middelentoewijzing door de informatie in duidelijke stappen te organiseren en ze te verbinden met de noodzakelijke middelen.

Dit zorgt ervoor dat middelen:

• Op de juiste wijze worden gebruikt: Wanneer teams weten welke bronnen ze moeten gebruiken, kunnen ze deze op de juiste wijze en efficiënt inzetten. 

• Worden verbonden met de juiste stappen: Door middelen met taken te verbinden, is het duidelijk hoe en wanneer ze moeten worden gebruikt.

• Het bedoelde resultaat opleveren: Wanneer middelen op de juiste manier worden toegewezen, kunnen ze worden gebruikt voor het doel waarvoor ze bestemd zijn.

Omdat het verkeerde gebruik van middelen kan leiden tot overbesteding, is het belangrijk de toewijzing correct in kaart te brengen zodat uw team de noodzakelijke middelen heeft om aan de slag te gaan.

Verbetert communicatie

Wanneer alle communicatie in een gedeelde tool plaatsvindt en wordt bewaard kunnen toekomstige procesproblemen worden voorkomen. Dit helpt doordat het alle belanghebbenden toegang geeft tot een gedeelde bron van waarheid die op elk moment kan worden bekeken.

Verbeterde communicatie kan ervoor zorgen dat:

• Werk gelijk de eerste keer goed wordt gedaan: Duidelijke communicatie vermindert de kans op verwarring en werk van lage kwaliteit.

• Duidelijke proceskennis wordt opgedaan: Communicatie kan teams helpen op de hoogte te blijven van nieuwe processen.

• Kaarten en standaard werkprocedures van processen worden verbeterd: Communicatie kan informatie verduidelijken en ervoor zorgen dat proceskaarten en -procedures afgestemd worden op de oorspronkelijke procesdoelen.

Teamcommunicatie kan het verschil uitmaken tussen een goed proces en een geweldig proces. Zorg er dus voor dat u vooraf en regelmatig communiceert om helderheid te scheppen.

Boek sneller vooruitgang met procesdocumentatie

Procesdocumentatie kan helpen om procesverbeteringen te optimaliseren en de weg vrij te maken voor toekomstige processen. Een gedocumenteerd proces kan inefficiënties en knelpunten helpen voorkomen en teamleden voorbereiden op succesvolle projecten in de toekomst. 

Ga nog een stap verder met uw procesdocumentatie met workflowbeheersoftware die teams helpt processen te stroomlijnen.