초보자 가이드: 칸반 보드란?

팀이 새로운 프로젝트를 시작한다면 누가 어떤 업무를 수행하고 있는지, 업무가 어떤 단계에 있는지, 모든 업무가 언제 마감되는지 항상 파악할 수 있도록 업무를 쉽게 시각화하는 방법이 필요할 것입니다. 프로젝트 문서, 스프레드시트, 이메일, 메시지를 스크롤해서 아이디어를 일일이 취합할 수도 있지만, 칸반 보드를 사용하면 한 곳에서 모든 것을 확인할 수 있습니다.

프로젝트 관리를 시작했거나 업무를 시각화하는 방법을 찾기 시작했다면 칸반에 대해 들어보셨을 것입니다. 칸반 보드는 시각적 프로젝트 관리의 한 형태이며, 모든 팀에서 사용할 수 있지만 제품, 엔지니어링, 소프트웨어 개발 팀에서 특히 많이 사용됩니다. 이 글에서는 칸반 보드가 무엇이며 어떻게 작동하는지, 칸반 보드를 사용하여 팀의 업무를 가장 잘 관리하는 방법은 무엇인지에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

칸반이란?

칸반은 팀이 수행해야 하는 업무와 각 팀원이 맡을 수 있는 작업량 간에 균형을 맞추는 수단입니다. 칸반 프레임워크는 업무 항목을 제품 백로그에서 안정적인 작업 흐름으로 “끌어올” 수 있는 지속적인 개선 철학을 기반으로 합니다.

칸반 프레임워크는 팀이 업무량과 워크플로를 더 효과적으로 시각화할 수 있는 시각적 프로젝트 관리의 한 형태인 칸반 보드에 적용됩니다. 칸반 보드에서 업무는 열로 구성된 프로젝트 보드에 표시됩니다. 일반적으로, 각 열은 업무 단계를 나타냅니다. 가장 기본적인 칸반 보드에는 할 일, 진행 중, 완료와 같은 열이 있을 수 있습니다. 개별 작업은 보드에서 비주얼 카드로 표시되며, 작업이 완료될 때까지 열을 따라 이동합니다.

가상 칸반 보드

화이트보드나 종이에 칸반 보드를 작성하거나, 최고의 결과를 얻을 수 있도록 전용 온라인 툴에서 칸반 보드를 만들 수 있습니다. 온라인 칸반 보드 툴을 사용하면 콘텐츠를 생생하게 시각화하고 프로젝트의 전체 업무를 한눈에 파악할 수 있습니다. 보통 팀은 Asana의 보드 보기와 같은 가상 칸반 보드를 사용하여 여러 단계를 거쳐 진행되는 업무를 시각화합니다.

칸반의 역사

칸반은 1940년대 후반 일본의 Toyota 엔지니어인 Taiichi Ohno가 개발했습니다. Ohno는 예상 수요를 기반으로 신제품을 생산하는 대신에 소비자 수요의 결과를 토대로 제품을 생산하고 재공급하는 린(Lean) 제조 요소를 통합하여 Toyota 생산 시스템을 개선할 수 있다는 점을 깨달았습니다. 칸반 프레임워크는 Toyota 제조 프로세스를 “푸시(push)” 프로세스(제품을 시장으로 밀어냄)에서 “풀(pull)” 프로세스(시장 수요에 따라 제품 생산)로 전환했습니다. 덕분에 Toyota는 시장에서 계속 경쟁력을 유지하면서 재고 수준도 낮출 수 있었습니다.

Ohno가 구축한 린 제조 프레임워크는 칸반 카드에 의존했습니다. 일본어로 “칸반”은 두 단어 즉, “신호”를 뜻하는 看(Kàn)과 “판”을 의미하는 板(Bǎn)을 조합한 것입니다. Toyota에서 칸반 카드는 신제품이나 부품 또는 재고가 필요하다는 것을 나타내는 종이 카드였으며, 해당 품목의 생산 프로세스를 작동시켰습니다.

칸반은 여전히 ​​많은 제조 현장에서 사용되지만, 2000년대 초반에 소프트웨어 개발에 맞게 조정되었습니다. Ohno의 린 제조 방법론에서 영감을 받은 소프트웨어 개발용 칸반은 Ohno의 린 제조 방식과 동일한 “풀 시스템(pull system)” 프로세스를 구현합니다.

현대적인 칸반에서는 팀이 작업 백로그로 시작합니다. 팀원 개개인의 업무 가능 여부와 작업 수용량에 따라 백로그에서 작업을 “가져옵니다”. 그런 다음, 팀원은 업무가 완료될 때까지 칸반 보드에 단계로 표시되는 작업 수명 주기에서 업무가 이동하는 것을 시각적으로 추적할 수 있습니다. 현재 칸반은 가능한 작업 수용량과 작업량의 균형을 유지하는 시각적 프로젝트 관리 시스템 역할을 합니다.

칸반 스크럼이란?

스크럼과 관련하여 칸반에 대해 들어본 적이 있으실 것입니다. 사실, 스크럼을 실행하는 대부분의 팀은 칸반 보드를 사용합니다. 스크럼은 칸반과 호환되지만, 전혀 다른 프레임워크입니다. 칸반은 프로세스 개선에 중점을 두지만, 스크럼은 전통적으로 팀이 더 많은 업무를 더 빨리 처리하기 위해 도입됩니다. 이를 위해 스크럼은 “스프린트(sprint)” 즉, 매일 미팅이 있는 2주간의 업무 세션과 해당 주기 동안 완료해야 할 업무량을 체계적으로 관리합니다.

칸반 애자일이란?

소프트웨어 개발을 위한 칸반은 애자일의 하위 세트입니다. 애자일은 팀이 변화에 유연하게 대처할 수 있도록 설계된 프로젝트 관리 모델입니다. 애자일 철학은 적응형 계획, 진화적 개발, 조기 제공, 지속적인 개선을 신뢰합니다.

칸반 작동 방식

오늘날 칸반 보드는 일반적으로 업무 단계를 나타내는 열로 구성된 가상 보드입니다(칸반 보드는 여전히 화이트보드에 그릴 수 있고 점착 메모지로 추적할 수 있습니다!). 칸반 보드에 있는 각 “카드”는 작업을 나타내며, 작업 카드는 업무가 완료됨에 따라 업무 단계를 이동합니다. 칸반 시스템을 사용하는 팀은 하나의 칸반 보드에서 협업하는 경향이 있지만, 보통 작업은 팀원 개개인에게 배정됩니다.

칸반의 4가지 핵심 원칙

칸반 프레임워크를 도입할 때 팀을 안내하는 데 도움이 되는 4가지 핵심 원칙을 소개합니다.

1. 지금 수행하는 업무로 시작

칸반은 현재 워크플로나 프로세스에 적용할 수 있습니다. 스크럼과 같이 좀 더 명확하게 정의된 애자일 관리 프로세스와 달리, 칸반은 팀의 핵심 관행에 사용할 수 있을 만큼 유연합니다.

2. 점진적이고 진화하는 변화를 추구하는 데 동의

큰 변화는 팀에 방해가 될 수 있으며, 모든 것을 한 번에 변경하려고 하면 새 시스템이 작동하지 않을 수 있습니다. 칸반 프레임워크가 지속적인 개선과 점진적인 변화에 역점을 두는 이유는 칸반이 이러한 점을 이해하고 있기 때문입니다. 한 번에 모든 것을 변경하는 대신 팀의 프로세스가 시간이 지남에 따라 진정으로 발전되도록 점진적으로 변경하세요.

3. 현재 프로세스, 역할, 책임을 존중

칸반은 다른 린 방법론과는 다르게 정해진 기본 팀 역할이 없으며, 현재 팀 구조와 프로세스 내에서 작동할 수 있습니다. 또한, 현재 프로세스에 훌륭한 요소가 있다고 해도 업무 시스템을 하루 만에 완전히 개조하려고 하면 손실되어 버릴 수 있습니다.

4. 모든 레벨에서 리더십 발휘 권장

칸반 방식은 지속적인 개선 정신을 바탕으로 “하향식”만이 아닌 어디에서나 변화가 일어날 수 있다는 점을 알고 있습니다. 칸반을 사용하면 팀원들이 참여하고, 프로세스를 발전시키기 위한 새로운 방법을 떠올리고, 새로운 업무 이니셔티브를 주도할 것을 권장합니다.

칸반의 6가지 실천 단계

칸반의 핵심 원칙은 칸반 워크플로에 접근할 때 팀의 사고방식을 안내하는 데 도움이 됩니다. 칸반 프로세스를 구현하려면 팀이 지속적으로 개선하고 점진적인 성장을 달성할 수 있도록 칸반 프레임워크의 핵심 신조인 6가지 실천 단계를 따라야 합니다.

1. 업무 시각화

칸반의 가장 큰 장점 중 하나는 업무가 단계별로 “이동”하는 것을 물리적으로 볼 수 있다는 것입니다. 작업 카드는 칸반 보드의 왼쪽에서 시작되며, 팀이 업무를 수행함에 따라 완료 열에 도달할 때까지 천천히 전환됩니다. 이 방법을 통해 업무가 단계별로 어떻게 진행되는지를 폭넓게 이해할 수 있을 뿐만 아니라 업무 단계를 실시간으로 한눈에 파악할 수도 있습니다.

2. 진행 중인 업무 제한

애자일 방법론인 칸반은 조기 전달 원칙을 기반으로 합니다. 즉, 작업이 모호한 “WIP” 상태에 정체된 것이 아니라 열 사이를 신속하게 이동해야 합니다. 주어진 기간에 얼마나 많은 작업이 “진행 중”이어야 하는지 정확히 정해지지는 않았지만, 일반적으로 팀이 멀티태스킹을 줄이고 개별 업무의 수행에 집중하는 것을 권장합니다.

3. 흐름 관리

두 번째 방법인 진행 중인 업무를 제한하기 위한 가장 좋은 방법은 칸반 보드 내에서 작업 흐름을 최적화하는 것입니다. 흐름을 관리하고 개선하면 리드 타임(작업을 시작하고 칸반 보드의 완료 열로 이동하기까지 걸리는 시간)을 단축하고 관련되어 있는 동안 작업을 완료하거나 신제품을 배송할 수 있습니다.

4. 명확한 프로세스 정책

칸반에서는 작업이 매우 빠르게 진행되므로 팀이 규칙을 정하고 명확하게 전달했는지 확인하세요. 프로세스 정책은 팀이 칸반 방법론을 구현하는 방법을 알려주어야 합니다. 또한 모든 팀원이 네 번째 칸반 핵심 원칙인 모든 레벨에서 리더십 발휘 권장에 따라 칸반 정책에 참여하고 혁신하도록 장려해야 합니다.

5. 피드백 루프 구현

칸반에서 두 개의 다른 그룹 즉, 고객과 팀으로부터 피드백을 수집하고자 합니다.

• 고객으로부터 팀이 개발한 솔루션의 품질과 효과에 관한 피드백을 수집하세요. 제작한 것은 옳았나요? 문제가 있었나요? 코드의 버그나 제품 결함과 같은 문제가 있었다면 칸반 흐름을 재검토하고 리뷰, 심사, 평가를 위한 시간을 늘리세요.

• 팀과 칸반 프레임워크 자체를 실행하는 프로세스를 자주 확인하세요. 팀원들이 결과물에 대해 어떻게 생각하나요? 모든 레벨에서 리더십을 발휘하도록 권장하고 팀의 프로세스 정책을 개선할 기회가 있습니다.

6. 협력적인 개선, 실험적인 발전

칸반의 핵심은 지속적인 개선입니다. 이는 다른 시스템도 칸반과 함께 잘 작동할 수 있음을 의미합니다. 스크럼이든 다른 무엇이든, 항상 적극적으로 협력하고, 실험하고, 필요에 따라 프로세스를 발전시키세요.

칸반을 적용하는 방법

칸반의 첫 번째 핵심 원칙(지금 수행하는 업무로 시작)에 따라 칸반을 모든 워크플로에 적용할 수 있습니다. 화이트보드와 점착 메모지 또는 스프레드시트와 서식을 사용하여 칸반 보드를 만들 수 있지만, 칸반 보드를 시각화하는 가장 좋은 방법은 Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다. Asana에서는 칸반 스타일의 보드 보기를 포함하여 모든 프로젝트를 네 가지 방식으로 볼 수 있습니다.

칸반 보드를 작성하는 방법과 무관하게, 칸반을 기존 프로세스에 적용하는 간단한 단계를 다음과 같이 소개합니다.

1, 빈 보드로 시작

칸반 보드에는 최종적으로 모든 백로그 작업과 완료된 업무가 포함되지만, 지금은 빈 보드부터 시작해도 괜찮습니다. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용한다면 보드 보기에 있는지 확인하세요.

2. 업무를 나타내는 열 만들기

전통적으로 칸반 보드의 열은 다양한 업무 단계를 나타냅니다. 생성하는 열은 팀에 따라 다르지만, 몇 가지 일반적인 열은 다음과 같습니다.

• 백로그, 수신함 또는 신규: 이 열은 새 업무가 팀원에게 배정되기 전에 이동할 위치입니다.

• 준비 또는 우선: 시작할 준비가 되면 업무를 이 열로 이동합니다.

• 진행 중: 현재 수행 중인 업무입니다. 팀에 따라 진행 중 열을 다른 여러 가지 열(예: 콘텐츠팀은 초안, 검토, 편집 열을, 엔지니어링 팀은 개발, 테스트, 배포 열을 생성)로 세분화할 수 있습니다.

• 보류 중: 어떤 이유로 차단된 경우 이 열로 업무를 이동합니다.

• 완료 또는 종료: 작업이 완료되면 이 열로 이동합니다!

3. 작업을 추가하여 업무를 표시

칸반 보드에서 각 작업은 카드로 표시됩니다. 작업 제목이 실행 가능한지 확인하세요. 팀에서 수행해야 하는 일을 정확히 알 수 있도록 동사로 시작하는 것이 좋습니다.

가상 업무 관리 솔루션을 사용한다면 칸반 작업 카드에 추가 정보, 배경 정보, 파일을 추가할 수도 있습니다. 그런 다음, 태그를 사용하여 작업에 걸리는 시간이나 우선순위와 같은 메타데이터를 추적하세요.

4. 여러 단계에 걸쳐 업무 이동

칸반 보드를 사용한 워크플로 관리의 핵심 요소는 단계 간에 업무를 이동하는 것입니다. 수작업으로 작업을 끌어다 놓거나, 이러한 작업을 자동화하는 가상 업무 관리 솔루션을 찾으세요. 예를 들어, Asana를 사용하면 팀원에게 배정된 작업을 진행 중 열로 이동하는 것과 같이 관련 작업 정보를 기반으로 다른 열로 업무가 자동으로 이동하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.

5. 필요에 따라 새 칸반 보드 만들기

이론적으로는 동일한 가상 칸반 보드를 무한정 사용할 수 있습니다. 칸반 보드는 연속된 프로세스를 통해 업무를 추적하기 때문에 현재 사용하는 보드를 버릴 필요는 없습니다. 그러나, 스크럼과 같은 일부 시스템에서는 새로운 스프린트마다 칸반 보드를 자주 생성하게 됩니다. 새 보드를 만들거나 화이트보드를 지우고 작업 백로그를 전송하여 다시 업무를 시작할 수 있습니다.

칸반 보드의 장단점

지금까지 칸반이 작동하는 방식을 살펴보았습니다. 이제 팀이 칸반을 사용하는 것이 적합한지에 관한 질문만 남아있습니다. 정답이나 오답은 없지만, 칸반 프레임워크를 사용하여 팀이 얻을 수 있는 장단점을 소개합니다.

칸반 이점

칸반은 팀이 업무와 작업 수용량 간에 균형을 유지하는 데 도움이 되는 탁월하면서도 유연한 툴입니다. 적절하게 사용하면 칸반으로 다음을 할 수 있습니다.

• 팀의 업무를 한눈에 파악할 수 있는 인사이트를 제공합니다. 시각적 프로젝트 관리의 한 형태인 칸반을 사용하면 작업에 생동감을 불어넣고 팀의 워크플로를 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 특히 원격 팀이 명확성을 높일 수 있습니다. 팀이 원격으로 업무를 수행한다면 모든 팀원이 수행 중인 업무를 파악하기 어려울 수 있습니다. 칸반 보드는 업무를 중앙 집중화하고 특정 시점에 진행 중인 업무량을 줄임으로써 팀이 누가 무엇을 하고 있는지 한눈에 파악할 수 있습니다.

• 유연성을 촉진합니다. 칸반 프레임워크는 지속적인 개선 프로세스를 기반으로 하기 때문에 칸반을 사용하는 팀은 시간이 지남에 따라 더욱 유연하고 역동적이 됩니다. 4가지 핵심 원칙과 6가지 핵심 실천 단계를 따르면 팀이 더욱 민첩해지고 변화에 대응할 수 있습니다.

칸반의 단점

칸반은 모든 팀에 적합한 프레임워크는 아닙니다. 칸반의 몇 가지 단점은 다음과 같습니다.

• 엔지니어링 팀 외에는 일반적으로 사용되지 않습니다. 스크럼, 애자일 및 기타 린 방법론과 마찬가지로 칸반은 엔지니어링 팀이 아닌 팀에는 잘 알려져 있지 않습니다. 칸반은 모든 종류의 팀에 효과적인 툴이 될 수 있습니다. 그러나 엔지니어링 팀이 아닌 팀에 칸반 프로세스를 도입할 계획이라면 작업 흐름을 한 번에 하나씩 칸반으로 이동하여 팀의 도입 프로세스를 지원하세요.

• 진행 중인 업무가 너무 많으면 순식간에 압도될 수 있습니다. 각 작업 카드가 너무 많은 시각적 공간을 차지하기 때문에 한 번에 너무 많은 항목이 있으면 칸반 보드가 순식간에 복잡해지고, 압도되어 버릴 수 있습니다.

팀의 업무 시각화

팀이 칸반 보드를 사용하면 모든 사람이 수행하고 있는 작업과 해당 작업이 프로세스의 어디에 있는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 팀을 위해 칸반 보드를 사용할 준비가 되었다면 Asana를 사용해 보세요. 팀이 업무를 더욱 쉽게 ​​시각화하고 탐색할 수 있는 칸반 스타일의 보드인 보드 보기를 포함하여 4가지 방법으로 Asana 프로젝트를 볼 수 있습니다.