성공적인 프로젝트 사후 분석 미팅을 위한 6단계

프로젝트 관리 프로세스에서 가장 큰 만족감을 느낄 수 있는 것 중 하나는 프로젝트를 완료하는 것입니다. 여러분과 여러분의 팀은 이 순간을 위해 최선의 노력을 기울였기 때문에 다른 프로젝트로 넘어가기 전에 잠시 시간을 내어 훌륭하게 완료한 모든 업무에 대해 축하하고 되돌아보는 것이 중요합니다.

사후 분석 미팅은 프로젝트를 되돌아볼 수 있는 좋은 방법입니다. 이 기사에서는 프로젝트 사후 분석의 주요 측면에 대해 논의하고 성공적인 미팅을 열기 위한 6가지 간단한 단계를 소개하겠습니다.

프로젝트 사후 분석 미팅이란?

사후 분석 미팅은 프로젝트가 완료된 후 여는 미팅입니다. 이 미팅은 프로젝트 팀에게 프로젝트 전반에 걸쳐 잘 진행되었던 점과 다르게 진행할 수 있었던 점을 파악할 수 있는 기회가 됩니다.

프로젝트 사후 분석 미팅은 성과를 축하하고, 팀의 워크플로를 되돌아보며, 모든 프로세스를 반복해 향후 개선점을 찾을 수 있는 좋은 기회입니다.

사후 분석 미팅은 몇 가지 다른 이름으로 불릴 수 있습니다. 가장 일반적인 이름은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 보고: 이 용어는 군대에서 유래한 용어로, 임무 수행 후 팀이 ‘보고’를 통해 발생한 일에 대하여 분석하는 것을 의미합니다.

• 회고: 프로젝트 회고는 애자일 프로젝트 관리에서 많이 사용됩니다. 애자일의 주요 목표는 지속적인 개선이기 때문에 회고 미팅은 보통 스프린트 주기 이후 개최되어 팀은 되돌아볼 수 있는 시간을 가질 수 있습니다.

• 프로젝트 요약: 요약은 일반적으로 미팅의 핵심 사항을 포함하여 작성된 업데이트입니다. 프로젝트 요약은 동일한 점을 수행하지만, 전체 프로젝트의 핵심 사항을 강조합니다.

• 마무리 미팅: 보통 프로젝트의 종료 시에 미결된 모든 사항을 완료하거나 마무리하는 데 사용됩니다.

• 배운 점에 대한 미팅: Project Management Institute는 이 용어를 사용하여 프로젝트의 종료를 나타냅니다. 이러한 미팅을 통해 프로젝트 리더는 잘 진행된 점과 그렇지 않은 점, 개선할 수 있는 점에 대해 명확히 파악할 수 있습니다.

사후 분석 vs. 사전 분석

사후 분석 미팅과 사전 분석 미팅의 주요 차이점은 미팅이 진행되는 시점입니다. 사전 분석 미팅은 프로젝트 시작 전에 이루어집니다. 사전 분석 미팅에서 팀은 리스크를 완화할 수 있는 방법으로 잘못 진행될 수 있는 모든 사항에 대해 사전에 고려할 수 있습니다.

사후 분석 미팅은 프로젝트가 이미 진행된 후에 이루어집니다. 이는 프로젝트 진행 중에 있었던 일들을 되돌아보는 회고 미팅입니다.

프로젝트 사후 분석 미팅을 진행해야 하는 이유

프로젝트 사후 분석 미팅을 진행하면 프로젝트 매니저는 프로젝트 프로세스를 개선할 수 있는 방법에 대한 여러 가지 좋은 인사이트를 얻을 수 있습니다. 특히 이 미팅에서는 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

과거 경험으로부터 배울 수 있습니다

프로젝트 사후 분석 미팅은 프로젝트 매니저가 향후 프로젝트를 위해 프로세스를 간소화하는 데 유용하므로 중요합니다. 프로젝트 중에 잘 진행된 점에 대해 되돌아보는 시간을 가지면, 해당 피드백을 활용하여 다음 프로젝트를 위한 계획에 반영할 수 있습니다. 프로젝트 중에 잘 진행되지 않은 점이 있을 경우 이 기회를 이용하여 전략을 조정할 수 있습니다.

과거 프로젝트에서 배운 점들을 적용하면 실수를 방지하고 리스크를 완화할 수 있습니다. 유사한 프로젝트를 정기적으로 수행하는 경우, 과거 프로젝트 프로세스를 기반으로 템플릿을 생성할 수 있습니다. 이러한 방식으로 프로젝트 팀은 프로젝트 계획에 어떤 실행 과제와 결과물을 포함해야 하는지 알 수 있습니다.

회고와 반복은 애자일 프로젝트 관리 방법론과 관련되어 있기 때문에 중요한 핵심 요소입니다. 애자일 프로세스는 반복을 우선시합니다. 잘 진행된 점이나 그렇지 않은 점을 되돌아보는 시간을 갖지 않는다면 다음 스프린트를 위한 프로세스를 변경할 수 없을 것입니다.

팀 커뮤니케이션을 촉진할 수 있습니다

프로젝트 사후 분석 미팅의 주요 이점 중 하나는 프로젝트 매니저가 한 걸음 물러나 다른 팀원들이 프로젝트에서 자신들이 맡은 업무에 대해 어떻게 느끼는지 되돌아볼 수 있는 기회를 제공한다는 것입니다.

보통 프로젝트의 성공은 팀이 얼마나 잘 협력하는냐에 달려있기 때문에 모든 사람들이 자신들의 독특한 경험을 공유할 수 있는 공간을 생성하는 것은 중요합니다. 이는 각자가 경험한 문제점들에 대해 이야기하고 다음 프로젝트를 위한 해결책을 찾기 위해 협력할 수 있는 기회가 되어 똑같은 문제가 다시 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.

팀의 사기를 높일 수 있습니다

팀의 성과를 되돌아보는 시간을 갖는 것은 팀의 사기를 향상시킬 수 있는 간편한 방법입니다. 프로젝트를 마무리하고 바로 다음 프로젝트를 착수하는 것이 간편할 수 있지만, 팀이 이룬 훌륭한 성과에 대해 축하하는 시간을 갖는 것은 팀 단합을 위해 중요합니다.

사후 분석 미팅은 프로젝트의 성공을 위해 최선을 다한 팀원들에게 고마움을 표현할 수 있는 좋은 기회입니다. 팀원들을 인정하는 것은 팀의 사기에 상당한 이점이 될 수 있습니다.

사후 분석 미팅에서 사기를 높일 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 회고 프로젝트 템플릿에 ‘성과’라는 섹션을 추가합니다.

• 각각의 팀원이 프로젝트의 다른 팀원에게 한 번 이상의 ‘칭찬’을 표하도록 합니다.

• 미팅이 시작되기 전에 몇 가지 주요 성과를 미리 준비합니다.

성공적인 사후 분석 미팅을 수행하기 위한 6단계

사후 분석 프로세스가 복잡할 필요는 없습니다. 지금부터 성공적으로 사후 분석 미팅을 이끌기 위해 시작할 수 있는 몇 가지 간단한 단계를 소개하겠습니다.

1. 프로젝트 완료 후 수일 내로 미팅하기

사후 분석은 팀원들의 머릿속에 프로젝트에 대한 경험이 선명히 남아있을 때 가장 효과적입니다. 사후 분석이 적절한 시간 내에 수행되도록 하는 간편한 방법은 프로젝트를 시작할 때 미팅 일정을 잡는 것입니다. 사후 분석 프로세스를 워크플로에 포함시키면 이 단계를 잊어버리는 일을 방지할 수 있습니다.

일반적으로 프로젝트 완료 후 수일 내 사후 분석 일정을 잡는 것이 가장 좋습니다. 이는 팀이 프로젝트가 끝난 후 팀의 회고를 진행하기 전에 각자의 시간을 되돌아볼 수 있는 약간의 휴식을 제공하기 때문입니다.

2. 미팅 전 설문지 보내기

프로젝트를 종료하고 사후 분석 미팅을 개최하기 전의 시간 동안 팀에 설문지를 보내 팀이 프로젝트에 대해 어떻게 생각하는지에 대한 몇 가지 주요 요점들을 먼저 듣는 것이 좋습니다. 여러 명의 팀원들이 동일한 문제를 언급할 경우, 사후 분석 미팅 동안 그 주제가 논의의 핵심 사항이 되도록 합니다.

미팅 전 질문 예시:

• 이번 프로젝트 동안 잘 진행된 세 가지는 무엇인가요?

• 이번 프로젝트 동안 잘 진행되지 않은 세 가지는 무엇인가요?

• 다음 프로젝트를 위해 개선할 수 있는 방법에 대한 제안이 있나요?

이러한 논의의 요점들을 파악한 후 다음 단계는 안건을 작성하고 미팅 전 팀에 이 안건을 보내는 것입니다.

3. 사후 분석 미팅 안건 공유하기

사후 분석 미팅 뿐만 아니라 모든 미팅 전에 안건을 공유하는 것이 좋습니다. 사전에 주요 주제에 대해 팀에 정보를 제공하면 팀원들은 생각을 미리 정리할 수 있습니다.

샘플 안건:

• 소개말 (2분 30초)

• 팀에 감사 표시 (5분)

• 잘 진행된 점 (5분)

• 개선될 수 있는 점 (5분)

• 다음 프로젝트를 위한 제안 (5분)

• 마무리 (2분 30초)

4. 미팅을 기록할 사람과 모더레이터 지정하기

미팅을 시작하기 전 미팅을 기록할 사람과 모더레이터를 지정합니다. 한 사람이 두 역할을 맡게 되면 대화가 중단될 수 있으므로 서로 다른 두 팀원이 역할을 수행하는 것이 가장 이상적입니다. 보통 한 팀원이 미팅을 기록하는 동안 주요 프로젝트 매니저는 논의 모더레이터의 역할을 수행합니다.

온라인으로 미팅을 진행하는 경우 미팅을 녹화해두면 참석자는 이후 미팅을 다시 되돌아볼 수 있고 미팅 메모를 검토할 때 이를 참조할 수 있습니다.

5. 미팅 열기

실제로 미팅을 개최할 때는 미팅이 진행되는 방식에 대해 몇 가지 기본적인 규칙을 정하는 것이 중요합니다. 모더레이터는 보통 안건의 핵심 사항들에 따라 대화를 유도해 나갑니다. 그러나 대화가 진부해지는 경우 어떻게 될까요? 

대화를 지속적으로 이끌고 프로젝트에 관한 더 많은 논의를 촉진하는 것은 모더레이터의 역할입니다. 다음은 모더레이터가 팀원들에게 논의를 촉구하기 위해 요청할 수 있는 몇 가지 사려 깊은 질문입니다.

• 팀원 중 프로젝트 계획에서 설정된 타임라인을 지키는 데 어려움을 겪었던 사람이 있나요? 그렇지 않다면, 어떤 점이 방해가 되었다고 생각하나요?

• 설정된 마감일까지 팀이 프로젝트를 완료하기 위한 충분한 리소스가 있었다고 생각하나요? 그렇지 않을 경우, 이러한 마감일을 맞추기 위해 어떤 추가적인 리소스가 필요하다고 생각하나요?

• 이러한 경험을 쌓은 후, 이 프로젝트를 다시 진행할 수 있다면 어떤 점을 다르게 진행하고 싶나요?

• 이러한 프로젝트에 다시 참여하고 싶나요? 다시 참여하고 싶은 이유나 그렇지 않은 이유는 무엇인가요?

• 이 프로젝트가 성공적이었다고 생각하나요? 성공적이었다고 생각하는 이유나 그렇지 않은 이유는 무엇인가요?

이처럼 자유롭게 대답할 수 있는 질문을 던지면 프로세스 중 깨닫지 못했던 프로젝트 프로세스의 측면을 파악하는 데 도움이 됩니다. 팀의 이러한 인사이트를 활용하여 다음 프로젝트를 위해 더 나은 프로세스를 구축할 수 있습니다.

6. 참석자들에게 미팅 요약 보내기

미팅이 끝난 후 팀원들에게 주요 요점에 대한 요약을 보냅니다. 미팅 중 확인된 모든 실행 과제를 포함하고 팀원들이 다음 프로젝트에서는 무엇을 기대할 수 있는지에 대한 최초 생각을 공유합니다.

필수적인 프로젝트 관리 기술에 대해 자세히 알아보세요

프로젝트 사후 분석 미팅에 대해 알아보는 것 외에도, 프로젝트 계획를 수립하거나 다음 프로젝트를 위한 프로젝트 킥오프 미팅을 개최하는 것과 같은 주요 프로젝트 관리 기술을 통해 성공적인 프로젝트를 효과적으로 준비할 수 있습니다.

프로젝트 관리 기술에 대해 더 자세히 알아보고 싶으신가요? Asana의 프로젝트 관리 리소스 라이브러리에서 자세히 알아보세요.