업무 미팅의 효율성을 높이는 팁

지금 캘린더를 살펴보세요. 다음 주에 얼마나 많은 미팅이 예정되어 있나요? 대부분 미팅 초대장으로 꽉 차 있을 것입니다. 직원들은 미팅이 시간 낭비가 아니라고 느낄 수 있는 날이 오기를 바라면서 미팅을 마치는 경우가 많습니다. 이 기사에서는 미팅에 접근하는 방식을 새롭게 하여 미팅을 효과적으로 진행할 수 있도록 도와드리겠습니다.

절반 가량의 사람들은 미팅을 싫어합니다. Igloo 소프트웨어에서 실시한 설문 조사에 따르면 응답자의 47%가 미팅이 대체적으로 비생산적이라고 답했습니다. 하지만 미팅이 시간 낭비가 되지 않길 바라는 마음만으로는 나아지는 것이 없습니다. 어떻게 하면 비생산적인 미팅이 반복되는 것을 단절시킬 수 있을까요?

우선, 의미 있는 미팅의 중요성을 알아야 합니다. 미팅을 효과적으로 진행하면 협업과 커뮤니케이션을 촉진하고 직원들에게 동기를 부여합니다. 예를 들어, 직원 미팅에서 부서나 회사 전체에 영향을 미칠 수 있는 중요한 주제를 다룰 수 있습니다. 하지만 미팅이 제대로 계획되지 않는다면 협업과 커뮤니케이션이 약화되어 미팅의 생산성이 떨어집니다. 미팅이 끝난 뒤 참석자들은 해당 미팅이 꼭 필요했던 것인지 의문을 가질 수 있습니다.

생산성과 전반적인 사기를 높인다는 측면에서 왜 어떤 미팅은 '시간 낭비'라고 생각되는지 고려해 보아야 합니다. 너무 자주 또는 너무 오래 진행되는 등 무언가가 과다하기 때문일까요? 아니면 집중이나 실행 가능한 결과 등 무언가가 결여되어 있기 때문일까요? 아래에서는 미팅에서 시간을 허비하게 되는 일반적인 4가지 원인을 설명하고 이를 개선하고 효과적인 미팅을 진행하기 위해 즉각적으로 취할 수 있는 조치를 구체적으로 설명합니다.

이제 본격적으로 미팅에서 문제를 일으키는 부분을 살펴보겠습니다.

미팅 일정이 너무 많은 경우

매시간 미팅 알림이 울린다면 다음 프로젝트에 집중할 시간을 확보하기가 어렵습니다. 진행 중인 중요한 일에 충분한 시간을 할애하고 싶겠지만, 미팅이 하루 대부분을 차지하고 있습니다. 업무 관리 보고서에 대한 Asana의 ROI에 따르면 생산성을 저해하는 가장 큰 걸림돌은 미팅에서 낭비하는 시간인 것으로 나타났습니다. 지금부터 비생산적인 미팅을 줄이고 중요한 업무에 더 많은 시간을 쏟기 위해 시도할 수 있는 몇 가지를 소개하겠습니다.

불필요한 미팅을 취소합니다

매일 수백만 개의 미팅이 열립니다(미국에서는 미팅이 매일 최대 5천 6백만 건 열리는 것으로 추정됩니다.) 그런데 이중 꼭 필요한 미팅은 얼마나 될까요? 복잡한 주제를 논의하거나 브레인스토밍 세션을 진행할 때는 대면 미팅이나 화상 회의가 가장 적합하지만, 단순히 정보를 공유할 때는 보다 효율적인 다른 방법을 고려해야 합니다. 글로 작성된 상태 보고서, 15분짜리 스탠드업 미팅, 온라인 체크인은 다양한 상황에서 적합하며, 이를 활용하면 불필요한 미팅을 취소할 수 있습니다.

미팅 없는 날을 지정합니다

일정이 미팅으로 채워지면 복잡한 문제와 중요한 프로젝트를 처리하기 위해 집중하는 시간인 딥 워크(Deep work)를 방해합니다. 불필요한 미팅을 취소하더라도 집중하는 시간이 계속해서 방해받는다면 전반적인 결과에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 시간을 원하는 대로 관리하는 것은 생산성을 극대화하는 데 있어 매우 중요합니다. ‘미팅 없는 날’ 이니셔티브를 시작해 보세요. 예를 들어, 목요일이나 주중 언제든지 하루를 지정할 수 있습니다. 이를 회사 문화의 일부로 만들고 모두가 미팅 없는 날을 존중할 수 있도록 격려하세요. 필요하다면 캘린더에 해당 일정을 미리 예약해 놓아서 사람들에게 해당 시간에 업무에 집중할 예정이며 그동안 미팅 초대에 응하지 않을 것임을 알릴 수 있습니다.

미팅 참석이 불필요하다면 거절합니다

모든 미팅 일정 초대장에는 거절할 수 있는 옵션이 있습니다. 하지만 거절에 체크 표시를 하는 경우가 얼마나 되나요? 안건, 참석자, 진행 시간을 확인하세요. 자신과 팀이 업무 시간을 어디에 할애할지 결정하는 데 있어 신중하게 생각할 수 있도록 격려하고 미팅이 불필요하다고 생각되면 ‘거절’을 클릭할 수 있게 하세요. 미팅 후에는 언제나 미팅 메모를 요청할 수 있으니 필요에 따라 미팅의 논의 결과를 살펴볼 수 있지만, 아마 그럴 필요는 없을 것입니다.

미팅이 너무 오래 진행되는 경우

미팅 진행 시간을 반으로 줄일 수 있는지 궁리하고 있나요? 반으로 줄일 수 있는 가능성이 큽니다. 다만, 시간을 얼마나 소중히 여기고 시간 관리 측면에서 미팅 시간을 어떻게 줄일지 생각해 보는 것은 자신에게 달려 있습니다. 다음의 팁을 활용해 보세요.

시간을 귀중한 상품이라고 생각하세요

시간은 귀중하기 때문입니다. 평균적인 미팅 시간은 50.6분입니다. 하지만 모든 미팅을 이렇게 오래 할 필요는 없습니다.

미팅 안건을 계획할 때는(아래에서 자세히 다룰 예정입니다) 각 주제를 논의하는 데 필요한 시간을 추정하고 이를 모두 더한 다음 이에 따라 전반적인 미팅 시간을 선택하세요. 15분만 필요할 수도 있고, 45분이면 충분할 수 있습니다. 어찌 되었든 참석자는 특정 주제를 위한 시간이 얼마나 되는지 알고 있을 때 더 집중하게 됩니다. 긴급성을 느낄 수 있을 때 작업에 대한 논의가 제대로 이루어지고 모든 안건 항목을 다룰 수 있어 놓친 항목을 논의하기 위해 또 다른 미팅을 계획할 필요가 없습니다.

스탠드업 미팅을 시도하세요

스탠드업 미팅은 무엇일까요? 테크 업계에서 스탠드업 미팅이란 말 그대로 팀원들이 서서 완료한 일, 다음에 진행할 일, 발견한 문제에 대해 간략히 보고하는 짧은 일일 진행 상태 업데이트 미팅을 말합니다.

진행 상태 업데이트 미팅을 반복적으로 진행한다면 컨퍼런스 룸에서 30분~60분 동안 진행하는 대신 팀과 15분짜리 스탠드업 미팅을 시도해 보세요. 말 그대로 책상 옆에 모여 서 있을 필요까지는 없습니다. 아침에 커피 한잔을 마시며 모이거나 날씨가 좋으면 야외에서 보거나 로비에서 만나도 됩니다. 핵심은 기존에 하던 것과는 다른 것을 선택하여 사람들의 참여를 높이고 스스로 마감일을 정하는 것입니다. 짧은 시간이라는 아이디어에 익숙해지고 사람들이 책임감을 가질 수 있도록 타이머를 사용해 보세요. 그룹 인원수에 따라 모든 사람에게 30초에서 1분의 발언 시간을 주고 이를 지킬 수 있도록 하세요.

미팅 주제가 불분명한 경우

미팅에서 모두가 자신의 주말 계획을 얘기하려 한다면 집중력을 유지하기 힘듭니다. 팀이 여러 곳에 분산되어 있거나 원격으로 근무하는 상황이라면 자주 만나지 못하는 사람들의 근황을 듣는 것이 즐거울 수 있습니다. 하지만 앞으로의 일을 미리 계획하고 미팅에서 다룰 내용을 명확히 설정한다면 팀원들이 주말 계획을 말만 하는 것이 아니라 실제로 미팅을 일찍 끝내서 빨리 주말을 즐겁게 맞이할 수 있습니다. 다음의 아이디어를 실행해 보세요.

미팅의 목적과 목표를 파악합니다

급하게 안건을 만드는 대신 일찍 프로세스를 시작하여 무엇을 달성해야 하는지 적어 내려가세요. 미팅 전에 확실히 정해진 안건을 갖춰 놓으면 명확성을 확보하고 모든 참석자가 계획대로 미팅을 진행할 수 있습니다. 업무 관리 툴처럼 모두가 공유하는 하나의 장소에 안건을 보관하여 안건 항목을 작업 및 프로젝트 타임라인과 수월하게 연결할 수 있도록 하세요. 또한, 안건에 타임 블록을 추가하여 하나의 주제에 너무 많은 시간을 할애하지 않도록 하세요. 팀 단합을 위해 짧은 시간을 할애하고 싶다면 5분 동안 자유로운 대화로 미팅을 시작한 다음 다른 중요한 주제로 넘어갈 수 있습니다.

미팅 전에 안건과 유용한 배경 정보를 공유합니다

가능하면 미팅 초대장과 함께 안건을 전송하세요. 미팅을 주선하기 전에 안건을 만들다 보면 굳이 함께 모일 필요가 없다는 사실을 깨닫게 될지도 모릅니다! 어떤 상황이든 미팅 초대장과 함께 안건을 전송하면 논의 주제가 목표에 부합하지 않는 경우 사람들이 미팅 참석을 거절할 수 있습니다.

업무 관리 툴에서 안건을 만들면 미팅 전에 참석자와 협업하고 참석자가 안건 항목을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업을 추가할 수 있으며, 참석자가 적절한 주제를 논의하기 위해 준비할 시간을 가질 수 있습니다. 모든 종류의 미팅을 위한 안건을 쉽게 작성할 수 있는 다음 템플릿을 활용해보세요.

• 일반 미팅 안건 템플릿

• 전 직원 미팅 안건 템플릿

• 이사회 미팅 안건 템플릿

미팅의 생산성이 기대보다 낮습니다

미팅에 가능한 한 많은 사람을 초대하는 것이 합리적이라고 생각할 수 있습니다. 하지만 이렇게 하면 실제로 미팅의 생산성을 저해합니다. 미팅을 진행하는 동안 막대한 성과를 달성하려 하나요? 아니면 최소한 프로젝트를 계획대로 진행하려 하나요? 아래 팁을 활용하여 전략 세션에서 생산성을 최고로 발휘해 보세요.

적절한 참석자를 고르고 각자의 역할을 설명합니다

미팅에 적절한 사람이 참석하나요? 모두가 자신의 역할과 초대받은 이유를 알고 있나요? 예를 들어, 참석자 15명 중 3명에게만 안건 내용의 절반이 해당된다면 안건을 다시 검토하거나 참석자 목록을 다시 고려하거나 둘 모두를 다시 생각해야 합니다. 미팅 일정을 계획하기 전에 안건을 만들어야 하는 또 하나의 중요한 이유가 바로 이것입니다. 안건을 만들고 캘린더 초대장을 보냈지만, 주요 이해관계자가 참석할 수 없게 되었다면 해당 이해관계자 없이 모이는 대신 미팅 일정을 변경하세요. 어찌 되었든 후속 미팅이 필요할 가능성이 크기 때문입니다.

미팅의 논의 내용을 기록할 사람을 지정합니다

미팅을 시작하기 전에 미팅의 논의 내용을 기록할 사람을 지정하세요. 한 사람이 기록하는 것을 책임지면 나머지 사람들은 기록하는 데 집중하는 대신 논의에 참여하는 데 집중할 수 있습니다. 미팅 기록은 미팅에 참석하지 못하거나 참석하지 않기로 선택한 사람에게도 유용합니다. 미팅 후에 곧바로 기록을 공유하고 모든 참석자가 기록이 보관된 곳을 알 수 있도록 하세요. 업무 관리 툴을 사용하면 한곳에 모든 것을 보관할 수 있어 미팅 기록과 안건을 공유하기 좋습니다.

미팅을 진행하면서 실행 과제를 배정합니다

안건에 따라 미팅을 진행하면서 실행 과제와 관련된 결정을 내릴 수 있고 미팅의 기록을 담당하는 사람은 이를 기록할 수 있습니다. 또는 업무 관리 툴을 사용한다면 툴에서 실시간으로 작업을 생성한 다음 이를 적절한 담당자에게 배정할 수 있습니다. 각 실행 과제에 마감일, 담당자, 중요한 일정을 포함하세요. 안건 항목과 관련하여 명확한 결정을 내릴 수 없을 때는 검토를 완료하는 작업을 다른 사람에게 배정한 다음 그 사람이 내리는 결정을 따르세요. 이렇게 하면 팀원들이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

다시 의미 있는 미팅 만들기

누구나 비생산적인 미팅을 경험할 수 있지만, 해결책이 있습니다. 여기서 소개한 팁을 활용하여 미팅을 의미 있게 만들어보세요. 솔선수범하여 미팅을 생산적으로 만들기 위한 관행을 수립하세요. 동료가 이를 알아차리고 미팅을 개선하기 위한 변화를 받아들일 것입니다. Asana는 미팅을 더 적게, 더 짧게, 더 효율적으로 수행하기 위한 가이드가 될 수 있습니다. 목표를 달성하기 위해 미팅이 필요할 때 미팅을 계획대로 진행하여 생산적으로 진행할 수 있는 수단이 될 것입니다.