Wat is een crisisbeheerplan? (6 stappen om er een te maken)

Stelt u zich dit eens voor: u bent uw werknemers aan het opwarmen voor het jaarlijkse bedrijfsuitje. U kunt niet wachten om met uw team een band te scheppen via spelletjes en teambuildingactiviteiten. Het evenement begint morgen en u wilt dat elk detail van het weekend vlekkeloos verloopt. 

Het merendeel van de activiteiten zal buiten plaatsvinden, dus wanneer het plotseling onweert in de stad, raakt u in paniek! U was zo geconcentreerd bezig met het plannen van het evenement, dat u niet gedacht hebt aan een noodplan voor slecht weer. Als u op het laatste ogenblik nog iets verandert, bent u duizenden euro's kwijt. 

Wat is de les? Om een goed leider te zijn is er meer nodig dan positiviteit en degelijke communicatievaardigheden. Weten hoe u zowel voor de goede als de slechte tijden moet plannen, schept vertrouwen bij uw team en toont dat u voorbereid bent.

Crisisbeheer is een essentieel onderdeel van elk bedrijfsplan, want zonder dat zal uw team niet voorbereid zijn als het onverwachte gebeurt. In de handleiding hieronder bespreken we wat een crisisbeheersingsplan is en hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op onzekere tijden.

Wat is een crisisbeheerplan?

Een crisisbeheerplan geeft aan hoe uw bedrijf zal reageren als er zich een crisis voordoet. Het plan moet aangeven wie actie onderneemt en wat hun rol is. Het doel van een crisisbeheerplan is de schade tot een minimum te beperken en de bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk te herstellen.

Uw crisisbeheerplan is een levend document waarnaar uw team kan verwijzen en dat uw team vaak kan bijwerken. Er zijn verschillende manieren om uw plan op te stellen, maar een typisch crisisplan ziet eruit als een checklist. Wanneer zich een crisis voordoet, kan uw team afvinken wat er gedaan moet worden om erop te reageren.

Het is onmogelijk om te weten welk soort crisis zich kan voordoen en wanneer, maar het uitvoeren van een risicoanalyse kan u een algemeen idee geven van de potentiële bedreigingen waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen. 

Een marketingbedrijf op sociale media bijvoorbeeld loopt misschien meer risico op een organisatorische misstap waarvoor een publieke verontschuldiging nodig is, terwijl een technologiebedrijf misschien meer risico loopt op een cyberaanval. De bedrijfstak waarin u actief bent kan u ook helpen potentiële crises te bepalen en uit te zoeken hoe u die kunt bestrijden. 

6 stappen om een crisisbeheerplan op te stellen

Om efficiënt en effectief een crisisbeheerplan op te stellen, moet u het in kleinere, meer haalbare stappen opdelen. Dit kan u helpen waarschijnlijke risico's te identificeren zonder overweldigd te raken door de potentiële crisis als geheel. Om uw plan te organiseren, gebruikt u een model voor crisisbeheer met de volgende zes stappen:

1. Identificeer uw crisisleiderschapsteam

Voordat u de eerste stap in de crisisbeheerplanning kunt zetten, moet u een team van leiders kiezen om mee samen te werken tijdens het crisisplanningsproces. In uw team moeten de mensen zitten die tijdens een crisis actie zullen ondernemen. Stel dit team helemaal aan het begin van de crisisbeheerplanning samen, zodat iedereen de details van uw crisisstrategie kent. 

2. Beoordeel het risico

Om het planningsproces te beginnen, kunt u een brainstormsessie houden om de verschillende risico's te beoordelen waarmee uw bedrijf geconfronteerd kan worden. Zoals hierboven vermeld, kunt u uw brainstormsessie beginnen door te kijken naar risico's die met uw vakgebied te maken hebben. 

Gebruik een risicoregister om de waarschijnlijkheid dat risico's zich voordoen te identificeren en te analyseren. Een risicoregister kan vertragingen in de voortgang voorkomen en u voorbereiden op mogelijke tegenslagen. Het kan u ook helpen visualiseren welke risico's het meest waarschijnlijk zullen optreden, zodat u een antwoord op die risico's kunt plannen. 

3. Bepaal de gevolgen voor het bedrijf

Zodra u de zeer waarschijnlijke risico's hebt geïdentificeerd die uw bedrijf kunnen treffen, moet u met de hulp van uw crisisleiderschapsteam de gevolgen van die risico's voor het bedrijf bepalen. Elk risico kan verschillende gevolgen hebben, dus is het belangrijk ze afzonderlijk te analyseren. Mogelijke gevolgen voor het bedrijf kunnen zijn: klantenverlies, reputatieschade, daling van de verkoop, inkomstenverlies of boetes van regelgevende instanties. 

4. Plan de reactie

Neem vervolgens elk risico dat u hebt geïdentificeerd en bepaal welke acties uw team moet ondernemen om op de bedreiging te reageren als die zich voordoet. Als u bijvoorbeeld in de softwarebranche werkt en uw bedrijf krijgt te maken met een cyberaanval, dan hebt u misschien iemand nodig om het netwerk te beveiligen, iemand om het nieuws aan uw klanten bekend te maken, en nog iemand om de schade te evalueren.

5. Maak het plan robuust

Zodra u mondeling een idee hebt gekregen van de bedreigingen waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen, de gevolgen voor het bedrijf, en hoe u moet reageren, moet u uw plan hard maken. Een crisisbeheerplan is meer dan een geschreven of mondelinge strategie. Het moet belangrijke punten omvatten zoals een activeringsprotocol en contactpersonen voor noodgevallen, die we hieronder nader zullen bespreken. U moet ook samenwerken met de belangrijkste belanghebbenden, zodat iedereen begrijpt wat hij moet doen en wanneer.

6. Herzien en bijwerken

Zodra uw crisisplan klaar is, moet u het eindproduct herzien om er zeker van te zijn dat er geen leemten in zitten. Bekijk uw crisisbeheerplan opnieuw en werk het ten minste eenmaal per jaar bij, want de potentiële risico's kunnen met de tijd veranderen.

Wat moet er in een crisisbeheerplan staan?

Uw crisisbeheerplan moet de onderstaande punten omvatten. Gebruik deze checklist bij het opstellen van uw crisisbeheerplan om er zeker van te zijn dat u de belangrijke details niet over het hoofd ziet. 

Risicoanalyse

In een risicoanalyse worden de potentiële risico's voor uw bedrijf fysiek geschetst en in volgorde van waarschijnlijkheid geplaatst. Risicobeheer opnemen in uw noodplan is nuttig omdat nieuwe leiders ernaar kunnen verwijzen als het management verschuift. 

Activeringsprotocol

Het activeringsprotocol bepaalt wanneer er actie ondernomen moet worden als zich een crisis voordoet. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat uw teamleden moeten wachten met actie ondernemen totdat een crisis een bepaald niveau van bedrijfsimpact bereikt. Zodra die bedrijfsimpact zich voordoet, wordt het crisismanagementteam geactiveerd om te reageren. 

Contacten voor noodgevallen

Vermeld de belangrijkste contactinformatie voor noodgevallen om sneller te kunnen reageren op crisissituaties waarbij hulp van buitenaf nodig is. Uw lijst van contactpersonen voor noodgevallen kan de plaatselijke politie, de eerste hulpdiensten van ambulance en de brandweer omvatten, maar ook loodgietersdiensten, elektriciens, antigifcentra en alle andere diensten die te maken hebben met de risico's die u in uw analyse hebt geïdentificeerd. 

Reactieprocedures

Terwijl een activeringsprotocol precies bepaalt wanneer uw crisisresponsteam op een crisis moet reageren, worden in de reactieprocedures de actieplannen voor elke persoon uiteengezet wanneer deze wordt geactiveerd. Gebruik een matrix van rollen en verantwoordelijkheden, ook bekend als een RACI-tabel, om de besluitvormingsposities in uw crisisresponsplan te verduidelijken. Een RACI-tabel kan het reactieteam bijvoorbeeld helpen bepalen wie verantwoordelijk is voor de communicatie met het publiek en wie met de werknemers moet praten. 

Strategie voor externe crisiscommunicatie

Wanneer zich een crisis voordoet, worden hierdoor mogelijk niet alleen uw interne operaties beïnvloed. Als een crisis eenmaal wijdverspreid is, moet u de situatie ook aan de belangrijkste externe belanghebbenden en het publiek uitleggen. Uw externe crisiscommunicatiestrategie moet details bevatten over wie de informatie zal verstrekken en wie verantwoordelijk is voor het verwerken van de feedback. 

Evaluatie na de crisis

Een evaluatie na de crisis herinnert uw team eraan om na te gaan en te evalueren wat goed ging en wat niet. U kunt dan uw crisisplan bijwerken met de geleerde lessen om uw reactieprocedures te verbeteren en de gevolgen voor uw bedrijf te beperken. 

Voorbeelden van een crisisbeheerplan

Hoewel niet elke crisis voorspeld kan worden, kunt u de soorten crises in categorieën onderverdelen en plannen maken op basis van wat er kan gebeuren. Enkele voorbeelden van crisisbeheer zijn:

• Financieel verlies: Wanneer uw bedrijf financieel verlies lijdt, kan het zijn dat u het faillissement moet afkondigen of werknemers moet ontslaan. U kunt plannen maken voor dit scenario zonder de aanvankelijke oorzaak van de financiële crisis te kennen. 

• Technologiefout: Een technologiefout kan uw klanten voor langere tijd zonder toegang laten zitten. Dit soort crisis heeft gevolgen voor uw reputatie en uw bedrijfsresultaten, dus het is belangrijk dat u op deze situatie voorbereid bent. 

• Natuurramp U kunt zich op sommige natuurrampen voorbereiden op basis van de plaats waar u gevestigd bent. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in Limburg is gevestigd, kunt u een crisisplan voor overstromingen opstellen dat evacuaties, communicatie met klanten, rampherstel, en meer omvat. 

• Verandering in bedrijfsvoering: Hoewel het misschien geen traditionele crisis lijkt, moet u toch een plan hebben om u voor te bereiden op een onverwachte grote verandering in het leiderschap. Bovendien kan uw bedrijfsproces worden beïnvloed als u veel werknemers moet ontslaan, en het publiek dat misschien moet weten. 

• Organisatorisch probleem: Er bestaat altijd een kans dat uw bedrijf beschuldigd wordt van wangedrag of wandaden, en in zo'n crisissituatie hebt u een plan nodig om te reageren. Dit crisisplan kan inhouden dat u een publieke verontschuldiging aanbiedt en uitzoekt hoe u de zaak kunt herstellen.

Waarom hebt u een crisisbeheerplan nodig?

Een crisisbeheerplan bereidt uw organisatie voor op een ramp of een onvoorziene gebeurtenis. Met een plan kunt u de impact van de crisis op uw werknemers en uw bedrijfsvoering verminderen. Wanneer het team goed getraind is op het onverwachte, is er minder kans op schade op lange termijn. 

Als u de leider van een organisatie bent, is het aan u om met andere leden van het hoger management samen te werken en de strategie voor noodbeheer te bedenken die voor u werkt. Misschien weet u in het begin niet waar u moet beginnen, maar projectplanningssoftware kan u helpen uw weg te vinden in dit onbekende gebied. 

Een goed georganiseerd crisisbeheerplan kan uw bedrijf helpen herstellen nadat zich een ramp heeft voorgedaan. 

Bereid uw team voor met een crisisbeheerplan

Wanneer u de juiste hulpmiddelen tot uw beschikking hebt, is het gemakkelijk om een crisisbeheerplan op te stellen. Gebruik projectplanning om uw actieplan als een eigen project te structureren, met teamrollen, een activeringsprotocol, reactieprocedures, en meer. 

Als u uw crisisplan gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk maakt voor iedereen in uw bedrijf, kan dat de paraatheid verhogen en helpen bij het herstel in geval van een crisis.

Wees voorbereid op plotselinge veranderingen. Gebruik Asana's bedrijfscontinuïteitsplan om uw bedrijfsprocessen te definiëren, vast te leggen en te delen.