7 belangrijke stappen in het besluitvormingsproces

We nemen elke dag beslissingen. Nemen we de bus naar het werk of bellen we een taxi? Chocolade- of vanille-ijs? Volle of halfvolle melk?

Er schuilt een compleet proces achter het nemen van deze piepkleine beslissingen. En dit zijn nog eenvoudige, gemakkelijke keuzes, hoe krijgen we het dan voor elkaar om moeilijkere beslissingen te nemen?

Op het werk zijn beslissingen niet zo eenvoudig als kiezen welke melk u 's morgens in uw latte wilt. Daarom is het begrijpen van het besluitvormingsproces zo belangrijk.

Wat is het besluitvormingsproces?

Het besluitvormingsproces is een methode voor het verzamelen van informatie, het beoordelen van alternatieven en, uiteindelijk, het maken van een definitieve keuze.

Het volgende zevenstappenproces is bedoeld voor moeilijke beslissingen waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn, maar het proces kan ook worden gebruikt voor iets eenvoudigs als welk soort cornflakes u 's morgens in uw kom schudt.

De 7 stappen van het besluitvormingsproces

Stap 1: Identificeer het besluit dat moet worden genomen

Wanneer u het besluit identificeert, moet u zichzelf een paar vragen stellen: 

• Wat is het probleem dat moet worden opgelost?

• Wat is het doel dat u van plan bent te bereiken door dit besluit te implementeren?

• Hoe gaat u het succes meten?

Deze vragen zijn allemaal gebruikelijke technieken voor het stellen van doelen. Ze zullen u uiteindelijk helpen bij het bedenken van mogelijke oplossingen. Wanneer het probleem duidelijk is omschreven, beschikt u over meer informatie om tot het beste besluit te komen om het probleem op te lossen.

Stap 2: Verzamel relevante informatie

Het verzamelen van informatie met betrekking tot het besluit dat moet worden genomen is een belangrijke stap om tot een geïnformeerde beslissing te komen. Beschikt uw team over historische gegevens die te maken hebben met dit probleem? Heeft iemand al eens eerder geprobeerd dit probleem op te lossen?

Het is ook belangrijk om buiten uw team of bedrijf op zoek te gaan naar informatie. Effectieve besluitvorming vereist informatie uit veel verschillende bronnen. Ga op zoek naar externe bronnen, of u daarvoor nu marktonderzoek moet doen, een consultant in de arm moet nemen, of met collega's van een ander bedrijf met relevante ervaring moet praten. Het verzamelen van informatie helpt u en uw team verschillende oplossingen voor uw probleem te identificeren.

Stap 3: Identificeer alternatieve oplossingen

Deze stap vereist dat u voor het probleem in kwestie naar veel verschillende oplossingen kijkt. Het vinden van meer dan één mogelijk alternatief is belangrijk bij de besluitvorming binnen een bedrijf, omdat verschillende belanghebbenden afhankelijk van hun rol verschillende behoeften hebben. Als een bedrijf bijvoorbeeld op zoek is naar een werkbeheertool, kan het ontwerpteam wel eens andere behoeften hebben dan het ontwikkelteam. Meteen voor één oplossing kiezen is misschien niet de juiste stap.

Stap 4: Weeg het bewijs

Dit is het moment waarop u alle verschillende oplossingen erbij pakt en analyseert hoe ze uw oorspronkelijke probleem aanpakken. Uw team begint de voor- en nadelen van elke optie te identificeren en alternatieven uit deze opties te elimineren.

Er zijn een paar veel toegepaste manieren waarop uw team het bewijs van de opties kan analyseren en wegen:

• Lijst met voor- en nadelen

• SWOT-analyse

• Beslissingsmatrix

Stap 5: Kies uit de alternatieven

De volgende stap is het nemen van uw definitieve besluit. Neem alle informatie die u hebt verzameld en hoe dit besluit elke belanghebbende kan beïnvloeden in overweging.

Soms is het juiste besluit niet één van de alternatieven, maar een mix van een aantal verschillende alternatieven. Effectieve besluitvorming vereist het creatief oplossen van problemen en out-of-the-box denken. Beperk uzelf en uw teams dus niet tot vastomlijnde opties.

Een van de belangrijkste waarden bij Asana is het verwerpen van valse afwegingen. Het kiezen van niet meer dan één beslissing kan betekenen dat de voordelen van andere oplossingen verloren gaan. Probeer indien mogelijk opties te vinden die de gepresenteerde alternatieven overstijgen.

Stap 6: Onderneem actie

Zodra de uiteindelijke beslisser het groene licht geeft, is het tijd om de oplossing uit te voeren. Neem de tijd om een implementatieplan te maken zodat uw teamleden bij de volgende stappen op één lijn zitten. Daarna is het tijd om uw plan in actie te zetten en de voortgang te monitoren om vast te stellen of het besluit een goed besluit was.

Stap 7: Evalueer uw besluit en zijn impact (zowel positief als negatief)

Zodra u een beslissing hebt genomen, kunt u de succescijfers die u in stap 1 heeft vastgesteld monitoren. Dit is de manier waarop u bepaalt of uw oplossing voldoet aan de succescriteria van uw team.

Hier zijn een paar vragen om over na te denken wanneer u uw besluit evalueert:

• Heeft het het probleem opgelost dat uw team in stap 1 heeft geïdentificeerd? 

• Heeft het besluit een positieve of negatieve impact gehad op uw team?

• Welke belanghebbenden hadden baat bij dit besluit? Voor welke belanghebbenden was de impact negatief?

Als deze oplossing niet het beste alternatief was, kan uw team baat hebben bij het gebruik van een iteratieve vorm van projectbeheer. Dit stelt uw team in staat zich snel aan te passen aan veranderingen en de beste besluiten te nemen met de middelen waarover het beschikt.

Types besluitvormingsmodellen

Hoewel de meeste besluitvormingsmodellen rond dezelfde zeven stappen draaien, sommen we hier toch een aantal verschillende methodologieën op die u kunnen helpen bij het nemen van een goed besluit.

Rationele besluitvormingsmodellen

Dit type besluitvormingsmodel is het type dat u het vaakst tegenkomt. Het is logisch en houdt een vaste volgorde aan. De zeven stappen die hierboven zijn opgesomd zijn een voorbeeld van een rationeel besluitvormingsmodel. 

Wanneer uw besluit een grote impact heeft op uw team en u de uitkomsten moet maximaliseren, is dit het type besluitvormingsproces dat u moet gebruiken. Het vereist dat u een breed scala aan standpunten in overweging neemt en daarbij vooringenomenheid zoveel mogelijk beperkt, zodat u het best mogelijke besluit kunt nemen. 

Intuïtieve besluitvormingsmodellen

Dit besluitvormingsmodel wordt niet door informatie of gegevens gedicteerd, maar door intuïtie. Deze vorm van besluitvorming vereist eerdere ervaring en het herkennen van patronen, hierdoor wordt een sterke intuïtie gevormd.

Dit type besluitvorming wordt vaak gebruikt door besluitvormers met veel ervaring met soortgelijke problemen. Ze hebben al bewezen succes behaald met de oplossing die ze willen implementeren.

Het creatieve besluitvormingsmodel

Bij het creatieve besluitvormingsmodel draait het om het verzamelen van informatie en inzichten over een probleem en het bedenken van potentiële ideeën voor een oplossing, net als bij het rationele besluitvormingsmodel.

Het verschil is dat de besluitvormer, in plaats van de voor- en nadelen van elk alternatief te identificeren, een periode ingaat waarin hij of zij probeert helemaal niet actief na te denken over de oplossing. Het doel is dat het onderbewustzijn het overneemt en de besluitvormer naar de juiste beslissing leidt, vergelijkbaar met het intuïtieve besluitvormingsmodel. 

Deze aanpak wordt het best gebruikt in de vorm van een iteratief proces zodat teams hun oplossingen kunnen testen en aanpassen als er dingen veranderen.

Houd belangrijke beslissingen bij met een werkbeheertool

Het bijhouden van belangrijke beslissingen kan een uitdaging zijn als ze niet correct worden gedocumenteerd. Kom meer te weten over hoe een werkbeheertool als Asana uw team kan helpen belangrijke beslissingen bij te houden, samen te werken met teamgenoten en op de hoogte te blijven van de voortgang, allemaal op één plek.