업무를 미루는 습관에서 벗어나는 방법

이 페이지를 읽고 있다면 아마 업무를 미루는 습관을 고칠 방법을 찾고 있을 것입니다. 그러나 동기를 억지로 부여하는 방법은 통하지 않습니다. 미루는 일은 사실 동기 부여의 문제가 아니라 명확성의 문제이기 때문입니다.

명확성은 Asana에서 중시하는 요소입니다. 좋은 결과를 얻는 핵심은 명확성을 달성하는 것이기 때문입니다. 문제는, 명확성이 항상 보장되지는 않는다는 것입니다. 사일로 현상을 방지하면서 영향력이 크고 의미 있는 작업을 하려면 적합한 툴과 가시성이 확보되는 우수한 프레임워크가 필요합니다. 이 기사에서는 업무가 왜 중요한지에 관한 명확성이 부족하면 어떻게 업무를 미루는 결과로 이어지는지를 설명하고 이를 막는 방법을 소개합니다. 

일을 미루는 이유

지연은 동태적 비일관성의 일종입니다. 즉, 미래에 얻는 잠재적인 보상보다 즉각적인 만족을 무의식적으로 선호하는 것입니다. 해야 할 일이 있으므로 미루면 안 된다는 사실을 알고 있더라도 장기적인 목표를 향해 노력하는 것보다 지금 당장 무언가를 하고 즉각적인 만족감을 느끼는 것에 더 끌리는 것입니다. 

이 문제를 해결하는 방법의 하나는 장기 프로젝트에 즉각적인 만족을 느낄 수 있도록 하는 것입니다. 팀 리더라면 일상 업무에 감사를 표시하고 피드백을 제공하여 이러한 만족감을 줄 수 있습니다. Asana에서는 한 단계 더 나아가 Asana 툴 자체에 축하 기능을 추가했습니다. 따라서 모두가 때때로 화면을 가로질러 날아가는 유니콘을 사용하여 축하와 감사를 표현할 수 있습니다.

미룬다는 것이 게으름을 의미하는 것은 아닙니다

일을 미루는 이유는 사람마다 다양합니다. 일반적인 이유는 다음과 같습니다.

• 게으름

• 자제력 부족

• 실패에 대한 두려움

• 나쁜 습관이 쌓임

• 완벽주의 

• 업무의 시급함을 느끼지 못함

• 요구 사항에 관한 혼란 

• 부정적인 자기 대화 

• 복잡하거나 부담스러운 프로젝트에 대한 두려움

• 멀티태스킹

업무를 미루는 이러한 이유의 대부분은 명확성 부족이라는 하나의 방해 요소에서 비롯됩니다. 업무를 미루는 습관이 생겼다면 자기가 맡은 일이 왜 중요한지 명확하게 이해하지 못해서일 수 있습니다. 이는 게으름에서 비롯한 것이 아니라 해결할 수 있는 문제입니다.

업무를 미루는 것의 문제점

동태적 비일관성은 업무를 미루는 데 큰 영향을 미칩니다. 수행하는 업무가 더 큰 프로젝트나 조직의 목표에 기여하는 경우가 많지만, 직책에 따라 그러한 목표가 일상 업무와 멀게 느껴질 수 있습니다. 맡은 일이 왜 중요한지 모른다면 일을 해내기 위해 자신에게 동기를 부여하기가 힘듭니다.

놓치고 있는 것은 명확성입니다. 수행 중인 업무와 그 업무가 팀이나 조직에 어떻게 영향을 미치는지 명확하게 구분하고 이해할 수 있을 때 더 동기 부여가 됩니다. 그러나 이는 실현하기가 어렵습니다. 실제로, Asana가 수행한 연구에 따르면 자신이 맡은 업무가 회사의 목표와 어떻게 연결되는지 명확하게 이해하는 직원은 26%에 불과했습니다.

자신의 업무가 회사의 목표에 어떻게 연결되어 있는지를 이해하면 자신이 팀과 회사에 어떤 영향을 주고 있는지가 더 명확해집니다. 이렇게 하면 의사 결정이 간소화됩니다. 회사의 목표에 가장 큰 영향을 미치는 이니셔티브를 바탕으로 중요한 업무를 의식적으로 우선시할 수 있습니다. 이러한 목표가 실현 가능성이 현저히 떨어지거나 막연하다면 의미가 없습니다. 업무를 미루지 않으려면 자신의 업무와 회사 목표를 잇는 명확한 연결고리를 파악해야 합니다.

명확성 문제 해결하기

명확성 문제를 해결하려면, 다음 두 가지 중 하나를 할 수 있습니다.

1. 팀이나 부서의 목표를 만듭니다. 만약 여러분이나 팀원이 각자 맡은 업무가 회사의 상위 목표와 어떻게 연결되는지 이해하기 어렵다면, 부서나 팀의 목표를 만들어보세요. 이렇게 하면 자신의 업무와 팀의 목표를 구분하고 영향을 주는 부분을 파악하기가 쉬워집니다. 

2. 개인의 업무를 회사의 목표와 명확하게 연결합니다. 팀이나 회사의 목표를 만들 수 없더라도 업무가 회사의 상위 목표와 어떻게 직접적으로 연결되는지 시각화할 방법을 찾아보세요. 예를 들어, 자신의 업무가 회사의 상위 목표를 향한 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 이해하면 업무의 영향을 더 잘 이해할 수 있습니다. Asana와 같은 목표 관리 플랫폼으로 이를 수행할 수 있습니다.

미루는 습관에서 벗어나는 7가지 팁

일을 미루지 않으려면 팀과 부서의 단기적인 목표를 세우거나 개인 업무와 회사의 상위 목표를 연결하세요. 다음과 같은 7가지 팁을 활용하여 시작할 수 있습니다.

1. 업무를 회사 목표와 연결하세요

업무를 미루지 않는 가장 좋은 방법은 자신의 업무가 팀과 회사의 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 이해하는 것입니다. 이러한 명확성을 확보하면 업무가 의미를 가지게 됩니다. 일을 위한 일이 아니라, 더 큰 비전에 공헌하는 것입니다. 

이상적으로는 이러한 비전은 열정을 느끼게 하는 것입니다. 하지만 그렇지 않더라도 자신이 맡은 업무가 더 큰 무언가와 연결되어 있다는 점을 이해하기만 해도 업무가 더 의미 있게 느껴집니다. 동태적 비일관성으로 어려움을 겪는 것이 아니라 일반적으로 미루던 작업에서 더 분명한 가치를 찾을 수 있습니다.

2. 우선순위를 명확하게 하세요

불가피하게 마감일이 변경되는 일이 많습니다. 마감일 변경은 프로젝트에 범위 변동이 발생하거나, 다른 프로젝트가 우선시되거나, 또는 팀 리더가 막바지에 받은 요구 사항에 따라 리소스를 재할당하는 등의 이유로 발생할 수 있습니다. 그러나 가장 중요한 업무가 무엇인지 알고 있다면, 우선순위를 적극적으로 관리할 수 있습니다. 따라서 마감일이나 타임라인이 바뀔 때도 명확성이 있으므로 의미 있는 결과를 만들어내는 업무를 할 수 있습니다. 

우선순위를 명확히 하면 어떤 업무가 가장 중요한지 명확하게 파악할 수 있으므로 지연을 방지하는 좋은 방법입니다. 우선순위가 명확하면 중요하지 않은 작업에 시간을 낭비하지 않음을 알 수 있습니다. 업무에 시간을 낭비하고 있다고 느끼는 것이 아니라 왜 자신의 업무가 중요한지 알게 됩니다.

3. 목표를 세워 완벽주의에 대처하세요

종종 만성적으로 일을 미루는 습관을 지닌 사람들은 실제로 완벽주의자입니다. 그런 경우에는 일을 완벽하게 해야 한다는 압박감이 너무 커서 일을 미루게 됩니다. 그러나 완벽주의도 업무를 미루게 되는 다른 유형의 원인과 마찬가지로 명확성으로 해결할 수 있습니다.

영향에 집중하세요

완벽주의에 시달리고 있다면 자신의 업무가 미치는 영향을 명확하게 이해하는 것이 도움이 됩니다. 완벽을 목표로 하는 대신 당면한 작업을 완료하는 데 집중하여 회사의 목표를 가능한 최선의 방식으로 지원할 수 있습니다. 이것이 의미하는 바는 다음과 같습니다.

예를 들어, 웹사이트의 홈페이지에 올릴 교육용 애니메이션을 제작하고 있다고 가정해 보겠습니다. 많은 사람이 이를 시청하게 될 것이라는 사실에 완벽주의가 생기고 겁에 질리게 됩니다. 이는 결과에 치중하고 영상을 보게 될 사람을 생각하기 때문입니다. 대신, 영상의 목표와 영향에 집중하세요. 이 애니메이션의 목표는 제품에 익숙하지 않은 사람들에게 회사 제품의 이점을 전달하는 것이며, 그 영향은 교육입니다. 영향을 중심으로 우선순위를 조정하면 완벽주의의 압박을 줄이고 바로 일을 할 수 있습니다.

'완료'의 의미를 정의하세요

완벽주의에 대처하는 또 다른 좋은 전략은 '완료'의 의미를 정의하는 것입니다. 이는 스크럼 팀이 빠르게 업무를 진행하기 위해 사용하는 기술입니다. '완료'의 의미를 정의하고 이를 고수함으로써 작업이 100％ 완벽한지와 관계없이 작업을 중단할 수 있는 지점이 생깁니다. 확신이 서지 않을 때는 완료하는 것이 완벽한 것보다 낫다는 점을 명심하세요. 

4. 큰 이니셔티브를 작은 작업으로 세분화하세요

때때로 큰 프로젝트를 언제 어떻게 완료할지 명확하게 파악하기가 힘듭니다. 결과적으로 일을 그냥 미루고 싶어집니다. 이니셔티브의 범위가 너무 방대하여 진행되는 모든 작업을 파악하고 이를 상위 목표에 연결하기가 어렵습니다. 거대한 작업이나 프로젝트에 압도되지 말고 업무를 작은 덩어리로 나눈 다음 프로젝트 관리 툴을 사용하여 작업을 추적하고 체계적으로 정리하세요.

또한, 여러분이 대규모 이니셔티브의 모든 측면에 책임을 지는 것은 아니기 때문에 큰 작업을 작은 덩어리로 나누는 것이 도움이 됩니다. 예를 들어, 전자책을 작성하는 업무에서 개요, 초안 작성, 검수 업무를 담당한다고 가정해 보겠습니다. 전자책을 디자인하거나 승인하는 편집자는 별도로 있을 것입니다. '전자책 작성' 이니셔티브를 여러 작업으로 나누면 더 쉽게 시작할 수 있을 뿐만 아니라 누가 언제까지 무엇을 하는지 명확하게 알 수 있습니다. 

5. 모든 할 일을 기록하세요

복잡한 이니셔티브를 수행하고 있지 않더라도 각 할 일의 목록을 작성하는 것은 도움이 됩니다. 수행하는 업무를 명확하게 시각화하지 못한다면 쉽게 압도되어서 해야 할 모든 일을 추적할 수 없게 됩니다. 많은 사람이 이러한 문제를 겪고 있습니다. Asana에서 수행한 조사에 따르면, 매주 26%가 넘는 마감일이 지켜지지 않습니다.

모든 할 일을 기록하는 것은 Getting Things Done(GTD) 방식의 전략입니다. 일단 해야 할 일을 명확하게 파악하면 더 쉽게 작업을 체계적으로 정리하고, 우선순위를 지정하고, 실행할 수 있습니다. 서면 체크리스트가 아닌 할 일 목록 앱에서 작업을 추적하세요. 목록을 지워나가는 것도 재미있지만, 앱에서 작업을 추적하면 작업을 정렬하고, 우선순위를 지정하고, 중요한 할 일에 내용을 추가하고, 이를 다른 팀원과 공유할 수 있습니다. 

온라인으로 뛰어난 할 일 목록을 작성하려면 효과적인 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁에 관한 기사를 읽어보세요.

6. 마감일을 설정하세요

마감일이 명확하지 않으면 일을 미루고 싶어집니다. 마감일이 명확하면 작업을 정확히 언제 완료해야 하는지 파악할 수 있습니다. 그런 다음 일이 제시간에 완료되도록 그에 맞는 계획을 세울 수 있습니다. 결국, 처음부터 작업의 마감일을 모른다면 작업을 훌륭하게 끝마칠 수 없습니다.

할 일 목록 툴에 해야 할 모든 일을 기록하고 나면, 각 항목에 마감일을 지정하세요. 이렇게 하면 우선순위가 높지 않은 작업을 식별할 수 있습니다. 우선순위가 낮은 작업을 발견하면 여유 시간이 있을 때까지 작업을 연기하거나 다른 사람에게 작업을 위임하세요.

이를 계속 반복하세요. 하루가 끝날 때 빠르게 작업의 우선순위를 지정하고 새로운 작업에 마감일을 설정하세요. 이렇게 하면 다음 날 일을 시작할 때 더 준비된 상태로 임할 수 있습니다.

7. 시간 관리 전략을 활용해 보세요

명확성이 확보되면 동기 부여가 될 가능성이 높습니다. 그러나 여전히 업무를 계획대로 진행하기 위해 약간의 도움이 필요할 때도 있습니다. 그런 경우에는 멀티태스킹을 줄이고 몰입 상태가 될 수 있도록 시간 관리 전략을 시도해 보세요.

• Getting Things Done(GTD) 방법: GTD 방법은 머릿속에서 추적하는 정보가 많을수록 생산성과 집중력이 떨어진다는 아이디어에 근거합니다. GTD 방법론은 두뇌에 의존하는 대신, 외부의 체계적으로 정리된 단일 정보 소스에 모든 작업 정보를 저장하도록 권장합니다. 

• 포모도로 기법: 포모도로 기법은 업무와 휴식 시간을 반복하는 접근법으로, 25분간의 업무 시간인 포모도로 후 5분간 휴식을 취합니다. 포모도로를 4번 실행한 후에는 긴 휴식을 취합니다. 짧은 시간에 최대한 집중하여 일하기 때문에 의욕을 유지하면서 생산성을 높일 수 있게 됩니다.

• 타임 블로킹: 타임 블로킹은 하루의 모든 일과를 계획하는 시간 관리 전략입니다. 타임 블로킹을 사용하면 일주일의 업무 일정을 작은 크기의 시간 슬롯으로 효과적으로 나누어 이메일을 확인하거나, 프로젝트를 수행하거나, 휴식을 취하거나, 운동을 할 수 있습니다.

• 타임박싱: 타임박싱은 생산성을 높이고 미루는 습관을 줄이도록 도와주는 목표 지향적 시간 관리 전략입니다. 타임박스는 일정 시간 내에 특정한 작업을 끝내겠다는 목표를 나타냅니다.

• 2분의 법칙: 2분의 법칙은 간단한 시간 관리 전략입니다. 만약 작업을 완료하는 데 2분 미만의 시간이 걸린다면 지금 수행해야 합니다. 이 방법론은 작은 작업에 집중하여 빠르게 처리하면 더 영향력이 높은 작업을 할 시간과 에너지를 확보할 수 있다는 생각을 기반으로 합니다.

명확성을 구축하는 것을 미루지 마세요

미루는 습관에서 벗어나기 위해 '일단 해보자'라는 태도를 억지로 적용할 수는 있지만, 이런 전략은 기껏해야 단기간만 효과가 있습니다. 장기적으로 미루는 습관을 멈추는 가장 효과적인 방법은 자신이 맡은 일을 상위 목표에 연결하는 것입니다.

다른 자기 개발 기술과 마찬가지로, 미루는 습관을 없애는 데는 시간이 걸립니다. 지금까지 쌓아온 습관을 하룻밤 사이에 사라지게 하기란 어렵습니다. 대신에 자신과 팀을 위해 일정 기간 명확성을 구축하는 데 전념하세요. 자신이 맡은 일의 중요성을 명확하게 파악할 수 있게 되면 서서히 일을 해내고자 하는 동기부여가 된 모습을 발견할 수 있습니다.

다른 방법이 궁금하시다면 생산성을 높이는 12가지 팁을 확인해 보세요.