업무를 더 수월하게 만드는 프로젝트 일정을 계획하는 방법

새로운 프로젝트 업무는 보통 이해관계자, 마감일, 결과물, 툴을 사용하는 새로운 모험의 시작입니다. 하지만, 신제품 출시, 벤더 이벤트, 연간 편집 캘린더, 직원 온보딩 등 어떠한 프로젝트를 수행하는 경우에도 목표를 달성하려면 프로젝트 일정이 필요합니다.

팀이 프로젝트를 계획대로 진행하고, 누가 무엇을 언제까지 하는지 파악하고, 업무가 어떻게 서로 연관되어 있는지 확인하려면 명확한 계획, 프로세스, 담당 업무가 포함된 프로젝트 일정을 만드는 것이 필수입니다. 프로젝트 일정을 만드는 데 시간이 오래 걸릴 수 있지만, 프로젝트 일정을 체계적으로 수립하면 효율성, 책임, 명확성이 높아집니다. 이 세 가지는 특히 프로젝트를 맡긴 상사를 포함하여 모든 사람이 달성하길 원하는 것입니다. 또한, 프로젝트 관리에 도움이 되어야 하지만 실제로는 프로세스를 더 힘들게 만드는 툴의 사용을 줄일 수도 있습니다.

명함에 프로젝트 매니저라는 직함이 기재되어 있지 않더라도 여러 프로젝트에서 사실상 관리자 역할을 하고 있을 것입니다. 프로젝트 매니저처럼 생각하는 방법을 배우면, 업무를 제대로 진행할 수 있습니다.

프로젝트 일정 만드는 방법

이제 프로젝트 매니저로서 나아갈 준비가 되었다면, 프로젝트 일정을 계획하고 초안을 작성해야 합니다. 프로젝트 관리의 일정을 계획하는 프로세스가 아직 익숙하지 않을 수 있습니다. 따라서 프로젝트 계획 작성 단계를 준비했습니다.

1. 프로젝트 목표를 정의합니다. 프로젝트를 성공으로 이끄는 주요 마일스톤이나 결과물을 적습니다.

2. 모든 프로젝트 이해관계자를 파악합니다. 프로젝트에 참여해야 하는 모든 사람의 목록을 만듭니다. 간단한 결제 업무를 담당하는 사람도 포함합니다.

3. 최종 마감일을 결정합니다. 프로젝트가 완전히 종료되어야 하는 최종 기한이 언제인가요? 항상 문제가 발생하기 때문에 충돌 사항을 파악할 수 있는 충분한 시간을 남겨둡니다.

4. 각 단계 또는 작업을 나열합니다. 1단계에서 정의한 마일스톤과 결과물을 더 작은 작업과 하위 작업으로 세분화하여 모든 기본 사항을 다룰 수 있도록 합니다.

5. 각 작업을 담당할 팀원을 배정합니다. 각 작업과 하위 작업의 담당자를 정하고 마감일을 명확하게 설정합니다. 동료가 동시에 여러 프로젝트를 진행하고 있을 가능성이 높다는 점을 염두에 두세요. 동료의 업무량을 고려하여 업무가 몰리지 않도록 하세요.

6. 각 작업의 마감일을 역산하여 설정합니다. 업무 지연을 피할 수 없다고 생각하고 각각의 작업을 완료하는 데 얼마나 걸리는지(시작일과 종료일) 파악합니다. 다른 작업이 시작되기 전에 완료되어야 하는 작업이 있으므로, 작업 순서를 신중하게 정하는 것이 중요합니다.

7. 하나의 툴에서 프로젝트 일정을 정리하고, 이를 팀과 공유합니다.

   프로젝트 계획을 잘 작성했다면 프로젝트에 관련된 모든 사람이 확인하고 실행할 수 있는 방식으로 정리하는 것이 중요합니다. 이 두 가지 목적에 도움이 되는 툴을 찾는 것이 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 중요합니다.

상세한 프로젝트 일정을 수립하면 실제로 프로젝트를 관리하는 데 걸리는 시간은 줄어들 것입니다. 그러면 관리자와 팀은 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

프로젝트 일정 예시

위의 단계를 모두 완료하면 프로젝트의 일정과 단계를 명확하게 나타내는 일정이 완성됩니다. 이와 같은 일정이 어떤 모습일지 몇 가지 예시를 소개합니다.

이벤트 계획 일정 예시

버추얼 이벤트를 계획 중이라면, 일정에는 이벤트가 열리기 전까지 완료해야 하는 모든 작업과 작업 기한이 세세하게 정리되어 있습니다.

제품 출시 일정 예시

다음 신제품 출시를 위해 모든 단계와 종속 관계를 계획하여 상세한 업무 구조를 만든 다음, 쉽게 공유할 수 있는 하나의 프로젝트에 표시하여 팀이 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있도록 합니다.

마케팅 캠페인 일정 예시

모든 작업 일정을 계획한 프로젝트 계획을 통해 마케팅 캠페인 중 어느 날짜에 무슨 작업이 진행되고 있는지 정확히 파악합니다.

프로젝트 일정 완성 후 다음 단계

프로젝트 타임라인의 목적은 더 많은 업무를 더 효율적으로 처리하기 위함입니다. 프로젝트를 전반적으로 살펴보고 계획을 잘 수립하면 스트레스가 줄어들고 생산성이 높아집니다. 계획이 완성되면 두 가지 중요한 단계가 남아 있습니다.

프로젝트 일정을 팀과 공유합니다

프로젝트 일정을 공유하면 팀원은 프로젝트에서 자신이 맡은 업무를 명확하게 파악하고 계획에 따라 담당하는 업무에 대한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 우선 관련된 모든 사람에게 프로젝트 일정을 보내고 구체적인 피드백(질문, 우려 사항, 아이디어 등)을 요청하세요.

한 곳에 모든 응답을 체계적으로 모아 정리하고 명확한 마감일을 설정하여 팀원이 적시에 응답할 수 있도록 합니다. 모든 피드백을 수집한 뒤 업데이트된 버전의 프로젝트 일정을 만들고 관련된 모든 사람과 다시 공유합니다. 더불어, 프로젝트 일정이 프로젝트 브리프, 핵심 요약과 같은 모든 중요한 프로젝트 계획 문서에 빠짐없이 들어가 있는지 확인합니다.

필요에 따라 일정을 변경합니다

고대 그리스의 철학자 헤라클레이토스는 만물은 유전한다라는 말을 남기며 중요한 사실을 시사했습니다. 이는 프로젝트 계획에도 적용됩니다. 프로젝트를 시작하면 지속적으로 일정을 확인해야 합니다. 예기치 않은 상황이 발생할 때 필요에 따라 일정을 조정해야 합니다.

프로젝트 일정과 모든 프로젝트 에셋을 한 곳에서 관리하면 모두가 단일 정보 소스를 가질 수 있고 항상 최신 프로젝트 일정을 사용할 수 있습니다.

효율성 높이기: 계획 및 일정을 템플릿으로 만들기

프로젝트 계획에 걸리는 시간을 더 절약하려면, 검증된 템플릿을 사용하세요. 새 프로젝트를 매번 처음부터 시작할 필요가 없습니다.

현재 수행하는 프로젝트가 매년 진행되는 이벤트(예: 벤더 엑스포)라면 지금 확실한 프로젝트 일정을 수립해서 향후 프로젝트에 대비할 수 있습니다. 매번 동일한 프로세스를 거치는 프로젝트가 있나요? 예를 들어, 올 하반기에 주최할 클라이언트 가상 오찬을 준비하기 위한 작업이 벤더 엑스포 이벤트 프로젝트에 있을 수 있습니다. 프로젝트 일정 템플릿을 갖춰 놓으면 앞으로의 프로젝트를 더 빠르고 효율적으로 시작할 수 있습니다.

어디서 프로젝트 일정을 만들어야 하나요?

사실상 프로젝트 매니저 역할을 수행하고 있고 프로젝트 일정을 만들어 업무를 더 효율적으로 수행하는 방법을 적용해야 한다면, 올인원 툴로 업그레이드해야 할 때입니다. 다행히도 효과적인 올인원 툴이 있습니다!

업무 관리 툴을 사용하면 모든 프로젝트 단계에서 이해관계자 모두에게 명확한 가시성을 제공하는 다이내믹 프로젝트 일정과 직관적인 간트 차트와 같은 타임라인을 작성할 수 있습니다. 더 이상 소통이 힘든 이메일, 스프레드시트, 채팅을 사용할 필요가 없습니다.

하나의 시스템에서 프로젝트 일정을 만들고 관리하면 각 단계를 만든 다음 프로젝트 캘린더로 기간을 정할 수 있고, 작업과 하위 작업을 만들어 적절한 담당자에게 배정할 수 있습니다. 프로젝트 계획을 조정해야 할 때 툴에서 신속하게 변경할 수 있으며, 모든 이해관계자에게 알림이 전송됩니다. 일정을 표시하는 다양한 보기가 제공되어 모든 업무와 학습 스타일에 맞게 사용할 수 있으며, 언제나 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 파악할 수 있기 때문에 워크플로가 원활하게 통합됩니다.

프로젝트 일정으로 더 스마트한 업무 처리

축하합니다. 이제 사실상 프로젝트 매니저로서 더 스마트하게 업무를 수행하기 위한 준비를 마쳤습니다. 이제 프로젝트에 적용되는 프로세스를 개선하고 강화하는 데 필요한 사고방식과 단계를 갖추게 되었습니다. Asana와 같은 업무 관리 솔루션을 사용하면 앞서 설명한 모든 것은 물론 그 이상을 수행할 수 있습니다. 프로젝트를 성공으로 이끄는 올인원 툴인 Asana를 사용하여 효과적인 계획을 수립해 보세요!